Na podlagi 62. člena uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 72/94 in 82/94) izdaja minister za notranje zadeve

1. To navodilo določa način izvrševanja uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: uredba) in obsega pravila o:
– sprejemanju, odpiranju, pregledovanju poštnih pošiljk z dokumenti;
– sprejemanju dokumentov drugih organov, državljanov in drugih strank;
– sprejemanju dokumentov s tehničnimi sredstvi, kot so faksimilne naprave, elektronska pošta, magnetna in laserska sredstva, druge naprave, ter o pregledovanju teh dokumentov;
– ravnanju z dokumenti, ki nastanejo v upravnih organih;
– vodenju evidence o zadevah, dosjejih in dokumentih;
– dodeljevanju zadev v delo;
– ravnanju z zaupnimi zadevami;
– vodenju rokovnika;
– vodenju evidence sejnih gradiv in sklepov sej;
– administrativno-tehničnem delu z zadevami in dokumenti zunaj vložišča;
– pisarniških odredbah;
– vzdrževanju tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva;
– varovanju arhivskega in trajnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva;
– rokih hranjenja posameznih vrst dokumentarnega gradiva, o izločanju in uničenju tega gradiva.

2. Zadeve, ki nastanejo pri delu upravnih organov, morajo biti vselej popolne. Iz zadev ni dovoljeno vzeti nobenega dokumenta in ga komur koli izročiti. Posamezne dokumente je dovoljeno kopirati in kopije izročati upravičenim osebam.
Kopije dokumentov je treba s štampiljko označiti kot kopije (z besedo kopija), da se ne zamenjata izvirnik in kopija. Na kopije ni mogoče veljavno zapisovati rešitev zadeve, sporočil strankam, razen v primerih, ko je delo z več kopijami natančno koordinirano.
Če se iz posameznih dokumentov izdela več kopij, je treba v zadevi zapisati, kdaj in koliko kopij je bilo izdelanih ter komu so bile poslane ali vročene.

3. Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču, ki je notranja organizacijska enota ministrstva ali drugega upravnega organa (v nadaljnjem besedilu: upravni organ), če ni z uredbo ali s tem navodilom za določena opravila drugače določeno.
Notranje organizacijske enote upravnega organa ne smejo voditi ločenih evidenc o zadevah in dokumentih. Predstojnik upravnega organa lahko zaradi posebej utemeljenih razlogov odredi, da se taka evidenca vodi v notranji organizacijski enoti (dislocirana enota, dokumentarno gradivo posebnih značilnosti).
4. Delavec, ki vodi vložišče, skrbi za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah in dokumentih ter za pravilno ravnanje z dokumentarnim gradivom tudi v notranjih organizacijskih enotah, ki vodijo ločene evidence.
Vložišče vodi delavec, ki ima predpisano stopnjo izobrazbe ustrezne smeri. Imeti mora preizkus znanja po 66. členu uredbe in vsaj tri leta delovnih izkušenj pri opravilih z dokumentarnim gradivom.
5. V okviru vložišča je organizirano odpravništvo. Delo odpravništva vodi in nadzoruje delavec, ki vodi vložišče.
6. Stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi za to usposobljen delavec (arhivar) pod strokovnim vodstvom in nadzorstvom delavca, ki vodi vložišče, ne glede na to, kje je stalna zbirka shranjena.
7. Vložišče mora imeti računalniško opremo za vodenje evidence o zadevah in dokumentih (v nadaljnjem besedilu: evidenca) ter dovolj arhivskega pohištva za shranjevanje tekoče zbirke dokumentarnega gradiva in za zadeve v rokovniku.

8. Pošiljke (pisma, brzojavke, vrednostna pisma, paketi in podobno), naslovljene na upravni organ ali na delavce upravnega organa, se sprejemajo v vložišču. Vloge, ki jih vlagajo stranke osebno, se lahko sprejemajo tudi v sprejemni pisarni. Ta je v sestavi vložišča.
9. Delavec, ki prevzema pošiljke pri poštnem podjetju, mora imeti pooblastilo, katerega obliko in vsebino predpisuje poštno podjetje.
Upravni organ mora za prevzem pošiljk pri poštnem podjetju pooblastiti vsaj dva delavca.
10. Če ima upravni organ organizirano dežurno službo, se lahko pošiljke (vloge) oddajo dežurni službi ne glede na čas. Dežurni delavec ne odpira prevzetih pošiljk, razen če ima za odpiranje nujnih pošiljk in za predajanje sporočil drugim delavcem upravnega organa posebno pooblastilo.
Na prejete pošiljke dežurni delavec zapiše datum in čas (uro in minuto), ko jih je prejel.
11. Z vlogami, ki morajo biti kolkovane, ravna pristojni delavec vložišča po predpisih, ki urejajo upravne takse.
12. Sprejemna pisarna oziroma vložišče strokovno pomaga strankam pri vlaganju vlog, izdaja obrazce za vloge, pregleduje vloge in opozarja stranke na formalne nepravilnosti v tej zvezi.
13. Pošiljke, poslane po pošti, prevzema pooblaščeni delavec vložišča. Ta delavec ne sme prevzeti priporočenih pošiljk in pošiljk, na katerih je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma); če ugotovi, da je pošiljka poškodovana ali če obstaja sum, da je bila odprta. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se stanje in vsebina pošiljke komisijsko ugotovita. Potem je pošiljko mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi.
14. O navadnih in priporočenih pošiljkah, prejetih od poštnega podjetja (iz poštnega predala) ali od kurirjev, ni treba voditi knjige prejete pošte. Kurirske knjige, s katerimi se potrjuje prevzem navadnih pošiljk med upravnimi organi, niso obvezne.
Z dostavno knjigo oziroma s kurirsko knjigo se vročajo zaupne pošiljke, vrednostna pisma, vrednotnice in paketi. Vložišče tako pošiljko potrdi s podpisom in s pečatom organa.
Seznam prejetih dokumentov in označitev oseb, ki so jih prevzele (obenem z zadevo), se dnevno pridobi z računalnikom.
15. Delavec, ki vodi vložišče, odpira in pregleduje vse poštne pošiljke in pošiljke, ki na drug način prispejo v upravni organ (prineso jih stranke ali kurirji), razen pošiljk iz drugega odstavka te točke. Če državni upravni organ posluje s pošiljkami večjega obsega, lahko predstojnik tega organa določi, da pošiljke odpira in pregleduje tudi drug delavec vložišča.
Delavec, ki vodi vložišče, oziroma drug pooblaščeni delavec vložišča ne odpira tistih pošiljk, ki so naslovljene na drug organ in so pomotoma dostavljene, oziroma pošiljk, ki so označene kot zaupne ali za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis.
Delavec, ki vodi vložišče, oziroma drug pooblaščeni delavec, ne sme odpirati pošiljk, naslovljenih na delavca upravnega organa, na katerih je na ovojnici navedeno, da se vročijo osebno naslovniku, ter pošiljk, na katerih je najprej navedeno ime delavca upravnega organa brez označbe njegovega uradnega položaja in šele nato naslov upravnega organa.
16. Pri odpiranju pisemskih ovojnic je treba paziti, da se ne poškoduje njihova vsebina, da se ne pomešajo priloge raznih dokumentov in da kakšen dokument oziroma priloga ne ostane v ovojnici.
17. Če se ugotovi, da je v pisemski ovojnici dokument, ki je naslovljen na drug organ, pravno ali fizično osebo, se to na dokumentu zaznamuje z besedama “Napačno dostavljeno!”. Dokument se nato na primeren način pošlje pravemu naslovniku.
18. Po prejšnji točki se smiselno ravna tudi v primerih, ko dokument prispe po faksimilni napravi, elektronski pošti ali na druge tehnične načine.
Če obstojnost pošte, prejete s faksimilnimi napravami, ni trajna, jo je treba reproducirati s trajnimi sredstvi (fotografiranje ali fotokopiranje) in dalje ravnati z njo enako kot z drugo papirno pošto.
19. Dokumentov in prilog ni dovoljeno presneti z elektronskih sredstev, preden se ugotovi, da ta sredstva ne povzročajo poškodb na programski opremi sistema (protivirusna zaščita).
20. Vse zaznamke, ki jih delavec vložišča ob sprejemu pošte zapiše (na dokument ali poseben list papirja), je treba opremiti z datumom in podpisom.

