Na podlagi tretjega odstavka 6. člena zakona o vladi (Uradni list RS, št. 4/93) izdaja Vlada Republike Slovenije
U R E D B O
o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta uredba določa pravila pisarniškega poslovanja, zlasti način evidentiranja, klasificiranja, spremljanja rokov reševanja upravnih nalog in hranjenja dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ministrstva ali nastane pri njihovem delu.
Ta pravila so obvezna tudi za vse druge državne upravne organe: upravne organe in upravne organizacije v sestavi ministrstev (urade, uprave, inšpektorate, direkcije in agencije), režijske obrate, upravne enote, vladne službe, servise (v nadaljnjem besedilu: upravni organi), in za organe lokalnih skupnosti.
Obvezna so tudi za javne zavode, javna podjetja in druge pravne ter fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil (koncesij) rešujejo upravne zadeve.
2. člen
Vsako delo upravnih organov in drugih subjektov, naštetih v 1. členu uredbe, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, uradnim zaznamkom ali z zapisi na drugih tehničnih sredstvih, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, dokazovati dejstva in ohraniti zapise kot kulturno dediščino.
3. člen
Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču in drugih pisarniških službah v skladu s pisarniškimi odredbami in ob strokovni pomoči vodilnih in strokovnih delavcev.
Vložišče je lahko skupno za vse upravne organe, ki imajo upravne prostore v skupnem objektu ali v objektu v neposredni bližini.
Če se opravila iz prejšnjega odstavka opravljajo za več upravnih organov v skupnem vložišču, se evidence o zadevah vodijo ločeno za vsak upravni organ.
Upravni organi z velikim številom organizacijskih enot in velikim obsegom dela lahko organizirajo več vložišč.
4. člen
Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
Dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografiran, magnetno, optično ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo upravnega organa.
Priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta.
Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo.
Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.
Šifra zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in okrajšane letnice leta, v katerem je zadeva nastala.
Signirni znak je številčna ali črkovna oznaka strokovnega delavca in organizacijske enote, kjer se zadeva rešuje.
Dosje je enota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo oziroma isto vrsto dokumentov različne vsebine.
Dokumentarno gradivo so vse zadeve ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi upravni organ, in druga gradiva, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu.
Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi.
Stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih upravni organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti.
II. SPREJEMANJE IN PREGLEDOVANJE POŠTE
5. člen
Pošta je v smislu te uredbe vsakršno sporočilo, ki ga na kakršen koli način prejmejo upravni organi in hkrati izpolnjuje tele pogoje:
- po končanem sprejemu mora biti v obliki, da ga naslovnik lahko prepozna kot sporočilo in ga prebere;
- sprejeto mora biti v takšni tehnični obliki, da ga je možno takoj reproducirati za potrebe poslovanja;
- po svoji vsebini mora biti sporočilo toliko pomembno, da ga je treba evidentirati v smislu te uredbe.
Pošta iz prejšnjega odstavka se šteje za uradno pošto in upravni organ mora z njo ravnati v skladu z nadaljnjimi določili te uredbe.
Katere vrste sporočil so tako nepomembne, da jih ni treba evidentirati (neevidenčno gradivo), določi minister ali predstojnik upravnega organa.
Pošti so lahko dodane priloge, ki ne izpolnjujejo naštetih pogojev in so lahko v kakršni koli fizični obliki in stanju, jih pa mora pošta očitno identificirati.
Delavec, ki je določen za sprejem pošte, sprejme vse pisemske pošiljke, vrednostna pisma, pakete, brzojavke, sporočila po faksimilni napravi, na računalniških sredstvih, z elektronsko pošto in druge pošiljke (v nadaljnjem besedilu: pošta).
Pošta se sprejema ves delovni čas upravnega organa; sporočila po teleprinterju ali faksimilni napravi in elektronska pošta pa tudi zunaj delovnega časa.
6. člen
Prejeta pošta je lahko v naslednji obliki:
- pošta, prejeta v papirni obliki preko javne pošte, drugih poštnin ali raznašalskih (kurirskih) služb ali kar prineso posamezniki ali kar je ustno sporočeno upravnemu organu na zapisnik;
- pošta, prejeta s faksimilnimi napravami;
- pošta sprejeta kot elektronska pošta ali računalniško sprejeta faksimilna pošta.
Za pošto, prejeto kot elektronsko pošto ali kot računalniško prejeto faksimilno pošto, obvezno navodilo določa, v katerih primerih se sme taka pošta hraniti v računalniški obliki in v katerih primerih se mora natisniti na papir.
Če je priloga k elektronski pošti dokument, je treba z njo ravnati skladno s prejšnjim odstavkom.
Če je za vsebino pošte prejete po faksimilnih ali računalniških napravah pomemben čas prejema, mora sprejemna naprava ta čas na pošto razvidno zapisati.
7. člen
Pošto, prejeto v zaprtih ovojnicah, odpira delavec, ki ga določi minister ali predstojnik organa.
Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, odpira vse prispele pošiljke ne glede na to, kako so naslovljene, razen tistih, za katere minister ali predstojnik organa izjemoma določi drugače.
Pošiljke, označene kot zaupne, odpira minister ali predstojnik organa, oziroma delavec, ki ga minister ali predstojnik organa pisno pooblasti.
