Na podlagi 86. člena v povezavi s 111. členom zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 12/96) minister, pristojen za šolstvo izdaja

Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki jo mora osnovna šola voditi oziroma izdajati učencem, ki se v skladu s 111. členom zakona o osnovni šoli vpisujejo oziroma so vpisani v program življenja in dela osnovne šole.

Osnovna šola poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.

Knjige in splošni dokumenti osnovne šole so:
1. matična knjiga, v katero se vpisujejo podatki o učencih ter njihovem šolanju od vstopa do zaključka šolanja v osnovni šoli oziroma do prestopa ali prešolanja učenca na drugo šolo; podružnične osnovne šole lahko samostojno vodijo matično knjigo;
2. šolska kronika, v katero osnovne šole po kronološkem redu vpisujejo važnejše dogodke, pomembne za delo šole.
3. letno organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o osnovni šoli ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela.

Podatki o delu v oddelkih se za vsak oddelek in za vsako šolsko leto posebej vpisujejo v:
1. dnevnik dela;
2. redovalnico;
3. mapo vzgojnih ukrepov.

O učencih v osnovni šoli se vodijo naslednji dokumenti:
1. vpisni list za otroke, ki se vpisujejo v prvi razed;
2. matični list za vsakega učenca osnovne šole od vstopa v šolo do zaključka šolanja v osnovni šoli.
Če učenec prestopi ali se prešola na drugo osnovno šolo, pošlje šola matični list šoli, na katero se učenec vpiše.
Matične liste hranijo šole, kjer so učenci končali šolanje;
3. osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, s podatki iz 4. točke 95. člena zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 12/96);
4. športnovzgojni karton, v katerega se vpisujejo podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca; osnovna šola ga izpolnjuje za učence, za katere pridobi soglasje staršev;
5. zapisnik komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo;
6. zapisnik o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev.

Strokovni delavci v osnovni šoli vodijo:
1. letno pripravo strokovnega delavca na vzgojno-izobraževalno delo;
2. učiteljevo pripravo na pouk.

O delu organov v osnovni šoli se vodijo zapisniki, in sicer:
1. zapisniki o sejah učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih aktivov;
2. zapisniki oddelčnih svetov staršev in sveta staršev šole;
3. zapisniki sveta šole.

Učencem v osnovni šoli se izdajajo:
1. spričevalo z opisnimi ocenami za učence prvega in drugega razreda, ki so opisno ocenjeni v skladu s pravilnikom o preverjanju, ocenjevanju in napredovanju učencev v osnovni šoli;
2. izkaz o šolskem uspehu, v katerega se vpišejo učenčeve ocene ob zaključku šolskega leta in učenčev splošni uspeh;
3. spričevalo o končanem razredu osnovne šole; izda se učencu, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa končal osnovne šole;
4. spričevalo o končani osnovni šoli; izda se učencu, ki je končal osnovno šolo;
5. potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti; izda se na zahtevo učenca, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa končal osnovne šole;
6. obvestilo o vzgojnem ukrepu;
7. potrdilo o šolanju učenca, ki ga osnovna šola izda učencu zaradi uveljavitve pravic po drugih predpisih;
8. obvestilo o doseženem uspehu učenca osmega razreda pri skupinskem preverjanju znanja;
9. obvestilo o učnem uspehu učenca ob koncu ocenjevalnega obdobja med šolskim letom;
10. obvestilo ob prestopu ali prešolanju učenca na drugo osnovno šolo med šolskim letom, ki obsega podatke o učencu in ocene iz posameznih predmetov;
11. druga obvestila staršem.

Dokumentacija iz tega pravilnika se vodi na predpisanih obrazcih.
Obrazce iz 1. in 3. točke 3. člena, 4. člena, 1. do 6. točke 5. člena ter obrazce iz 1. do 8. točke 8. člena predpiše minister, druge obrazce pa določijo šole same.

Osnovne šole morajo voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.

Pri vodenju šolske dokumentacije mora osnovna šola upoštevati tudi določila tega pravilnika o shranjevanju dokumentacije, in sicer:
– trajno hrani: matično knjigo, matične liste in šolsko kroniko;
– najmanj eno leto po zaključku šolanja učencev hrani zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo, vpisne liste, osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, športnovzgojne kartone, dnevnike in redovalnice ter zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev;
– najmanj 5 let hrani letna organizacijska poročila, zapisnike sej učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih aktivov, zapisnike sej sveta šole in sveta staršev ter oddelčnih svetov staršev;
– do konca šolskega leta hrani učiteljeve priprave na pouk in mapo vzgojnih ukrepov.

Duplikat spričevala sme osnovna šola izdati le v primeru, če tisti, ki ga zahteva, dokaže, da je bilo spričevalo preklicano v Uradnem listu Republike Slovenije.

Če je spričevalo izgubljeno ali uničeno in ni ohranjen arhiv osnovne šole, ministrstvo, pristojno za šolstvo, v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno šolo.

Obrazci, ki jih predpiše minister, se smejo prodajati samo vzgojno-izobraževalnim zavodom in drugim organizacijam, ki izvajajo program osnovne šole, ter za vzgojo in izobraževanje pristojnim organom in Zavodu za šolstvo.

Ta pravilnik se smiselno uporablja tudi v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami in šolah, ki izvajajo osnovnošolsko izobraževanje odraslih.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, prenehajo veljati določbe pravilnika o pedagoški dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list SRS, št. 20/80, 16/82, 7/87 in Uradni list RS, št. 44/92).
Do uveljavitve novih obrazcev se smejo v dokumentacijo na doslej veljavnih obrazcih vpisovati o učencih in starših le podatki, ki jih določa 95. člen zakona o osnovni šoli.

Ta pravilnik začne veljati 1. septembra 1996.