21. Kadar je dokumentu priložena vročilnica, je na njej treba potrditi prejem z datumom (če je pomembno, se navede tudi ura prejema), podpisom in pečatom upravnega organa.
22. Prejem zapisov, ki so napisani na računalniških sredstvih (diskete, magnetni trakovi, diski in podobno), kakor tudi dokumentov v obliki fotografij, mikrofilmov, risb, zvočnih in slikovnih zapisov je dovoljeno potrditi samo v primerih, ko je tak zapis poslan s pisnim dokumentom, na katerem je zapisano, kaj priloženi zapisi vsebujejo. S potrdilom (na listu papirja ali na kopiji pisnega dokumenta) se lahko potrdi samo prevzem, ne pa vsebine zapisa.

23. Na vsak papirni dokument, ki ga vložišče prejme od poštnega podjetja ali ga prinesejo kurirji, stranke in druge osebe, pristojni delavec vložišča odtisne prejemno štampiljko.
Prejemna štampiljka se odtisne na zgornji del prve strani dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta. Na priloge k dokumentu se prejemna štampiljka ne sme odtisniti.
24. Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko, se ta odtisne na list formata A5, list pa prilepi k dokumentu.
25. Prejemna štampiljka ima pravokotno obliko velikosti 2,5 cm x 6.5 cm in ima naslednja polja:

26. V polje “Prejeto” se odtisne datum, ko je dokument prispel. Spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno.
27. V polje “Šifra zadeve” se vneseta ustrezen klasifikacijski znak in zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka. Če se vpisuje šifra zadeve, začete v preteklih letih, je treba v šifri zapisati tudi skrajšano letnico.
Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, pristojni delavec vložišča zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne bodoče zadeve. Strokovni delavci upravnega organa pri tem opravilu pomagajo delavcu vložišča.
28. Zaporedno številko zadeve določi računalnik. Ta podatek vpiše v prejemno štampiljko ob vnašanju zadeve v evidenco.
29. Če se s prejetim dokumentom obstoječa zadeva nadaljuje, jo pristojni delavec poišče v evidenci in v prejemno štampiljko prepiše klasifikacijski znak in njeno zaporedno številko.
30. V polje “Sig.z.” (Signirni znak) se vpiše signirni znak delovnega mesta. Način njegove določitve je določen v točkah 54 do 58 tega navodila.
31. V polje “Pril.” (Priloge) se vpiše število prilog, priloženih prispelemu dokumentu. Če ima priloga več listov, je treba navesti število listov.
Če v dokumentu priloge niso navedene, mora pristojni delavec vložišča k prejemni štampiljki pripisati, katere priloge so priložene (na primer: spričevalo, potrdilo, zapisnik).
Če je priloga predmet, delavec vložišča k prejemni štampiljki zapiše, kje je predmet shranjen in kako je tam označen.
32. V polje “Vred.” (Vrednotnice) se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene (kolki, položnice o plačilu takse, čeki, denar). Če so priložene takšne vrednotnice, ki ne sodijo v zadevo (ček, denar), jih delavec vložišča izroči delavcu, pristojnemu za materialno-finančno poslovanje. Ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu. Potrdilo se evidentira in vloži v zadevo (v ovoj zadeve).

33. Vložišče praviloma ne potrjuje sporočil, prispelih po elektronski pošti, in računalniško prejete pošte. Če pošiljatelj izrecno zahteva potrditev, je treba ravnati po 131. točki tega navodila.
34. Dokumenti in priloge, prejeti kot elektronska pošta ali kot računalniško prejeta faksimilirana pošta, se smiselno obravnavajo kot papirni dokumenti in priloge. Evidentirajo se v računalniški evidenci in se dodelijo v delo obenem s pisnim zaznamkom, kje in kako je mogoče dokumente in priloge prebrati in pregledati.
Pisni zaznamek iz prejšnjega odstavka se evidentira v zadevi in ima šifro zadeve.
35. Na pisni zaznamek iz prejšnje točke se zapišejo tudi podatki o odposlanih dokumentih in prilogah z elektronsko pošto, zlasti kje in kako je mogoče prebrati izvirno sporočilo.
36. Če mora biti vloga, poslana po elektronski pošti, kolkovana, je pošiljatelj vloge dolžan znesek predpisane takse plačati s splošno položnico na ustrezen račun državnih prihodkov. V vlogi, poslani z elektronsko pošto, mora navesti, kdaj in koliko takse je nakazal ter na kateri račun.
37. Pisni zaznamki iz prejšnjih točk tega navodila morajo prikazovati popoln, kronološko urejen seznam dokumentov elektronske pošte v zadevi. Ti zaznamki se zapisujejo na enotno določenih obrazcih ročno ali z računalnikom.
38. Če je zadeva sestavljena deloma iz prejetih in odposlanih pisnih dokumentov in prilog, deloma pa iz dokumentov in prilog, prispelih ali odposlanih po elektronski pošti, so pisni zaznamki o dokumentih in prilogah elektronske pošte vloženi na tista mesta v zadevah, kamor spadajo po časovnem zaporedju.
39. Elektronska pošta se v zadevah, ki imajo kratek rok hranjenja (do treh let), praviloma ne prepisuje na papir. Ko rok hranjenja poteče, se zadeva na računalniških sredstvih izbriše, to pa se zaznamuje v evidenci dokumentanega gradiva.
40. V zadevah, ki so arhivsko ali trajno gradivo ali imajo rok hranjenja daljši kot tri leta, se elektronska pošta ob prejemu natisne na papir s kakovostjo trajnega zapisa, nato pa se z njo ravna kot s pisnimi dokumenti.
Ne glede na določilo prejšnjega odstavka lahko upravni organi po poprejšnjem dogovoru predajo pristojnemu arhivu arhivsko gradivo tudi na elektromagnetih sredstvih. Pri tem so dolžni skrbeti, da so zapisi na teh sredstvih dobro čitljivi (26. člen uredbe).
41. Upravni organi, ki pri svojem poslovanju organizirajo prenos sporočil z elektronsko pošto, morajo upoštevati mednarodno priporočene standarde in predpiše javnih telekomunikacjiskih podjetij.

42. Če nastanejo naloge in z njimi povezane zadeve v upravnem organu po notranji pobudi (14. člen uredbe), mora delavec upravnega organa ali vodja notranje organizacijske enote na začetku opravljanja naloge sporočiti vložišču, da je treba odpreti novo zadevo in jo nemudoma evidentirati.
Ni dovoljeno interno oblikovati zadev in dokumentov, ki ne bi bili vključeni v evidenčni sistem.
43. Ko je v zadevi sestavljen prvi dokument oziroma prvi osnutek dokumenta, ga mora strokovni delavec poslati vložišču zaradi evidentiranja ali o njem sporočiti potrebne podatke za evidentiranje, in sicer:
– klasifikacijski znak;
– datum nastanka dokumenta;
– signirni znak delovnega mesta oziroma strokovnega delavca, ki je za zadevo odgovoren;
– besedno identifikacijo zadeve, ki je skladna s klasifikacijskim znakom;
– morebitno pisarniško odredbo (na primer za rok);
– priporočilo za tvorjenje in evidentiranje ključnih besed.
44. Strokovni delavec, ki je dokument poslal vložišču v evidentiranje, lahko obenem s pisarniško odredbo zahteva, da mu vložišče pošlje na novo odprto zadevo v nadaljnje reševanje.
45. Če gre za dokumente, ki jih upravni organ v taki zadevi odpošlje kot elektronsko pošto ali kot računalniško poslano faksimilno sporočilo, je treba pravilo iz 42. točke smiselno uporabiti ob upoštevanju pravila iz 33. in 35. točke tega navodila.

46. Evidenčni sistem zadev in dosjejev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja upravnega organa (16. člen uredbe).
Vsak vsebinski razdelek ima svoj klasifikacijski znak. Načrt klasifikacijskih znakov si določi vsak upravni organ sam.
47. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se ne morejo podrobneje deliti (na štiri- ali petmestne znake), niti ne morejo vsebovati rimskih številk.
Opis klasifikacijskega znaka (geslo) ima lahko samo toliko črkovnih mest, kolikor določa računalniški program evidence. Kratice in okrajšave so dopustne, če so razumljive. Kratice in okrajšave morajo biti razložene v dodatku načrta klasifikacijskih znakov.
Načrt klasifikacijskih znakov se prikaže tudi v abecednem indeksu opisov, ki se vnese v računalnik, izdela pa se tudi v priročni brošuri.
48. Črtanje klasifikacijskih znakov iz načrta ni dovoljeno (16. člen uredbe). Izjemoma se sme znak črtati iz načrta, če z njim ni označena se nobena zadeva oziroma dosje.
Če se doda v načrt nov klasifikacijski znak ali nova podelitev znaka, je treba v arhivski izvod (prvi izvod) načrta k znaku pripisati datum, od kdaj velja.