Pomanjkljivosti in nepravilnosti, ki se ugotove pri odpiranju pošte, se označijo z zaznamkom na prispelem dokumentu. Pošiljke, za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis, se ne odpirajo, temveč se na ovojnico zapišeta datum in čas (ura, minuta) prejema. Take pošiljke odpira za to določena komisija, če ni s predpisi drugače določeno.
8. člen
Delavec, ki sprejema vloge neposredno od strank in drugih oseb (v nadaljnjem besedilu: stranka), mora sprejeti vlogo, naslovljeno na upravni organ.
Če ima vloga formalne pomanjkljivosti (vloge brez pečata, podpisa ali brez prilog, ki so v vlogi navedene, in podobno), opozori delavec, ki je določen za sprejemanje pošte, stranko na pomanjkljivosti in ji pojasni, kako naj jih odpravi. Če stranka kljub temu zahteva, da se njena vloga sprejme, mora delavec organa to storiti. Na vlogo napiše zaznamek, da je stranko opozoril na pomanjkljivosti.
Če upravni organ ni pristojen za reševanje vloge, opozori delavec na to stranko in jo napoti k pristojnemu organu. Če stranka kljub opozorilu zahteva, da se njena vloga sprejme, jo mora delavec organa sprejeti.
Z vlogami, ki jih je treba kolkovati ali so po predpisih oproščene takse, ravna delavec, ki sprejema vloge, skladno z zakonom o upravnih taksah in s predpisi, ki dovoljujejo oprostitev plačila takse.
9. člen
Delavec; ki sprejema pošto, mora stranko, ki želi dati vlogo ustno na zapisnik, napotiti delavcu, ki opravlja to nalogo.
Stranki, ki osebno izroči vlogo ali drug dokument, delavec organa na njeno zahtevo potrdi prejem praviloma na kopiji vloge oziroma dokumenta z odtisom prejemne štampiljke, datumom in podpisom.
10. člen
Prejem pošiljk, ki se dostavijo upravnemu organu po pošti ali z raznašalci, se potrdi z datumom in s podpisom na vročilnici, povratnici ali na kopiji dokumenta; v tem primeru tudi z uradnim pečatom. Če tako določa poseben predpis, se označi tudi čas prejema (ura, minuta).
Podatek o času prejema se zapiše tudi na pisemsko ovojnico, če delavec, ki je pošiljko sprejel, ni pooblaščen za odpiranje pošte.
Z obveznim navodilom k tej uredbi se določi način, kako se potrdi prejem zapisov, ki so na računalniških sredstvih, in elektronske pošte.
11. člen
Prejetemu papirnemu dokumentu se priloži pisemska ovojnica vselej, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka ali kadar iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.
Če je v posamezni ovojnici več dokumentov, ki bi jim bilo treba priložiti ovojnico, se ta priloži prvemu dokumentu, na drugih pa se označi, kateremu dokumentu je priložena.
Če se pri odpiranju pošte ugotovi, da je dokumentu priložen denar ali kakšne druge vrednotnice, denar oziroma vrednotnice prevzame s podpisom delavec odgovoren za materialno in finančno poslovanje.
12. člen
Na vse prispele papirne dokumente se odtisne prejemna štampiljka. Odtisne se na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne smejo prekriti besedilo oziroma podatki prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker na dokumentu ni prostora, se ta list prilepi k dokumentu.
Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.
Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.
Če je dokument ostal zapisan na računalniških sredstvih, je treba sestaviti kratek zaznamek o datumu prejema, o vsebini ter kje je dokument, zaznamek pa shraniti v ovoju zadeve.
Če se vsi dokumenti neke zadeve hranijo le v računalnikih ali na drugih nosilcih zapisov, ki jih brez ustreznih naprav ni mogoče brati, se o dokumentih ne sestavljajo pisni zaznamki. O prispetju dokumenta je treba ustrezno obvestiti pristojnega vodjo organizacijske enote oziroma strokovnega delavca, ki zadevo rešuje.
13. člen
Na dokumentu se v odtisu prejemne štampiljke ali na drug način navedejo naslednji podatki:
- naziv upravnega organa, ki je dokument prejel,
- datum prejema dokumenta,
- označba strokovnega delavca ali notranje organizacijske enote, ki dokument prejme v reševanje,
- šifra zadeve,
- skupno število prejetih prilog,
- skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali drugih vrednotnic.
Strokovni delavec ali organizacijska enota se označita s številčnimi ali črkovnimi znaki (v nadaljnjem besedilu: signirni znaki). Signirne znake določi pooblaščeni vodilni delavec upravnega organa.
III. EVIDENCA ZADEV IN DOKUMENTOV
14. člen
Evidenca zadev je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog upravnega organa in je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo upravnega organa.
Evidenca se vodi o vseh zadevah in dokumentih, ki jih upravni organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Vodi se tudi o nalogah, ki nastanejo po notranji pobudi v upravnem organu. Evidentiranje zadev mora povzročiti delavec upravnega organa, ko začne nalogo opravljati ali ko jo naloži drugemu delavcu.
15. člen
Evidenca zadev in dokumentov (v nadaljnjem besedilu: evidenca) se praviloma vodi z računalniki. Tehnična pravila evidentiranja se določijo z obveznim navodilom k tej uredbi, ki ga izda ministrstvo, pristojno za upravo.
