Na podlagi 79. in 101. člena zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leto 1994 (Uradni list RS, št. 26/94), v povezavi z zakonom o upravi (Uradni list RS, št. 67/94) in zakonom o organizaciji in delovnem področju ministrstev (Uradni list RS, št. 71/94) izdaja minister za finance

1. Za finančno poslovanje vseh upravnih enot se pri Ministrstvu za finance odpre poseben račun sredstev upravnih organov.
2. Sredstva iz državnega proračuna (računa 630) se nakazujejo na poseben račun sredstev upravnih organov, odprt pri Ministrstvu za finance. S tega posebnega računa, odprtega pri Ministrstvu za finance, se izplačujejo vsi odhodki za delovanje upravnih enot, razen odhodkov, navedenih v 11. točki tega navodila.
Za zagotavljanje sredstev iz državnega proračuna (računa 630) in za izplačila iz posebnega računa sredstev upravnih organov, odprtega pri Ministrstvu za finance, je kot odredbodajalec odgovoren minister oziroma od njega pooblaščena oseba.
3. Za nemoteno delovanje se za vsako posamezno upravno enoto pri krajevni pristojni enoti Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje odpre poseben račun upravnih enot, na katerega se nakazujejo sredstva za delovanje upravnih enot iz posebnega računa, odprtega pri Ministrstvu za finance.
Za izplačevanje iz posebnega računa upravne enote so kot odredbodajalci določeni načelniki upravnih enot ali od njih pooblaščene osebe. Odredbodajalci so odgovorni za zakonitost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.
4. Sredstva iz posebnega računa upravne enote se uporabljajo za pokrivanje naslednjih izdatkov, po predloženih računih in skladno z razdelilnikom, ki ga pripravi Ministrstvo za notranje zadeve:
– električne energije,
– ogrevanja,
– PTT storitev, transportnih uslug,
– goriva za prevozna sredstva,
– komunalne storitve,
– potrošnega materiala (čistila in podobno),
– pisarniškega materiala,
– reprezentanco,
– nabavo strokovnih časopisov in strokovne literature,
– kotizacij za sprotno izobraževanje zaposlenih,
– dnevnic, nočnin in potnih stroškov za službena potovanja,
– popravilo inventarja in sprotnega vzdrževanja,
– stroškov plačilnega prometa.
5. Neposredno iz posebnega računa, odprtega pri Ministrstvu za finance, se izplačujejo stroški tiskanja vrednotnic, plačljivih tiskovin in obrazcev ter stroški nabave registrskih tablic, vključno s prometnim davkom in distribucijskimi stroški (v nadaljevanju: materiala za izvajanje upravnih nalog). Sredstva za tovrstne stroške so planirana v proračunu Republike Slovenije kot posebna proračunska postavka, v okviru materialnih stroškov za delovanje upravnih enot.
V proračunu za leto 1995 se pri upravnih enotah izkažejo kot odhodek celotni stroški tiskanja, izdelave in distribucije materiala za izvajanje upravnih nalog.
Ministrstvo za notranje zadeve pripravi razdelilnik za nabavo posameznih vrst materiala za izvajanje upravnih nalog, po posameznih upravnih enotah, na osnovi podatkov, ki jih posredujejo načelniki upravnih enot in skladno z razpoložljivimi proračunskimi sredstvi.
Upravne enote nabavljajo material za izvajanje upravnih nalog na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote, direktno od proizvajalcev materiala. En izvod naročilnice pošlje upravna enota Ministrstvu za finance – računovodski službi. Pri izdaji naročilnic morajo načelniki upravnih enot upoštevati določila prejšnjega odstavka.
Material za izvajanje upravnih nalog se dobavlja direktno upravnim enotam, račune skupaj s podpisano dobavnico pa pošlje dobavitelj v plačilo direktno Ministrstvu za finance – računovodski službi.
6. Do sklenitve ustreznih pogodb s proizvajalci in distributerji materiala za izvajanje upravnih nalog, najkasneje pa do 30. 4. 1995, se del prihodkov od materiala za izvajanje upravnih nalog, ki je potreben za nabavo novega materiala, odvede iz prehodnega računa 845 posamezne upravne enote, na račun 639 posamezne upravne enote.
Sredstva, prenešena iz prehodnega računa 845, na račun 639, ki so potrebna za nabavo materiala za izvajanje nalog upravne enote, so strogo namenska.
7. Direktno iz računa posebnega evidenčnega računa, odprtega pri Ministrstvu za finance, se izplačujejo sredstva za plače zaposlenih v upravnih enotah, sredstva za druge osebne prejemke, pogodbe o delu in avtorske honorarje, štipendije in podobno. Tovrstni odhodki se izplačujejo na osnovi dokumentacije, za katero so odgovorni načelniki upravnih enot oziroma od njega pooblaščene osebe. Vse spremembe števila zaposlenih in višine koeficientov, razen višina koeficienta za minulo delo, morajo biti predhodno potrjene na Komisiji Vlade RS za kadrovske in administrativne zadeve.
