Na podlagi 95. člena zakona o notariatu (Uradni list RS, št. 13/94), izdaja minister za pravosodje
PRAVILNIK
o poslovanju notarja
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Notar opravlja svoje poslovanje v svoji pisarni, na sedežu notarskega mesta, kolikor zakon ne določa drugače.
Notar mora postaviti na vidnem mestu poslopja, v katerem je njegova pisarna, napisno tablo, na kateri mora biti grb Republike Slovenije, označba notar ter ime in priimek notarja.
Na območjih, kjer živita avtohtoni italijanska in madžarska narodna skupnost mora biti na napisni tabli poleg označbe table v slovenščini še označba v jeziku italijanske oziroma madžarske narodnosti.
Napisna tabla z označbo notarja je pravokotne oblike v izmeri 45x25 cm, besedilo pa mora biti napisano z velikimi črkami v črni barvi na beli podlagi.
2. člen
Zaradi evidence notarskih storitev mora notar voditi vpisnike in knjige, določene s tem pravilnikom.
II. NOTARSKI VPISNIKI IN KNJIGE
3. člen
Notar mora voditi naslednje vpisnike in knjige:
1. splošni vpisnik "SV";
2. vpisnik overitev in potrditev dejstev in izjav z abecednim imenikom strank "OV";
3. protestni register "PR";
4. vpisnik zadev, ki jih notarju preda v poslovanje sodišče "VS" z abecednim imenikom strank;
5. imenik oseb, ki so pred notarjem sestavile oziroma mu predale oporoko "IO";
6. knjigo pologov o prevzetem denarju in vrednostnih papirjev "DK";
7. skupni abecedni imenik strank za vpisnike pod točko 1., 3. in 5. tega odstavka.
Obrazci številka 1 do 7, po katerih se vodijo vpisniki in knjige iz prejšnjega odstavka, so sestavni del tega pravilnika in so objavljeni skupaj z njim.
Protestni register notar vodi po določbah pravilnika o protestnih registrih (Uradni list FLRJ, št. 5/47).
Poleg vpisnikov in knjig iz prvega odstavka tega člena vodi notar še poslovne knjige v skladu z veljavnimi predpisi.
4. člen
Vpisniki in knjige iz 3. člena tega pravilnika morajo biti vezani v trde platnice, listi pa označeni z zaporednimi številkami in prešiti z vrvico, oba konca vrvice pa pritrjena s pečatnim voskom ali lepilnim trakom, pritrditev pa zavarovana z notarskim pečatom ali žigom. Na ovitku vpisnika oziroma knjige mora biti označba vpisnika oziroma knjige, leto za katero se vpisnik vodi in priimek in ime ter sedež notarja.
5. člen
Vsak vpisnik in knjigo mora overiti predsednik notarske zbornice. Predsednik notarske zbornice overi vpisnik oziroma knjigo tako, da na zgornji levi strani na zadnji strani vpisnika ali knjige vpiše skupno število strani, datum overitve in predaje vpisnika oziroma knjige in ta zapis potrdi s svojim podpisom in pečatom notarske zbornice.
6. člen
Vpisnike in knjige mora notar nabaviti na svoje stroške.
III. VODENJE VPISNIKOV, IMENIKOV IN DRUGIH KNJIG
7. člen
Vpisniki in knjige se vodijo kronološko za posamezno koledarsko leto.
8. člen
Vpis, ki se opravi v novem koledarskem letu, mora biti opravljen vedno na novi strani vpisnika.
9. člen
V vpisnik se vpisuje tako, da se izpolnijo ustrezni stolpci. Neizpolnjeni stolpci v posameznih vpisnikih se označijo z vodoravno črto.
10. člen
Vpisniki in knjige se vodijo čitljivo, brez prečrtavanja in tako, da ni med eno in drugo zaporedno številko prazne vrste.
V vpisnik in knjigo se vpisuje z obstojnim črnilom.
