Na podlagi 36. člena zakona o raziskovalni dejavnosti (Uradni list RS, št. 8/91) izdaja minister za znanost in tehnologijo
P R A V I L N I K
o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek za izbor prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov (v nadaljnjem besedilu: sestankov), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja organizacije sestanka.
2. člen
Ministrstvo za znanost in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) sofinancira znanstvene sestanke, na katerih je predvidenih najmanj 10 referatov oziroma vabljenih predavanj.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki je namenjen izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je tudi sestanek, ki je namenjen prenosu fundamentalnih znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj.
Mednarodni znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine.
Za kvalitetno organizacijo znanstvenega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor.
3. člen
Ministrstvo sofinancira sestanke z namenom, da omogoči pridobivanje novega znanja, prenos znanja iz sveta, mednarodno izmenjavo znanja in prenos raziskovalnih dosežkov v prakso.
4. člen
Ministrstvo sofinancira stroške tiskanja vabil in izvlečkov referatov ter zbornika referatov, najemnine dvorane in bivanja vabljenim predavateljem iz tujine.
5. člen
Ministrstvo zbira prijave za organizacijo sestankov (v nadaljnjem besedilu: prijave) na podlagi javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: razpis).
Sestanek lahko prijavi na razpis pravna oseba (v nadaljnjem besedilu: organizator).
6. člen
Minister pooblasti uradno osebo ministrstva (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba) za vodenje postopka razpisa, izbora prijav in nadzora nad porabo dodeljenih sredstev.
II. JAVNI RAZPIS
7. člen
Ministrstvo objavi razpis za izbor in sofinanciranje sestankov v Uradnem listu Republike Slovenije vsako leto praviloma do 30. septembra za naslednje proračunsko leto.
8. člen
V javnem razpisu so objavljeni naslednji podatki:
1. ime in naslov ministrstva,
2. predmet razpisa,
3. orientacijska vrednost sofinanciranja,
4. oblika, rok in način oddaje prijav,
5. merila za izbiro prijav,
6. rok, v katerem bodo organizatorji obveščeni o izboru in sofinanciranju.
9. člen
Organizator se prijavi na razpis na predpisanem obrazcu. Prijavnemu obrazcu mora organizator priložiti:
1. programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka,
2. seznam članov programskega in organizacijskega odbora ter vabljenih predavateljev,
3. oceno usposobljenosti za organizacijo sestanka in seznam že organiziranih sestankov,
4. finančni predračun.
Če organizator v prijavi na razpis najavi objavo zbornika z znanstvenega sestanka, mora vložiti vlogo za sofinanciranje zbornika v roku šestih mesecev od izvedbe sestanka. Vloga na predpisanem obrazcu mora vsebovati:
1. rokopis zbornika z obsegom največ do 30 avtorskih pol (obsežnejši rokopis je treba dodatno utemeljiti),
2. dve recenziji zbornika,
3. predračun tiskarne.
Prijavni obrazec mora vsebovati pisno izjavo organizatorja, da se lahko osebni podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidence ministrstva oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.
10. člen
Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko prijave na razpis in datum prejema prijave na razpis. Kopijo potrjenega prijavnega obrazca vrne organizatorju po pošti v 15 dneh.
11. člen
Če uradna oseba ugotovi, da je potrebno prijavo na razpis dopolniti, ker ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, obvesti organizatorja o pomanjkljivostih in ga pozove, da jih odpravi v roku 15 dni.
Ne glede na določila prejšnjega odstavka se sprejme tudi vloga, ki ne vsebuje vseh sestavin iz 9. člena tega pravilnika, če organizator vlogi priloži izjavo, da jo bo dopolnil najkasneje v 30 dneh po preteku roka za oddajo prijave na razpis.
Če organizator pomanjkljivosti v roku iz prvega ali drugega odstavka tega člena ne odpravi, se šteje, da prijava ni vložena. Priložena dokumentacija se vrne organizatorju.
III. IZBOR UPRAVIČENCEV IN DOLOČITEV OBSEGA SREDSTEV
12. člen
Če je prijava pravočasno vložena in popolna, jo uradna oseba pošlje pristojnemu nacionalnemu koordinatorju. Če je sestanek interdisciplinaren, lahko prijavo pošlje v ocenitev več nacionalnim koordinatorjem.
