Na podlagi 60. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97), 37. člena zakona o uresničevanju javnega interesa na področju kulture (Uradni list RS, št. 75/94), 5. in 20. člena zakona o Vladi Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 4/93, 23/96 in 47/97) je Vlada Republike Slovenije na 49. seji 12. februarja 1998 sprejela

S tem sklepom ustanavlja Republika Slovenija javni zavod Pokrajinski arhiv Koper (v nadaljevanju: arhiv).
Ustanoviteljske pravice in obveznosti izvaja Vlada Republike Slovenije.

Ime arhiva: Pokrajinski arhiv Koper.
Sedež arhiva: Goriška ulica 6, 6000 Koper.
Območje arhiva pokriva območje naslednjih upravnih enot: Ilirska Bistrica, Izola, Koper, Piran, Postojna, Sežana.
Arhiv je pravna oseba.

Pravni prednik arhiva je Pokrajinski arhiv Koper, katerega ustanoviteljice so bile občine: Ilirska Bistrica, Izola, Koper, Piran, Postojna, Sežana.

Arhiv opravlja naslednje dejavnosti:
O/92.5 Dejavnost knjižnic, arhivov, muzejev in druge kulturne dejavnosti, od tega:
– O/92.511 Dejavnost knjižnic
– O/92.512 Dejavnost arhivov
O/92.32 Obratovanje objektov za kulturne prireditve,
M/80.4 Izobraževanje odraslih in drugo izobraževanje, od tega:
– M/80.42 Drugo izobraževanje
K/72 Računalništvo in z njim povezane dejavnosti, od tega:
– K/72.40 Dejavnosti, povezane z bazami podatkov
K/73 Raziskovanje in razvoj, od tega:
– K/73.201 Raziskovanje in eksperimentalni razvoj na področju družboslovja
– K/73.202 Raziskovanje in eksperimentalni razvoj na področju humanistike
K/74.81 Fotografska dejavnost, od tega:
– izdelava fotografij
DE/22 Založništvo, tiskarstvo, od tega:
– DE/22.11 Izdajanje knjig
– DE/22.15 Drugo založništvo
– DE/22.23 Knjigoveštvo in dodelava
Na podlagi 11. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih opravlja arhiv v okviru javne službe naslednje dejavnosti:
– vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi iz 20. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih, izvajanje strokovnega nadzora in usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom,
– zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov,
– hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva,
– vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva,
– izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z reprodukcijami tega gradiva,
– evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb,
– sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora,
– dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov,
– posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom,
– opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom,
– izdajanje publikacij.

Organi arhiva so:
– svet arhiva,
– direktor arhiva,
– strokovni svet arhiva.

Arhiv upravlja svet arhiva, ki ga sestavljajo:
– predstavniki ustanovitelja (trije člani), ki jih imenuje Vlada Republike Slovenije,
– predstavniki delavcev arhiva (trije člani),
in
– predstavniki uporabnikov oziroma zainteresirane javnosti (trije člani), pri čemer enega imenuje Arhivsko društvo Slovenije, drugega Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, tretjega pa Mestna občina Koper.
Način izvolitve predstavnikov delavcev določi statut arhiva.
Mandat članov sveta arhiva traja pet let; po poteku mandata so lahko izvoljeni še za eno mandatno obdobje.

Svet arhiva sprejema statut arhiva, program dela, letni finančni načrt, zaključni račun in splošne akte arhiva ter opravlja druge zadeve, ki jih določi statut.
Statut in spremembe začno veljati, ko da nanj soglasje ustanovitelj.
Akt o sistemizaciji delovnih mest arhiva sprejme svet arhiva na predlog direktorja v soglasju z ministrom, pristojnim za kulturo, po predhodnem mnenju reprezentativnih sindikatov v arhivu.

