Za izvrševanje 39. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06) in za izvrševanje 120., 194. člena in 195. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08 in 35/09) izdaja ministrica za kulturo
P R A V I L N I K
o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
1. UVODNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
(1) Ta pravilnik določa osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organi), z orientacijskimi roki hranjenja dokumentarnega gradiva.
(2) S tem pravilnikom so določeni tudi orientacijski časovno opredeljeni roki hranjenja trajnega dokumentarnega gradiva organov, ki se uporabljajo, dokler trajnemu gradivu ne prenehajo vse pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva, ali kadar trajno gradivo nima več nikakršnega pravnega in dejanskega učinka.
2. člen
(vrste dokumentarnega gradiva glede na rok hranjenja)
Glede na rok hranjenja v organih ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva:
– arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (oznaka A),
– trajno dokumentarno gradivo, ki ima trajen ali daljši časovno omejen rok hranjenja in je pomembno za poslovanje organa (oznaka T ali T oziroma najmanj xx let) in
– dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi v letih (2, 5, 10 let in več), ki so neposredno določeni s predpisi ali jih določajo potrebe poslovanja organov.
3. člen
(dolžnost določanja rokov hranjenja dokumentarnega gradiva)
(1) Roke hranjenja dokumentarnega gradiva in trajno dokumentarno gradivo je v načrt klasifikacijskih znakov (v nadaljnjem besedilu: klasifikacijski načrt) dolžan določiti predstojnik organa, ki mora pri tem upoštevati predpisane roke hranjenja, potrebe poslovanja organa ter osnove z orientacijskimi roki hranjenja dokumentarnega gradiva iz tega pravilnika.
(2) Arhivsko gradivo v klasifikacijski načrt organa določi pristojni javni arhiv s pisnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, ob sodelovanju predstavnikov organa.
4. člen
(zbirni klasifikacijski načrt)
(1) Orientacijske časovno opredeljene roke hranjenja dokumentarnega gradiva, trajno dokumentarno gradivo ter arhivsko gradivo organov v tem pravilniku vsebuje zbirni klasifikacijski načrt za razvrščanje zadev in dokumentov organov, ki je kot Priloga 1 sestavni del tega pravilnika.
(2) Zbirni klasifikacijski načrt iz prejšnjega odstavka ni osnova za spreminjanje ali razčlenjevanje veljavnih enotnih in posameznih načrtov klasifikacijskih znakov organov, temveč le osnova za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva.
5. člen
(struktura zbirnega klasifikacijskega načrta)
(1) Zbirni klasifikacijski načrt sestavljata dva dela. V prvem delu so določeni orientacijski roki hranjenja dokumentarnega gradiva, ločeno za:
– organe državne uprave ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge,
– upravne enote in davčne urade in za
– organe samoupravnih lokalnih skupnosti (občine).
(2) V drugem delu zbirnega klasifikacijskega načrta so določeni orientacijski roki hranjenja dokumentarnega gradiva za specifične upravne naloge in organe.
2. DOLOČANJE ARHIVSKEGA GRADIVA
6. člen
(določanje arhivskega gradiva)
Arhivsko gradivo organa določi pristojni arhiv v sodelovanju z organom na podlagi njegovega klasifikacijskega načrta. Pristojni arhiv pri določanju arhivskega gradiva upošteva metodologijo, načela in kriterije za vrednotenje dokumentarnega gradiva in splošni seznam arhivskega gradiva iz Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06) ter določitev arhivskega gradiva iz tega pravilnika.
7. člen
(vnos določb o arhivskem gradivu v klasifikacijski načrt organa)
Arhivsko gradivo z oznako A pristojni arhiv označi v klasifikacijski načrt organa pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki. Organ vnese klasifikacijski načrt z roki hranjenja dokumentarnega gradiva v računalniško aplikacijo, s katero vodi evidenco dokumentarnega gradiva.
3. DOLOČANJE TRAJNEGA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
8. člen
(značaj trajnega dokumentarnega gradiva)
Trajno dokumentarno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z veljavnimi predpisi ali aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno hraniti trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu.
9. člen
(označevanje trajnega dokumentarnega gradiva)
Trajno dokumentarno gradivo se z oznako »T« ali »T oziroma najmanj xx let« (na primer personalne mape: T oziroma najmanj 100 let od rojstva javnega uslužbenca; plačilne liste: T oziroma najmanj 50 let od nastanka) označi v klasifikacijskem načrtu pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki in v računalniško aplikacijo, s katero vodi organ evidenco dokumentarnega gradiva.
4. DOLOČANJE ROKOV HRANJENJA DOKUMENTARNEGA GRADIVA, IZRAŽENIH V LETIH
10. člen
(kriteriji za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v letih)
Za dokumentarno gradivo, ki ni arhivsko ali trajno dokumentarno gradivo, predstojnik organa določi rok hrambe dve, pet, deset let ali več v skladu s predpisi, ki neposredno določajo roke hranjenja, s tem pravilnikom, ter glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa.
11. člen
(roki hranjenja gradiva, ki prihaja izključno v vednost ali informiranje)
Dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme od pravnih in fizičnih oseb zaradi informiranja ali v vednost in ne povzroči upravnega poslovanja oziroma upravnega postopka, se hrani najmanj dve leti (na primer prejeti zapisniki in gradivo za seje državnega zbora, vlade, občinskega sveta, svetov javnih zavodov, nadzornih odborov, skupščin, razna obvestila, okrožnice, splošni dopisi in korespondenca itd.).