49. Zadeve in dokumenti, ki so evidentirani v vložišču, se pošljejo v delo (v reševanje) tistim strokovnim delavcem oziroma strokovnim uradnim osebam upravnega organa, ki jih za reševanje določenih zadev pooblasti predstojnik upravnega organa ali neposredno nadrejeni delavec. Pooblastilo je lahko trajno za reševanje vsebinsko podobnih zadev ali pa enkratno za rešitev posamezne zadeve.
50. V evidenci zadev in dokumentov so posamezni delavci označeni s signirnimi znaki. Signirni znaki so zbrani v načrtu signirnih znakov. Načrt signirnih znakov je shranjen tudi v računalniškem spominu.
51. Načrt signirnih znakov sestavi upravni organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. V Načrtu signirnih znakov so organizacijske enote praviloma označene z enim ali dvema številčnima znakoma, delovno mesto pa z naslednjim enim ali dvema številčnima mestoma.
Primer uporabe 51. točke:
1 SEKTOR ZA PRAVOSODJE
10 Vodja sektorja (Marko Korenčan)
11 Odsek za pravna vprašanja pravosodja
110 Vodja odseka (Marija Mohar)
111 Gospodarsko pravo, sodni register (Urska Ilc)
112 Civilno pravo (Franc Premk)
113 Mednarodne konvencije, mednarodna pravna pomoč (Joža Marčič)
114 Kazensko pravo, gospodarski prestopki, prekrški (Janez Križ)
115 Sodni svet, izvedenci, cenilci (Franja Primc)
116 Odškodnine zaradi neupravičenega odvzema prostosti (Anton Križaj)
117 Mednarodnopravna pomoč, nadoveritve (Iva Leben)
12 Odsek za materialne in administrativne zadeve
120 Vodja odseka (Jelena Habič)
121 Vodenje personalnih zadev, postopek za določanje sodnih tolmačev
(Štefka Kocijančič)
122 Sodna statistika (Jerica Kunaver)
123 Pravosodni izpiti (Vesna Kokalj)
124 Finančne zadeve pravosodnih organov (Franc Meden)
125 Nabava materiala za sodišča (Francka Koren)
126 Administrativna in tehnična opravila (Rina Kobe) itd.
Imena ob nazivih delovnih mest niso obvezna, so v pomoč pri delu.
52. Načrt signirnih znakov se sme spremeniti, kadar se spremeni organizacija upravnega organa. Kadar v upravnem organu nastanejo nove notranje organizacijske enote ali nova delovna mesta, se v načrt vključijo ustrezni novi signirni znaki.
Ministri in predstojniki upravnih organov morajo skrbeti, da se Načrt signirnih znakov spreminja le v najnujnejšem obsegu.
53. Spremembo načrta signirnih znakov je treba dokumentirati tako, da je razvidno, kdaj so se posamezni signirni znak spremenili in katere prejšnje znake je imela posamezna notranja organizacijska enota in posamezno delovno mesto.

54. Zadeve, ki jih upravni organ rešuje po ustaljenem postopku, vložišče pošlje v reševanje neposredno strokovnemu delavcu, odgovornemu za reševanje (23. člen uredbe). Take zadeve se označijo s signirnim znakom, ki poleg označbe organizacijske enote vsebuje tudi znak delovnega mesta (popolno signiranje).
55. Zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja, vložišče po zahtevnosti zadeve predloži predstojniku organa ali vodji organizacijske enote (23. člen uredbe). Take zadeve se označijo samo s signirnim znakom vodstva upravnega organa oziroma vodstva notranje organizacijske enote (nepopolno signiranje).
Zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja v smislu prejšnjega odstavka, so:
– zadeve z dokumenti Državnega zbora, Državnega sveta, ustavnega sodišča, vrhovnega sodišča in vlade, ne glede na to, na kaj se nanašajo;
– zadeve, v katerih se pripravljajo predlogi predpisov za Državni zbor, vlado, oziroma predpisi, ki jih sprejema minister;
– poročila Državnemu zboru in vladi – poročila o stanju na upravnem področju, poročila o izrednih dogodkih ter poročila za javnost;
– organizacijski predpisi upravnega organa ali organizacijske enote (akti o organizaciji in sistemizaciji ipd.);
– pravna mnenja o izvrševanju predpisov, ki jih upravni organ sprejme, oziroma, ki jih izdaja svojim organizacijskim enotam, ter pravna mnenja, ki jih posreduje strankam in drugim subjektom;
– osnutki obveznih navodil, ki jih minister izdaja upravnim organom v sestavi;
– zadeve, v katerih se predlaga ustanovitev strokovnih komisij in ekspertnih skupin;
– odločbe, izdane v upravnem postopku na drugi stopnji;
– delovni programi in delovna navodila;
– proračunske in investicijske zadeve;
– zadeve, v katerih se odloča o kadrih upravnega organa;
– disciplinske zadeve;
– pritožbe državljanov zoper ravnanje inšpektorjev in drugih uradnih oseb ter delavcev upravnega organa;
– zadeve o mednarodnih stikih;
– zadeve, ki so strokovno (izjemno) zahtevne in se ne rešujejo po ustaljenih postopkih.
Predstojnik upravnega organa lahko določi tudi druge zadeve, ki so po vsebini in zahtevnosti podobne naštetim in zahteva, da se mu pred reševanjem predložijo.

56. Predstojnik upravnega organa oziroma predstojnik organizacijske enote določi bodisi nižjo organizacijsko enoto bodisi pristojnega delavca, ki bo zadevo reševal, in ustrezno dopolni signirni znak (dosigniranje).
57. Po dosigniranju je treba v evidenci zadev in dokumentov zapisati celoten signirni znak delavca, zadevo pa je treba delavcu na primeren način izročiti v delo.
Celoten signirni znak delavca, ki bo zadevo reševal, se vložišču sporoči tako, da se zadeva vrne vložišču; ta signirni znak vnese v evidenco in zadevo dostavi delavcu. Vložišče ob vpisovanju celotnega signirnega znaka v evidenco tudi preveri popolnost in pravilno urejenost zadeve (vsebine ovoja zadeve).
58. Celoten signirni znak delavca, ki bo reševal zadevo, se lahko v evidenco vpiše tudi v pisarni vodstva oziroma v pisarni organizacijske enote, če je zagotovljena pravilnost postopka, določenega v prejšnji točki navodila.
V primeru iz prejšnjega odstavka mora imeti administrativna delavka (tajnica) notranje organizacijske enote pooblastilo (geslo), da lahko v ustrezno polje računalniške evidence vpisuje signirne znake.