16. člen
Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi decimalne klasifikacije s trimestnimi klasifikacijskimi znaki.
Načrt klasifikacijskih znakov določi minister ali predstojnik upravnega organa. Če je zaradi narave dela potrebno, se lahko v klasifikacijskem načrtu trimestni znaki delijo na štirimestne in petmestne znake.
Načrt iz prejšnjega odstavka vsebuje seznam klasifikacijskih znakov in z besedami opisan njihov pomen.
Ministrstvo, pristojno za upravo, lahko predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov tako, da določi deset glavnih skupin načrta. Za istovrstne upravne organe in javnopravne osebe (občine, javne zavode) lahko ministrstvo, pristojno za upravo, določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.
Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno razdobje. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se dodajajo novi.
17. člen
V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo:
- šifra zadeve,
- subjekt ali tema zadeve,
- kratka vsebina zadeve (vsebinska identifikacija),
- stanje zadeve (nerešeno - rešeno),
- datum začetka zadeve,
- signirni znak strokovnega delavca ali organizacijske enote, v kateri se zadeva rešuje,
- predviden rok za posamezno upravno dejanje ali za rešitev zadeve (41. člen uredbe),
- vrsta zadeve glede na roke hranjenja,
- seznam dokumentov v zadevi skladno z določbo 19. člena te uredbe.
Zadeva in vsak dokument v njej imata vselej isto šifro zadeve. Šifra zadeve se ne more spremeniti.
Minister ali predstojnik organa lahko v skladu s tehničnimi možnostmi določi, da se vpišejo tudi drugi podatki, ki omogočajo pregled nad reševanjem zadeve.
18. člen
Kratka vsebina zadeve se opiše tako, da označuje skupno vsebinsko značilnost vseh dokumentov v zadevi. Kratko vsebino zadeve je treba uskladiti z besednim opisom klasifikacijskega znaka.
Pri zadevah, ki se nanašajo na fizično, pravno osebo ali organ (subjekt zadeve), se navedejo priimek in ime oziroma naziv pravne osebe ali organa ter njihov naslov. Če se zadeva nanaša na več oseb, se v evidenci zadev navede samo prva oseba. Za vsako naslednjo osebo se odpre v računalniški evidenci nova zadeva, v katero pa se vpiše le povezava, to je pojasnilo, pod katero šifro se vodi skupna evidenca o zadevi in dokumentih, ki se nanašajo na vse udeležene osebe.
Pri zadevah, katerih vsebina se nanaša na splošna vprašanja in teme z delovnega področja upravnega organa, se navede samo kratek opis vprašanja ali teme, ki je skladen z opisom klasifikacijskega znaka zadevne vsebine.
Delavci upravnega organa, ki vodijo o zadevah in dokumentih evidenco z računalnikom, lahko odberejo iz vsebine posameznega dokumenta eno ali več ključnih besed in jih vpišejo k evidenci zadeve. Ključne besede so vsebinsko najpomembnejši pojmi zadeve, ki omogočijo iskanje zadeve, če iskalcu o njej niso znani drugi podatki.
19. člen
V okviru podatkov o zadevi se po kronološkem zaporedju evidentirajo podatki o prejetih in odposlanih dokumentih ter o dokumentih, sestavljenih za notranje potrebe upravnega organa (seznam dokumentov).
O posameznem dokumentu je treba vnesti tele podatke:
- datum prejema ali odpošiljatve dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka,
- kratko vsebino dokumenta (vsebinsko identifikacijo),
- oznako, ali gre za dokument, ki ga je upravni organ prejel, odposlal oziroma sestavil za notranje potrebe (evidenca vhodnih, izhodnih, lastnih dokumentov),
- število in kratek opis prilog.
Minister ali predstojnik upravnega organa lahko določi še druge podatke, ki naj se evidentirajo o dokumentih in prilogah.
20. člen
Dokument lahko odpre novo zadevo ali nadaljuje obstoječo.
Če dokument začenja neko nalogo ali zadevo, če zaključuje neko upravno dejanje ali če zaključuje celo zadevo, se morajo ta dejstva tudi ustrezno evidentirati v evidenci zadev in v morebitnih drugih, z dokumentom povezanih evidencah (sklici sej, dosjeji).
21. člen
Na vsakem dokumentu, ki nastane v upravnem organu, se navedejo šifra zadeve, oznako organa in signirni znak strokovnega delavca.
22. člen
Dokumenti se lahko evidentirajo in shranjujejo tudi v dosjejih (personalni dosjeji, dosjeji o inšpekcijskih pregledih in podobno).
Dosje je praviloma sestavljen iz kopij dokumentov, povzetih iz zadev.
Vrste dokumentarnega gradiva, ki naj se evidentirajo v dosjejih, določi minister ali predstojnik organa, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.
Dosjeji se evidentirajo smiselno po istih pravilih, ki veljajo za evidentiranje zadev.
23. člen
Dokumenti se vpišejo v evidenco na dan prejema in pošljejo v reševanje še isti dan, najpozneje pa naslednji dan takoj po začetku delovnega časa.
Brzojavke, sporočila po faksimilni napravi, dokumenti, vezani na rok ter drugi nujni dokumenti se takoj po prejemu vnesejo v evidenco in skupaj z zadevo pošljejo v reševanje.
