Na podlagi 72. člena zakona o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 5/91, 17/91, 12/92, 71/93, 2/94, 38/94, 80/97 – odločba US RS in 69/98) in 99. člena zakona o upravi (Uradni list RS, št. 67/94, 20/95 – odločba US RS in 29/95) izdaja minister za delo, družino in socialne zadeve

Ta pravilnik določa način in vsebino vodenja evidenc, ki jih na podlagi zakona o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (v nadaljnjem besedilu: zakon) vodi Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje (v nadaljnjem besedilu: zavod).

Zavod vodi evidence:
– brezposelnih oseb,
– štipendistov,
– oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja.
Oseba je lahko vodena v več evidencah istočasno, če izpolnjuje pogoje za vodenje v vsaki od evidenc, ki so določeni z zakonom in tem pravilnikom.
Če je oseba vodena v več evidencah istočasno, mora biti v vsaki od teh evidenc označeno, v kateri evidenci je še vodena.

Zavod lahko vodi tudi druge evidence, ki so potrebne za izvajanje nalog na področju zaposlovanja in za nemoteno delo zavoda (v nadaljnjem besedilu: delovna evidenca).
V skladu s prejšnjim odstavkom zavod vodi evidenco oseb, katerim pravice po zakonu mirujejo.

Zavod izda osebi, vpisani v evidence iz 2. člena tega pravilnika, potrdilo o vpisu v evidenco na njeno zahtevo.
Če oseba ne izpolnjuje pogojev za vpis v evidenco, ji zavod na njeno zahtevo izda odločbo o zavrnitvi vpisa v evidenco.

Evidence se vodijo računalniško po enotnih metodoloških načelih in standardih, ki jih določi zavod.
Evidence se vodijo tako, da se podatki iz vsebin evidenc, vnašajo v obrazce, v sredstva za avtomatsko obdelavo podatkov in druga sredstva za vodenje evidenc.

Podatki, ki jih vsebujejo evidence, se neposredno uporabljajo za naloge, ki jih izvaja zavod, za izvajanje nalog organov in organizacij, ki so pooblaščeni za uporabo podatkov evidenc na podlagi zakona in za izvajanje drugih nalog, ki jih določi direktor zavoda.
Zavod sme osebne podatke iz evidenc posredovati samo uporabnikom, ki so do njihove uporabe upravičeni na podlagi zakona ali predpisov o varstvu osebnih podatkov.

Osebe, ki so zaposlene v zavodu ali v pooblaščeni organizaciji iz 6. člena zakona, morajo vsebino osebnih podatkov iz evidenc, ki jih vodi zavod, varovati kot uradno tajnost.
Dolžnost varovanja tajnosti iz prejšnjega odstavka traja tudi po prenehanju delovnega razmerja pri zavodu oziroma pri pooblaščeni organizaciji.
Tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje podatkov iz evidenc in notranji nadzor določi zavod.

Zavod o statističnih podatkih iz evidenc po tem pravilniku obvešča javnost in druge pristojne institucije in organe, ki jih je po predpisih dolžan obveščati.

Zavod je dolžan po prenehanju vodenja posamezne osebe v evidenci hraniti podatke:
– 50 let za evidenco brezposelnih oseb,
– 5 let za evidenco štipendistov osebno dokumentacijo štipendistov,
– 5 let za evidenco oseb, vključenih v programe aktivne politike zaposlovanja in za delovne evidence.
Podrobnejša navodila o načinu hranjenja podatkov določi zavod.

Osebe, ki se vodijo v evidencah iz 2. člena tega pravilnika, so dolžne zavodu sporočiti spremembe podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pogojev za uvrstitev v evidence oziroma na prenehanje vodenja v evidencah, najkasneje v roku 3 dni od nastanka spremembe.

Zavod mora posredovati podatke iz evidence brezposelnih oseb pooblaščenim organizacijam iz 6. člena zakona, ki so nujni zaradi posredovanja zaposlitve in dela, izdelave zaposlitvenega načrta ali vključitve v ukrepe aktivne politike zaposlovanja.
Pooblaščene organizacije iz 6. člena zakona in skladi dela so dolžni o vseh aktivnostih, ki jih izvajajo za brezposelne osebe obveščati zavod. Zavod podatke, pridobljene od pooblaščenih organizacij in skladov dela vpisuje v evidenco brezposelnih oseb in v evidenco oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja.
Podrobnejša navodila o vsebini in načinu posredovanja podatkov sprejme zavod.