11. člen
Pri pomotno vpisani zadevi v vpisnik se zaporedna številka poševno prečrta z rdečilom, v stolpec za pripombe pa vpiše "pomotni vpis". Pomotni vpis v posameznih stolpcih se z rdečilom vodoravno prečrta, tako, da ostane čitljiv in se vpiše pravilni podatek.
12. člen
Vsako izpolnjeno stran vpisnika oziroma knjige notar podpiše.
13. člen
Notar ob koncu koledarskega leta vpisnik oziroma knjigo zaključi tako, da za zadnjo številko vpisa v koledarskem letu vpiše skupno število vpisanih zadev v koledarskem letu ter datum sklenitve vpisnika. Ta zapis notar potrdi tako, da ga podpiše in opremi s svojim pečatom ali žigom.
14. člen
Imenike notar zaključi tako, da za zadnjim vpisom v koledarskem letu vpiše za vsako črko skupno število vpisanih zadev v koledarskem letu ter datum sklenitve imenika. Ta zapis notar potrdi tako, da ga podpiše in opremi s svojim podpisom in pečatom ali žigom.
15. člen
Zaključene vpisnike in imenike notar izroči predsedniku notarske zbornice, ki preveri pravilnost vodenja vpisnikov in knjig. Če predsednik notarske zbornice pri pregledu ne ugotovi nepravilnosti, overi vpisnike in knjige tako, da na zadnjo stran vpisnika oziroma knjige vnese besedilo: "Potrjujem, da je vpisnik (imenik), ki ima... strani, pravilno zaključen." Ta zapis opremi predsednik Notarske zbornice Slovenije s svojim podpisom in pečatom Notarske zbornice Slovenije.
Splošni vpisnik
16. člen
V splošni vpisnik notar vpisuje: notarske listine, prevzem listin in ostale notarske storitve, razen overitev prepisov, izpiskov iz družbenih in poslovnih knjig, prevodov in zadev, ki se vpisujejo v posebne vpisnike v skladu s določbo 3. člena tega pravilnika.
17. člen
V splošni vpisnik se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. datum vpisa;
3. priimek in ime, poklic in prebivališče oziroma firma in sedež stranke;
4. vrsta notarske listine oziroma storitve z označbo vrednosti predmeta;
5. znesek nagrade, po posameznih tarifnih postavkah;
6. opombe.
Vpisnik overitev in potrditev dejstev in izjav
18. člen
V vpisnik overitev in potrditev dejstev in izjav se vpiše:
1. zaporedna številka;
2. datum overitve;
3. priimek in ime, poklic in prebivališče oziroma firma in sedež stranke in lastnoročni podpis;
4. označba listine, na kateri se overja podpis (izdajatelj listine, datum izdaje listine, št. listine, v katerem jeziku je sestavljena) z označbo vrednosti predmeta;
5. način ugotovitve istovetnosti strank;
6. datum izdaje potrdila, da oseba živi;
7. označbo datuma in ure, ko je bila listina predložena na vpogled;
8. znesek nagrade, po posameznih tarifnih postavkah;
9. podpis notarja;
10. opombe.
Pri izpolnjevanju posameznih stolpcev v vpisniku se smiselno uporabljajo določila navodila za izvajanje zakona o overitvi podpisov, pisave in prepisov (Uradni list SRS, št. 24/73).
Vpisnik zadev, ki jih notarju preda v poslovanje sodišče
19. člen
V vpisnik zadev, ki jih notarju preda v poslovanje sodišče, se vpisujejo zadeve, ki jih notarju odredi sodišče.
V zgoraj navedeni vpisnik se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. datum (dan, mesec, leto,pri nujnih zadevah pa tudi ura) prejema naloga sodišča;
3. številka in datum odločbe sodišča in naslov sodišča;
4. vrsta in datum notarskega opravila;
5. datum vrnitve zadeve sodišču;
6. opombe.