Zadeve, ki jih upravni organ rešuje po ustaljenem postopku, vložišče pošlje v reševanje neposredno strokovnim delavcem, odgovornim za reševanje; zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja, vložišče po zahtevanosti zadeve predloži predstojniku organa ali vodji organizacijske enote. Postopek dodeljevanja zadev v reševanje ureja obvezno navodilo k tej uredbi.
24. člen
Če prejme zadevo strokovni delavec, ki ni pristojen za reševanje, jo pošlje nemudoma delavcu, ki vodi evidenco, s pisarniško odredbo, naj se zadeva pošlje pristojnemu delavcu istega upravnega organa ali pa naj se pošlje drugemu pristojnemu organu.
Strokovni delavci upravnega organa lahko izročajo dokumentarno gradivo drug drugemu le s posredovanjem delavca, ki vodi evidenco. Ta v evidenci ustrezno spremeni signirni znak.
Če strokovni delavec pomotoma prejme zadevo, ki je načelna ali za vodenje pomembna, jo nemudoma pošlje vodji notranje organizacijske enote ob upoštevanju določb prejšnjega odstavka o spremembi signirnega znaka v evidenci.
Spremembe signirnih znakov se lahko vnašajo v evidenco tudi v organizacijskih enotah upravnega organa, če je zagotovljena ustrezna natančnost vnašanja. V tem primeru izroči zadevo drugemu delavcu pisarniško osebje organizacijske enote brez posredovanja vložišča.
25. člen
Ko strokovni delavec upravnega organa začne zadevo, mora poskrbeti, da bo vnesena v evidenco in opremljena s pravilnimi evidenčnimi oznakami.
26. člen
Dokument, s katerim se začne nova zadeva, vloži vložišče v ovoj. Na ovoj se napišejo šifra zadeve, subjekt, kratka vsebina zadeve.
Napiše se tudi, ali gre za bodoče arhivsko oziroma trajno gradivo. Če ima zadeva določen rok hranjenja, je treba zapisati tudi rok hranjenja.
Dokumentom že začete zadeve se priključijo na novo prispeli ali v organu nastali dokumenti. Dokumenti iste zadeve se vlagajo v ovoj po datumu prejema oziroma nastanka.
Z dokumenti, prispelimi ali odposlanimi z elektronsko pošto, je treba ravnati v smislu določbe tretjega odstavka 6. člena in četrtega odstavka 12. člena te uredbe.
Če je zadeva sestavljena iz samih dokumentov elektronske pošte ali računalniške telefaksne naprave, fizični ovoj, ki bi predstavljal zadevo, ni potreben.
Dokumente elektronske pošte in dokumente na drugih elektromagnetnih sredstvih, ki so ali lahko postanejo arhivsko gradivo, je treba ohranjati in vzdrževati na elektromagnetnih sredstvih ali kopirati na papir do izročitve pristojnemu arhivu.
27. člen
Pri poslovanju z zadevami se uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Te so:
- vložitev zadeve v rokovnik; oznaka R + datum, ko rok poteče;
- vložitev zadeve v zbirko dokumentarnega gradiva; oznaka reš + datum;
- po odpravi vmesne rešitve vrnitev zadeve strokovnemu delavcu; oznaka n - ref + datum.
Pisarniške odredbe so lahko tudi drugačne vsebine in opisne.
Pisarniško odredbo določi in podpiše strokovni delavec, ki zadevo rešuje, napiše pa jo na dokument ali kopijo dokumenta, ki ostane v ovoju zadeve. Pisarniška odredba se zapiše praviloma v spodnji levi kot prve strani dokumenta.
Pisarniško odredbo o roku, do katerega mora biti naloga opravljena, določijo minister, predstojnik organa ali delavec, ki vodi notranjo organizacijsko enoto. Poskrbeti morajo, da bo odredba vnesena v evidenco.
Pisarniške odredbe se evidentirajo v vložišču. Izjemoma se pisarniške odredbe evidentirajo v organizacijskih enotah, če je v njih zagotovljeno uresničevanje teh odredb.
Zadevo, ki je s pisarniško odredbo označena kot rešena, je treba brez odlašanja dostaviti vložišču.
Ukrepi za varovanje zadev, ki vsebujejo tajne podatke
28. člen
Delavci v upravnih organih morajo ravnati za varovanje državnih, vojaških in uradnih tajnosti skladno s 6. členom zakona o upravi (Uradni list RS, št. 67/94) in drugimi zakonskimi predpisi. Če za posamezna upravna področja in vrste tajnosti niso predpisani posebni varovalni ukrepi, se uporabljajo določbe te uredbe.
29. člen
Evidenca o zadevah in dokumentih, ki vsebujejo tajne podatke, se vodi z računalniki. Za evidentiranje se smiselno uporabljajo določbe od 14. do 27. člena te uredbe.
Če vsebuje tajne podatke le posamezen dokument, se šteje, da je tajna vsa zadeva.
Zaščita tajnosti evidentiranih podatkov o zadevah in dokumentih iz prejšnjega odstavka se zagotovi s programsko opremo.
V prejemno štampiljko, odtisnjeno na papirni dokument, ki vsebuje tajne podatke, se pred šifro zadeve označita vrsta in stopnja tajnosti podatkov.
