Na podlagi 22. člena zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 12/96) in drugega odstavka 99. člena zakona o upravi (Uradni list RS, št. 67/94) izdaja minister za šolstvo in šport
P R A V I L N I K
o dokumentaciji v vrtcu
1. člen
Ta pravilnik določa dokumentacijo o vzgojnem delu in ostalo dokumentacijo, ki jo mora voditi vrtec.
2. člen
Vrtec poleg dokumentacije določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.
I. VRSTE DOKUMENTACIJE
3. člen
(knjige in splošni dokumenti vrtca)
Knjige in splošni dokumenti vrtca so:
1. kronika vrtca, v katero vrtec po kronološkem redu vpisuje dogodke pomembne za vrtec,
2. letni delovni načrt vrtca v skladu z 21. členom zakona o vrtcih,
3. letni delovni načrt enote vrtca,
4. poročilo o uresničevanju letnega delovnega načrta, v katerega se vpisujejo splošni podatki o vrtcu in programih oziroma o organizaciji in vsebini življenja in dela vrtca.
4. člen
(dokumentacija o delu oddelkov v vrtcu)
Podatki o oddelku in o delu v oddelku se vpisujejo v:
1. imenik otrok vključenih v vrtec, v katerem so podatki o njihovi prisotnosti,
2. dnevnik dela v katerega se vpisujejo podatki o poteku življenja in dela v oddelku za vsak oddelek in za vsako šolsko leto.
5. člen
(dokumentacija o otrocih vključenih v vrtec)
O otrocih vključenih v vrtec se vodi naslednja dokumentacija:
1. vpisni list,
2. osebna mapa otroka, ki mu je nudeno svetovanje oziroma pomoč,
3. osebni list otroka s posebnimi potrebami,
4. zapisnik komisije za sprejem otrok v vrtec.
6. člen
(dokumentacija o delu strokovnih delavcev)
Strokovni delavci vrtca (vzgojitelji, svetovalni delavci, organizatorji prehrane, organizatorji zdravstveno-higienskega režima in drugi strokovni delavci) vodijo naslednjo dokumentacijo o svojem strokovnem delu:
1. letni načrt dela, ki je v skladu s programom za predšolske otroke in letnim delovnim načrtom vrtca,
2. končno evalvacijo oziroma poročilo o uresničevanju letnega načrta dela.
Poleg dokumentacije iz prejšnjega odstavka vodijo vzgojitelji tudi vsebinsko pripravo za določeno časovno obdobje v skladu s programom za predšolske otroke. Časovno obdobje je usklajeno z izbrano temo (vsebino) in značilnostmi otrok v oddelku.
7. člen
(dokumentacija o delu organov)
O delu organov v vrtcu se vodijo zapisniki, in sicer:
1. zapisniki sej vzgojiteljskega zbora in strokovnih aktivov,
2. zapisniki sej sveta staršev enot vrtca in sveta staršev vrtca,
3. zapisniki sej sveta vrtca.
8. člen
Dokumentacijo, ki jo določa ta pravilnik se vodi na predpisanih obrazcih.
Obrazca iz 4. člena in obrazca iz druge in tretje alinee 5. člena tega pravilnika predpiše minister, druge obrazce pa določijo vrtci sami.
II. VODENJE DOKUMENTACIJE
9. člen
Vrtci vodijo dokumentacijo, ki vsebuje osebne podatke iz zbirk podatkov določenih v 43. členu zakona v vrtcih (Uradni list RS, št. 12/96) tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
10. člen
Za shranjevanje dokumentacije vrtca veljajo naslednji roki:
– trajno se hrani kroniko vrtca,
– eno leto po odhodu otroka iz vrtca se hrani vlogo za vpis otroka v vrtec, dnevnike in imenike, osebno mapo otroka, ki potrebuje svetovanje oziroma pomoč ter osebni list otroka s posebnimi potrebami,
– najmanj 5 let se hrani letni delovni načrt, poročilo o uresničevanju letnega načrta, zapisnike sej vzgojiteljskega zbora in strokovnih aktivov, zapisnike sej sveta staršev enot in sveta staršev vrtca ter zapisnike sej sveta vrtca,
– do konca šolskega leta se hrani letni načrt dela v oddelku, evalvacijo in pripravo na delo v oddelku ter zapis komisije za sprejem otrok v vrtec.
11. člen
Ta pravilnik se smiselno uporablja tudi v zavodih za vzgojo in izobraževanje predšolskih otrok s posebnimi potrebami.
12. člen
Izvajanje tega pravilnika nadzoruje šolska inšpekcija.
III. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
13. člen
Določilo 10. člena tega pravilnika velja tudi za dokumentacijo, ki so jo vrtci vodili v skladu s pravilnikom o pedagoški dokumentaciji v vzgojno-izobraževalnih organizacijah (Uradni list SRS, št. 20/80).
14. člen
Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, prenehajo veljati določbe pravilnika o pedagoški dokumentaciji v vzgojno-izobraževalnih organizacijah (Uradni list SRS, št. 20/80), razen 3. točke 2. člena, ki se uporablja, dokler se bo izvajal program priprave na šolo.
Do uveljavitve novih obrazcev se smejo v doslej veljavno dokumentacijo vpisovati le tisti osebni podatki o otrocih in starših, ki jih določata 44. in 46. člen zakona o vrtcih.
15. člen
Ta pravilnik začne veljati 1. septembra 1997.
Št. 602-11/97
Ljubljana, dne 8. julija 1997.
Minister
za šolstvo in šport
dr. Slavko Gaber l. r.
