Na podlagi 18. člena Zakona o trgovini (Uradni list Republike Slovenije, št. 18/93) izdaja minister za ekonomske odnose in razvoj

Ta pravilnik predpisuje vrste in način vodenja evidenc o nabavi in prodaji blaga in trgovinskih storitvah (v nadaljnjem besedilu: evidenca).

Evidenco je dolžan voditi trgovec, ki trguje z blagom na drobno ali na debelo ali opravlja trgovinske storitve.

Evidenca se vodi za vsak prodajni objekt posebej.
Če ima prodajni objekt več oddelkov, se evidenca lahko vodi za vsak oddelek v prodajnem objektu.
Evidenca iz prvega in drugega odstavka tega člena se vodi na sedežu trgovca in mora biti na razpolago pristojnemu inšpekcijskemu organu tudi v prodajnem objektu oziroma oddelku.

Evidence o blagu morajo vsebovati podatke o začetnem stanju blaga, podatke o vsaki nabavi in prodaji blaga, podatke o spremembi cen blaga, podatke o vrnitvi blaga, podatke o primanjkljaju in odpisu blaga ter podatke o premikih blaga med prodajnimi objekti ali oddelki, če vodi zanje trgovec evidenco, predpisano s tem pravilnikom.
Evidenca o trgovinskih storitvah mora vsebovati podatke o naročniku trgovinske storitve, o njeni vrednosti brez in s prometnim davkom.

Trgovci vodijo naslednje evidence:
– evidenco o nakupu in prodaji blaga v trgovini na drobno – obrazec TDr,
– evidenco o nakupu in prodaji blaga v trgovini na debelo – obrazec TD,
– evidenco o prodaji opravljene trgovinske storitve – obrazec TSt.
Evidence iz prvega odstavka tega člena so sestavni del tega pravilnika.

Poleg evidenc, predpisanih v 5. členu tega pravilnika, mora trgovec ob vsakem prevzemu blaga sestaviti prevzemni dokument. Prevzemni dokument se sestavi pred pričetkom prodaje prevzetega blaga.

Evidenca, predpisana s tem pravilnikom, se vodi ročno, strojno ali računalniško. Evidenca je glede na način vodenja vezana ali v prostih listih ali pa na podatkovnem nosilcu računalniške obdelave, tako da jo je mogoče kadar koli prikazati na zaslonu ali jo izpisati.

Evidenca se vodi po kronološkem zaporedju, tako da omogoča vpogled in nadzor nad opravljeno nabavo in prodajo blaga ter opravljenimi trgovinskimi storitvami.
Evidenca se vodi po načelih sprotnosti in pravilnosti, vsa evidentiranja se opravijo na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin.
Nabava in prodaja blaga in opravljene trgovinske storitve ter spremembe, povezane z nabavo in prodajo blaga in trgovinskimi storitvami, se vpišejo najpozneje v osmih dneh po nastanku spremembe.