Zavod, centri za socialno delo, pristojni davčni organi in drugi državni organi lahko neposredno izmenjujejo podatke iz evidenc, ki jih vodijo.

Namen vodenja evidence brezposelnih oseb je zagotavljanje podatkov za nudenje pomoči brezposelnim osebam pri iskanju zaposlitve, pri uveljavljanju pravic iz zavarovanja za primer brezposelnosti, pri vključevanju v programe aktivne politike zaposlovanja, pri pripravi zaposlitvenega načrta ter v zagotavljanju nadzora nad izpolnjevanjem obveznosti brezposelnih oseb.
Namen vodenja evidence brezposelnih oseb je tudi spremljanje stanja in pojavov na področju brezposelnosti na območju občine, več občin ali na območju države.

V evidenco brezposelnih oseb se lahko vpišejo in se v njej vodijo osebe, ki izpolnjujejo pogoje iz 16., 16.a ter 17.b do 17.g člena zakona na način, ki je opredeljen v pravilniku o merilih za izpolnjevanje obveznosti brezposelnih oseb in o prenehanju pravice do denarnih prejemkov iz zavarovanja za primer brezposelnosti.

Zavod prične voditi osebo v evidenci brezposelnih oseb z dnem prijave pri zavodu. S tem dnem se pričnejo voditi v evidenci tudi osebe, ki so morale svojo upravičenost za vpis v evidenco brezposelnih oseb utemeljevati z dodatno dokumentacijo in so jo naknadno dostavile v roku, ki ga je določil zavod.

Brezposelno osebo, ki ni zmožna za delo iz zdravstvenih razlogov nad 30 dni, zavod preneha voditi v evidenci brezposelnih oseb in jo prične voditi v delovni evidenci oseb, ki niso zmožne za delo iz zdravstvenih razlogov.
V evidenci oseb iz prejšnjega odstavka se vodi tudi oseba, ki je bila ali postala nezmožna za delo iz zdravstvenih razlogov ob nastanku brezposelnosti.

Za prijavo v evidenco brezposelnih oseb mora oseba predložiti:
– izpolnjen obrazec “Prijava v evidenco brezposelnih oseb (obr. BO/1)”, ki je kot priloga sestavni del tega pravilnika,
– osebni dokument,
– delovno knjižico.
Oseba se mora zavodu prijaviti osebno. Izjemoma jo lahko prijavi njen pooblaščenec, če se zaradi zdravstvenih razlogov ne more zglasiti pri zavodu. Oseba se mora najkasneje v treh dneh po prenehanju razloga za zadržanost osebno zglasiti pri zavodu in to dokazati z zdravniškim spričevalom.

