Na podlagi druge alinee prvega odstavka 107. člena in prvega odstavka 91. člena ustave Republike Slovenije izdajam
U K A Z
o razglasitvi zakona o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA)
Razglašam zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA), ki ga je sprejel Državni zbor Republike Slovenije na seji dne 27. marca 1997.
Št. 001-22-30/97
Ljubljana, dne 4. aprila 1997.
Predsednik
Republike Slovenije
Milan Kučan l. r.
Z A K O N
O ARHIVSKEM GRADIVU IN ARHIVIH (ZAGA)
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta zakon ureja varstvo arhivskega gradiva, pogoje za uporabo arhivskega gradiva ter pristojnosti in naloge arhivov.
2. člen
Arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb in ima trajen pomen za znanost in kulturo.
Arhivsko gradivo je kulturni spomenik.
3. člen
Arhivsko gradivo organov državne oblasti in organov lokalnih samoupravnih skupnosti ter pravnih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo (v nadaljnjem besedilu: javnopravne osebe) se odbere iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva (v nadaljnjem besedilu: javno arhivsko gradivo).
Dokumentarno gradivo drugih pravnih in fizičnih oseb, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, postane arhivsko gradivo na podlagi odločbe iz drugega odstavka 27. člena tega zakona (v nadaljnjem besedilu: zasebno arhivsko gradivo).
Dokumentarno gradivo notarjev ali drugih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo, se obravnava kot javno arhivsko gradivo.
4. člen
Dokumentarno gradivo iz 2. člena tega zakona so spisi, listine in drugi posamični dokumenti, uradne knjige, kartoteke, karte, načrti, plakati, slikovni, filmski, zvočni in drugi nedefinirani zapisi, ne glede na obliko zapisov informacij ali obliko njihovih nosilcev ter digitalne ali analogne oblike zapisov računalniških obdelav skupaj s programsko opremo.
5. člen
Javno arhivsko gradivo je javna lastnina.
Zasebno arhivsko gradivo je zasebna lastnina.
6. člen
Arhivsko gradivo se trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo).
Minister, pristojen za kulturo (v nadaljnjem besedilu: minister), podrobneje predpiše način izvajanja materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva.
II. ARHIVSKA JAVNA SLUŽBA
7. člen
Arhivsko javno službo opravljajo Arhiv Republike Slovenije, regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti.
8. člen
Arhiv Republike Slovenije varuje javno arhivsko gradivo državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država, Banke Slovenije ter državnih in javnih skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovi država oziroma, ki delujejo za območje celotne države.
Arhiv Republike Slovenije varuje filmsko arhivsko gradivo.
V ministrstvu, pristojnem za obrambo, deluje enota Arhiva Republike Slovenije, ki varuje javno arhivsko gradivo tega ministrstva in obrambnih sil Republike Slovenije.
Arhiv Republike Slovenije vodi zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi in evidenco arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence ter vodi evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.
9. člen
Regionalni arhivi varujejo javno arhivsko gradivo državnih organov, organizacijskih enot državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država in ki opravljajo dejavnost na območju ene ali več lokalnih samoupravnih skupnosti ter nastaja na območju regionalnega arhiva.
Če lokalna samoupravna skupnost ne ustanovi lastnega arhiva, hrani njeno javno arhivsko gradivo regionalni arhiv, ki deluje na tem območju.
10. člen
Arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti varujejo javno arhivsko gradivo organov lokalnih samoupravnih skupnosti, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja lokalna samoupravna skupnost, ter skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovijo lokalne samoupravne skupnosti.
11. člen
Arhivi opravljajo v okviru javne službe naslednje dejavnosti:
– vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi iz 20. člena tega zakona, izvajanje strokovnega nadzora in usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom;
– zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov;
– hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;
– vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;
– izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z reprodukcijami tega gradiva;
– evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;
– sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;
– dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;
– posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom;
– opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;
– izdajanje publikacij.
Minister določi vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva ter osnove za strokovno obdelavo in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva, ter evidence javnih simbolov.
Minister določi vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva ter osnove za strokovno obdelavo in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva.
