Na podlagi 87. člena zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96), v zvezi z zakonom o upravi (Uradni list RS, št. 67/94) in zakonom o organizaciji in delovnem področju ministrstev (Uradni list RS, št. 71/94, 47/97) izdaja minister, pristojen za finance

S tem navodilom se določa način finančnega poslovanja in način porabe proračunskih sredstev za upravne enote ter uprave, urade in inšpektorate, ki so upravni organi v sestavi ministrstev in imajo svoje enote na lokalnih ravneh.

Za finančno poslovanje upravnih enot so pri Ministrstvu za finance odprta posebna stroškovna mesta v okviru računa 637 Ministrstva za finance, na katerega se nakazujejo sredstva državnega proračuna (račun 630).

Upravne enote imajo odprt izločen račun upravne enote (račun 639) pri krajevno pristojni enoti Agencije RS za plačilni promet, na katerega se nakazujejo sredstva za delovanje upravne enote.
Za organizacijske enote na lokalni ravni so odprti izločeni računi organizacijskih enot (računi 765) pri krajevno pristojni enoti Agencije RS za plačilni promet, na katere se nakazujejo sredstva za delovanje organizacijskih enot na lokalni ravni iz računa 637 pristojnega ministrstva.

Za plačevanje iz izločenega računa upravne enote je kot odredbodajalec določen načelnik upravne enote ali od njega pooblaščena oseba.
Za plačevanje iz izločenega računa organizacijske enote na lokalni ravni je kot odredbodajalec določen predstojnik organizacijske enote na lokalni ravni ali od njega pooblaščena oseba.
Odredbodajalci so odgovorni za zakonitost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.

Odgovorna oseba za upravne enote je načelnik upravne enote, ki je v skladu z zakonom o računovodstvu in izvedbenimi predpisi odgovoren za vodenje vseh evidenc in poročil za potrebe Sektorja za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Načelniki upravnih enot morajo sestaviti letne plane potrebnih sredstev ter spremljati porabo sredstev skladno s kriteriji, ki jih določi Ministrstvo za notranje zadeve.
Predstojniki organizacijskih enot na lokalni ravni morajo sestaviti letne plane potrebnih sredstev ter spremljati porabo sredstev skladno s kriteriji, ki jih določi pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijsko enoto.

Za zagotovitev racionalnosti poslovanja, vodijo delavci, zaposleni v upravnih enotah evidence in obračune v zvezi s finančnim poslovanjem upravnih enot in organizacijskih enot na lokalnih ravneh.

Evidence in obračuni upravnih enot so izkazani v poslovnih knjigah Ministrstva za finance, pri katerem so odprta posebna stroškovna mesta za upravne enote.
Posamezne evidence in obračuni organizacijskih enot na lokalni ravni se izkazujejo v poslovnih knjigah pristojnih ministrstev.

Sredstva iz posebnega računa upravnih enot in organizacijskih enot na lokalni ravni se uporabljajo za pokrivanje naslednjih izdatkov, po predloženih računih in skladno z razdelilnikom, ki ga je pripravilo Ministrstvo za notranje zadeve za upravne enote in pristojni organ v sestavi ministrstva za organizacijske enote na lokalni ravni:
– električne energije,
– ogrevanja,
– PTT storitev, transportnih uslug,
– komunalnih storitev,
– stroškov plačilnega prometa,
– pisarniškega materiala,
– potrošnega materiala (čistila in podobno),
– kotizacij za sprotno izobraževanje zaposlenih,
– nabave strokovnih časopisov in strokovne literature,
– dnevnic, nočnin in potnih stroškov za službena potovanja,
– neproizvodnih storitev (tudi obratovalnih stroškov najemodajalcem),
– popravilo inventarja in sprotnega vzdrževanja poslovnih prostorov,
– reprezentance,
– goriva za prevozna sredstva,
– manjše investicije v vrednostnem okviru določb zakona o izvrševanju proračuna.

Sredstva za kritje stroškov tiskanja in distribucije vrednotnic so planirana v proračunu Republike Slovenije v okviru materialnih stroškov za delovanje upravnih enot, izplačujejo se neposredno iz računa 637 Ministrstva za finance, knjigovodsko pa evidentirajo na posamezna stroškovna mesta, odprta v okviru računa 637 Ministrstva za finance. Ministrstvo za finance sklene ustrezne pogodbe s proizvajalcem in distributerji vrednotnic.
Upravne enote nabavljajo vrednotnice pri pristojni organizacijski enoti Agencije RS za plačilni promet brezplačno na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba.

