Na podlagi 135. in 553. člena zakona o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 63/94) ter 103. in 105. člena kazenskega zakonika Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 63/94) izdaja ministrica za pravosodje

Kazensko evidenco in evidenco izrečenih vzgojnih ukrepov vodi Ministrstvo za pravosodje (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo).

Kazenska evidenca se vodi za vse osebe, obsojene za kazniva dejanja, storjena v Republiki Sloveniji, in za osebe, ki so jih za kazniva dejanja obsodila tuja sodišča, če so bile njihove sodbe poslane državnim organom Republike Slovenije.
Kazenska evidenca obsega: osebne podatke o storilcih kaznivih dejanj; podatke o izrečenih kaznih, varnostnih ukrepih, pogojnih obsodbah, sodnih opominih in obsodbah, s katerimi je bila storilcem kaznivih dejanj, o katerih se vodi kazenska evidenca, oproščena kazen, ter o njihovih pravnih posledicah; poznejše spremembe o obsodbah, ki so bile vpisane v kazensko evidenco, kakor tudi podatke o izvršeni kazni in o razveljavitvi vpisa neupravičene obsodbe.

Evidenca izrečenih vzgojnih ukrepov se vodi za vse mladoletne in mlajše polnoletne storilce kaznivih dejanj, ki so bila storjena v Republiki Sloveniji, in za tiste osebe, ki jim je vzgojni ukrep izreklo tuje sodišče, če so bile njihove sodbe poslane državnim organom Republike Slovenije.
Evidenca izrečenih vzgojnih ukrepov obsega: osebne podatke o mladoletniku oziroma mlajšem polnoletniku, podatke o izrečenih vzgojnih ukrepih ter podatke o izvršenih vzgojnih ukrepih oziroma druge podatke, ki se nanašajo na izvrševanje vzgojnih ukrepov.

Kazenska evidenca in evidenca izrečenih vzgojnih ukrepov (v nadaljnjem besedilu: evidenca) se vodi po sistemu kartoteke, lahko pa se vodi tudi po sistemu elektronske obdelave podatkov.
Določbe o vodenju evidence se smiselno uporabljajo tudi, če se evidenca vodi po sistemu elektronske obdelave podatkov.

Evidenca po tem pravilniku se za vsako osebo vodi na kartonu, na katerega se vpišejo naslednji podatki:
1. priimek in ime, za poročene ženske tudi dekliški priimek, vzdevek in morebitno lažno ime, datum rojstva, priimek in ime staršev ter dekliški priimek matere;
2. matična številka;
3. kraj, občina in upravna enota, v kateri je rojen, za obsojenca, rojenega v tujini pa tudi država;
4. državljanstvo;
5. poklic;
6. stalno oziroma začasno prebivališče z navedbo naslova stanovanja ob izreku sodbe;
7. naziv in naslov sodišča, za tuje sodišče pa ime države; številka in datum odločbe sodišča prve stopnje, ki je postala pravnomočna, oziroma odločbe višjega sodišča, če je bila z njo spremenjena odločba sodišča prve stopnje;
8. zakonsko ime kaznivega dejanja z navedbo odstavka in člena zakona, ki je bil uporabljen;
9. vrsta kazni oziroma vzgojnega ukrepa in varnostnega ukrepa, ki se vpisuje v evidenco, z navedbo trajanja izrečene kazenske sankcije;
10. vse spremembe v zvezi z vpisanimi podatki z navedbo organa, ki je izdal odločbo, in podatki o njej.

Poleg podatkov iz prejšnjega člena vsebuje evidenca tudi razpoložljive podatke o kaznih in vzgojnih ukrepih, ki so jih izrekla državljanom Republike Slovenije in tujcem, ki stalno živijo v Republiki Sloveniji, tuja sodišča.
Če se priimek in ime osebe, ki se vpišeta v evidenco, izgovarjata drugače, kot se pišeta, in je njuna izgovarjava znana, je treba voditi še poseben karton po izgovarjavi (fonetični), na katerem je treba označiti njegovo zvezo s kartonom, na katerem je vpisano osebno ime tako, kot se piše.

Vpis podatkov v evidenco se opravi na podlagi podatkov iz pravnomočnih sodnih odločb in drugih aktov.
Podatki se v karton vpisujejo s pisalnim strojem.

V primeru elektronskega vodenja evidence, se vzporedno vodita dve rezervni kopiji, od katerih mora biti ena shranjena na prenosnem magnetnem mediju in ustrezno zavarovana. Vodenje vzporednih kopij se mora opraviti najmanj enkrat dnevno.

