Na podlagi 87. člena zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96), v zvezi z zakonom o upravi (Uradni list RS, št. 67/94) in zakonom o organizaciji in delovnem področju ministrstev (Uradni list RS, št. 71/94) izdaja minister za finance

S tem navodilom se določa način finančnega poslovanja in način porabe proračunskih sredstev za upravne enote ter uprave, urade in inšpektorate, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh.

Za finančno poslovanje upravnih enot je pri Ministrstvu za finance odprt poseben račun sredstev upravnih enot (račun 638).

Sredstva iz državnega proračuna (računa 630) se nakazujejo na poseben račun sredstev upravnih enot odprt pri Ministrstvu za finance. S tega posebnega računa se izplačujejo vsi odhodki za delovanje upravnih enot, razen odhodkov navedenih v 15. in 16. členu tega navodila.
Za zagotavljanje sredstev iz državnega proračuna in za izplačila iz posebnega računa sredstev upravnih enot, odprtega pri Ministrstvu za finance, je kot odredbodajalec odgovoren minister oziroma od njega pooblaščena oseba.

Za vsako posamezno upravno enoto je odprt izločen račun upravne enote (račun 639) pri krajevno pristojni enoti Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje, na katerega se nakazujejo sredstva za delovanje upravne enote iz posebnega računa sredstev upravnih enot, odprtega pri Ministrstvu za finance.
Za organizacijske enote na lokalni ravni so odprti izločeni računi organizacijskih enot (računi 765) pri krajevno pristojni organizacijski enoti Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje, na katere se nakazujejo sredstva za delovanje organizacijskih enot na lokalni ravni iz računa pristojnega uporabnika.

Za plačevanje iz izločenega računa upravne enote je kot odredbodajalec določen načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Za plačevanje iz izločenega računa organizacijske enote na lokalni ravni je kot odredbodajalec določen predstojnik organizacijske enote na lokalni ravni ali od njega pooblaščena oseba.
Odredbodajalci so odgovorni za zakonitost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.

Odgovorna oseba za upravne enote je načelnik upravne enote, ki je v skladu z zakonom o računovodstvu in izvedbenimi predpisi odgovoren za vodenje vseh evidenc in poročil za potrebe Sektorja za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Načelniki upravnih enot mesečno spremljajo porabo sredstev po elementih iz 11. člena tega navodila. Poročilo o porabljenih sredstvih morajo posredovati Ministrstvu za finance trimesečno, za vsak mesec posebej, do 10. v mesecu po preteku trimesečja, oziroma sproti po računalniškem mediju.

Načelniki upravnih enot morajo sestaviti letne plane potrebnih sredstev ter spremljati porabo sredstev skladno s kriteriji, ki jih določi Ministrstvo za notranje zadeve.
Predstojniki organizacijskih enot na lokalni ravni so dolžni sestaviti letne plane potrebnih sredstev ter spremljati porabo sredstev skladno s kriteriji, ki jih določi pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijsko enoto.

Za zagotovitev racionalnosti poslovanja, vodijo računovodski delavci zaposleni v upravnih enotah evidence in obračune v zvezi s finančnim poslovanjem upravnih enot in organizacijskih enot na lokalnih ravneh.

Evidence in obračuni upravnih enot so izkazani v poslovnih knjigah Ministrstva za finance, pri katerem je odprt poseben račun sredstev za upravne enote, kot posebno stroškovno mesto.
Posamezne evidence in obračuni organizacijskih enot na lokalni ravni se izkazujejo v poslovnih knjigah pristojnih ministrstev.

Sredstva iz posebnega računa upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni se uporabljajo za pokrivanje naslednjih izdatkov, po predloženih računih in skladno z razdelilnikom, ki ga je pripravilo Ministrstvo za notranje zadeve za upravne enote in pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijske enote na lokalni ravni:
– obrazcev, tiskovin in registrskih tablic,
– električne energije,
– ogrevanja,
– PTT storitev, transportnih uslug,
– komunalnih storitev,
– stroškov plačilnega prometa
– pisarniškega materiala,
– potrošnega materiala (čistila in podobno),
– kotizacij za sprotno izobraževanje zaposlenih,
– nabave strokovnih časopisov in strokovne literature,
– dnevnic, nočnin in potnih stroškov za službena potovanja,
– neproizvodnih storitev (tudi obratovalnih stroškov najemodajalcem)
– popravilo inventarja in sprotnega vzdrževanja poslovnih prostorov
– reprezentance,
– goriva za prevozna sredstva.

Sredstva za kritje stroškov tiskanja in distribucije vrednotnic so planirana v proračunu Republike Slovenije v okviru materialnih stroškov za delovanje upravnih enot, izplačujejo pa se neposredno iz posebnega računa sredstev upravnih enot odprtega pri Ministrstvu za finance. Ministrstvo za finance sklene ustrezne pogodbe s proizvajalcem in distributerji vrednotnic.
Upravne enote nabavljajo vrednotnice pri pristojni organizacijski enoti Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje brezplačno na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba.