59. V računalniško evidenco zadev in dokumentov se vpisujejo podatki, ki jih določata 17. in 19. člen uredbe. Te podatke poišče evidentičar iz:
– prejemne štampiljke (datum, šifro zadeve, signirni znak),
– evidentiranega dokumenta.
60. Vsebina zadeve, ki se vpiše tudi na ovoj zadeve, mora biti že ob prvem dokumentu določena v evidenci tako, da so iz nje razvidni celotna tema obravnave, vsebinsko vprašanje ali naloga. Opis vsebine zadeve se mora smiselno, ne pa dobesedno, ujemati z opisom klasifikacijskega znaka, s katerim je zadeva označena.
Če se kasneje izkaže, da vsebina zadeve, kakor je evidentirana, ne ustreza vsebini postopka reševanja naloge, na katero se zadeva nanaša, se sme opis vsebine popraviti hkrati v evidenci in na ovoju zadeve.
61. Kadar delavec vložišča vpiše ob evidentiranju zadeve eno ali več ključnih besed, program samodejno oblikuje abecedno urejen slovar ključnih besed. Vsaka ključna beseda je povezana z eno ali več zadevami.
Slovar ključnih besed je treba nadzirati. Enaki vsebinski pojmi morajo biti zapisani z enakimi ključnimi besedami. Ključne besede se pišejo v prvem sklonu ednine. Če se kot ključne besede uporabljajo okrajšave in kratice, se morajo uporabljati vselej v enaki obliki.
62. Če upravni organ v okviru istega klasifikacijskega znaka množično rešuje zadeve z enako vsebino, se opis vsebine zadeve lahko opusti.
63. Vsaka zadeva se evidentira posebej. Dokumenti v okviru zadeve se evidentirajo istega dne in pod istim datumom, ko prispejo, ali ko nastanejo v upravnem organu oziroma, ko se odpošljejo.
Če zaradi velikega števila prejetih in v organu nastalih dokumentov, ali zaradi drugih upravičenih razlogov ni mogoče evidentirati vseh dokumentov se isti dan, jih je treba evidentirati najpozneje naslednji delovni dan (toda z datumom prejšnjega dne), pred vpisom na novo prejetih oziroma nastalih dokumentov.
64. Predstojniki upravnih organov, vodilni in strokovni delavci upravnega organa, ki so prejeli dokumente mimo vložišča, jih morajo nemudoma poslati vložišču z morebitnim napotkom, pod katerim klasifikacijskim znakom in h kateri zadevi naj se evidentirajo.
65. Vložišče ne evidentira tistega prispelega pisnega gradiva, ki po pisnem navodilu ministra ali predstojnika organa ni tako pomembno, da bi ga bilo treba evidentirati (5. člen uredbe), ali ne pomeni uradnega dokumenta, kot so: vabila za naročanje knjig in periodike, vabila za neobvezne oblike izobraževanja (seminarje), vabila za prireditve, prospekti za izdelke, material, naprave in stroje, kopije, poslane v vednost, vljudnostne čestitke, priznanja in podobno.
Kadar upravni organ na tako pisno gradivo kaj ukrene, na primer naroči ponujeno strokovno knjigo, je treba odpreti zadevo in jo redno evidentirati. Vročilnice in povratnice se vselej evidentirajo.
Vloge državljanov se vselej evidentirajo ne glede na pomembnost vsebine.
66. Vložišče ne evidentira dokumentarnega gradiva, ki je omenjeno v 67. členu uredbe, in gradiva, za katera je mogoče ta člen uredbe smiselno uporabiti.
67. Pod isto šifro ne more biti evidentiranih več zadev; ista zadeva ne more biti evidentirana pod več šiframi.
Če je zaradi reševanja isti dokument potreben v več zadevah, se izdela toliko kopij, kot je nujno potrebno.
68. Za stvari, ki se rešujejo po skrajšanem postopku (izdajanje potrdil, dovoljenj), se zadeva pripravi za nedoločeno število subjektov. V taki zadevi se evidentirajo samo vloge strank, njihovo ime ali naziv, naslov in datum izdane pozitivne rešitve (zadeva s seznamom vlog). Kopije izdanih potrdil ali dovoljenj se shranjujejo.
Če je o taki zadevi izdana negativna odločba, zoper katero se stranka pritoži, ali se odredi kakšen drug ukrep, se dokumenti izvzamejo iz take zadeve s seznamom vlog po prejšnjem odstavku, odpre pa se nova zadeva z dnem vložene pritožbe oziroma z dnem odreditve drugega ukrepa.
69. Če obstaja med posameznimi zadevami vsebinska ali formalna povezanost (na primer: več zahtevkov v isti vlogi; več zadev je rešenih s samo enim dokumentom, z eno odločbo; pravna oseba je spremenila svoj naziv ali se je razdelila v več pravnih oseb naslednic; fizična oseba je spremenila svoj priimek; vložišče mora popraviti evidenco zadeve, evidentirane pod napačnim klasifikacijskim znakom; vsebina zadeve se lahko evidentira pod več klasifikacijskimi znaki in podobno), se zadeve v evidenci povežejo z zaznamkom v polju “Zveza”.
70. Dve ali več zadev se lahko združi v eno (skupna zadeva). V tem primeru se na novo prispeli ali nastali dokument evidentira le pri skupni zadevi. Pri tej se tudi zapišejo šifre zadev, ki so bile pridružene. V evidenci se pri pridruženih zadevah napiše šifra skupne zadeve (povezava), novi dokumenti pa se pri teh zadevah ne morejo evidentirati. Pridružene zadeve se označijo kot rešene.
71. Zadeva se lahko tudi razdruži v dve ali več samostojnih zadev. Pri novo nastalih zadevah se kot zveza zapiše šifra prejšnje skupne zadeve, pri prejšnji skupni zadevi pa šifre vseh novo nastalih zadev. Kasnejši dokumenti se evidentirajo po splošnih pravilih.

72. Kadar prispe dokument v upravni organ ali tam nastane, mora pristojni delavec v vložišču v svoji evidenci ugotoviti, ali gre za dokument, s katerim se začenja nova zadeva, ali pa dokument dopolnjuje že obstoječo zadevo.
Če je to prvi dokument v zadevi, zadevo odpre in evidentira, vpiše prvi dokument in ga da v ovoj (mapo).
Primer uporabe 72. točke:

V zgornjem levem kotu ovoja se šifra zadeve zapiše ali natisne s tiskalnikom.
Na sredini ovoja se zabeleži subjekt, na katerega se zadeva nanaša, v naslednji vrsti pa je kratka vsebina zadeve (opis). Če je subjekt fizična oseba, se zapišejo njen priimek, ime ter naslov; če je subjekt pravna oseba, se zapišeta njen naziv in naslov.
Več subjektov se lahko zapiše tako, da se vsakega v evidenci ustrezno označi s povezavo. Lahko pa se zapiše samo prvi subjekt ter z besedami “in drugi” označi, da jih je več. Povezave v evidenci so tudi v tem primeru obvezne.
Če se zadeva ne nanaša na subjekt, ampak ima splošno vsebino (temo), se na sredino ovoja zapiše samo taka splošna vsebina, na primer: ZATIRANJE PODLUBNIKOV. Tehnično se taka splošna vsebina razume kot subjekt zadeve.
V spodnjem desnem kotu ovoja se zapišejo:
– velika črka A, kar pomeni, da gre za arhivsko gradivo;
– velika črka T, kar pomeni, da je zadevo treba trajno hraniti, nima pa lastnosti arhivskega gradiva;
– letnica, ko zadevi poteče rok hranjenja.

73. Dokumenti in zadeve se vpisujejo v evidence po zahtevah tehnične in programske opreme za vodenje evidence. Delavci vložišča pri tem upoštevajo priročnik, ki ga mora proizvajalec priložiti programski opremi za vodenje evidence.
74. Če se delavec, ki vodi evidenco o zadevah in dokumentih, pri vpisovanju zmoti (napačen datum prejema ali odprave dokumenta, napačno zapisan rok, pomota pri navedbi subjekta in njegovega naslova, napačno zapisana vsebina, t.j. ožja identifikacija zadeve in podobno), lahko očitno napako popravi na svojo pobudo.
Za napake in pomote se ne štejejo tisti napačni vpisi, ki jih je evidentičar opazil prej, preden je vpis prenesel na računalniško sredstvo (disk in podobno). Take napake odpravlja sproti ali pa začne vpis znova.
75. Šifra zadeve, ki je že vnesena na računalniški nosilec, se v nobenem primeru ne sme popraviti ali spremeniti. Če je zadeva napačno evidentirana že v šifri zadeve, je treba vpis razveljaviti (stornirati). To pomeni, da pri tej zadevi tehnično ni možen noben vpis več, zadeva z vnesenimi podatki pa ni izbrisana iz računalniških nosilcev podatkov.
Če je evidentičar razveljavil zadevo, ki je ni bilo treba razveljaviti (napaka pri razveljavitivi), jo lahko ponovno aktivira.
Če je potrebno, razveljavljeno zadevo evidentira z novo šifro in vpiše ustrezno povezavo.
76. V upravnih organih, kjer je treba izdelovati dnevni pregled prispelih pošiljk, delavec vložišča, ki vodi evidenco, označi dokumente, ki zaradi svoje pomembnosti sodijo v dnevni pregled prispelih pošiljk. To lahko opravi tudi drug pooblaščeni delavec upravnega organa: tajnica predstojnika, šef kabineta itd.

77. Na dokumentih, njihovih prilogah, na ovojih zadev in v evidenci se zadeve označujejo po vrstah tajnosti in stopnjah zaupnosti. Navadne, nezaupne zadeve se ne označujejo. Če zaupna zadeva po določenem času izgubi stopnjo zaupnosti, se označbe o zaupnosti izbrišejo.
Označbe tajnosti in stopnje zaupnosti se zapišejo v zgornji desni kot dokumenta (priloge, ovoja zadeve) z velikimi črkami.
Vrste tajnosti so:
– državna tajnost;
– vojaška tajnost;
– uradna tajnost.
Označbe so naslednje:

Dokumenti (priloge, zadeve), označeni s stopnjo zaupnosti Interno, so dostopni samo delavcem upravnega organa, ki je dokument izdal.
Upravni organi lahko označujejo zaupno gradivo tudi na druge načine, skladno s posebnimi predpisi.