Nacionalni koordinator pisno oceni naslednje:
– aktualnost tematike sestanka in pričakovano odzivnost ter ugled vabljenih predavateljev,
– smotrnost organizacije kongresa v Sloveniji in organizacijske reference organizatorja pri mednarodnih kongresih,
– aktualnost tematike in vsebinsko utemeljitev pri tematskih konferencah,
– kvaliteto zbornika.
Nacionalni koordinator pripravi pisno oceno najpozneje v 30 dneh od prejema dokumentacije.
13. člen
Uradna oseba na podlagi ocene iz prejšnjega člena v sodelovanju s pristojnimi področnimi sveti in strokovnim telesom, ki ga določi minister, pripravi predlog prednostnega seznama za sofinanciranje sestankov po kakovostnih razredih:
I. razred:
– mednarodni znanstveni sestanki: kongresi, konference, simpoziji.
II. razred:
– znanstveni sestanki, pri katerih so udeleženci pretežno iz Slovenije,
– mednarodne delavnice, šole, seminarji.
Prednost pri sofinanciranju sestankov imajo organizatorji, ki so vpisani v evidenco raziskovalnih organizacij ministrstva.
14. člen
Dokončni seznam in višino sofinanciranja sestankov določi minister.
15. člen
Uradna oseba obvesti organizatorje, vsakega posebej, o rezultatih izbora prijav najkasneje v 120 dneh od zaključka razpisa. Obvestilo o rezultatih izbora za prejemnike sredstev vsebuje podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter predlog pogodbe.
16. člen
Organizator ima v osmih dneh od prejema obvestila pravico vložiti zahtevo za ponovno ocenitev prijave. V svoji zahtevi mora opredeliti razloge, zaradi katerih zahteva ponovno ocenitev. O zahtevi odloči minister. Odločitev je dokončna.
Postopek in način ponovne ocenitve prijave in priprave predloga za sofinanciranje sestanka določi minister.
17. člen
Minister lahko uvrsti v program sofinanciranja tudi sestanke, za katere so organizatorji oddali vloge po razpisnem roku, če oceni, da je to pomembno za uresničevanje ciljev nacionalnega raziskovalnega programa in sestanek izpolnjuje merila po 12. členu tega pravilnika.
Za namen iz prejšnjega odstavka se lahko uporabi do 10% sredstev orientacijske vrednosti sofinanciranja po 8. členu tega pravilnika.
IV. IZVAJANJE SOFINANCIRANJA
18. člen
Ministrstvo sklene z organizatorjem sestanka pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Organizator mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema obvestila iz 15. člena oziroma odločbe iz 16. člena tega pravilnika, sicer ministrstvo odstopi od sklenitve pogodbe.
19. člen
Organizator mora takoj obvestiti ministrstvo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji bistveno drugačni od dogovorjenih, ministrstvo odloči, ali se pogodba o sofinanciranju sestanka spremeni ali ministrstvo od nje odstopi in ali mora organizator vrniti ministrstvu izplačana sredstva.
V. SPREMLJANJE ORGANIZACIJE SESTANKA
20. člen
Način spremljanja organizacije sestanka se določi v pogodbi. V pogodbi minister pooblasti uradno osebo za izvajanje določil pogodbe.
21. člen
Če uradna oseba ugotovi, da pogodbeni predmet ni izpolnjen skladno s pogodbo, lahko ministrstvo začasno ustavi ali prekine izplačilo sredstev oziroma odstopi od pogodbe in zahteva vrnitev izplačanih sredstev.
Če ministrstvo odstopi od pogodbe, ker organizator ni porabil sredstev v skladu s tem pravilnikom in pogodbo, mora organizator ministrstvu vrniti izplačana sredstva.
VI. KONČNI DOLOČBI
22. člen
Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinaciranje znanstvenih in strokovnih sestankov (Uradni list RS, št. 5/95).
23. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Ljubljana, dne 18. novembra 1996.
prof. dr. Andrej Umek l. r.
Minister
za znanost in tehnologijo