30. člen
Delavci v upravnem organu smejo dajati podatke iz zadev in dokumentov ter druga obvestila samo v mejah svojih pooblastil. Minister oziroma predstojnik upravnega organa določi in pooblasti strokovnega delavca za obveščanje javnosti o delovanju upravnega organa.
31. člen
Minister oziroma predstojnik upravnega organa določi, kateri dokumenti in zadeve, nastali v upravnem organu, so državna, vojaška ali uradna tajnost in koliko časa so tajni. Kot tajnost se lahko določijo samo tisti dokumenti in zadeve, ki so kot tajnost določeni z zakonom ali drugimi predpisi, ter tisti, katerih nepotrebna objava bi očitno škodovala državi, državnemu organu ali drugemu subjektu.
Način označevanja takih zadev in dokumentov, predpisuje obvezno navodilo.
32. člen
Delavci upravnega organa so dolžni varovati zadeve in dokumente, ki vsebujejo državno, vojaško, uradno ali poslovno tajnost, pred nepooblaščenimi osebami. Te zadeve in dokumente je treba razen med delom hraniti v varno zaklenjenih železnih omarah ali na drug zanesljiv način.
33. člen
Če je izdelanih več izvodov tajnega dokumenta, je treba vse dokumente dodatno oštevilčiti in izdelati seznam oseb, ki so jim bili izvodi tajnega dokumenta izročeni. Naslovnik tajnega dokumenta potrdi prevzem s podpisom in navede datum in uro prevzema.
Uničenje vsakega izvoda tajnega dokumenta je treba zaznamovati v seznamu iz prejšnjega odstavka.
34. člen
Sredstva, s katerimi je bil tajni dokument izdelan, je treba takoj po dokončanju dokumenta uničiti oziroma jih spraviti v nečitljivo stanje (poizkusni natisi, matrice, karbonski listi in podobno). Če je bil tajni dokument izdelan z računalniškimi napravami in zapisan na elektromagnetnih sredstvih, je treba tajne zapise na teh sredstvih po dokončanju dokumenta zanesljivo izbrisati ali pa shraniti skupaj s tajnim gradivom (magnetni trakovi, diskete, optični diski in podobno).
Če se tajni dokumenti mikrofilmajo, je treba takoj po izdelavi mikrofilma uničiti negativ filma ali pa ga shraniti na enak način kot tajni mikrofilm oziroma izvirnik tajnega dokumenta.
35. člen
Delavci upravnega organa ne smejo sporočati nepooblaščenim osebam podatkov, ki niso označeni kot tajnost, pa je mogoče iz njihove vsebine sklepati, da bo državnemu organu, državi ali drugemu subjektu povzročena škoda, če bodo izdani.
36. člen
Poslovne tajnosti, ki so sestavni del vlog ali drugih dokumentov javnih zavodov, javnih podjetij, gospodarskih družb, podjetnikov posameznikov ali drugih pravnih oseb v postopku pred upravnim organom, se varujejo na enak način kot vojaške ali uradne tajnosti.
IV. SEJNO GRADIVO
37. člen
Sejno gradivo posamezne seje se šteje kot dosje, ki se odpre na začetku priprav na sejo. Evidenca o sejnem gradivu se vodi z računalnikom skladno z določilom 22. člena te uredbe.
Vsakemu organu ali drugemu telesu, ki sklicuje seje, se v načrtu klasifikacijskih znakov določi samostojen znak za njegove seje.
38. člen
Dosje s sejnim gradivom obvezno vsebuje:
- izvirnik vabila na sejo z dnevnim redom in seznamom povabljenih,
- praviloma neoverjeni zapisnik prejšnje seje,
- poročilo o uresničevanju sklepov,
- gradivo k posameznim točkam dnevnega reda.
Dnevni red praviloma ne sme vsebovati točk brez vnaprej pripravljenega gradiva.
39. člen
Gradivo za točke dnevnega reda seje izhajajo iz drugih zadev, ki so nastale pri reševanju določenega vsebinskega vprašanja.
V zadevah, iz katerih izhaja gradivo za sejo, mora biti razvidno, kakšno gradivo in kdaj je bilo predloženo v obravnavo na seji.
Gradivo za seje se ne predlaga v izvirnih dokumentih, ampak v potrebnem številu kopij.
Po končani obravnavi gradiva na seji se v zadevo, iz katere gradivo izhaja, vloži kot nov dokument izvleček zapisnika seje z opredeljenim sklepom o predloženem gradivu.
40. člen
O sprejetih sklepih se vodi računalniška evidenca, s katero je mogoče izdelati poročilo o uresničevanju sklepov. Osebe, ki so odgovorne za izpolnitev posameznega sklepa, morajo za evidenco pravočasno preskrbeti ustrezne podatke.
V. ROKOVNIK
41. člen
Zadeve, o katerih pričakuje upravni organ sporočilo do določenega roka, in zadeve, ki jih glede na njihovo vsebino ni mogoče takoj rešiti, se po pisarniški odredbi strokovnega delavca, ki rešuje zadevo, do določenega roka hranijo v rokovniku. Rok lahko določi tudi minister, predstojnik upravnega organa, načelnik upravne enote ali vodja notranje organizacijske enote.