78. Zadeve so po 52., 53. in 54. členu uredbe razdeljene v naslednje vrste:
– arhivsko gradivo – v evidenci in na ovitku označeno s črko A;
– trajno gradivo – v evidenci in na ovitku označeno s črko T;
– gradivo z določenimi roki hranjenja.
79. Zadeve se označijo kot arhivsko ali trajno gradivo takoj, ko se začnejo (odprejo), v skladu z navodili pristojnega arhiva oziroma v skladu s splošnimi predpisi, ki zahtevajo trajno hrambo gradiva.
Če se kasneje izkaže, da gradivo, ki je bilo označeno kot arhivsko ali trajno, nima te lastnosti, se označba iz prvega odstavka te točke v evidenci in na ovitku popravi.
80. Če je za posamezne vrste dokumentarnega gradiva s splošnimi predpisi ali z internim navodilom določen rok hranjenja, se ta rok zapiše samo v evidenci zadev (na primer: 5 let, 10 let, 15 let itd.), ne pa na ovitek. Ko je zadeva rešena, se izračuna:
– čas od dneva rešitve zadeve do zadnjega dne v letu se izpusti; rok trajanja začne teči vselej od 1. januarja naslednjega leta;
– na podlagi zapisanega roka v evidenci se izračuna najbližje leto, ko je zadevo dovoljeno izločiti iz zbirke in uničiti (na primer: če je bila zadeva rešena 17. 8. 1994, njen rok hranjenja pa je 5 let, je treba zadevo hraniti v letih od 1995 do vključno 1999; uničiti pa se sme šele v letu 2000).
Po izračunu se v desni spodnji kot ovoja (mape) zadeve zapiše leto, v katerem se sme zadeva izločiti in uničiti, nato se vložijo v zbirko dokumentarnega gradiva.
81. Na ovoj zadeve se smejo zapisovati tudi drugi podatki in pisarniške odredbe.

82. Ko so na novo prispeli dokumenti evidentirani in vloženi v ustrezne ovoje zadev, se izročijo (pošljejo po raznašalcu) v delo na tista delovna mesta, na katera so signirana.
Če je reševanje posameznih zadev nujno, se prispeli dokumenti prednostno evidentirajo in takoj izročijo v delo.
Izročanje zadev v delo, ki jih deloma ali v celoti sestavljajo dokumenti, prispeli z elektronsko pošto ali faksimilna sporočila z računalnikom, se uredi s posebnimi pravili.
83. Interne dostavne knjige, s katerimi se evidentirane zadeve in dokumenti dostavljajo vodilnim in strokovnim delavcem oziroma notranjim organizacijskim enotam, se opustijo.
84. Kadar pristojni delavec v vložišču prejme in evidentira dokument, ne more pa ga vložiti v ovoj (mapo) zadeve, ga pošlje vodilnemu ali strokovnemu delavcu, na katerega je zadeva signirana. Na dokument pod prejemno štampiljko pripiše ali s štampiljko odtisne naslednje besedilo: “Vložite ta dokument v zadevo (šifra zadeve), ki je pri vas od (datum)” ali primerno skrajšano besedilo z istim opozorilom.
85. Vodilni ali strokovni delavec upravnega organa mora nemudoma brez odlašanja dopolniti zadevo z novim dokumentom. To nalogo lahko poveri tudi pisarniškemu osebju organizacijske enote.
86. Delavec, ki vodi vložišče, je upravičen preverjati, ali se zadeve pravočasno dopolnjujejo z novo prispelimi dokumenti.
87. Pristojni delavci upravnega organa morajo začeti reševati prejete zadeve (naloge) takoj, ko je to mogoče.

88. Delavci upravnega organa so dolžni varovati dokumentarno gradivo in ga vzdrževati v urejenem stanju ne glede na stopnjo zaupnosti.
89. Med delovnim časom ni dovoljeno puščati zadev in dokumentov brez nadzorstva. Po končanem delovnem času morajo biti zadeve in dokumenti shranjeni v zaklenjenih pisalnih mizah, omarah ali v zaklenjenih prostorih, v katerih so zanesljivo zavarovani. Prav tako morajo biti shranjeni tudi pečati, štampiljke, papir z glavo organa in drugi pripomočki, s katerimi bi bilo mogoče ponarediti dokumente.

