Na podlagi 36. člena zakona o raziskovalni dejavnosti (Uradni list RS, št. 8/91) izdaja minister za znanost in tehnologijo

Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek za izbor prijav za sofinanciranje znanstvenih in strokovnih sestankov, postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja organizacije sestanka.

Ministrstvo za znanost in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) sofinancira znanstvene in strokovne sestanke, na katerih je predvidenih najmanj 10 referatov oziroma vabljenih predavanj.
Za znanstveni sestanek se šteje sestanek, ki je namenjen izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov.
Za strokovni sestanek se šteje sestanek, ki je namenjen izmenjavi, preverjanju in prenosu splošnih strokovnih znanj in izkušenj.
Za mednarodni znanstveni ali strokovni sestanek se šteje sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine.
Za kvalitetno organizacijo znanstvenega oziroma strokovnega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor.

Ministrstvo sofinancira znanstvene in strokovne sestanke, da omogoči:
– pridobivanje novega znanja
– prenos znanja iz sveta
– mednarodno izmenjavo znanja
– prenos raziskovalnih dosežkov v prakso.

Ministrstvo zbira prijave za organizacijo sestankov (v nadaljnjem besedilu: prijave) na podlagi javnega razpisa.
Ministrstvo izjemoma obravnava tudi prijave, ki prispejo po preteku razpisnega roka, če je bila odločitev o organizaciji sestanka sprejeta po preteku razpisnega roka. Te prijave morajo prispeti na ministrstvo najmanj 3 mesece pred predvidenim datumom sestanka.
Te prijave obravnava ministrstvo po enakih merilih kot prijave na razpis.
Ministrstvo obravnava prijave za natis zbornikov z znanstvenih in strokovnih sestankov, ko je predložena zahtevana dokumentacija iz četrtega odstavka 11. člena tega pravilnika.

Znanstveni oziroma strokovni sestanek lahko prijavi na razpis pravna oseba (v nadaljnjem besedilu: organizator). Organizator mora biti vpisan v evidenco raziskovalnih organizacij ministrstva.

Ministrstvo sklene z organizatorjem sestanka pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.

Ministrstvo objavi javni razpis za izbor in sofinanciranje sestankov v Uradnem listu RS vsako leto najkasneje do 30. septembra. Razpisni rok traja najmanj 30 dni.

Postopek javnega razpisa vodi pooblaščena uradna oseba ministrstva (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba).

V javnem razpisu so objavljeni naslednji podatki:
1. celoten naziv in naslov ministrstva
2. predmet razpisa
3. način, kraj in čas za dvig obrazcev za prijavo z navodili
4. rok in način oddaje ponudbe (datum, naslov)
5. merila za izbiro ponudb
6. rok, v katerem bodo organizatorji obveščeni o izbiri in sofinanciranju

Prijava na razpis se vloži neposredno pri ministrstvu ali priporočeno po pošti na obrazcu, ki ga predpiše minister za znanost in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: minister).
Za pravočasno vloženo se šteje prijava, ki je oddana neposredno pri ministrstvu ali priporočeno po pošti najkasneje zadnji dan razpisnega roka, določenega z javnim razpisom.
Nepravočasno prispele prijave se štejejo za nevložene in se vrnejo organizatorju.

Prijava na javni razpis mora vsebovati:
1. izpolnjen prijavni obrazec (“S1”) v dveh izvodih
2. izpolnjen prijavni obrazec (“S2”) s finančnim predračunom (“S3) v enem izvodu
3. priloge in dokumente, ki so zahtevani v prijavnih obrazcih “S1” in “S2” v enem izvodu
Prijava mora vsebovati tudi pisno izjavo organizatorja, da se lahko osebni podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidence oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.
Kot prijava na razpis se sprejme tudi vloga, ki ne vsebuje vseh sestavin iz 3. točke prvega odstavka tega člena, če organizator izjavi, da bo vlogo dopolnil najkasneje v 30 dneh po preteku roka za oddajo prijave na razpis.
Če organizator v prijavi na razpis najavi objavo zbornika z znanstvenega sestanka, mora vložiti vlogo za sofinanciranje zbornika v roku enega leta od začetka sestanka. Prijava mora vsebovati:
1. izpolnjen prijavni obrazec (“S5”) v dveh izvodih
2. izpolnjen finančni predračun (“S6”) v enem izvodu
3. priloge in dokumente, ki so zahtevani v prijavnih obrazcih “S5” in “S6” v enem izvodu:
– rokopis zbornika z obsegom največ do 30 avtorskih pol (obsežnejši rokopis je treba dodatno utemeljiti)
– dve recenziji zbornika ali poročilo programskega oziroma redakcijskega odbora
– opis znanstvenega aparata
– predračun tiskarne.

Uradna oseba na vsakem prejetem obrazcu “S1” označi zaporedno številko prijave na razpis in datum prejema prijave na razpis.

