Na podlagi 42. člena Zakona o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01 in 96/02) izdaja ministrica za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo v soglasju z ministrom za kulturo

(1) Ta pravilnik določa pogoje in postopke za pridobitev in odvzem osebnega dovoljenja za vzajemno katalogizacijo (v nadaljnjem besedilu: licenca) ter način vodenja evidence o izdanih, veljavnih in odvzetih licencah.
(2) V pravilniku uporabljeni in zapisani izrazi v slovnični obliki za moški spol se uporabljajo kot nevtralni za ženski in moški spol.

(1) Licenca dokazuje temeljno usposobljenost strokovnega delavca knjižnice za kreiranje bibliografskih zapisov, vključno z vsebinsko obdelavo in s pripadajočimi normativnimi zapisi v nacionalnem vzajemnem bibliografskem sistemu (v nadaljnjem besedilu: sistem COBISS.SI).
(2) Po pridobitvi licence lahko strokovni delavec knjižnice, ki je vključena v sistem COBISS.SI, sodeluje v procesu vzajemne katalogizacije in kreira bibliografske zapise za vzajemno bazo podatkov COBIB.SI.
(3) Licenco izda ali odvzame knjižnični informacijski servis v soglasju z nacionalno knjižnico. V vlogi knjižničnega informacijskega servisa nastopa Institut informacijskih znanosti, Maribor (v nadaljnjem besedilu: IZUM), v vlogi nacionalne knjižnice pa Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana (v nadaljnjem besedilu: NUK).

Postopek za pridobitev licence se lahko začne, če kandidat, ki želi pridobiti licenco, izpolnjuje naslednje pogoje:
– ima opravljen bibliotekarski izpit,
– je opravil usposabljanje s področja vzajemne katalogizacije, ki je obvezno za pridobitev licence in določeno v programih izobraževanja NUK in IZUM,
– je v testnem okolju sistema COBISS.SI samostojno kreiral najmanj 30 bibliografskih zapisov s pripadajočimi normativnimi zapisi za različne vrste monografskih publikacij.

(1) Knjižnica mora za kandidata, ki želi pridobiti licenco, IZUM-u poslati vlogo na obrazcu, ki je dostopen na spletni strani IZUM. Obvezno mora navesti naslednje podatke: osebno ime, datum in kraj rojstva, naslov stalnega in morebitnega začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj in poštna številka), e-naslov, stopnjo in smer strokovne izobrazbe ter podatke o zaposlitvenem statusu kandidata.
(2) Vlogi iz prejšnjega odstavka je treba priložiti dokazilo o opravljenem bibliotekarskem izpitu kandidata in dokazila o opravljenem usposabljanju kandidata s področja vzajemne katalogizacije, ki je obvezno za pridobitev licence in je določeno v programu izobraževanja NUK, če podatki o tem niso dostopni v javnih evidencah.
(3) Če kandidat ni zaposlen v knjižnici, lahko vlogo predloži IZUM-u sam.

Če IZUM ugotovi, da vloga ni popolna, kandidata pisno pozove, da vlogo v 15 dneh od prejema poziva dopolni. Če kandidat v danem roku vloge ne dopolni, se vloga zavrže.