90. Če je treba za rešitev zadeve ali za pripravo dokumenta (poročila, analize, osnutka predpisa in njegove obrazložitve) zbrati podatke, mora strokovni delavec to storiti na najprimernejši, najkrajši in najcenejši način.
Od notranjih organizacijskih enot upravnega organa ali od upravnih organov v bližini (na primer od upravnih organov v istem poslopju) se zbirajo podatki ustno, po telefonu, interfonu, s prenosom podatkov po lokalni računalniški mreži in podobno. O tako zbranih podatkih se v zadevi (na dokumentu, na listu papirja ali na elektromagnetnem sredstvu) zapiše uradni zaznamek. Ta mora obsegati podatke ter zapis, od koga in kdaj so bili podatki prejeti, datum in podpis strokovnega ali administrativnega delavca, ki jih je zbral.
91. Če ni s posebnimi predpisi drugače določeno (na primer za dokumente po zakonu o splošnem upravnem postopku, za izpiske iz matičnih knjig, za razna dovoljenja, za listine v carinskem postopku, za diplomatske listine in podobno), mora vsak dokument v uradnem dopisovanju z drugimi državnimi organi, pravnimi in fizičnimi osebami obsegati naslednje dele: glavo, šifro (številko) dokumenta in datum, naziv in naslov prejemnika, kratko vsebinsko identifikacijo, besedilo dokumenta, uradni pečat in podpis pooblaščene osebe.
92. Glava uradnega dokumenta mora biti natisnjena praviloma s tiskom, izjemoma odtisnjena s štampiljko, ali napisana s pisalnim strojem oziroma računalniškim tiskalnikom in je v levem zgornjem kotu lista. Glava vsebuje:
– državni grb;
– napis: Republika Slovenija;
– naziv upravnega organa;
– naslov upravnega organ ali/in številko poštnega predala;
– poštno številko in naziv pošte.
Če dokument pošilja upravni organ v sestavi, je v glavi na ustreznem mestu:
– naziv samostojnega upravnega organa (na primer ministrstva);
– naziv upravnega organa v sestavi;
– naslov upravnega organa v sestavi.
Če dokument pošilja občinski organ ali organ druge lokalne skupnosti, javni zavod, javno podjetje ali drugi subjekti, ki imajo javno pooblastilo, kadar opravljajo upravne zadeve iz državne pristojnosti, uporabljajo grb in napis Republike Slovenije.
Glave uradnih dokumentov so oblikovane enotno. Ne smejo imeti dodatkov ali oblikovnih sestavin, ki v enotni obliki niso predvidene.
93. Vse sestavine uradnega dokumenta, opisane v prejšnji točki, morajo biti natisnjene tudi v italijanskem in madžarskem jeziku, če se uporabljajo na območjih, na katerih živi italijanska oziroma madžarska narodna skupnost.
94. Zaradi olajšanja poslovanja lahko glava dokumenta obsega še naziv notranje organizacijske enote (na primer: Pravna služba) ter telefonske številke in številke faksimilnih naprav.
95. Natisnjeno glavo na listih, namenjenih za dokumente upravnega organa, je treba estetsko oblikovati.
96. Po presledku najmanj dveh vrstic se na dokument zapiše šifra (številka) dokumenta. Poleg šifre dokumenta niso potrebne nobene druge oznake.
97. Pod šifro zadeve se zapiše datum. Oblike datumov so lahko:
Datum: 04. 05. 1994
Datum: 4. 5. 1994
Datum: 4. 5. 94
Dopustne so tudi druge oblike pisanja datuma, na primer:
V Ljubljani, 14. junija 1994
Datum se ne more pisati takole: Datum: 12/6-94.
98. Šifra (številka) in datum dokumenta sta lahko zapisana tudi na koncu dokumenta, če je za dokumente (na primer za splošne akte) tako v navadi.
99. Pred nazivom in naslovom prejemnika je treba praviloma izpustiti tri ali štiri vrstice. Naslov prejemnika se piše po naslednjem zaporedju:
– ime in priimek fizične osebe oziroma naziv organa ali pravne osebe;
– natančen naslov (kraj, ulica in hišna številka);
– poštna številka in naziv pošte;
– morebitno ime tuje države.
Naslov je treba pisati tako, da so vse vrstice (vključno poštna številka) levo poravnane. (Pri uporabi pisemskih ovojnic s prozornim okencem je treba naslov pisati na desni strani prve tretjine lista.)
Naslov prejemnika se piše v prvem sklonu.
100. Pod naslovom je treba praviloma izpustiti dve vrstici, nato pa zapisati kratko vsebinsko identifikacijo zadeve, na primer:
ZADEVA: Lokacijsko dovoljenje
Vsi dokumenti iste zadeve nosijo enako kratko vsebinsko identifikacijo.
101. Pod kratko vsebinsko identifikacijo iz prejšnje točke je treba zapisati šifro, številko ali drug znak, ki ga v isti zadevi uporablja naslovnik, ter datum zadnjega dokumenta, ki ga je v zadevi poslal naslovnik. Na primer:
ZVEZA: Vaša številka 313 - 7/94 z dne 12. 6. 94.
Kadar zveza z naslovnikovim dokumentom ni možna ali smiselna, se zveza lahko naveže na predhodni dokument upravnega organa, na primer:
ZVEZA: Naša šifra 417 - 19/94 z dne 15. 5. 94.
102. Namesto oblik, določenih v prejšnjih dveh točkah, se lahko kratka vsebinska identifikacija in zveza navedeta v prvem stavku dokumenta.
103. Besedilo dokumenta mora biti jasno, kratko in slovnično pravilno. V besedilu se smejo uporabiti samo takšne kratice, ki so splošno v rabi in lahko razumljive. Druge kratice se smejo uporabljati samo s pojasnilom (ob prvi navedbi), kaj pomenijo.
Zakone, uredbe in druge predpise je treba navajati s celotnim naslovom in z veliko začetnico. Uradni list, v katerem je predpis objavljen, se navede po naslednjem vzorcu: Uradni list RS, št. 40/94.
104. Za vse dokumente, ki se pri uradnem dopisovanju ponavljajo s približno enako vsebino, je treba sestaviti vzorce. Vzorci se lahko natisnejo, razmnožijo ali shranijo v računalniškem spominu.
Sestavljalec dokumenta izpolni (narekuje, napiše) samo spremenljive dele vzorca (ime in naslov stranke, šifro zadeve, konkretne številčne podatke in podobno) in preveri, ali uporabljeni vzorec popolnoma ustreza vsebini obravnavanega dokumenta.
Vzorce je treba sestaviti slovnično in pravopisno pravilno ter stilistično primerno.
105. Za spričevala, diplome, potrdila, dovoljenja in podobne dokumente, ki se izdajajo v večjem številu z enakim temeljnim besedilom in v enaki obliki, je treba uporabljati predpisane obrazce. Natisnjeni morajo biti v primerni reprezentativni obliki.
106. Dokumente upravnih organov podpisuje minister, predstojnik upravnega organa, vodilni ali strokovni delavec, ki je za to pooblaščen z zakonom, drugim predpisom ali internim pravilom.
Ministri in drugi predstojniki upravnih organov naj v največji možni meri prenesejo pravico do podpisovanja na nižje vodilne in strokovne delavce, če ti izpolnjujejo z zakonom in drugimi predpisi zahtevane pogoje.
Dokumente formalne narave, ki se izdajajo vselej z enako vsebino (zahtevke za plačilo takse, sporočila o nekaterih pomanjkljivostih vlog, nekatera vabila in podobno), lahko podpisujejo tudi administrativni delavci.
Podpisi z označbo funkcije podpisnika so praviloma pod besedilom dokumenta na desni strani. Če se podpišeta dva podpisnika, se praviloma glavni podpisnik podpiše na desni strani, drugi podpisnik pa na levi.
107. Pečat upravnega organa se odtisne le na tiste uradne dokumente, za katere je to predpisano, in na tiste, ki po naravi svoje vsebine zahtevajo potrditev pristnosti.
Pečat se odtisne na koncu besedila dokumenta na sredino lista.
Na dokumente v upravnem dopisovanju, katerih vsebina ni sporna in ne more povzročiti pravnih posledic (dopisi, s katerimi se iščejo ali sporočajo podatki, informacije, poročila, analize in podobno), se ne odtiskujejo pečati.
108. Na koncu dokumenta ob levem robu se navede:
– na katere naslove smo poslali kopije dokumenta;
– katere priloge so dokumentu priložene;
– način odprave (z vročilnico, povratnico, priporočeno, nujno, z letalom, po faksimilni napravi itd.).
Če so kopije dokumenta poslane na številne naslove (okrožnice), naslovnikov ni treba naštevati na koncu dokumenta. Seznam naslovnikov se sestavi posebej in vloži v ovoj ustrezne zadeve.
Če so priloge v besedilu dokumenta jasno omenjene, se na koncu dokumenta označi samo njihovo število, na primer:
Priloge: 4
Priloge morajo biti zložene v takem vrstnem redu, kot so omenjene v dokumentu.
Če priloge v besedilu dokumenta niso izrecno omenjene, jih je treba na koncu dovolj natančno opisati, na primer:
Prilogi: zapisnik,
poročilo
109. K uradnim dokumentom ni primerno pisati dostavkov, kot so pripis, dodatek, “postskriptum” (P. S.) in podobno.
110. Strogo levo poravnano besedilo (tako imenovana angleska oblika) ni obvezno. Besedila, zlasti tista, izdelana z urejevalniki besedil na računalnikih, so lahko v različnih klasičnih oblikah (umaknjena začetna beseda odstavka, različen presledek med odstavki in podobno). Oblike morajo biti estetsko primerne.
Pomembni deli besedila dokumenta se ne podčrtavajo. Izjemoma se pišejo z debelejšimi črkami ali samo z velikimi črkami.
Zaradi lažjega iskanja zadev v evidenci je primerno pisati priimke fizičnih oseb ter nazive organov in pravnih oseb s samo velikimi črkami.
111. Za izdelavo dokumentov morajo upravni organi uporabljati samo standardizirane formate papirja, pretežno format A4, ter dopolnilne formate za pisemske ovojnice, mape in podobno.
Nestandardizirani formati se smejo uporabljati samo izjemoma, kadar standardizirani formati ne morejo zadostiti izrecnim zahtevam naloge.
Uradno dopisovanje na dopisnicah je dovoljeno samo za taka sporočila, ki v nobenem pogledu ne morejo biti neprijetna za naslovnika in razen imena in naslova ne vsebujejo drugih osebnih podatkov.
112. Vse dokumente upravnega organa morajo pred podpisom pregledati administrativni delavci in popraviti morebitne napake. Bistvene podatke v dokumentu (datume rokov, zneske, navedbe o količinah, izreke in klavzule, ki imajo lahko težje pravne ali druge posledice) mora pregledati tudi podpisnik sam.
113. Pravila poglavja o izdelavi dokumentov je treba smiselno upoštevati za dokumente, ki se pošiljajo z elektronsko pošto, z računalniskimi telefaksi in drugimi komunikacijskimi napravami, ki ne uporabljajo papirja.

114. Zadeve, v katerih pričakuje vodilni ali strokovni delavec dodatne dokumente, da bi nadaljeval reševanje zadeve (dopolnitev vloge, zahtevka, poročilo, pojasnilo in podobno), in zadeve, v katerih teče rok za dejanja v postopku (izvedba dokazov, obravnava, ogled, pritožba in druga pravna sredstva), je treba poslati v vložišče, da jih na podlagi pisarniške odredbe hrani v rokovniku do določenega dne.
115. Rokovnik je tehnično zbirka zadev (map), zloženih po zaporedju klasifikacijskih znakov, v okviru znakov pa po zaporednih številkah.
Delavec, ki vodi vložišče, ali drug pooblaščeni delavec, si na začetku vsakega delavnika preskrbi računalniski izpis zadev, ki jim tisti dan poteče rok. Na podlagi tega izpisa odbere zadeve iz rokovnika in jih nemudoma poslje delavcem, ki zadeve rešujejo.
Če je delavec, pristojen za reševanje zadeve, odsoten, se zadeve iz rokovnika izroče vodji organizacijske enote ali delavcu, ki ga ta določi.
116. Delavec vložišča v evidenci zadev in dokumentov zapiše datum, kdaj je bila zadeva vrnjena iz rokovnika.
117. Posamezne notranje organizacijske enote lahko organizirajo svoj rokovnik, če je to za delo enote racionalnejše. Delavec, ki vodi vložišče je upravičen pregledovati, ali se rokovniki po organizacijskih enotah vodijo strokovno in sproti.