Evidenca o nakupu in prodaji blaga v trgovini na drobno – obrazec TDr se vodi takole:
1. V stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe. Knjigovodske listine se odlagajo po vrstnem redu vknjižbe; še neknjižene knjigovodske listine se priložijo evidenci v posebni mapi;
2. v stolpec 2 se vpiše datum knjiženja;
3. v stolpcih 3, 4 in 5 se vpiše knjigovodska listina, in sicer: v stolpec 3 se vpiše njena številka, v stolpec 4 njen datum in v stolpec 5 njeno ime oziroma vsebina;
4. v stolpec 6 se vpiše znesek prodajne vrednosti nabavljenega blaga brez prometnega davka;
5. v stolpec 7 se vpiše obračunani znesek prometnega davka;
6. v stolpec 8 se vpiše prodajna vrednost nabavljenega blaga z vračunanim prometnim davkom;
7. v stolpce 6. 7 in 8 se vpišejo podatki o začetnem stanju blaga in podatki o. spremembi cene blaga, spremembi stopenj prometnega davka, vrnitvi blaga, odpisu blaga (kalo, okvara, razbitje, razsip) in primanjkljaju blaga.
Spremembe cen in spremembe stopnje prometnega davka se vpišejo na podlagi popisa, vrnitve blaga na podlagi dokumenta o vračilu (povratnica in podobno), primanjkljaj ali odpis pa na podlagi zapisnika.
Na podlagi omenjenih dokumentov se vrednost, ki povečuje vrednost zalog, knjiži kot nabava blaga, vrednost, ki zmanjšuje vrednost zalog, pa kot storno nabave (s predznakom minus);
8. V stolpce 9, 10 in 11 se vpišejo za vsak dan podatki o vrednosti prodanega blaga po vrstah plačila: v stolpec 9 gotovinska plačila; v stolpec 10 negotovinska plačila (žiro račun); v stolpec 11 se vpiše skupna vrednost prodanega blaga s prometnim davkom;
9. v stolpec 12 se vpiše podatek o vrednosti zaloge blaga. Ugotovi se kot razlika zneskov iz stolpcev 8 in 11.
Podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga v trgovini na drobno – obrazec TDr se vpisujejo na podlagi prevzemnega dokumenta. Prevzemni dokument mora imeti naslednje podatke: ime dobavitelja, številka in datum prevzemnega dokumenta, ime blaga, merska enota, količina, nabavna cena (dobaviteljeva cena z odvisnimi stroški), znesek vračunane razlike v ceni. prodajna cena brez prometnega davka, tarifna številka in stopnja prometnega davka, znesek prometnega davka, prodajna cena s prometnim davkom, prodajna vrednost s prometnim davkom in znesek prometnega davka v prodajni vrednosti. Našteti podatki, razen podatka o nabavni ceni in znesku vračunane razlike v ceni, morajo biti v prevzemni dokument vpisani pri oddaji blaga v prodajalno.
Trgovec, ki prodaja meso na drobno, vodi posebno evidenco o nakupu in prodaji mesa na obrazcu TDr s tem, da v stolpca 6 in 8 tega obrazca vpisuje nabavno vrednost mesa.
Trgovec, ki trguje na drobno v skladu s 3. odstavkom 8. člena Zakona o trgovini, izloči vrednost tako prodanega blaga (storno nabave s predznakom minus) iz stolpcev 6, 7 in 8 evidence o nakupu in prodaji blaga v trgovini na drobno – obrazec TDr in jo prenese v posebno evidenco, predpisano s 3. odstavkom 7. člena Zakona o prometnem davku (Uradni list RS, št. 4/92).
Trgovec, ki trguje na drobno in v svojih knjigovodskih evidencah zagotavlja podatke, predpisane s tem členom, izpolnjuje le zbirne vrednosti v stolpcih 8 in 11 obrazca TDr.

Evidenca o nakupu in prodaji blaga na debelo -obrazec TD se vodi takole:
1. V stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe. Knjigovodske listine se odlagajo po vrstnem redu vknjižbe; še nevknjižene knjigovodske listine se priložijo evidenci v posebni mapi;
2. v stolpec 2 se vpiše datum knjiženja;
3. v stolpcih 3. 4 in 5 se vpiše knjigovodska listina, in sicer: v stolpec 3 se vpiše njena številka, v stolpec 4 njen datum in v stolpec 5 njeno ime oziroma vsebina; pri vknjižbi dokumenta o nabavi blaga se v stolpec 5 vpiše ime dobavitelja;
4. v stolpec 6 se vpišejo začetno stanje blaga in zneski prodajne vrednosti nabavljenega blaga brez prometnega davka; če trgovec vodi zaloge blaga po nabavnih cenah, se v stolpec 6 vpiše podatek o nabavni vrednosti blaga;
5. v stolpec 6 se vpišejo tudi podatki o spremembi cene blaga, vrnitvi blaga, odpisu blaga (kalo, okvara, razbitje, razsip) in primanjkljaju blaga. Spremenjene cene se vpišejo na podlagi popisa, vrnitve blaga na podlagi dokumenta o vračilu (povratnica in podobno), primanjkljaj ali odpis pa na podlagi zapisnika.
Na podlagi omenjenih dokumentov se vrednost, ki povečuje vrednost zalog, knjiži kot nabava blaga, vrednost, ki zmanjšuje vrednost zalog, pa kot storno nabave (s predznakom minus).
6. V stolpce 7, 8, 9, 10 in 11 se vpišejo za vsak dan podatki o vrednosti prodanega blaga, in sicer: v stolpec 7 znesek prodajne vrednosti brez prometnega davka; v stolpec 8 znesek prometnega davka; v stolpec 9 znesek prodajne vrednosti s prometnim davkom, in sicer kot seštevek zneskov iz stolpcev 7 in 8; v stolpec 10 gotovinska plačila; v stolpec 11 negotovinska plačila (žiro račun).
7. V stolpec 12 se vpiše vrednost zaloge blaga brez prometnega davka, in sicer kot razlika zneskov iz stolpcev 6 in 7.
Podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga - obrazec TD se vpisujejo na podlagi prevzemnega dokumenta. Iz prevzemnega dokumenta morajo biti razvidni ali izračunljivi naslednji podatki: ime dobavitelja, številka in datum prevzemnega dokumenta, ime blaga, merska enota, količina, nabavna cena (dobaviteljeva cena z odvisnimi stroški); in če trgovec vodi zaloge blaga po prodajnih cenah, še znesek vračunane razlike v ceni ter prodajno ceno.
Trgovcu na debelo, ki v svojih knjigovodskih evidencah zagotavlja predpisane podatke v skladu z računovodskimi standardi, ni treba izpolnjevati obrazca TD.
Trgovec, ki prodaja pogonska goriva, vodi v posameznih prodajalnah (bencinske črpalke) evidenco na obrazcu TD v količinskih pokazateljih, na sedežu pa je dolžan voditi evidenco na obrazcu TD na način, ki je predpisan z 11. členom tega pravilnika.