12. člen
Vlada Republike Slovenije ustanavlja regionalne arhive kot javne zavode za opravljanje arhivske dejavnosti tako, da je pokrito območje celotne države.
13. člen
Lokalna samoupravna skupnost lahko ustanovi arhiv za varovanje svojega javnega arhivskega gradiva.
Več lokalnih samoupravnih skupnosti lahko ustanovi skupni arhiv.
Pogoji za ustanovitev arhiva iz prejšnjih dveh odstavkov so:
– potrebni in primerni prostori ter oprema;
– usposobljeni strokovni delavci;
– zagotovljena sredstva za opravljanje arhivske dejavnosti.
Arhiv lahko začne z delom, ko minister ugotovi, da so izpolnjeni pogoji iz prejšnjega odstavka.
14. člen
Minister izda seznam pravnih oseb ter njihovih organizacijskih enot, za katere so pristojni Arhiv Republike Slovenije, posamezni regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti, kadar so ti ustanovljeni.
15. člen
Ministrstvo, pristojno za kulturo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo):
– spremlja in usmerja razvoj arhivske javne službe in opravlja strokovni nadzor nad njenim opravljanjem;
– sprejema program varstva arhivskega gradiva, ki je osnova za program dela arhivov, katerih ustanovitelj je država;
– podeljuje strokovne nazive za izvajanje javne arhivske službe.
Minister predpiše podrobnejše pogoje za čas pripravništva, za opravljanje strokovnih izpitov, vodenje seznama o opravljenih strokovnih izpitih ter pridobivanje strokovnih nazivov za delavce v arhivih.
16. člen
V primeru dvoma, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo, za muzealijo ali za knjižnično gradivo, odloči minister.
17. člen
Zaradi zagotovitve dostopnosti arhivskega gradiva se arhivi povezujejo v enoten informacijski sistem.
Vsak arhiv mora do konca januarja tekočega leta posredovati ministrstvu in vsem drugim arhivom v državi seznam vseh pripomočkov za uporabo, ki so bili v preteklem letu izdelani in so na voljo uporabnikom arhiva, in po en izvod vseh pripomočkov, ki jih je za uporabo objavil.
18. člen
Arhivi pridobivajo arhivsko gradivo:
– s prevzemom javnega arhivskega gradiva na podlagi zakona;
– z odplačnimi oziroma neodplačnimi pravnimi posli (npr. nakup, darilo, oporoka) v primeru zasebnega arhivskega gradiva;
– s prevzemom zasebnega arhivskega gradiva v hrambo.
S pogodbo se lahko določijo posebni pogoji glede dostopnosti in hranjenja zasebnega arhivskega gradiva.
19. člen
Javnopravna oseba lahko sama zagotovi varstvo lastnega arhivskega gradiva na podlagi dovoljenja ministra.
Minister izda dovoljenje iz prvega odstavka zaradi posebnega statusnega položaja javnopravne osebe ali posebne narave dejavnosti, ki jo javnopravna oseba opravlja na področju znanosti, visokega šolstva ali informiranja. Z dovoljenjem se določi tudi pristojni arhiv na podlagi 14. člena tega zakona.
Dovoljenje iz prvega odstavka tega člena se izda, ko minister ugotovi, da javnopravna oseba razpolaga s potrebnimi in primernimi prostori ter opremo, z usposobljenimi strokovnimi delavci in izkaže zagotovljena sredstva za opravljanje varstva lastnega arhivskega gradiva.
III. ARHIVSKO GRADIVO
1. Javno arhivsko gradivo
20. člen
Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Arhivu morajo zagotoviti ogled stanja, v kakršnem je dokumentarno gradivo, ter mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu.
Javnopravne osebe morajo tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.
21. člen
Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so:
– sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva;
– odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva po navodilih arhiva ter izdelava seznama odbranega gradiva;
– izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu.
Za izvajanje obveznosti iz prejšnjega odstavka morajo javnopravne osebe zagotavljati ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje ter določiti enega od delavcev na vodilnem položaju, ki je odgovoren za izvajanje teh obveznosti.
Delavci, ki delajo z dokumentarnim gradivom, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti.