118. Odprava pošte mora biti organizirana tako, da so vse pošiljke odpravljene še isti dan, ko so bile pripravljene za odpravo. Če je za uveljavitev tega pravila potrebno, deluje odpravništvo tudi po rednem delovnem času.
119. Pošiljke, ki se istega dne odpošljejo na isti naslov, je treba vložiti v skupno pisemsko ovojnico, če količina pošiljk in delovni postopek odprave to dopusčata.
Če se na kakšen naslov pošilja priporočena pošiljka, se lahko v isto pisemsko ovojnico priložijo tudi pošiljke, ki bi jih sicer odposlali kot navadne pošiljke.
120. Pisemske ovojnice, s katerimi upravni organi pošiljajo pošiljke, morajo imeti v gornjem levem kotu natisnjen (s štampiljko odtisnjen) naziv in naslov organa.
Navajanje šifer dokumentov, ki se pošiljajo, na pisemski ovojnici ni potrebno, razen v primerih, ko posebni predpisi to zahtevajo.
121. Pošiljanje in izročanje zaupnih in strogo zaupnih pošiljk, določi strokovni delavec, ki je dokumente pripravil za odpravo. Ta tudi določi, kako je treba zavarovati pisemsko ovojnico, v kateri se pošiljajo zaupni in strogo zaupni dokumenti.
122. Navadne pošiljke, ki ne zahtevajo posebnega obravnavanja, se oddajajo poštnemu podjetju brez vpisovanja v poštno knjigo. Nujne pošiljke in pošiljke, poslane z letalom, se oddajajo enako kot navadne pošiljke.
Prevzem vrednostnih pišem in paketov potrdi poštno podjetje na predpisanih obrazcih (potrdilo o sprejemu pošiljke in oddajna knjiga za priporočene pošiljke, sprejemnica za pakete, potrdilo o prejemu vrednostnega pisma).
123. Pošiljke, ki se ne pošiljajo preko poštnega podjetja (pošiljke, ki se pošiljajo s kurirji), se vpisujejo v oddajne knjige samo, če imajo značilnosti priporočenih, vrednostnih pisem ali paketov.
124. Minister ali drug predstojnik upravnega organa lahko iz upravičenih razlogov odredi, da se zapisujejo v oddajno knjigo pošiljke, katerih prejem mora prejemnik potrditi s podpisom.
125. Če ni s predpisi drugače določeno, lahko stranka, ki osebno prevzame dokument, prevzem potrdi na kopiji dokumenta, ki ostane v mapi zadeve. Zapiše se: “Ta dokument sem prevzel dne .....”; nato se stranka podpiše.
126. Obračun poštnine je treba pripraviti po predpisih o materialno-finančnem poslovanju.
127. Upravni organi, ki oddajo na dan v povprečju več kot 30 poštnih pošiljk, lahko frankirajo pošiljke s frankirnimi stroji ali drugimi avtomatskimi napravami za tehtanje in frankiranje.
128. Administrativni delavci, ki odpravljajo pošiljke, morajo poznati predpise poštnih podjetij o vrstah pošiljk, o njihovih standardnih merah in dopustnih težah, o zavarovanju pošiljk in o odgovornosti poštnih podjetij, če pošiljk ne dostavijo naslovniku, o poizvedovanju za izgubljenimi pošiljkami, o izpolnjevanju obrazcev za predajo priporočenih, vrednostnih pošiljk in paketov ter o frankiranju.
O poznavanju predpisov iz prejšnjega odstavka kakor tudi o vročanju po zakonu o splošnem upravnem postopku morajo delavci, ki odpravljajo pošiljke, vsakih pet let opraviti preizkus (drugi odstavek 66. člena uredbe).
129. Dokumente in priloge, ki se pošiljajo s faksimilnimi napravami, z elektronsko pošto in z drugimi komunikacijskimi napravami, odpravljajo za to usposobljeni administrativni delavci ali/in strokovni delavci sami.
Prevzem pošiljk iz prejšnjega odstavka se potrjuje po naslednjih pravilih:
Faksimile: oddajna naprava mora avtomatično izpisati poročilo ob uspešni oddaji.
Elektronska pošta: oddajna stran mora zahtevati potrditev prejema. Prejemna naprava mora avtomatično potrditi prejem v obliki povratnega sporočila.
Potrjevanje prevzema pošiljk z drugimi komunikacijskimi napravami poteka po dogovoru z usposobljenim administrativnim delavcem na prejemni strani.
130. Dislocirane organizacijske enote upravnega organa in enote, ki obravnavajo specifično dokumentarno gradivo, lahko same odpravljajo pošiljke. Vodja vložišča je upravičen nadzirati, ali te enote odpravljajo pošiljke v skladu s tem navodilom.

131. Originalni dosje s sejnim gradivom se vselej (tudi pred sejo in med njo)) hrani v vložišču oziroma v službi, zadolženi za tehnično organiziranje seje. Udeležencem seje se pošiljajo kopije vabil, dnevnega reda, zapisnikov in gradiv za sejo.
132. Na vseh sejah in sestankih v okiru upravnih organov se piše zapisnik.
Zapisnik seje se sestavi v uradni obliki tako, da vsebuje:
– naziv kolegijskega telesa, ki se sestaja na sejah;
– zaporedno številko in vrsto seje (na primer: 14. seja Komisije za ....)
– navedbo, kdo sklicuje sejo;
– šifro sejnega dosjeja;
– datum in uro začetka seje ter po potrebi uro konca seje;
– zapis o prisotnosti članov in povabljencev ter o opravičeni in neopravičeni odsotnosti članov;
– ugotovitev sklepčnosti;
– imena predsednika in članov predsedstva, če je tako predvideno s poslovnikom ali drugimi pravili;
– dnevni red, kakršnega so člani kolegijskega telesa sprejeli;
– sklepanje o potrditvi zapisnika prejšnje seje ali sklepanje o spremembi zapisnika;
– poročilo o izpolnjevanju sklepov prejšnjih sej;
– obravnavo posameznih točk dnevnega reda in sprejete sklepe;
– morebitne druge informacije (o datumu naslednje seje, njenem dnevnem redu in podobno);
– podpis zapisnikarja ter predsednika seje.
133. Prisotnost članov kolegijskega organa na seji se lahko ugotavlja tudi s seznamom prisotnosti.
134. Če je bil zapisnik seje zaradi pripomb članov kolegijskega organa pred potrditvijo dopolnjen ali popravljen, ga je treba ponovno predložiti članom na prihodnji seji.
135. Zapisniki delovnih sej in sestankov, ki nimajo formalno predpisanih pristojnosti, se lahko poenostavijo.
136. Zapis o obravnavi posameznih točk dnevnega reda vsebuje le bistvene dele razprave, sklepe in odločitve. Razprave, ki govorijo v prid predloženim sklepom ali odločitvam, so lahko močno skrajšane. Podrobneje so zapisana stališča, ki so jih posamezni člani izrekli proti predlogom sklepov in odločitev. Te člane je treba v zapisniku poimensko zapisati.
Razprava in izjave se zapisujejo v tretji osebi ednine.
137. Zapisani sklepi in odločitve morajo nedvoumno izražati voljo tistih, ki so zanje glasovali. Zapisati je treba, koliko upravičenih glasovalcev je glasovalo za sklep ali odločitev, koliko jih je bilo proti in koliko se je glasovanja vzdržalo.
Sklep, ki komu nalaga kakšno ravnanje ali delo, mora imeti naslednje sestavine:
– kaj je treba opraviti;
– katera oseba, delovna skupina ali organ mora to opraviti;
– do kdaj je treba sklep izvršiti.
138. Če tako sklenejo člani kolegijskega telesa, se o seji piše samo skrajšani zapisnik. Tak sklep ni dovoljen, če bi bil z njim kršen poslovnik.
139. Dobesedni zapisnik seje (ob uporabi magnetofonskega ali stenografskega zapisa) se piše samo izjemoma.
140. Določbe prejšnjih točk o sejah se smiselno uporabljajo tudi za delovne sestanke, konference in druge zbore.

141. Zadeve, združene v ovoju (mapi), morajo biti fizično shranjene natanko tam, kot je zapisano v evidenci: pri delavcu, ki zadevo rešuje, v rokovniku, v tekoči ali v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
Rešene zadeve upravnega organa se morajo varno hraniti v zbirkah dokumentarnega gradiva, ki jih ureja in vzdržuje vložišče.
Za zadeve, ki se hranijo na mikrofilmih, elektromagnetnih in drugih tehničnih sredstvih, se smiselno uporablja prvi in drugi odstavek te točke.