Rokovnik se organizira v vložišču in se vodi z računalnikom.
Na dan, ko se izteče označen rok, se zadeve vrnejo strokovnemu delavcu. Če se rok izteče na državni praznik ali dan, ko upravni organ ne dela, se zadeve vrnejo zadnji delovni dan pred dnevom, ko organ ne dela.
Če prispejo odgovori ali drugi dokumenti v zvezi z zadevo, ki se hrani v rokovniku, pred iztekom roka, se zadeva takoj pošlje strokovnemu delavcu.
Opustitev pravočasne predložitve zadeve iz rokovnika delavcu organa, ki zadevo rešuje, je hujša kršitev delovne dolžnosti.
42. člen
Če je zadevi oziroma nalogi določil rok rešitve minister, predstojnik organa, načelnik upravne enote ali delavec, ki vodi notranjo organizacijsko enoto, izdelan pa še ni noben dokument v zvezi z zadevo ali nalogo, se v rokovniku shrani ustrezen zaznamek kot prvi dokument zadeve. Taka zadeva se evidentira.
VI. ODPRAVA POŠTE
43. člen
V evidenco zadev je treba vpisati vsak dokument (vključno sporočilo po elektronski pošti ali faksimilnih napravah), ki ga upravni organ sestavi, naslovi in odpošlje kakšnemu organu, stranki ali drugemu subjektu.
Dokumente praviloma odpravlja odpravništvo, ki je v okviru in pod strokovnim nadzorom vložišča.
44. člen
Strokovni delavec, ki je pripravil dokument za odpravo ne glede na to, kdo ga je podpisal, je dolžan dati odpravništvu natančno pisarniško odredbo, na kateri naslov ali naslove je treba dokument odposlati, katere priloge je treba priložiti in kako naj se dokument odpošlje (priporočeno, z vročilnico, s faksimilno napravo in podobno).
Strokovni delavec določi, ali je treba naslovniku poslati izvirnik ali overjeni prepis.
45. člen
Notranje organizacijske enote lahko same pripravljajo pošiljke za odpravo in jih odpravništvu dostavijo v pisemskih ovojnicah, opremljenih z naslovi. Enote lahko tudi same odpošiljajo dokumente, če uporabljajo posebno tehnično opremo (faksimilne naprave, elektronsko pošto).
46. člen
Strokovni delavec, ki je pripravil dokument za odpravo, je dolžan poskrbeti, da bo v ovoj zadeve zanesljivo vložen izvod dokumenta (kopija, izvirnik), ki je bil odposlan. Če je bil dokument poslan na računalniškem sredstvu ali z elektronsko pošto, je treba zagotoviti, da je vsebina dokumenta dostopna pri zadevi, na katero se nanaša.
VII. DOKUMENTARNO GRADIVO
47. člen
Upravni organi hranijo dokumentarno gradivo v tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
V zbirkah dokumentarnega gradiva se shranjujejo samo rešene zadeve.
V obveznem navodilu se določi, kako se shranjuje dokumentarno gradivo, sestavljeno iz sporočil, prejetih ali odposlanih po elektronski pošti in iz računalniško sprejetih faksimilnih sporočil.
48. člen
V tekoči zbirki se hrani dokumentarno gradivo tekočega leta in dveh predhodnih let.
Zadeve, na kateri ni označen način oziroma rok hranjenja, ni dovoljeno vložiti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva.
Preden se zadeva vloži v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, izloči strokovni delavec, ki je zadevo reševal, nepotrebno gradivo (kopije, dvojnike in multiplikate dokumentov, pomožne obrazce, neizpolnjene tiskovine in podobno). Osnutkov dokumentov ni dovoljeno izločiti.
49. člen
Pri vodenju evidence z računalnikom se ob koncu leta izpiše evidenca vseh rešenih zadev, izpis pa se shrani na začetku tekoče zbirke dokumentarnega gradiva. Če evidenca vsebuje malo zadev, se zadeve smejo izpisati vsaki dve leti. Izpisi se smejo mikrofilmati ali prenesti na druga sredstva, primerna za hranjenje informacij (laserske plošče, laserske kartice).
50. člen
Po dveh letih se dokumentarno gradivo iz tekoče zbirke prenese v stalno zbirko dokumentarnega gradiva, razen gradiva, katerega rok hranjenja je dve leti.
51. člen
V stalni zbirki dokumentarnega gradiva se gradivo hrani do izteka rokov, ki so določeni za njegovo hranjenje, ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.
Rok hranjenja za posamezne zadeve se šteje od konca leta, v katerem je bila zadeva rešena.
52. člen
Arhivsko gradivo, ki je pomembno za zgodovinska in druga znanstvena raziskovanja, mora biti v zbirki dokumentarnega gradiva posebej označeno. Po preteku z zakonom določenega roka se arhivsko gradivo izroči pristojnemu arhivu.