Minister predpiše podrobnejša merila za strokovno usposobljenost in preizkus strokovne usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom.
22. člen
Javnopravne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva.
Javnopravne osebe morajo v roku iz prejšnjega odstavka izročiti arhivu tudi javno arhivsko gradivo:
– ki vsebuje osebne podatke;
– ki je pod posebnim varstvom tajnosti, predpisane z zakonom;
– za katerega veljajo splošni predpisi glede varovanja zaupnosti.
Kot javno arhivsko gradivo, ki ga je javnopravna oseba dolžna izročiti v roku iz prvega odstavka tega člena, se šteje tudi en izvod internih publikacij, službenih in poslovnih publikacij, letakov, reklamnih objav in podobnega gradiva, ki ga je objavila javnopravna oseba.
23. člen
Zaradi strokovnih razlogov se rok izročitve javnega arhivskega gradiva iz 22. člena tega zakona za posamezno gradivo izjemoma lahko podaljša na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in javnopravno osebo.
V primeru spora med pristojnim arhivom in javnopravno osebo o določitvi dolžine roka iz prejšnjega odstavka odloči minister.
24. člen
Javnopravna oseba je dolžna izročiti javno arhivsko gradivo arhivu v originalu, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno.
Oblika izročitve informacij, ki so shranjene v strojno berljivi obliki, se določi na podlagi dogovora med arhivom in javnopravno osebo.
Minister podrobneje določi način in postopek odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva in postopek izročanja javnega arhivskega gradiva arhivu.
25. člen
V primeru prenehanja javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika je potrebno javno arhivsko gradivo ne glede na rok iz 22. člena tega zakona izročiti arhivu še pred prenehanjem javnopravne osebe.
Organ, ki vodi postopek prenehanja oziroma izvaja statusno spremembo javnopravne osebe, mora zagotoviti odbiranje in izročitev javnega arhivskega gradiva arhivu v skladu z določbami tega zakona ter na podlagi obveznih navodil arhiva o ravnanju z javnim arhivskim gradivom.
Organ iz prejšnjega odstavka mora poskrbeti za nadaljnjo hrambo dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.
26. člen
Javnega arhivskega gradiva ni dopustno odtujiti.
Arhiv lahko za znanstvene oziroma kulturne namene začasno izvozi v tujino javno arhivsko gradivo na podlagi dovoljenja ministra. V dovoljenju za začasni izvoz mora biti določen rok za vrnitev javnega arhivskega gradiva ter način in pogoji njegovega zavarovanja v času izposoje.
2. Zasebno arhivsko gradivo
27. člen
Evidentiranje dokumentarnega gradiva v zasebni lasti, za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, izvajajo arhivi, ki predložijo letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva skupaj s strokovno utemeljitvijo ministrstvu.
Na osnovi evidentiranja iz prejšnjega odstavka minister z odločbo razglasi zasebno dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, za arhivsko gradivo. Odločba vsebuje podatke o lastniku in vsebini, obsegu in času nastanka zasebnega arhivskega gradiva ter dolžnosti iz 29. člena tega zakona.
Minister vodi seznam izdanih odločb in določi podrobnejši način evidentiranja in pristojne arhive za posamezna področja zasebnega arhivskega gradiva.
28. člen
Če arhiv ugotovi, da je zasebno arhivsko gradivo v nevarnosti, da bo uničeno ali poškodovano, obvesti o tem ministra.
Minister lahko z odločbo določi:
– pogoje hrambe, konserviranja oziroma restavriranja zasebnega arhivskega gradiva;
– obveznost izročitve zasebnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu za določen čas, zaradi izdelave kopij.
29. člen
Dolžnosti lastnikov zasebnega arhivskega gradiva so:
– da hranijo gradivo trajno, strokovno neoporečno ter kot celoto v urejenem stanju;
– da upoštevajo strokovne nasvete arhiva glede varovanja, vzdrževanja, odbiranja in urejanja ter konserviranja oziroma restavriranja gradiva;
– da dajejo arhivu podatke o gradivu, ki so potrebni za izvajanje določb tega zakona;
– da omogočijo arhivu vpogled v arhivsko gradivo na kraju samem;
– da določijo pogoje uporabe zasebnega arhivskega gradiva za znanstvene in kulturne namene.