(1) IZUM je dolžan v desetih dneh po prejemu popolne vloge iz 4. člena tega pravilnika preveriti, ali so zapisi iz tretje alineje 3. člena tega pravilnika kreirani v skladu s pravili formata COMARC, ter o rezultatu preverjanja obvestiti kandidata.
(2) Če zapisi niso skladni s formatom COMARC, mora biti obvestilu priložen seznam napak v zapisih. Postopek preverjanja zapisov se ponavlja, dokler zapisi niso skladni s formatom COMARC, vendar največ trikrat.
(3) Ko so kreirani zapisi skladni s formatom COMARC, jih IZUM posreduje NUK-u.
(4) NUK je dolžan v 30 dneh preveriti, ali so zapisi kreirani v skladu z veljavnimi katalogizacijskimi pravili, in o rezultatu preverjanja obvestiti kandidata.
(5) Če kreirani zapisi niso v skladu s katalogizacijskimi pravili, mora biti obvestilu priložen seznam napak v zapisih, v katerih veljavna katalogizacijska pravila niso upoštevana. Postopek preverjanja zapisov se ponavlja, dokler zapisi niso v skladu s katalogizacijskimi pravili, vendar največ trikrat.
(6) Če IZUM oziroma NUK pri tretjem preverjanju ugotovi, da zapisi niso skladni s formatom COMARC oziroma s katalogizacijskimi pravili, se mora kandidat ponovno udeležiti usposabljanja za vzajemno katalogizacijo, ki je obvezno za pridobitev licence in določeno v programih izobraževanja IZUM in NUK, kreirati novih 30 zapisov v testnem okolju in ponovno začeti postopek za pridobitev licence skladno s 3. členom tega pravilnika.
(7) Medsebojno obveščanje med kandidatom, IZUM in NUK poteka po elektronski pošti.
(8) Ko zapisi ustrezajo zahtevam formata COMARC in so skladni s katalogizacijskimi pravili, lahko kandidat pristopi k opravljanju preizkusa znanja pred komisijo.

Komisijo za preizkus znanja sestavljata pooblaščena strokovna delavca NUK in IZUM. Preizkusi znanja pred komisijo potekajo šestkrat letno, izmenično v NUK in IZUM, in sicer po terminskem planu, ki mora biti objavljen na spletnih straneh NUK in IZUM.

Kandidat se prijavi k preizkusu znanja z obrazcem, ki je dostopen na spletni strani IZUM. Kandidatovo prijavo mora IZUM prejeti najmanj deset dni pred dnevom preizkusa znanja, odjavo pa najmanj tri dni pred dnevom preizkusa znanja.

(1) Pri preizkusu znanja pred komisijo kandidat kreira zapise za štiri monografske publikacije po izboru komisije, za kar ima na voljo največ 120 minut. Pri tem kandidat lahko uporablja priročnike za delo v sistemu vzajemne katalogizacije COBISS in bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva. Komisija zatem preveri ustreznost kreiranih bibliografskih in normativnih zapisov ter kandidata po potrebi pozove tudi k ustnemu zagovoru.
(2) Uspeh kandidata na preizkusu znanja komisija oceni z »opravil« ali »ni opravil«, kar člana komisije potrdita s podpisom zapisnika o preizkusu znanja.

(1) Če kandidat preizkusa znanja ne opravi, ima možnost ponovnega opravljanja preizkusa znanja. Kandidat se prijavi k ponovnemu opravljanju preizkusa znanja skladno s 8. členom tega pravilnika.
(2) Če od zadnjega preizkusa znanja preteče več kot dve leti ali če kandidat preizkusa znanja ne opravi tudi v tretje, se mora ponovno udeležiti usposabljanja za vzajemno katalogizacijo, določenega v programih izobraževanja NUK in IZUM, kreirati novih 30 zapisov v testnem okolju in ponovno začeti postopek za pridobitev licence skladno s 3. členom tega pravilnika.

(1) Na podlagi opravljenega preizkusa znanja se kandidatu podeli licenca za vzajemno katalogizacijo. Licenca velja za nedoločen čas, razen v primerih, ki jih določa ta pravilnik.
(2) Potrdilo o podeljeni licenci – licenčna listina vsebuje naslednje podatke: osebno ime, kraj in datum rojstva imetnika licence, datum, kraj in zaporedno številko izdane licence, žig in podpis odgovorne osebe NUK in IZUM.
(3) IZUM dodeli imetniku licence uporabniško ime in geslo s pooblastili za kreiranje bibliografskih zapisov za monografske publikacije v sistemu COBISS.SI v petih dneh od prejema zahteve knjižnice, za katero bo kreiral zapise v procesu vzajemne katalogizacije.
(4) Pogoj za pridobitev pooblastil za kreiranje zapisov za druge vrste gradiva je uspešno opravljeno usposabljanje na ustreznih tečajih, določenih v programih izobraževanja NUK in IZUM.

