Na podlagi 22. člena Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/11 – ZUJPS in 40/12 ZUJF) minister za izobraževanje, znanost, kulturo in šport izdaja
P R A V I L N I K
o dokumentaciji v vrtcih
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki se vodi oziroma izdaja za program za predšolske otroke ter za prilagojeni program za predšolske otroke.
Določbe tega pravilnika se uporabljajo za vse vrtce, vpisane v razvid javno-veljavnih programov.
2. člen
(dokumentacija v skladu z drugimi predpisi)
Vrtec poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.
3. člen
(način vodenja dokumentacije)
Zbirke osebnih podatkov, ki jih vrtec vodi v skladu z zakonom, se vodijo v predpisani dokumentaciji. Vrtec mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če vrtec vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Vrtec mora dokumentacijo, ki jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah v elektronski obliki.
II. VRSTE DOKUMENTACIJE
4. člen
(vrste dokumentacije)
Vrtec vodi naslednjo dokumentacijo:
– knjige in splošne dokumente,
– dokumentacijo o delu oddelkov,
– dokumentacijo o otrocih,
– dokumentacijo o delu strokovnih delavcev,
– dokumentacijo o delu strokovnih organov,
– drugo dokumentacijo.
Dokumenti, ki jih vsebuje dokumentacija iz prejšnjega odstavka, so določeni v prilogi, ki je sestavni del tega pravilnika in vsebuje: naziv dokumenta, vsebino dokumenta, podatek ali se dokument vodi na predpisanem obrazcu, ki ga določi minister, pristojen za predšolsko vzgojo, ter čas hranjenja dokumenta.
Obrazce dokumentov, ki jih izpolnjujejo starši, mora vrtec objaviti na svojih spletnih straneh.
III. VODENJE DOKUMENTACIJE
5. člen
(sestavine dokumentov)
Vsi dokumenti, ki jih vodi vrtec, morajo vsebovati ime in sedež vrtca, ime in priimek podpisnika dokumenta in njegov podpis, posamezni dokumenti pa tudi pečat. Pečat mora vsebovati izhodna dokumentacija.
Vsi dokumenti, ki jih vrtec izdaja, morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum izdaje.
6. člen
(specifično dokumentarno gradivo)
Dokumentacija iz 4. člena tega pravilnika sodi med specifično dokumentarno gradivo in se ne evidentira v skladu s predpisi, ki urejajo upravno poslovanje. Dokumentacija se vodi in hrani v skladu s tem pravilnikom po kronološkem redu nastanka, šolskih letih, programih, oddelkih ter abecednem redu otrok.
7. člen
(popravljanje podatkov v dokumentih)
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, vrtec podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Vrtec podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom popravka ter obrazložitev zapiše v opombe. Prečrtan neustrezen podatek mora ostati viden.
8. člen
(posredovanje dokumentacije)
Če se otrok vključi v drug vrtec, lahko vrtec na podlagi soglasja staršev pošlje drugemu vrtcu zdravniško spričevalo in osebno mapo otroka.
9. člen
(arhivsko gradivo)
Za dokumente, ki imajo s tem pravilnikom čas hranjenja določen v letih, začne čas teči 1. januarja naslednjega leta.
Ne glede na roke hranjenja, določene v prilogi, mora vrtec v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz dokumentacije vrtca, ki je arhivskega pomena.
Dokumentacijo, ki jo vrtec trajno hrani in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora vrtec arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
Vrtec lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije zunaj prostorov vrtca ali pa v skupnih prostorih za več vrtcev na določenem območju.
10. člen
(uničenje dokumentacije)
Vrtec mora uničiti dokumentacijo z osebnimi podatki po preteku predpisanega roka o hrambi, tako da ni več mogoče ugotoviti njene vsebine.
Za brisanje podatkov iz elektronsko vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno obnovo brisanih podatkov.
Dokumentacija v obliki izpisa na papir se uniči na način, ki onemogoča branje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.
Vrtec na način, določen v tem členu, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.
IV. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
11. člen
(uveljavitev pravilnika)
Z dnem začetka uporabe tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o dokumentaciji v vrtcu (Uradni list RS, št. 41/97).
12. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 1. septembra 2012.
Št. 0079–83/2012
Ljubljana, dne 6. junija 2012
EVA 2012-3330-0078
dr. Žiga Turk l.r.
Minister
za izobraževanje znanost, kulturo in šport