Evidenca o prodanih opravljenih trgovinskih storitvah – obrazec TSt se vodi takole:
1. v stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe; knjigovodske listine se odlagajo po vrstnem redu vknjižbe; še nevknjižene knjigovodske listine se priložijo evidenci v posebni mapi;
2. v stolpec 2 se vpiše datum knjiženja;
3. v stolpcih 3, 4 in 5 se opiše knjigovodska listina, in sicer: v stolpec 3 se vpiše njena številka, v stolpec 4 njen datum in v stolpec 5 ime naročnika trgovinske storitve;
4. v stolpec 6 se vpiše znesek prodajne vrednosti trgovinske storitve brez prometnega davka;
5. v stolpec 7 se vpiše znesek obračunanega prometnega davka;
6. v stolpec 8 se vpiše prodajna vrednost storitve s prometnim davkom;
7. v stolpce 9. 10 in 11 se vpišejo za vsak dan podatki o vrednosti prodanih trgovinskih storitev s prometnim davkom po vrstah plačila: v stolpec 9 gotovinska plačila, v stolpec 10 negotovinska plačila (žiro račun), v stolpec 11 se vpiše skupna prodajna vrednost.
Trgovcu, ki v svojih knjigovodskih evidencah zagotavlja predpisane podatke v skladu z računovodskimi standardi, ni treba izpolnjevati obrazca TSt.

Trgovec, ki prodaja v svojem imenu tuje blago (komisionar, konsignatar), poleg evidence na obrazcu TSt sestavlja dokument o prejemu blaga in vodi evidenco na obrazcu TDR ali TD odvisno od načina poslovanja. Če tak trgovec evidentira prejeto tuje blago v zunajbilančni evidenci, vodi samo evidenco po 12. členu tega pravilnika.

Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se zaključijo najmanj enkrat letno z uskladitvijo z dejanskim stanjem na zadnji dan obdobja. Ob prenehanju dejavnosti trgovca oziroma posameznega prodajnega objekta ali oddelka se končajo z dnem, ko se je prenehala opravljati dejavnost.
Pred zaključkom evidenc nabave in prodaje blaga je treba narediti popis po predpisih o računovodstvu v skladu z računovodskimi standardi in stanje, ugotovljeno s popisom, primerjati s stanjem v evidencah. Razlike, ugotovljene s popisom, se vpišejo v evidence, preden so zaključene.
Evidence se zaključijo tako, da se pod zadnjo vknjižbo potegne črta in se smiselno seštejejo posamezni stolpci. Zaključene evidence overi trgovec oziroma odgovorna oseba pri trgovcu s podpisom in pečatom.
Računalniško vodene evidence se zaključijo z izpisi stanj po posameznih stolpcih. Tako zaključene računalniško vodene evidence overi trgovec oziroma odgovorna oseba pri trgovcu s podpisom in pečatom.

Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se hranijo najmanj 5 let po poteku poslovnega leta, na katero se nanašajo, knjigovodske listine, na katerih temeljijo knjiženja v evidencah, pa najmanj 3 leta po poteku poslovnega leta. na katero se nanašajo.

Z dnem. ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati Pravilnik o minimalnem obsegu podatkov in minimalnih evidencah, ki so jih organizacije združenega dela dolžne upoštevati in voditi pri blagovnem prometu (Uradni list SRS, št. 21/78).

Ta pravilnik začne veljati 1. januarja 1994.