Sredstva za kritje stroškov nakupa obrazcev, tiskovin in registrskih tablic so planirana v proračunu RS v okviru materialnih stroškov za delovanje upravnih enot kot samostojna proračunska postavka.
Obrazce, tiskovine in registrske tablice nabavlja upravna enota na osnovi naročilnic, ki jih izda načelnik upravne enote oziroma od njega pooblaščena oseba, plačujejo se neposredno iz računa 637 Ministrstva za finance, knjigovodsko pa evidentirajo na posamezna stroškovna mesta, odprta v okviru računa 637 Ministrstva za finance.
Določbe prvega odstavka tega člena se nanašajo na material, ki ga je možno nabaviti le pri za to sprecializiranih proizvajalcih oziroma distributerjih, s katerimi Ministrstvo za notranje zadeve skupaj z Ministrstvom za finance sklene ustrezne pogodbe.

Neposredno iz računa 637 Ministrstva za finance se izplačujejo plače zaposlenih v upravnih enotah, osebni prejemki, pogodbeno delo in avtorski honorarji, pogodbe o izobraževanju in podobno, ki se knjigovodsko evidentirajo na posameznih stroškovnih mestih, odprtih v okviru računa 637 Ministrstva za finance.
Direktno iz žiro računa posameznega uporabnika proračuna se izplačujejo plače zaposlenih v organizacijskih enotah na lokalni ravni, osebni prejemki, pogodbeno delo in avtorski honorarji, pogodbe o izobraževanju in podobno.
Navedeni odhodki se izplačujejo delavcem upravnih enot na osnovi dokumentacije, za katero so odgovorni načelniki upravnih enot oziroma od njih pooblaščene osebe in delavcem organizacijskih enot na lokalni ravni na osnovi dokumentacije, za katero je odgovoren predstojnik organizacijske enote ali od njega pooblaščena oseba. Vse spremembe v upravni enoti in organizacijski enoti glede števila zaposlenih in višine koeficientov, razen višina koeficienta za minulo delo, morajo biti predhodno potrjene na Komisiji Vlade RS za kadrovske in administrativne zadeve.

Skladno s 34. členom zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96) se sredstva za investicije v prostore, avtomobile in opremo zagotavljajo pri Servisu skupnih služb vlade. Osnova so podatki, ki jih načelniki upravnih enot in predstojniki posameznih proračunskih uporabnikov za svoje organizacijske enote na lokalni ravni morajo posredovati Servisu skupnih služb vlade.
Sredstva za plačilo najemnin za vse organizacijske oblike državne uprave na lokalni ravni, ne glede na to kdo je lastnik, se zagotavljajo pri Servisu skupnih služb vlade. Načelniki upravnih enot in predstojniki organizacijskih enot na lokalni ravni morajo zagotoviti podatke za vključitev tovrstnih odhodkov v plan Servisa skupnih služb vlade.

Skladno s 35. členom zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 5/96) se sredstva za investicije v informatizacijo, vključno z vzdrževanjem strojne in programske opreme, zagotavljajo pri Centru vlade za informatiko, na osnovi podatkov, ki jih morajo posredovati posamezni proračunski uporabniki kot je določeno v 13. členu tega navodila.

V računovodstvih upravnih enot se evidentirajo stroški v zvezi z upravnimi postopki, ki so nastali v upravni enoti in organizacijski enoti na lokalni ravni in izstavijo naročniku (fizični ali pravni osebi) skupen račun za opravljeno storitev. V računu morajo biti zajete in sprecificirane vse storitve, vključno s prometnim davkom za opravljeno storitev.
Naročnik plača opravljeno storitev upravni enoti ali organizacijski enoti negotovinsko, na prehodni račun upravne enote 845, ali v gotovini.
Na zahtevo upravne enote odpre krajevno pristojna enota Agencije RS za plačilni promet en ali več prehodnih računov 845.
Če je storitev plačana na prehodni račun 845, se sredstva iz prehodnega računa 845 tekoče preodkažejo na ustrezne vplačilne račune 840 s točno določenim namenom vplačila skladno z odredbo o računih ter načinu vplačevanja in razporejanja javnofinančnih prihodkov (Uradni list RS, št. 81/94).
Če je storitev plačana v gotovini, se gotovino direktno preodkaže na ustrezni vplačilni račun 840, ki je opredeljen z odredbo.

Morebitni prihodki iz naslova lastne dejavnosti organizacijske enote se vplačajo na račun 637 pristojnega ministrstva. Pri opredelitvi prihodka iz naslova lastne dejavnosti, je potrebno dosledno upoštevati navodilo ministra pristojnega za finance, ki ureja izkazovanje prihodkov in odhodkov iz naslova lastne dejavnosti uporabnikov proračuna.

Z dnem uveljavitve tega navodila preneha veljati navodilo o finančnem poslovanju upravnih enot (Uradni list RS, št. 33/96).

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. 1. 1998.