142. Rešene zadeve (in zaključeni dosjeji) se shranjujejo v tekoči zbirki dokumentarnega gradiva.
Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva obsega rešene zadeve tekočega leta in rešene zadeve dveh preteklih let. Zadeve v zbirki so zložene natančno po zaporedju, kakor so evidentirane v evidenčnem sistemu, to je po letih, v okviru leta po klasifikacijskih znakih, v okviru klasifikacijskih znakov po zaporednih številkah zadev oziroma z začetnimi črkami imen ali nazivov subjektov v skladu s pogoji iz 55. člena uredbe.
143. Po koncu leta (v mesecu marcu ali aprilu) se iz evidence prejšnjega leta izdela seznam resenih zadev. Ta seznam se vloži kot prvi ovoj (mapa) na začetek zbirke dokumentarnega gradiva tekočega leta. Seznamu resenih zadev se postopoma dodajo seznami naknadno rešenih zadev. Ko so v posameznem letu rešene vse zadeve (ali prenesene v evidenco naslednjih let, kakor določa tretji odstavek 158. točke tega navodila), se izdela dokončni agregirani seznam rešenih zadev posameznega leta. Računalniska evidenca za to leto se zaključi in shrani na primernem računalniškem sredstvu.
144. Če se iz tekoče zbirke dokumentarnega gradiva izroči rešena zadeva vodilnemu ali strokovnemu delavcu v pregled ali obravnavo, se zadeva evidentira ponovno kot nerešena.

145. Stalna zbirka dokumentarnega gradiva je skupna za vse notranje organizacijske enote upravnega organa. To velja tudi v primerih, ko imajo notranje organizacijske enote svojo evidenco o zadevah in dokumentih, če predstojnik državnega upravnega organa z aktom o organizaciji in delu te enote izjemoma ne odloči drugače.
146. Arhivsko knjigo o stalni zbirki dokumentarnega gradiva je treba voditi samo za tisto dokumentarno gradivo, ki nima nikakršne redne evidence (delovodnika z indeksom, kartotečnega kazala ali računalniske evidence).
147. Upravni organ mora izdelati načrt prostora oziroma prostorov, v katerem je shranjena stalna zbirka dokumentarnega gradiva, in načrt razporeditve arhivskih regalov z okvirno označbo gradiva v vsakem regalu (polici). Ta načrt je treba ob premeščanju gradiva spreminjati in dopolnjevati.

148. Programska oprema (15. člen uredbe) za vodenje evidence o zadevah in dokumentih mora v celoti ustrezati določbam uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov glede dokumentarnega gradiva. Omogočati mora:
a) evidentiranje in iskanje vseh podatkov, določenih v 17. in 19. členu uredbe;
b) zaznamovanje zvez med zadevami v smislu 69. do 71. točke tega navodila;
c) oblikovanje vsaj naslednjih seznamov in pregledov:
– seznam vseh zadev upravnega organa, posamezne organizacijske enote ali delovnega mesta, evidentiranih v koledarskem letu, s pregledom dokumentov k vsaki zadevi;
– seznam vseh nerešenih zadev;
– seznam nerešenih zadev na posameznem delovnem mestu ali v posamezni organizacijski enoti;
– seznam vseh rešenih zadev upravnega organa, organizacijske enote, delovnega mesta v določenem časovnem obdobju (preteklega in tekočega koledarskega leta);
– dnevni seznam prispelih pošiljk; seznam je predhodno selekcioniran glede na pomembnost pošiljk za vodstveno in organizacijsko dejavnost upravnega organa;
– seznam zadev, ki jim določenega dne poteče (poslovno, organizacijsko ali procesualno) pomemben rok;
– seznam zadev, ki se nanasajo na določeno vsebino, to je na določene klasifikacijski znak, vseh ali samo nerešenih oziroma rešenih (na primer seznam zadev, ki se nanašajo na (specifično) onesnaževanje okolja, ali seznam zadev, ki se nanašajo na investicijsko dejavnost);
– seznam vseh subjektov (in vsebinskih tem, ki jih računalnik vodi v seznamu subjektov z možnostjo, da se prikažejo vse zadeve, ki se nanašajo na posamezen subjekt ali temo;
– slovar vseh ključnih besed (deskriptorjev) z možnostjo, da se prikažejo vse zadeve, povezane s posamezno ključno besedo (ali deskriptorjem);
– načrt klasifikacijskih znakov in načrt signirnih znakov;
– statistično poročilo o številu resenih in neresenih zadev po klasifikacijskih znakih v tekočem letu.
Programska oprema mora omogočiti vpogled v slovar ključnih besed, v načrt klasifikacijskih znakov in v načrt signirnih znakov v vsakem trenutku, tudi sredi postopka evidentiranja in pregledovanja podatkov o zadevah in dokumentih.
Seznami in pregledi, pri katerih je to smotrno, se morejo omejiti na določena časovna obdobja (teden, deset dni, mesec itd.).
Upravni organ lahko v okviru tehničnih možnosti uvede tudi druge sezname in preglede, če pripomorejo k racionalnejšemu poslovanju.
149. Upravni organi morajo od dobavitelja programske opreme zahtevati zagotovilo, da bodo podatki evidence varno shranjeni z dodatno kopijo zapisa (back up). Varnostno kopiranje podatkov evidence mora potekati avtomatsko ali po posebnih ukazih vsaj enkrat dnevno.
150. Upravni organi morajo od dobavitelja programske opreme zahtevati zagotovilo, da se iz evidence zadev in dokumentov ob koncu leta (ali v začetnih mesecih prihodnjega leta) izpišejo na papir vsi podatki rešenih zadev, pri čemer mora obstajati možnost, da se evidenca nemoteno nadaljuje o nerešenih zadevah.
Ob začetku leta mora programska oprema omogočiti, da se evidenca za nove zadeve začne znova z novim štetjem zaporednih številk zadev.
151. Programski opremi je treba dostaviti natančen, razumljiv, slovnično pravilen priročnik za uporabo programske opreme.
152. Vse zaslonske slike morajo biti opremljene s kratkimi pojasnili, kaj lahko evidentičar ali drug uporabnik stori in kaj mora storiti za izvedbo posameznih operacij (stalno prisotni help).

153. Upravni organi lahko pri svojem delu uporabljajo dokumente, posnete na mikrofilm, če imajo primerno opremo za mikrofilmanje in za branje mikrofilmov.
Za evidentiranje mikrofilmov, ki predstavljajo zadeve in dokumente, veljajo enaka pravila kakor za evidentiranje klasičnih (papirnih) zadev in dokumentov.
154. Upravni organi morajo uporabo mikrofilmov avtomatizirati z ustrezno računalnisko opremo, ki omogoča sprotno mikrofilmanje, iskanje posnetkov v mikrofilmski zbirki, kopiranje mikrofilmov, odpošiljanje mikrofilmov po poštnih ali drugih komunikacijskih zvezah, povečevanje mikrofilmov za branje na računalniskem zaslonu in kopiranje povečanih mikrofilmskih slik na papir.
155. Preden upravni organi uvedejo uporabo mikrofilmov z avtomatizirano računalnisko opremo, se morajo posvetovati s strokovno službo ministrstva, ki je pristojno za občo upravo.
156. Če je mikrofilm povezan z zadevo, ki ima klasično papirno obliko, je v evidenci zadeve treba označiti zvezo med zadevo in mikrofilmom. Zapisati je treba (številčno) oznako in lokacijo mikrofilma.
157. Določbe 153. do 155. točke tega navodila smiselno veljajo tudi za uporabo avtomatiziranih naprav za snemanje (skeniranje) dokumentov in zapisovanje zbirk zadev in dokumentov na optični disk.
Določbe prejšnjega odstavka veljajo tudi za vsak drug način pretvarjanja in shranjevanja zadev in dokumentov na nosilce, na katerih vsebina dokumentov ni berljiva brez ustreznih tehničnih pripomočkov (zapisovanje na laserske plošče, laserske kartice in podobno).

158. Računalniska evidenca dokumentarnega gradiva se lahko prične na poljuben datum v letu. Zadeve, ki na ta datum se niso rešene, se do resitve evidentirajo v prejšnjem evidenčnem sistemu.
Računalniška evidenca dokumentarnega gradiva se zaključi na koncu vsakega leta. Z novim letom se začne novo evidentiranje zadev. Zadeve, ki zadnji dan leta še niso rešene, se evidentirajo v evidenci preteklega leta.
Zadeve, ki niso resene niti po preteku več let, se po odredbi ministra, predstojnika organa ali od njiju pooblaščene osebe evidentirajo na novo na naslednji način: s prvim dokumentom v zadevi, ki je prispel ali v organu nastal po novem letu, se v evidenci odpre nova zadeva, prejšnja nerešena zadeva pa se novi zadevi priključi kot priloga z računalniškim popisom vseh dokumentov v njej.

159. To navodilo začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.