30. člen
Zasebno arhivsko gradivo, ki ga sprejme arhiv na predlog lastnika v hrambo, ostane v zasebni lasti in se obravnava v skladu z določili pisne pogodbe o hrambi, s katero se lahko določijo posebni pogoji glede hrambe in dostopnosti zasebnega arhivskega gradiva.
31. člen
Zasebno arhivsko gradivo tujega izvora je prepovedano uvažati brez izvoznega potrdila države, iz katere se arhivsko gradivo izvaža.
32. člen
Lastnik zasebnega dokumentarnega gradiva, za katero se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, lahko izvozi zasebno dokumentarno gradivo le na podlagi mnenja ministra.
Minister predpiše, kdaj se domneva, da ima zasebno dokumentarno gradivo lastnosti arhivskega gradiva.
33. člen
Minister lahko dovoli začasen oziroma trajen izvoz zasebnega arhivskega gradiva na predlog lastnika in po predhodnem strokovnem mnenju pristojnega arhiva.
Lastnik zasebnega arhivskega gradiva mora v primeru trajnega izvoza dopustiti pristojnemu arhivu, da ga pred izvozom kopira.
Minister določi seznam zasebnega arhivskega gradiva, ki ga je zaradi izjemnega pomena za znanost in kulturo prepovedano trajno izvoziti v tujino.
34. člen
Država ima predkupno pravico pri prodaji zasebnega arhivskega gradiva. Država lahko prepusti predkupno pravico lokalni samoupravni skupnosti.
Lastnik zasebnega arhivskega gradiva mora ponudbo za prodajo svojega gradiva, ki vsebuje podatke o bistvenih sestavnih delih kupoprodajne pogodbe, najprej poslati ministrstvu.
Ministrstvo se do ponudbe opredeli na podlagi strokovnega mnenja pristojnega arhiva, ob upoštevanju predpisov, ki urejajo predkupno pravico, v dveh mesecih po prejemu obvestila.
35. člen
Država zagotavlja v državnem proračunu sredstva, potrebna za pospeševanje varstva zasebnega arhivskega gradiva.
3. Filmsko arhivsko gradivo
36. člen
Filmsko arhivsko gradivo je zmontirani originalni slikovni in tonski negativ filma in ena filmska kopija vsakega filma, ki ga izdelajo slovenski producenti oziroma je izdelan v koprodukciji slovenskih in tujih producentov v Republiki Sloveniji.
Producent mora takoj po izdelavi filma izročiti filmsko arhivsko gradivo Arhivu Republike Slovenije. V pogodbi o izročitvi filmskega gradiva, ki jo sklene producent z ministrstvom, se producentu prizna nadomestilo stroškov za izdelavo intermediata in filmske kopije.
4. Arhivsko gradivo verskih skupnosti
37. člen
Za varstvo arhivskega gradiva verskih skupnosti se uporabljajo določbe tega zakona, ki urejajo varstvo zasebnega arhivskega gradiva.
Arhivsko gradivo rimskokatoliške Cerkve se odbere iz cerkvenega dokumentarnega gradiva v skladu z njenimi predpisi in ima lastnosti arhivskega gradiva po tem zakonu.
Minister v dogovoru s Slovensko škofovsko konferenco določi posamezne pogoje za opravljanje arhivske dejavnosti in dogovorjena sredstva za opravljanje arhivske dejavnosti rimskokatoliške Cerkve.
IV. UPORABA ARHIVSKEGA GRADIVA V ARHIVIH
38. člen
Javno arhivsko gradivo se v arhivih lahko uporablja v znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene, za predstavitve arhivskega gradiva in za izobraževanje. Pravne in fizične osebe lahko poleg teh namenov uporabljajo javno arhivsko gradivo, če izkažejo pravni interes.
Minister določi podrobnejše pogoje in način vodenja evidence uporabe javnega arhivskega gradiva ter tarifni pravilnik.
39. člen
Za uporabo zasebnega arhivskega gradiva v arhivih se smiselno uporabljajo določbe o uporabi javnega arhivskega gradiva, če niso v nasprotju z določili pravnih aktov, na podlagi katerih arhivi hranijo zasebno arhivsko gradivo.