53. člen
Upravni organi morajo trajno hraniti tale gradiva:
- uradne evidence, ki jih vodijo (registre, katastre, sezname, kadrovske in personalne evidence, vpisne knjige, evidence dokumentarnega gradiva), in dokumente o predaji, arhivskega gradiva arhivu ter o odbiranju in uničenju dokumentarnega gradiva,
- sejno gradivo s potrjenimi zapisniki sej vlade in njenih delovnih teles,
- sejno gradivo vseh drugih kolegijskih teles s potrjenimi zapisniki pri vseh upravnih organih,
- sejno gradivo organov lokalnih skupnosti,
- dele sejnega gradiva organov javnih zavodov in podjetij ter drugih organizacij, ki se nanašajo na opravljanje upravnih nalog v okviru javnih pooblastil (koncesij),
- gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov parlamenta, vlade, ministrstev, drugih državnih organov, javnih zavodov in javnih podjetij ter drugih organizacij, ki opravljajo upravne naloge,
- poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih,
- zbirna statistična poročila in rezultate raziskav, in sicer v tistem organu, v katerem so nastala,
- vse tiskane publikacije, če organi ne oddajajo obveznih izvodov pristojnim knjižnicam,
- zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah, razen zadev s krajšim rokom hranjenja,
- zadeve v zvezi z izdajo posamičnih odločb in drugih aktov parlamenta, predsednika republike, vlade in ministrstev, izdanih zunaj upravnega postopka,
- premoženjskopravne zadeve,
- investicijske, idejne, gradbene, instalacijske načrte poslopij in naprav, ki so v državni lasti ali v lasti organov lokalnih skupnosti,
- matične knjige o opravljenih strokovnih izpitih in drugih obveznih preverjanjih znanja,
- zadeve o disciplinski odgovornosti, če je bila izrečena kazen prenehanja delovnega razmerja,
- zadeve, za katere tako določajo zakoni.
Ministri in predstojniki organov lahko določijo tudi druge zadeve, ki jih je treba trajno hraniti.
Dokumentarno gradivo, ki ga je treba trajno hraniti, mora biti v zbirkah dokumentarnega gradiva ustrezno označeno.
54. člen
Za druga gradiva, ki niso arhivska, in tista, ki jih ni treba trajno hraniti, se določijo roki hranjenja. Roke hranjenja določi minister ali predstojnik upravnega organa v skladu s predpisi in na podlagi izkustvenih predvidevanj, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo upravnega organa.
55. člen
Dokumentarno gradivo se v zbirki dokumentarnega gradiva hrani urejeno v svežnjih ali drugi ustrezni opremi po letih in po klasifikacijskih znakih.
Vsaka enota opreme, v kateri se hrani dokumentarno gradivo, se označi z nazivom upravnega organa, klasifikacijskim znakom in zaporednimi številkami zadev oziroma z začetnimi črkami imen ali nazivov subjektov, če so zadeve v okviru klasifikacijskega znaka urejene po abecedi.
56. člen
Dokumentarno gradivo, ki vsebuje tajne podatke, se hrani ločeno, in sicer tako, da je zavarovana njihova tajnost.
57. člen
V zbirkah dokumentarnega gradiva se lahko na mikrofilmu hranita:
- dokumentarno gradivo, ki nima lastnosti arhivskega gradiva, da bi dokumente obvarovali pred obrabo,
- arhivsko gradivo, katerega izvirniki so bili izročeni pristojnemu arhivu, upravni organ pa ga še potrebuje za svoje delo.
Gradivo v zbirkah dokumentarnega gradiva se lahko hrani tudi na optično-magnetnih diskih, na laserskih (CD ROM) diskih in drugih tehničnih sredstvih za zapisovanje in hranjenje podatkov. Pri tem mora biti zagotovljena vsaj tako dolga doba obstojnosti zapisa, kolikor je dolg rok hranjenja gradiva.
Izvirniki dokumentarnega gradiva, ki so posneti na mikrofilm, optično magnetne in laserske diske ter druga sredstva, se smejo uničiti, če to dovoljujejo posebni predpisi.
58. člen
Tekoča in stalna zbirka dokumentarnega gradiva se hranita ločeno.
Zbirki se vzdržujeta tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena neupravičena uporaba gradiva.
Dokumentarno gradivo se sme izdati iz zbirke upravičenim uporabnikom po zaznamku v evidenci. Če ima uporabnik dovoljenje, da dokumentarno gradivo odnese iz upravnega poslopja, potrdi prevzem z reverzom. Dovoljenje izda minister ali predstojnik upravnega organa.
59. člen
Iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva se najmanj vsakih pet let izloči gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja.
Dokumentarno gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva, se ne izloči iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva, temveč se hrani v izvirnikih, dokler se v skladu s posebnimi predpisi ne izroči pristojnemu arhivu.
60. člen
Komisija, ki jo imenuje minister oziroma predstojnik upravnega organa, izloči dokumentarno gradivo in odbere dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva.
Komisija iz prejšnjega odstavka:
- določi, katero gradivo se izloči iz zbirke dokumentarnega gradiva, in o tem sestavi zapisnik;
- skrbi, da se ne izloči dokumentarno gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva;
- pisno obvesti pristojni arhiv o pričetku odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva in navede, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo odbrala gradivo v skladu z navodilom pristojnega arhiva;
- po končanem odbiranju da pristojnemu arhivu pisno izjavo, da je bilo arhivsko gradivo odbrano v skladu z navodilom za odbiranje in drugimi napotki, ki jih je dal pristojni arhiv.
61. člen
Izločeno dokumentarno gradivo se po 30 dneh od dneva, ko je bila pristojnemu arhivu vročena pisna izjava iz četrte alinee drugega odstavka prejšnjega člena, uniči oziroma odda v industrijsko predelavo.