Imenik oseb, ki so pred notarjem sestavile ali mu predale v hrambo oporoko
20. člen
V imenik oseb, ki so pred notarjem sestavile ali mu predale v hrambo oporoko, se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. datum sestave, prevzema oporoke;
3. priimek, ime in prebivališče stranke;
4. datum izročitve oporoke sodišču;
5. številka spisa v katerem se oporoka hrani;
6. znesek nagrade, po posameznih tarifnih postavkah;
7. opombe.
Knjiga pologov
21. člen
V knjigo pologov se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. datum vpisa (prevzema denarja, vrednostnih papirjev):
3. priimek, ime, poklic in prebivališče oziroma firma in sedež stranke;
4. ugotovitev istovetnosti stranke;
5. natančen opis pologa;
6. naslov osebe (sedež firme), ki naj se ji polog izroči;
7. datum izročitve predmeta s podpisom prevzemnika;
8. znesek nagrade po posameznih tarifnih postavkah;
9. opombe.
Če se polog izroči v sodni depozit, je potrebno vpisati naslov sodišča, ki se mu polog izroči.
Skupni abecedni imenik strank
22. člen
V skupni abecedni imenik strank se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. priimek, ime in prebivališče stranke oziroma firma in sedež;
3. zaporedna številka vpisa v splošni vpisnik.
Imenik k vpisniku overitev in potrditev dejstev in izjav
23. člen
V imenik k vpisniku overitev in potrditev dejstev in izjav se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. priimek, ime in prebivališče stranke oziroma firma in sedež;
3. zaporedna številka vpisa v vpisnik "OV".
Imenik k vpisniku "VS"
24. člen
V imenik k vpisniku zadev, ki jih notarju preda v poslovanje sodišče se vpisujejo naslednji podatki:
1. zaporedna številka vpisa;
2. priimek, ime in prebivališče stranke;
3. zaporedna številka vpisa v vpisnik "VS".
IV. NOTARSKI SPISI
Osnovanje spisa
25. člen
Spis se odpre po prejemu pisanja. Pisanja oziroma poštne pošiljke prevzame notar ali oseba, ki jo notar pooblasti. Na vsako pisanje se odtisne štampiljka o prejemu.
Če je pisanju priložen denar ali vrednostni papir, notar sestavi o prejemu pošiljke poseben zapisnik.
Na zahtevo stranke je notar dolžan odtisniti štampiljko o prejemu tudi na kopijo pisanja.
Pisanje, zaradi katerega je potrebno odpreti spis, se vpiše v ustrezni vpisnik še isti dan, ko notar prejme pisanje.
Spis se odpre tako, da se pisanje vloži v ovitek spisa, ki je iz trdega papirja in vpiše v popis spisa.
Naslovno stran ovitka spisa notar opremi tako, da nanj odtisne svoj pečat, v zgornji desni kot vpiše opravilno številko spisa, na sredino ovitka spisa pa podatke o predmetu in strankah.
Opravilna številka spisa se sestoji iz označbe vpisnika, v katerega se predmet vpiše, zaporedne številke vpisa in zadnjih dveh številk leta, v katerem je predmet vpisan v vpisnik.
26. člen
Na vsako pisanje, ki se vloži v spis se v desni zgornji kot vpiše opravilna številka spisa. Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo v spis kronološko, tako kot so vpisana v popis spisa.
Priloge
27. člen
Vsaka priloga se označi z opravilno številko spisa, v katerega se vlaga in zaporedno številko. Vse priloge se hranijo na koncu spisa v ovitku prilog z označbo "priloge".
Obnavljanje spisov
28. člen
Če se spis ali del spisa izgubi, uniči ali poškoduje mora notar sprožiti postopek za obnovo spisa.
O obnovi spisa odloča predsednik Notarske zbornice Slovenije.
Spisi se obnavljajo na podlagi podatkov vpisnika, prepisov izgubljenih ali poškodovanih listin in izjav strank.
Stroške obnove spisa je dolžan nositi notar.