12. člen
(roki hranjenja dokumentov zadeve glede na pomen njihove vsebine ali pravne posledice)
(1) Zadeve iz upravnih in drugih postopkov organ praviloma hrani v celoti kot trajno dokumentarno gradivo ali kot arhivsko gradivo. V zadevah se lahko kot trajno dokumentarno gradivo ali kot arhivsko gradivo hranijo le pomembnejši dokumenti zadeve (na primer odločbe, sklepi, zapisniki, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja, mnenja, mesečna poročila in statistika itd.).
(2) Zadeve, ki se rešujejo po skrajšanem postopku, organ hrani najmanj dve leti.
(3) Zadeve, ki se v upravnih in drugih postopkih s sklepom zavržejo ali se s sklepom postopek ustavi (umik vloge stranke), se hranijo najmanj pet let.
13. člen
(roki hranjenja vlog za vpis v javne evidence)
(1) Vloge strank s prilogami, ki so podlaga za vpis dejstev oziroma podatkov v uradne in druge javne evidence, ki jih v skladu s predpisi vodi organ, se hranijo najmanj dve leti.
(2) Vloge za izstavitev potrdil iz javnih in drugih evidenc, ki jih vodi organ, ter kopije izdanih potrdil se hranijo najmanj dve leti.
14. člen
(roki hranjenja programov, poročil in statističnega gradiva)
Letni, srednjeročni, dolgoročni ali občasni programi, plani, poročila, analize in statistika se hranijo trajno ali kot arhivsko gradivo, dnevni, tedenski, mesečni, kvartalni programi, plani, poročila, analize in statistika pa najmanj dve leti.
5. OZNAČEVANJE ROKOV HRANJENJA
15. člen
(označevanje rokov hranjenja)
(1) Roki hranjenja A, T, 2, 5, 10 let in več se za fizične in elektronske zadeve ter posamezne dokumente v zadevah vpisujejo v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva.
(2) Oznake arhivskega gradiva (A) in trajnega dokumentarnega gradiva (T) se na ovoj zadeve in posamične dokumente v zadevi izpišejo na fizični ovoj zadeve ali na posamezne dokumente že ob nastanku zadeve oziroma ob prejemu ali ob nastanku posameznega dokumenta.
(3) Kadar je rok hrambe izražen v letih, izračunajo strokovni delavci ob rešitvi zadeve letnico, ko se dokumentarno gradivo lahko izloči in uniči, in jo vpišejo v desni spodnji kot ovoja zadeve ali posameznih dokumentov v zadevi ter poskrbijo, da se letnica uničenja posamezne zadeve oziroma posameznega dokumenta v zadevi vpiše v glavni pisarni v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva, če aplikacija sama ne izračuna letnice uničenja. Za elektronske zadeve in dokumente se letnica uničenja vpiše le v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva.
16. člen
(označevanje tehničnih enot gradiva z roki hranjenja)
Roki hranjenja A in T ter letnice izločitve oziroma uničenja gradiva se pred arhiviranjem rešenih zadev v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva vpišejo na oznake tehničnih enot (fascikle, registratorje ali rednike, arhivske škatle, mape, nosilce računalniških informacij itd.).
17. člen
(določanje rokov hranjenja v primeru razčlenitve okvirnega načrta klasifikacijskih znakov)
Kadar organ v skladu z osmim odstavkom 120. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08 in 35/09) obvezne trimestne klasifikacijske znake iz okvirnega klasifikacijskega načrta glede na svoje pristojnosti in specifične naloge podrobneje razčleni na največ petmestne klasifikacijske znake oziroma na četrti in peti nivo, mora predstojnik organa v skladu s prej navedeno uredbo in tem pravilnikom določiti roke hranjenja za vse dodatne oziroma razčlenjene klasifikacijske znake, pristojni arhiv pa določiti arhivsko gradivo.
18. člen
(podrobnejša razčlenitev rokov hranjenja v okviru klasifikacijskega znaka na zadnjem nivoju)
Predstojnik organa lahko v okviru posameznega klasifikacijskega znaka na zadnjem nivoju klasifikacijskega načrta podrobneje razčleni vsebino klasifikacijskega znaka in določi roke hranjenja, kadar celotni klasifikacijski znak nima statusa arhivskega gradiva.
19. člen
(hramba elektronskega gradiva glede na roke hranjenja)
Elektronsko gradivo se arhivira na standardizirane elektronske nosilce in formate za dolgoročno hrambo pod pogoji, ki jih določajo predpisi in notranja pravila za elektronsko hrambo v digitalni obliki, ločeno glede na roke hranjenja (posebej elektronsko arhivsko gradivo, trajno dokumentarno gradivo ter ločeno glede na roke hrambe 2, 5, 10 let in več).
6. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
20. člen
(začetek izvajanja)
Organi določijo roke hranjenja dokumentarnega gradiva v svojih klasifikacijskih načrtih v skladu z orientacijskimi roki, določenimi s tem pravilnikom, ob prvi spremembi klasifikacijskega načrta. Orientacijske roke hranjenja iz tega pravilnika organi za potrebe izločanja oziroma uničevanja nepotrebnega dokumentarnega gradiva lahko uporabljajo tudi neposredno na podlagi posebnih predpisov in tega pravilnika.
21. člen
(prenehanje veljavnosti navodila)
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/05).
22. člen
(začetek veljavnosti)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 007-14/2009
Ljubljana, dne 3. julija 2009
EVA 2009-3511-0035
Majda Širca l.r.
Ministrica
za kulturo