Direktor opravlja hkrati funkcijo poslovnega in programskega direktorja.
Direktor organizira in vodi delo ter poslovanje arhiva, predstavlja in zastopa arhiv ter je odgovoren za zakonitost in strokovnost dela arhiva.
Direktorja imenuje in razrešuje minister, pristojen za kulturo, na podlagi javnega razpisa ter po predhodnem mnenju sveta arhiva in strokovnega sveta arhiva.
Mandat direktorja traja pet let; po preteku te dobe je lahko ponovno imenovan.
Za direktorja je lahko imenovan kandidat, ki izpolnjuje naslednje pogoje:
– visokošolska izobrazba ustrezne usmeritve,
– najmanj pet let delovnih izkušenj na področju arhivske dejavnosti in poznavanje področja dela arhiva,
– sposobnost za organiziranje in vodenje dela v arhivu,
– znanje najmanj enega tujega jezika.
Dodatni pogoji ter prenos pooblastil na posamezne delavce se lahko določijo s statutom.

Strokovni svet arhiva sestavljajo člani, ki jih imenuje svet arhiva v skladu z zakonom. Sestavo, način oblikovanja in naloge strokovnega sveta arhiva določi statut.

Arhiv prevzame v upravljanje vse premoženje, s katerim je upravljal pravni prednik, naveden v 3. členu navedenega sklepa.

Arhiv pridobiva sredstva za izvajanje dejavnosti:
– iz sredstev državnega proračuna,
– s prodajo storitev drugim uporabnikom,
– s prodajo publikacij in drugih del, za katere je registriran,
– z dotacijami, darili in drugimi oblikami donatorstva, določenimi z zakonom in statutom arhiva.

Presežek prihodkov nad odhodki uporablja arhiv za opravljanje in razvoj svoje dejavnosti.
O načinu razpolaganja s presežkom prihodkov nad odhodki odloča na predlog direktorja svet arhiva v soglasju z ustanoviteljem.

Arhiv je pravna oseba, ki nastopa v pravnem prometu v okviru svoje dejavnosti samostojno, z vsemi pravicami in obveznostmi, v svojem imenu in za svoj račun.
Za svoje obveznosti odgovarja z vsemi sredstvi, s katerimi upravlja.
O načinu pokrivanja morebitnega primanjkljaja odloča ustanovitelj na predlog direktorja in v soglasju s svetom arhiva.

Premoženje arhiva je last ustanovitelja.
Z vsem premoženjem upravlja arhiv. S premičnim premoženjem upravlja arhiv samostojno, z nepremičninami, ki so last ustanovitelja, pa samo po predhodnem soglasju ustanovitelja.

Ustanovitelj prevzema odgovornost za obveznosti arhiva do višine vrednosti premoženja, s katerim upravlja arhiv, pri čemer je izvzeto arhivsko gradivo, ki ga arhiv hrani.
Ustanovitelj bo vsako leto zagotavljal arhivu sredstva na podlagi usklajenega programa dela in finančnega načrta, za izvajanje dejavnosti, za katero je ustanovljen.
Arhiv vsako leto pripravi program dela, finančni načrt in zaključni račun ter jih posreduje ustanovitelju v soglasje.

Arhiv prevzema odgovornost za dobro gospodarjenje s sredstvi, namenjenimi za svojo dejavnost, ter odgovornost dobrega gospodarja za upravljanje s sredstvi, ki so last ustanovitelja.

Organi arhiva, ki še niso oblikovani v skladu z zakonom o uresničevanju javnega interesa na področju kulture (Uradni list RS, št. 75/94), morajo biti imenovani najkasneje v šestih mesecih od uveljavitve tega sklepa. Do takrat opravljajo njihove naloge dosedanji organi arhiva.
Funkcijo direktorja arhiva opravlja dosedanji direktor arhiva do preteka mandata.
Statut arhiva mora biti sprejet najkasneje v treh mesecih od datuma konstituiranja sveta arhiva.

Ta sklep začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.