Obrazce, tiskovine in registrske tablice nabavlja upravna enota na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba.
Določbe prvega odstavka tega člena se nanašajo na material, ki ga je možno nabaviti le pri za to specializiranih proizvajalcih oziroma distributerjih, s katerimi Ministrstvo za notranje zadeve skupaj z Ministrstvom za finance sklene ustrezne pogodbe.
Prevzeti material plača upravna enota na osnovi prejetega računa, ki ga v skladu s pogodbami iz prejšnjega odstavka izda proizvajalec oziroma distributer. Plačilo se izvrši iz izločenega računa upravne enote (639).

Direktno iz posebnega računa sredstev upravnih enot (638) odprtega pri Ministrstvu za finance, se izplačujejo plače zaposlenih v upravnih enotah, osebni prejemki, pogodbeno delo in avtorski honorarji, pogodbe o izobraževanju in podobno.
Direktno iz žiro računa posameznega uporabnika proračuna se izplačujejo plače zaposlenih v organizacijskih enotah na lokalni ravni, osebni prejemki, pogodbeno delo in avtorski honorarji, pogodbe o izobraževanju in podobno.
Navedeni odhodki se izplačujejo delavcem upravnih enot na osnovi dokumentacije, za katero so odgovorni načelniki upravnih enot oziroma od njih pooblaščene osebe in delavcem organizacijskih enot na lokalni ravni na osnovi dokumentacije, za katero je odgovoren predstojnik organizacijske enote ali od njega pooblaščena oseba. Vse spremembe v upravni enoti in organizacijski enoti glede števila zaposlenih in višine koeficientov, razen višina koeficienta za minulo delo, morajo biti predhodno potrjene na Komisiji Vlade RS za kadrovske in administrativne zadeve.

Skladno s 34. členom zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96) se sredstva za investicije v prostore, avtomobile in opremo zagotavljajo pri Servisu skupnih služb vlade. Osnova so podatki, ki so jih načelniki upravnih enot in predstojniki posameznih proračunskih uporabnikov za svoje organizacijske enote na lokalni ravni, dolžni posredovati Servisu skupnih služb vlade.
Sredstva za plačilo najemnin za vse organizacijske oblike državne uprave na lokalni ravni, ne glede na to kdo je lastnik, se zagotavljajo pri Servisu skupnih služb vlade. Načelniki upravnih enot in predstojniki organizacijskih enot na lokalni ravni so dolžni zagotoviti podatke za vključitev tovrstnih odhodkov v plan Servisa skupnih služb vlade.

Skladno s 35. členom zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96) se sredstva za investicije v informatizacijo, vključno z vzdrževanjem strojne in programske opreme, zagotavljajo pri Centru vlade za informatiko, na osnovi podatkov, ki so jih dolžni posredovati posamezni proračunski uporabniki kot je določeno v 15. členu tega navodila.

Za prejemanje in izplačevanje sredstev upravičencem s področja varstva vojnih veteranov, vojaških invalidov in žrtev vojne, je v vsaki upravni enoti odprt poseben račun izločenih sredstev. Za izplačila iz tega računa je kot odredbodajalec odgovoren načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Evidence in poročila iz tega naslova je upravna enota dolžna v dogovorjenih in določenih rokih posredovati pristojnemu Ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve, pri katerem so za ta namen zagotovljena sredstva v državnem proračunu.

V računovodstvih upravnih enot se evidentirajo stroški v zvezi z upravnimi postopki, ki so nastali v upravni enoti in organizacijski enoti na lokalni ravni in izstavijo naročniku (fizični ali pravni osebi) skupen račun za opravljeno storitev. V računu morajo biti zajete in specificirane vse storitve, vključno s prometnim davkom za opravljeno storitev.
Naročnik plača opravljeno storitev upravni enoti ali organizacijski enoti negotovinsko, na prehodni račun upravne enote 845, ali v gotovini.
Na zahtevo upravne enote odpre krajevno pristojna enota Agencije RS za plačilni promet, nadziranje in informiranje en ali več prehodnih računov 845.
Če je storitev plačana na prehodni račun 845, se sredstva iz prehodnega računa 845 tekoče preodkažejo na ustrezne vplačilne račune 840 s točno določenim namenom vplačila skladno z odredbo o računih ter načinu vplačevanja in razporejanja javnofinančnih prihodkov (Uradni list RS, št. 81/94).
Če je storitev plačana v gotovini, se gotovino direktno preodkaže na ustrezni vplačilni račun 840, ki je opredeljen z odredbo.

Morebitni prihodki iz naslova lastne dejavnosti organizacijske enote se vplačajo na račun 637 pristojnega ministrstva. Pri opredelitvi prihodka iz naslova lastne dejavnosti, je potrebno dosledno upoštevati navodilo ministra za finance, ki ureja izkazovanje prihodkov in odhodkov iz naslova lastne dejavnosti uporabnikov proračuna.

Z dnem uveljavitve tega navodila prenehata veljati navodilo o finančnem poslovanju upravnih enot (Uradni list RS, št. 16/95 in 46/95) in navodilo o finančnem poslovanju uprave, uradov in inšpektoratov, ki so upravni organi in organizacije v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh (Uradni list RS, št. 16/95 in 46/95).

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.