(1) Imetnik licence se je dolžan stalno strokovno izpopolnjevati po programu izobraževanja NUK in IZUM.
(2) Kakovost bibliografskih in normativnih zapisov v sistemu COBISS.SI stalno spremljajo redaktorji vzajemne baze podatkov, ki jih imenujeta NUK in IZUM. Ob tem se dvakrat letno opravi preverjanje najmanj 50 naključno programsko izbranih bibliografskih zapisov in pripadajočih normativnih zapisov.
(3) Imetnika licence, katerega bibliografski in pripadajoči normativni zapisi niso skladni s katalogizacijskimi pravili oziroma pravili formata COMARC, NUK in IZUM na napake opozorita. O tem obvestita tudi odgovorno osebo knjižnice, kjer je imetnik licence zaposlen ali za katero kreira bibliografske zapise.

(1) Imetnik licence mora v treh letih s kreiranjem novih (originalnih) bibliografskih zapisov in dopolnjevanjem obstoječih bibliografskih zapisov v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI zbrati skupaj najmanj 200 kreditnih točk, sicer mu veljavnost licence preneha. Vsak novi (originalni) bibliografski zapis prinaša tri točke, vsak dopolnjen pa eno točko. O prenehanju licence IZUM izda odločbo ter o tem pisno obvesti tudi NUK.
(2) Imetniku licence, pri katerem redaktorji iz prejšnjega člena tudi po tretjem opozorilu ugotovijo neskladnost kreiranih zapisov s katalogizacijskimi pravili oziroma pravili formata COMARC, se lahko na predlog redaktorjev licenco odvzame.
(3) Licenca se lahko odvzame za obdobje treh let, če obstajajo dokazi, da je imetnik licence uporabniško ime in geslo za delo v sistemu vzajemne katalogizacije COBISS.SI razkril drugi osebi ali pri ažuriranju bibliografskih zapisov zlorabil pooblastila.
(4) Odločbo o odvzemu licence izda IZUM v soglasju z NUK.
(5) V primeru prenehanja veljavnosti ali odvzema licence IZUM poskrbi, da se strokovnemu delavcu odvzameta uporabniško ime in geslo za kreiranje zapisov v sistemu COBISS.SI.

Zoper odločbo o prenehanju veljavnosti ali odvzemu licence je možna pritožba na pristojno ministrstvo iz 58. člena Zakona o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01 in 96/02).

(1) Oseba, ki ji je veljavnost licence prenehala, mora za ponovno pridobitev licence opraviti preizkus znanja pred komisijo najkasneje v roku dveh let od prenehanja veljavnosti licence, sicer lahko licenco ponovno pridobi po postopku, predpisanem v II. poglavju tega pravilnika.
(2) Oseba, ki ji je bila licenca odvzeta, jo lahko ponovno pridobi po postopku, predpisanem v II. poglavju tega pravilnika.

(1) Evidenco izdanih, veljavnih in odvzetih licenc vodi IZUM. Pri tem je dolžan trajno hraniti vse vloge, dokazila in korespondenco, vezano na izdajo, prenehanje veljavnosti ali odvzem licence po tem pravilniku.
(2) IZUM je dolžan zagotoviti vpogled v evidenco izdanih, veljavnih in odvzetih licenc pod pogoji in na način, ki je skladen z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

(1) Licence, izdane na podlagi Pravilnika o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo (Uradni list RS, št. 127/04), ostanejo v veljavi.
(2) Prvo preverjanje izpolnjevanja pogoja iz prvega odstavka 13. člena tega pravilnika se opravi eno leto po začetku veljavnosti tega pravilnika.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo (Uradni list RS, št. 127/04).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.