Za samo izplačilo tovrstnih izdakov je odgovoren odredbodajalec iz 2. točke tega navodila.
8. Odgovorna oseba za upravno enoto je načelnik upravne enote, ki je v skladu z zakonom o računovodstvu in izvedbenimi predpisi odgovoren za vodenje vseh evidenc ter sestavo mesečnih in trimesečnih poročil, periodičnih obračunov in letnega obračuna.
9. Načelniki upravnih enot mesečno spremljajo porabo sredstev po elementih iz 4. točke tega navodila. Poročilo o porabljenih sredstvih so dolžni posredovati Ministrstvu za finance trimesečno, za vsak mesec posebej, do 10. 4. za prve tri mesece, do 10. 7. za prvo polletje skupaj ter do 10. 1. naslednjega leta za preteklo leto.
10. Načelniki upravnih enot so dolžni sestaviti letne plane potrebnih sredstev ter spremljati porabo sredstev skladno s kriteriji, ki jih določi Ministrstvo za notranje zadeve.
11. Skladno z 29. členom zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leto 1994 se sredstva za investicije v prostore, avtomobile in opremo zagotavljajo pri Servisu skupnih služb vlade, na osnovi podatkov, ki so jih načelniki upravnih enot dolžni posredovati preko Ministrstva za notranje zadeve. Sredstva za investicije v informatizacijo, vključno z vzdrževanjem strojne in programske opreme pa (prav tako preko Ministrstva za notranje zadeve) skladno s 30. členom istega zakona Centru vlade za informatiko.
12. Sredstva za plačilo najemnin za prostore bodo zagotovljena pri Servisu skupnih služb vlade. Načelniki upravnih enot so dolžni preko Ministrstva za notranje zadeve zagotavljati podatke za vključitev tovrstnih odhodkov v program Servisa skupnih služb vlade.
13. Evidence in obračuni upravnih enot so izkazani v poslovnih knjigah Ministrstva za finance, pri katerem je odprt poseben evidenčni račun, kot posebno stroškovno mesto.
14. Dnevni iztržek so upravne enote dolžne dnevno odvajati na prehodni račun 845. Prehodni račun 845 odpre krajevno pristojna enota Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje, za vsako upravno enoto, na zahtevo upravne enote.
Računovodski delavci v upravni enoti evidentirajo stroške v zvezi z upravnimi postopki, ki so nastali v upravni enoti in organizacijskih enotah organov v sestavi ministrstev na lokalni ravni (inšpekcijskih službah, geodetskih upravah ipd.) in izstavijo naročniku (fizični ali pravni osebi) skupen račun za opravljeno storitev. V računu morajo biti zajete in specificirane vse storitve, vključno s prometnim davkom za opravljeno storitev.
Naročnik plača opravljeno storitev na prehodni račun upravne enote 845 ali v gotovini.
Če je storitev plačana na prehodni račun upravne enote 845, računovodski delavci v upravni enoti preodkažejo sredstva iz prehodnega računa na posamezne vplačilne račune 840 s točno določenim namenom vplačila (po odredbi o računih ter načinu vplačevanja in razporejanja javnofinančnih prihodkov; Uradni list RS, št. 81/94), ločeno po namenih:
– takse,
– pristojbine,
– denarne kazni in povprečnine,
– prihodki upravnih organov in drugi prihodki,
– prometni davek od storitev.
V primeru, da stranka plača storitev v gotovini, lahko računovodski delavec v upravni enoti vplača obveznost na ustrezni vplačilni račun 840, ki je opredeljen z odredbo.
Morebitni prihodki iz naslova lastne dejavnosti se vplačajo na račun 637 pristojnega ministrstva. Pri opredelitvi, kaj so prihodki iz naslova lastne dejavnosti, je potrebno dosledno upoštevati navodilo o izkazovanju prihodkov in odhodkov iz naslova lastne dejavnosti proračunskih uporabnikov ter poračunavanju med proračunskimi uporabniki, ki ga je izdal minister za finance dne 6. 7. 1994.
15. Za prejemanje in izplačevanje sredstev upravičencem s področja varstva vojnih veteranov, vojaških invalidov in žrtev vojne, se v vsaki upravni enoti odpre poseben račun izločenih sredstev. Tudi za izplačila iz tega računa je kot odredbodajalec odgovoren načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Evidence in obračune iz tega naslova je upravna enota dolžna v dogovorjenih in določenih rokih posredovati pristojnemu ministrstvu, pri katerem so za ta namen zagotovljena sredstva v državnem proračunu (Ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve).
16. To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.