Komisija iz prejšnjega člena poskrbi, da se izločeno dokumentarno gradivo, ki vsebuje tajne podatke, tako uniči, da ga ni več mogoče prebrati.
O oddaji izločenega dokumentarnega gradiva v industrijsko predelavo oziroma o njegovem uničenju sestavi komisija zapisnik.
VIII. OBVEZNA NAVODILA IN NADZORSTVO NAD IZVAJANJEM TE UREDBE
62. člen
Ministrstvo, pristojno za upravo, izdaja obvezna navodila za izvajanje te uredbe, če ni za posamezne primere s to uredbo drugače določeno. To ministrstvo izda tudi obvezno navodilo o vodenju evidence zadev in dokumentov z računalniškimi sredstvi.
Ministrstvo, pristojno za upravo, nadzira izvajanje uredbe po določilih 71. do 79. člena zakona o upravi, nadzira pa tudi uvajanje novih tehničnih in tehnoloških rešitev pri ravnanju z zapisi.
63. člen
Ob uvajanju novih tehničnih in tehnoloških rešitev pri ravnanju z zapisi morata biti zagotovljeni dostopnost do neokrnjenih dotedanjih podatkovnih skladov, po možnosti pa tudi vključitev teh skladov v na novo zasnovane evidence.
64. člen
Ministrstvo, pristojno za upravo, oblikuje strokovno komisijo z namenom, da spremlja in usklajuje tehnične in organizacijske vidike ravnanja z zapisi. Strokovna komisija daje strokovne ocene strojne in programske opreme za dela, predvidena z uredbo.
Strokovno komisijo sestavljajo: strokovni delavec ministrstva, pristojnega za upravo, strokovni delavec Centra Vlade Republike Slovenije za informatiko ter predstavnik šolskega zavoda, ki se ukvarja s pedagoškim delom pri organizaciji upravnega dela.
Upravni organi so dolžni obveščati strokovno komisijo iz prejšnjega odstavka o poskusnem uvajanju novih metod, načinov dela in opreme, ki se nanašajo na ravnanje z dokumenti, ter komisiji omogočiti vpogled v poskusno delo. Če strokovna komisija ugotovi, da poskusno delo ni v skladu z določili uredbe ali da ne pomeni tehnološkega oziroma organizacijskega napredka, obvesti o tem pristojnega ministra oziroma predstojnika upravnega organa s predlogom, da se poskusno delo ustavi.
65. člen
Organ, ki opravlja nadzorstvo po določilu 62. člena te uredbe, nadzira tudi uresničevanja zakona o upravnih taksah.
66. člen
Vsi delavci upravnih organov, razen manipulativnih in tehnično-servisnih delavcev, se morajo seznaniti s pravili pisarniškega poslovanja in z dolžnostmi upravnih organov do dokumentarnega gradiva. Seznaniti se morajo tudi z zakonom o upravnih taksah in z izvršilnimi predpisi k zakonu o naravni in kulturni dediščini.
Organ, pristojen za nadziranje izvajanja te uredbe, pripravlja in organizira ustrezne tečaje in preizkuse znanja. Preizkusi znanja so obvezni.
67. člen
Evidence o zadevah in dokumentih po tej uredbi niso obvezne za specifično dokumentarno gradivo Ministrstva za notranje zadeve, Ministrstva za obrambo in Slovenske obveščevalno-varnostne agencije ter za statistično, hidrometeorološko, seizmološko gradivo, za register prebivalstva in druge registre oseb, za računovodsko in knjigovodsko dokumentacijo, za dokumentacijo strokovnih knjižnic in informacijskih služb, za računalniško programsko opremo, za zemljiški kataster in druge katastre (ROTE, OHIŠ) ter za računalniško izmenjavo podatkov (RIP).
Ministri in predstojniki upravnih organov, ki hranijo v prejšnjem odstavku omenjeno dokumentarno gradivo, za ravnanje z njim določijo ustrezna pravila v skladu z zakonskimi predpisi.
Za zbirke dokumentov, iz katerih upravni organi pridobivajo podatke za gradiva, našteta v prvem odstavku tega člena, je treba smiselno uporabiti določbe te uredbe.
IX. POSLOVANJE V JEZIKIH ITALIJANSKE IN MADŽARSKE NARODNE SKUPNOSTI
68. člen
Na območjih z italijansko oziroma madžarsko narodno skupnostjo so vsi obrazci, štampiljke, podatki v evidencah in izpisi iz teh evidenc sestavljeni in izpisani tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.
X. KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE
69. člen
Z dnem uveljavitve te uredbe preneha veljati pravilnik o pisarniškem poslovanju upravnih organov (Uradni list SRS, št. 44/88).
Ministrstva in drugi upravni organi uskladijo svoje ravnanje z zapisi najkasneje v šestih mesecih po uveljavitvi uredbe. Vse nerešene zadeve na dan, ko ministrstva in drugi upravni organi začno novo evidenco zadev in dokumentov po tej uredbi, se evidentirajo po vpeljanih načinih.
70. člen
Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 032-01/93-1/4-8
Ljubljana, dne 10. novembra 1994.
Vlada Republike Slovenije
dr. Janez Drnovšek l. r.
Predsednik