V evidenco brezposelnih oseb ne more biti vpisana oseba, ki je:
– v delovnem razmerju,
– upokojenec,
– študent, dijak ali vajenec, udeleženec izobraževanja v skladu s 53.b členom zakona,
– izpolnila starostne pogoje, kot jih določajo predpisi za pridobitev pokojnine za najnižjo zavarovalno dobo,
– nastopila zaporno kazen 6 ali več mesecev,
– tuj državljan, ki nima osebnega delovnega dovoljenja za nedoločen čas ter ne prejema denarnega nadomestila,
– nezmožna za delo,
– samozaposlena oseba, katere dobiček iz dejavnosti, ki je ugotovljen brez upoštevanja znižanj in davčnih olajšav v skladu s predpisi o dohodnini in povečan za obračunane obvezne prispevke za socialno varnost v zadnjem koledarskem letu pred nastankom brezposelnosti presega znesek zajamčenega nadomestila plače,
– samozaposlena oseba, ki je bila hkrati v delovnem razmerju, če je njen dobiček iz dejavnosti, ki je ugotovljen brez upoštevanja znižanj in davčnih olajšav v skladu s predpisi o dohodnini in z upoštevanjem obračunanih obveznih prispevkov, presegal znesek zajamčenega nadomestila plače v zadnjem koledarskem letu pred nastankom brezposelnosti,
– lastnik ali solastnik gospodarskih družb, ki ni zavarovan na drugi podlagi in v katerih dobiček, zmanjšan za plačane prispevke za obvezno socialno zavarovanje, v zadnjem koledarskem letu pred nastankom brezposelnosti presega znesek zajamčenega nadomestila plače,
– lastnik, zakupnik, najemnik ali drug uporabnik kmetijskega ali gozdnega zemljišča s katastrskim dohodkom v zadnjem koledarskem letu pred nastankom brezposelnosti nad višino, ki je določena kot podlaga za vključitev v obvezno pokojninsko in invalidsko zavarovanje po predpisih o pokojninskem in invalidskem zavarovanju,
– zaradi poteka ali prekinitve individualne pogodbe o zaposlitvi prejela ali bo prejela odškodnino oziroma odpravnino zaradi prenehanja delovnega razmerja oziroma prekinitve pogodbe o zaposlitvi (za toliko mesecev, kolikor mesečnih plač odškodnine oziroma odpravnine je prejela),
– zaradi konkurenčne prepovedi po pogodbi o zaposlitvi prejema ali bo prejela nadomestilo (za toliko mesecev, kolikor je (bo) prejemala nadomestilo zaradi konkurenčne prepovedi),
– zaradi razlogov iz tretje, četrte, pete, devete ali desete alinee 70. člena zakona prenehala biti vodena v evidenci brezposelnih oseb (šest mesecev od prenehanja vodenja v evidenci).

Evidenca brezposelnih oseb vsebuje zlasti naslednje podatke:
– ime, priimek, datum rojstva, spol, EMŠO/MŠT, davčna številka, naslov prebivališča, številka hranilne knjižice oziroma tekočega računa,
– o prijavi in pričetku vodenja evidence,
– izobrazba, dodatna znanja in usposobljenost,
– delovne izkušnje,
– omejitve pri zaposlovanju,
– javljanje na zavodu, napotitve in podatke o izpolnjevanju drugih obveznostih brezposelne osebe,
– o pravicah iz naslova zavarovanja za primer brezposelnosti,
– o aktivnostih, ki se izvajajo pri pooblaščenih organizacijah,
– o prenehanju vodenja evidence,
– druge podatke za namene vodenja te evidence ter izdelave in izvajanja zaposlitvenega načrta.

Zavod preneha voditi brezposelno osebo v evidenci brezposelnih oseb, če brezposelna oseba:
– ni več brezposelna oseba,
– se sama odjavi iz evidence brezposelnih oseb,
– odkloni vključitev ali krši obveznosti, sprejete s pogodbo o vključitvi v program aktivne politike zaposlovanja,
– odkloni ustrezno zaposlitev ali s svojim ravnanjem povzroči odklonitev zaposlitve s strani delodajalca ali odkloni ustrezno začasno ali občasno plačano delo,
– ni dala resničnih podatkov o izpolnjevanju pogojev za pridobitev statusa brezposelne osebe,
– izpolni pogoje za pridobitev pokojnine za najnižjo zavarovalno dobo po predpisih o pokojninskem in invalidskem zavarovanju,
– kot tujec ne prejema denarnega nadomestila,
– nastopi prestajanje zaporne kazni šest ali več mesecev,
– ni na razpolago za zaposlitev,
– dela ali je zaposlena na črno.

Zavod o prenehanju vodenja osebe v evidenci brezposelnih oseb, ki ima za posledico nemožnost ponovne prijave v evidenco brezposelnih oseb izda odločbo po uradni dolžnosti. Brezposelna oseba se preneha voditi v evidenci brezposelnih oseb, ko postane odločba dokončna.