Ministrstvu pošiljajo podatke, ki se vpisujejo v evidenco:
1. podatke o zakonskem imenu kaznivega dejanja z navedbo odstavka in člena zakona, ki je bil uporabljen, o vrsti in višini kazni ter vrsti varnostnega ukrepa oziroma o vrsti in trajanju vzgojnega ukrepa iz vsake posamezne pravnomočne sodbe, kakor tudi vse spremembe v zvezi z omenjenimi podatki – sodišče, ki je sodilo na prvi stopnji;
2. podatke o pomilostitvi – sodišče, ki mu je pristojni organ poslal odločbo o pomilostitvi;
3. podatke iz pravnomočnih obsodilnih sodb, ki so jih izrekla tuja sodišča – organ, ki je prejel omenjene podatke od tujega organa, v slovenskem jeziku;
4. podatke o vsaki izvršitvi kazni oziroma vzgojnega ukrepa – organ, pristojen za izvršitev kazni oziroma vzgojnega ukrepa;
5. podatke o ustavitvi postopka izvršitve kazni oziroma vzgojnega ukrepa – pristojno sodišče.
Sodišče oziroma organ iz prejšnjega odstavka tega člena mora poslati podatke, ki se vpisujejo v evidenco, ministrstvu v petnajstih dneh od dneva, ko je nastalo dejstvo, ki ga je treba vpisati, oziroma od dneva, ko je bil obveščen o obstoju takega dejstva.
Podatki iz prvega odstavka tega člena se pošiljajo na obrazcu št. 1, ki je objavljen skupaj s tem pravilnikom in je njegov sestavni del.

Ministrstvo opravi izbris obsodbe iz evidence na podlagi odločbe o izbrisu obsodbe iz evidence oziroma pravnomočne sodne odločbe o izbrisu obsodbe ali na podlagi odloka organa, pristojnega za pomilostitev, s katerim se nalaga njen izbris, ali na podlagi amnestije.

Za izbris obsodbe iz evidence pošlje ministrstvu:
1. pravnomočni sodni sklep o izbrisu pogojne obsodbe iz evidence oziroma pravnomočno sodno odločbo o izbrisu obsodbe iz evidence na obsojenčevo prošnjo – sodišče, ki je izdalo takšen sklep oziroma takšno odločbo;
2. odločbo o pomilostitvi, s katero se nalaga izbris obsodbe – sodišče, ki mu je pristojni organ poslal takšno odločbo.

Ministrstvo uradno preverja v evidenci, ali so potekli v zakonu predpisani roki za izbris posamezne obsodbe iz evidence.
Ministrstvo vodi rokovnik s podatki o obsodbah, ki se izbrišejo iz evidence na podlagi 103. člena kazenskega zakonika Republike Slovenije.
Ministrstvo obvesti o poteku roka za izbris obsodbe organ, ki je pristojen izdati odločbo o izbrisu obsodbe.
V obvestilu iz tretjega odstavka tega člena se navedejo še drugi podatki o obsodbi, vpisani v evidenco.

Po izbrisu obsodbe se kartoni izločijo iz evidence in shranijo v zbirki dokumentarnega gradiva.
Kartoni se hranijo trajno.
V primeru elektronskega vodenja evidence se izpisi lahko vložijo v zbirko dokumentarnega gradiva enkrat letno.

Kartoni v zbirki dokumentarnega gradiva se lahko mikrofilmajo ali prenesejo na druga sredstva, primerna za hranjenje informacij, izvirniki pa uničijo.

Zbirka dokumentarnega gradiva se hrani tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo, ter da je onemogočena neupravičena uporaba gradiva.

Evidenca in akti, na podlagi katerih se vanjo vpisujejo podatki, so uradna tajnost.
Podatki iz evidence se smejo dajati samo pod pogoji, ki so predpisani v zakonu, na podlagi zahteve, predložene v skladu s 105. in 86. členom kazenskega zakonika Republike Slovenije.

Ministrstvo mora preveriti, ali je zahteva, da se dobijo podatki iz evidence, v skladu z zakonom in s tem pravilnikom.
Pri dajanju odgovora se mora ministrstvo omejiti le na vprašanja, ki so postavljena v zahtevi.

Če ministrstvo ugotovi, da v zahtevi niso navedeni razlogi, zakaj se zahtevajo podatki, ali da v zahtevi ni drugih potrebnih podatkov, da bi bilo mogoče po njej postopati, povabi njenega vložnika, naj v določenem roku zahtevo pojasni oziroma dopolni.
Če vložnik v določenem roku zahteve ne pojasni oziroma dopolni, se po njej ne postopa.

Če zahteva državljan podatke o tem, da je bil ali da ni bil obsojen, zaradi uveljavitve svojih pravic, mora v zahtevi navesti, katere pravice namerava uveljavljati.
Ministrstvo izda potrdilo na zahtevo iz prvega odstavka tega člena na obrazcu št. 2, ki je objavljen skupaj s tem pravilnikom in je njegov sestavni del.
V potrdilu iz drugega odstavka tega člena se ne navede izbrisana obsodba.

Podatki o obsodbah, ki so jih izrekla tuja sodišča, se smejo dajati samo organom iz tretjega odstavka 105. in 86. člena kazenskega zakonika Republike Slovenije.

Podatki iz zbirke dokumentarnega gradiva se smejo dati samo pod pogoji, določenimi z zakonom.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, se v Republiki Sloveniji preneha uporabljati pravilnik o kazenski evidenci (Uradni list SFRJ, št. 5/79).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.