Sprejem prijave na razpis se potrdi na prijavnem obrazcu. En izvod potrjenega prijavnega obrazca se vrne organizatorju po pošti v osmih dneh.
Če uradna oseba ugotovi, da je potrebno prijavo na razpis dopolniti, ker ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, obvesti organizatorja o pomanjkljivostih in ga pozove, da jih odpravi v roku 15 dni.
Če organizator pomanjkljivosti ne odpravi, se šteje, da prijava ni vložena. Predložena dokumentacija se vrne organizatorju.

O prijavah se vodi seznam. V seznam se vpišejo podatki iz prijavnih obrazcev in podatki izbora. Seznam, ki ga podpiše uradna oseba, je javen.

Ko uradna oseba ugotovi, da prijava vsebuje vse zahtevane podatke, jo pošlje pristojnemu nacionalnemu koordinatorju oziroma strokovnemu telesu, ki ga določi minister.
Nacionalni koordinator oziroma strokovno telo pisno oceni naslednje:
– aktualnost tematike sestanka in pričakovano odzivnost ter ugled vabljenih predavateljev
– smotrnost organizacije kongresa v Sloveniji in organizacijske reference organizatorja pri mednarodnih kongresih
– aktualnost tematike in vsebinsko utemeljitev pri tematskih konferencah
– kvaliteto zbornika.

Nacionalni koordinator oziroma strokovno telo pripravi oceno v 30 dneh.

Uradna oseba na podlagi ocene iz prejšnjega člena v sodelovanju s pristojnimi področnimi sveti pripravi prednostni seznam prijav za sofinanciranje znanstvenih in strokovnih sestankov po kakovostnih razredih:
I. razred:
– mednarodni znanstveni sestanki: kongresi, konference, simpoziji
II. razred:
– mednarodne delavnice, šole, seminarji
– znanstveni sestanki, pri katerih so udeleženci pretežno iz Slovenije
– strokovni sestanki, ki so namenjeni prenosu strokovnih spoznanj.

Ministrstvo sofinancira stroške dopisovanja, tiskanja vabil in izvlečkov referatov, zbornika referatov, najemnine dvorane, bivanje, potne stroške in honorar vabljenim predavateljem iz tujine.
Simultano prevajanje sofinancira samo v primerih, ko je na mednarodnih sestankih to s statutom določeno.

Prednostni seznam določi minister.

Uradna oseba obvesti organizatorje o rezultatih izbora prijav najkasneje v 90 dneh od zaključka razpisa.
Obvestilo o razultatih izbora za prejemnike sredstev vsebuje podatke o:
– predmetu sofinanciranja
– višini sredstev
– dinamiki izplačevanja.

Organizator ima v osmih dneh od prejema obvestila pravico vložiti zahtevo za ponovno ocenitev prijave. V svoji zahtevi mora opredeliti razloge, zaradi katerih zahteva ponovno ocenitev. O zahtevi odloči minister. Odločitev je dokončna.
Postopek in način ponovne ocenitve predloga in priprave predloga za financiranje določi minister za vsak primer posebej.

Uradna oseba pripravi predlog pogodbe o sofinanciranju sestanka najkasneje v 8 dneh od dneva, ko od organizatorja prejme vse potrebne podatke.
Pogodbo o sofinanciranju sestanka sklene ministrstvo z organizatorjem.
Organizator mora vrniti podpisan predlog pogodbe v 15 dneh od njegovega prejema. Pogodba postane veljavna, ko jo podpišeta obe pogodbeni stranki.

Organizator mora takoj obvestiti ministrstvo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji bistveno drugačni od dogovorjenih, minister s sklepom spremeni pogodbo ali odstopi od pogodbe. V sklepu tudi določi, ali mora organizator vrniti izplačana sredstva ministrstvu.
Minister odstopi od pogodbe tudi v primeru, če organizator ni porabil sredstev v skladu s tem pravilnikom in pogodbo. Organizator mora v tem primeru vrniti izplačana sredstva ministrstvu.

Način spremljanja organizacije sestanka se določi v pogodbi. V pogodbi minister pooblasti uradno osebo za izvajanje določil pogodbe.

Uradna oseba spremlja organizacijo sestanka, s tem da nadzira predvsem izpolnjevanje naslednjih pogodbenih obveznosti:
– ali je organizator organiziral sestanek v pogodbenem roku
– ali je organizator najkasneje v 30 dneh po končanem sestanku poslal na ministrstvo:
– vsebinsko poročilo z navedbo doseženih rezultatov sestanka
– dokazilo o udeležencih sestanka (seznam prisotnih)
– po en primerek tiskanih gradiv v zvezi s sestankom
– obračun na obrazcu “S4”, ki ga predpiše minister, in kopije računov
– ali je organizator poslal na ministrstvo kopijo računa za tisk zbornika in en izvod zbornika najkasneje v 30 dneh po njegovem izidu
– ali je organizator na vseh tiskanih gradivih in sporočilih navedel, da je sestanek sofinanciralo ministrstvo.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.