V. PEČAT, ŽIG IN ŠTAMPILJKE NOTARJA
29. člen
Pečat in žig notarja je okrogle oblike in vsebuje grb Republike Slovenije, ime in priimek notarja, naziv notarskega mesta in ime kraja, v katerem ima notar sedež.
Notarski pečat ima premer 35 mm in se uporablja v črni barvi. Notarji s sedežem na narodnostno mešanih območjih uporabljajo pečat s premerom 45 mm.
Pečat je obrobljen z dvema koncentričnima krogoma.
V sredini pečata je grb Republike Slovenije. Notarski žig je izdelan iz kovine, v velikosti premera 38 mm, in se odtiska v rdečem vosku.
V pečatu notarja, ki ima sedež na narodnostno mešanem območju se besedilo v jeziku italijanske oziroma madžarske narodnosti navede poleg besedila v slovenskem jeziku.
Zahtevo za izdelavo notarskega pečata in žiga notar naslovi na notarsko zbornico, uporablja pa ga lahko potem, ko odtisa pečata in žiga overi predsednik okrožnega sodišča, na območju katerega ima notar svoj sedež.
Evidenco o pečatih in žigih vodi Notarska zbornica Slovenije in sicer v skladu z določili pravilnika o obliki in besedilu pečatov državnih organov v Republiki Sloveniji (Uradni,list RS. št. 30/90). Za mehanično odtiskovanje imena, kratke zaznamke in overitve notar lahko uporablja pri svojem delu štampiljke. Štampiljke so določene in objavljene v prilogi tega pravilnika in so njegov sestavni del.
VI. HRAMBA NOTARSKIH VPISNIKOV, SPISOV IN POMOŽNIH KNJIG
30. člen
Notar je dolžan hraniti spise v svoji pisarni in sicer tako, da niso izpostavljeni vlagi in drugim okoliščinam, zaradi katerih bi se lahko uničili ali poškodovali.
31. člen
Notarski spisi se hranijo v posebnih omarah (notarski arhiv), vloženi v registratorje. Spise je potrebno vložiti v registratorje ločeno po posameznih vrstah vpisnikov in sicer po zaporednih številkah vpisa v posameznem koledarskem letu. Vsak registrator je potrebno označiti z vrsto vpisnika in številko spisov, ki so vanj vloženi.
V notarskem arhivu se hranijo tudi vpisniki, imeniki in druge knjige, ki jih je dolžan voditi notar.
32. člen
Notarske listine, ki jih je notar sam sestavil je dolžan notar hraniti ločeno od drugih spisov v zavarovani železni blagajni.
V vsak spis iz katerega notar vzame notarsko listino, zaradi hrambe, se vloži uradni zaznamek z navedbo mesta, kjer je shranjena notarska listina.
Listine, ki jih je notar prevzel v hrambo je potrebno hraniti v zavarovani železni blagajni.
33. člen
Oporoke hrani notar v zaprtem in zapečatenem ovitku. Hraniti jih mora v zavarovani železni blagajni in sicer po abecednem vrstnem redu.
Roki hrambe vpisnikov, knjig in notarskih spisov
Notarske listine, oporoke, vpisnike in knjige notarja je potrebno hraniti trajno.
34. člen
Notar hrani spise še deset let po sklenitvi spisa. Po preteku tega roka mora spise komisijsko uničiti.
Uničevanje spisov vodi tričlanska komisija, ki jo imenuje predsednik Notarske zbornice Slovenije.
Komisija iz prejšnjega odstavka:
– zapisniško ugotovi kateri spisi se lahko uničijo;
– skrbi, da se iz spisov izloči dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva;
– odda spise, določene za uničenje v industrijsko predelavo in prisostvuje njihovemu uničenju.
VII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
35. člen
Do konstituiranja notarske zbornice opravlja dejanja, za katera je po tem pravilniku pristojen predsednik Notarske zbornice Slovenije, minister, pristojen za pravosodje.
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 037-2/90
Ljubljana, dne 25. julija 1994.
Meta Zupančič l. r.
Ministrica za pravosodje