40. člen
Javno arhivsko gradivo se uporablja v dovoljene namene na podlagi prijave uporabe upravičenca arhivu.
Javno arhivsko gradivo se lahko izposoja za razstavne in podobne namene samo na podlagi pisne pogodbe in v primeru, da je zagotovljeno ustrezno materialno varstvo gradiva.
Arhiv lahko dovoli objavo reprodukcij javnega arhivskega gradiva v reklamne, propagandne ali podobne namene, razen če bi to nasprotovalo značaju ali pomenu arhivskega gradiva.
41. člen
Javno arhivsko gradivo, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti, postane dostopno za uporabo 30 let po nastanku.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, zadeve s področja nacionalne varnosti, vključno z vzdrževanjem reda in miru, ter na ekonomske interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo, postane dostopno za uporabo 40 let po svojem nastanku.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke o zasebnosti posameznika, postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku oziroma 10 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, kolikor ni z drugimi predpisi drugače določeno.
Javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo arhivu, ga je glede na prejšnja dva odstavka dolžna označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ter v izročitvenem zapisniku posebej navesti roke nedostopnosti za posamezno javno arhivsko gradivo.
42. člen
Roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določene v drugem in tretjem odstavku 41. člena tega zakona, je možno izjemno skrajšati pod določenimi pogoji, če je uporaba javnega arhivskega gradiva neobhodno potrebna za dosego predvidenega znanstvenega cilja ter javni interesi prevladujejo nad interesi, ki jih je potrebno varovati.
O izjemnem skrajšanju roka nedostopnosti odloči Vlada Republike Slovenije (v nadaljevanju: vlada) na predlog uporabnika ter na podlagi mnenja arhivske komisije. Predlog mora vsebovati strokovno utemeljitev za izjemno skrajšanje roka nedostopnosti.
43. člen
Roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določene v drugem in tretjem odstavku 41. člena tega zakona, je možno na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšati, vendar ne več kot za 10 let.
O izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti javnega arhivskega gradiva odloči vlada, ko prejme mnenje arhivske komisije.
44. člen
Vlada imenuje izmed strokovnjakov s področja državne uprave, zgodovine in arhivistike arhivsko komisijo, ki opravlja naslednje naloge:
– daje obvezujoča mnenja v spornih primerih določitve roka nedostopnosti arhivskega gradiva iz drugega in tretjega odstavka 41. člena tega zakona;
– daje mnenja o izjemnem skrajšanju in podaljšanju roka nedostopnosti.
Vlada določi sestavo in način dela arhivske komisije.
45. člen
Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz 41. člena tega zakona ne veljajo za uporabo posamičnih dokumentov, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi in organi lokalnih samoupravnih skupnosti.
Stranke imajo po zakonu o splošnem upravnem postopku ne glede na določila 41. člena tega zakona pravico do vpogleda v javno arhivsko gradivo, ko izkažejo svoj pravni interes.
46. člen
Originalno javno arhivsko gradivo, ki bi se zaradi uporabe lahko poškodovalo oziroma uničilo, se daje v uporabo v obliki kopije.
47. člen
Dokumente, ki so v arhivu in jih organi državne oblasti in organi lokalnih samoupravnih skupnosti potrebujejo za svoje delo oziroma jih občani potrebujejo za uveljavitev svojih pravic, izroči arhiv v uporabo praviloma v obliki overjene kopije, ki se šteje za original.
V izjemnih primerih, kadar je za razrešitev zadeve nujno potrebna uporaba originala, se lahko državnemu organu za določen čas posodi originalno arhivsko gradivo, s tem, da se na stroške organa izdela varnostna kopija.
48. člen
Uporabnik mora z arhivskim gradivom, ki ga je dobil v uporabo, ravnati s skrbnostjo dobrega gospodarja.
49. člen
Pri vsaki objavi ali predstavitvi arhivskega gradiva je potrebno z imenom ali signaturo navesti arhiv ter arhivski fond oziroma zbirko, iz katere je obravnavano arhivsko gradivo.
V. NADZOR
50. člen
Nadzor nad zakonitostjo dela arhivov izvaja ministrstvo na podlagi tega zakona in izvršilnih predpisov.
Kontrolo nad namensko porabo sredstev za opravljanje javne službe opravlja Računsko sodišče Republike Slovenije.
51. člen
Inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določil tega zakona in izvršilnih predpisov izvaja Inšpektorat Republike Slovenije za področje kulturne dediščine.
Pooblaščena oseba mora varovati vojaško, uradno in poslovno tajnost.
Pooblaščena oseba za opravljanje inšpekcijskega nadzora po tem zakonu je inšpektor za področje arhivske dejavnosti, ki mora izpolnjevati poleg drugih tudi naslednja posebna razpisna pogoja:
– opravljen strokovni izpit iz arhivistike;
– najmanj deset let delovnih izkušenj v arhivu.
VI. KAZENSKE DOLOČBE
52. člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba:
1. če ne skrbi za dokumentarno gradivo na predpisan način in pristojnemu arhivu ne zagotovi pogojev za delo (prvi odstavek 20. člena);
2. če ne izpolni predpisanih dolžnosti v zvezi s prehodom javnega arhivskega gradiva v arhiv ter s tem povezanih materialnih, kadrovskih in finančnih pogojev za delo (prvi in drugi odstavek 21. člena);
3. če ne izroči vsega javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu v zakonsko določenem roku (prvi, drugi in tretji odstavek 22. člena);
4. če izročeno javno arhivsko gradivo ni urejeno na predpisan način (prvi odstavek 24. člena);
5. če so bili pred izročitvijo iz javnega arhivskega gradiva izločeni posamezni dokumenti, ki imajo lastnosti arhivskega gradiva in zato javno arhivsko gradivo ni kompletna celota (prvi odstavek 24. člena);
6. če ne označi javnega arhivskega gradiva na predpisan način in v izročitvenem zapisniku ne navede rokov nedostopnosti (četrti odstavek 41. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne in javnopravne osebe.
53. člen
Z denarno kaznijo najmanj 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba, ki izvaja statusno spremembo oziroma prenehanje javnopravne osebe:
1. če v primeru prenehanja javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika ne izroči javnega arhivskega gradiva arhivu še pred prenehanjem (prvi odstavek 25. člena);
2. če ne zagotovi odbiranja in izročitve arhivskega gradiva arhivu v skladu z določili tega zakona in na podlagi obveznih navodil pristojnega arhiva (drugi odstavek 25. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
54. člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek arhiv:
1. če začasno izvozi javno arhivsko gradivo brez dovoljenja pristojnega ministra (drugi odstavek 26. člena);
2. če dopusti nedovoljeno uporabo javnega arhivskega gradiva (prvi odstavek 38. člena);
3. če dopusti tako uporabo zasebnega arhivskega gradiva, ki ne ustreza dogovorjenim pogojem uporabe (39. člen);
4. če pri uporabi arhivskega gradiva ne upošteva določenih rokov nedostopnosti (prvi, drugi in tretji odstavek 41. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba arhiva.
55. člen
Z denarno kaznijo najmanj 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba ali posameznik – lastnik zasebnega arhivskega gradiva, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti:
1. če ne izvrši določenih varstvenih ukrepov (drugi odstavek 28. člena);
2. če ne izpolnjuje zakonskih dolžnosti v zvezi z ravnanjem z zasebnim arhivskim gradivom (29. člen);
3. če brez izvoznega potrdila države izvora uvozi zasebno arhivsko gradivo tujega izvora (31. člen);
4. če izvozi zasebno dokumentarno gradivo, za katero se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva brez mnenja pristojnega ministra (prvi odstavek 32. člena);
5. če izvozi zasebno arhivsko gradivo brez dovoljenja pristojnega ministra (prvi odstavek 33. člena);
6. če na predpisan način ne sporoči ministrstvu, da namerava prodati zasebno arhivsko gradivo (drugi odstavek 34. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek posameznik, če stori dejanje iz prvega odstavka.
56. člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek producent, pravna oseba ali posameznik, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti, če ne izroči filmskega arhivskega gradiva arhivu Republike Slovenije (drugi odstavek 36. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek posameznik, če stori dejanje iz prvega odstavka.
57. člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba ali posameznik, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti:
1. če uporablja javno arhivsko gradivo v nedovoljene namene (prvi odstavek 38. člena);
2. če brez dovoljenja arhiva objavi reprodukcije javnega arhivskega gradiva (tretji odstavek 40. člena);
3. če poškoduje arhivsko gradivo (48. člen).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se za kaznuje prekršek posameznik, če stori dejanje iz prvega odstavka.
VII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
58. člen
Vlada določi sestavo in način dela arhivske komisije in jo ustanovi v šestih mesecih po uveljavitvi tega zakona.
59. člen
Minister predpiše izvršilne predpise iz tega zakona v enem letu po njegovi uveljavitvi.
Do uveljavitve predpisov, določenih v tem zakonu, se smiselno uporabljajo predpisi, veljavni na podlagi zakona o naravni in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90 in 26/92), kolikor niso v nasprotju z določili tega zakona.
60. člen
Z dnem uveljavitve tega zakona postane ustanovitelj Zgodovinskega arhiva v Celju, Pokrajinskega arhiva v Kopru, Zgodovinskega arhiva v Ljubljani, Pokrajinskega arhiva v Mariboru, Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici in Zgodovinskega arhiva v Ptuju Republika Slovenija.
Vlada v šestih mesecih po uveljavitvi tega zakona uskladi mrežo javnih zavodov – regionalnih arhivov za opravljanje arhivske dejavnosti z določili tega zakona in sprejme ustrezne ustanovitvene akte.
61. člen
Premoženje, s katerim upravljajo regionalni arhivi za opravljanje dejavnosti, za katero so ustanovljeni, preide z dnem uveljavitve tega zakona na Republiko Slovenijo v višini deleža, ugotovljenega na podlagi zakona o uresničevanju javnega interesa na področju kulture.
62. člen
Arhivsko gradivo, ki se na dan uveljavitve tega zakona že nahaja v arhivih, razen arhivskega gradiva, ki ga je arhiv prevzel v hrambo v obliki depozita od fizične osebe, oziroma so ga arhivi dolžni prevzeti na podlagi zakona o naravni in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90 in 26/92), je javna lastnina.
63. člen
Kadar ima dokumentarno gradivo pravne osebe, ki upravlja z družbeno lastnino, lastnosti arhivskega gradiva po tem zakonu, minister na predlog arhiva odloči, da se uporabljajo za to dokumentarno gradivo določila tega zakona o javnem arhivskem gradivu.
64. člen
V delovno področje Arhiva Republike Slovenije in regionalnih arhivov sodijo tudi naloge varstva arhivskega gradiva nekdanjih državnih, avtonomnih, samoupravnih in drugih organov ter pravnih oseb, za katere so bili ti arhivi pristojni po zakonu o naravni in kulturni dediščini.
65. člen
Rok nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določen v prvem odstavku 41. člena, se uporablja za arhivsko gradivo, nastalo po uveljavitvi Ustave Republike Slovenije, od dne 23. 12. 1991.
66. člen
Arhivsko gradivo bivših družbenopolitičnih organizacij (Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva Slovenije, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije) je dostopno brez omejitev, razen podatkov določenih v tretjem odstavku 41. člena.
67. člen
Vse vrste in stopnje zaupnosti označenih na dokumentih oziroma fondih ali zbirkah, nastalih v organih in drugih organizacijah bivše SFRJ, so nične, prav tako omejitve uporabe gradiva, ki so ga do uveljavitve samostojnosti Republike Slovenije predali organi in organizacije bivše SFRJ.
68. člen
Z dnem uveljavitve tega zakona prenehajo veljati členi 57. do 69., 94. do 102., 13. točka 106. člena in člena 107. in 108. zakona o naravni in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90, 26/92).
69. člen
Ta zakon začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 612-02/92-1/6
Ljubljana, dne 27. marca 1997.
Predsednik
Državnega zbora
Republike Slovenije
Janez Podobnik, dr. med. l. r.