Zavod preneha voditi brezposelno osebo v evidenci brezposelnih oseb na podlagi razlogov iz 20. člena tega pravilnika:
1. če brez upravičenih razlogov odkloni vključitev v program aktivne politike zaposlovanja ali krši s pogodbo sprejete obveznosti z dnem:
– zavrnitve napotnice, vabila ali akta o napotitvi,
– ko bi se morala javiti ali se vključiti v program,
– ugotovljenih kršitev pogodbenih obveznosti;
2. če odkloni ustrezno zaposlitev, ali s svojim ravnanjem povzroči odklonitev zaposlitve s strani delodajalca ali odkloni ustrezno začasno oziroma občasno delo, ki je plačano, z dnem:
– zavrnitve napotnice,
– ko bi se morala javiti pri delodajalcu, oziroma z dnem, ko bi morala zavodu dostaviti potrjeno napotnico,
– ko je s svojim ravnanjem povzročila odklonitev s strani delodajalca;
3. če je dala neresnične podatke o izpolnjevanju pogojev za pridobitev statusa brezposelne osebe, z dnem, ko je dala neresnične podatke;
4. če ni na razpolago za zaposlitev z dnem, ko:
– ni dosegljiva,
– ni na predpisan način opravičila svoje odsotnosti,
– ne podpiše zaposlitvenega načrta;
5. če je ugotovljeno, da dela ali je zaposlena na črno, z dnem, ko to ugotovi pristojni inšpektor.
V vseh ostalih primerih iz 20. člena zavod preneha voditi evidenco brezposelnih oseb z dnem nastanka razloga za prenehanje vodenja evidence.

Namen vodenja evidence štipendistov je zagotavljanje podatkov, ki so potrebni za nudenje pomoči štipendistom pri uveljavljanju in ohranitvi republiških in Zoisovih štipendij ter posojil za študij in nadzor nad izpolnjevanjem obveznosti štipendistov.
Namen vodenja evidence štipendistov je tudi spremljanje stanja in pojavov pri navedenih vrstah štipendij na območju občine, več občin ali na območju države.

Oseba se prične voditi v evidenci štipendistov z dnem, ki je v aktu o dodelitvi štipendije določen kot čas pričetka izplačevanja štipendije.
V evidenci štipendistov se posebej vodijo štipendisti, ki izpolnjujejo pogoje za redno izplačevanje štipendije (aktivni prejemniki štipendij) in posebej štipendisti, ki jim izplačevanje štipendije miruje zaradi neizpolnjevanja vsakoletnih pogojev za izplačevanje štipendije. Posebej se vodijo tudi štipendisti, ki so dolžni zaradi neizpolnjenih obveznosti štipendijo vrniti.

Vsebina evidence štipendistov vsebuje zlasti naslednje podatke:
– ime, priimek, datum rojstva, spol, EMŠO/MŠT, davčna številka, naslov prebivališča – stalnega in v času šolanja, številka hranilne knjižice oziroma tekočega računa,
– o datumu pričetka vodenja v evidenci,
– vrsta štipendije,
– status štipendista (vajenec, dijak, študent),
– o socialno-ekonomskem položaju štipendista in njegove družine,
– o šolanju in podatki o uspehu šolanja štipendista,
– izkazani javno priznani dosežki Zoisovih štipendistov,
– o izplačevanju štipendij in dodatkov,
– o vzroku mirovanja izplačevanja štipendije zaradi neizpolnjevanja pogojev,
– o vzroku in datumu prenehanja vodenja evidence,
– o terjatvah vračil in o načinu vračanja neupravičeno izplačanih štipendij,
– o vračanju neupravičeno izplačanih štipendij,
– o pritožbah štipendistov.
Evidenca se vzdržuje na podlagi podatkov, ki so jih dolžni predložiti štipendisti, centri za socialno delo in drugi organi iz 4.a člena zakona ter posojilodajalci.

Zavod preneha voditi osebo v evidenci štipendistov z dnem:
– uspešno zaključenega šolanja, določenega v aktu o dodelitvi štipendije in po predložitvi dokazila o zaključku šolanja,
– vrnitve neupravičeno prejetih zneskov štipendije na podlagi poravnave ali sodnega postopka,
– odpisa dolgovanega zneska štipendije.

Namen vodenja evidence oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja je spremljanje in zagotavljanje podatkov, ki so potrebni za pripravo zaposlitvenega načrta teh oseb. Namen vodenja te evidence je tudi v nudenju pomoči pri izvajanju programov aktivne politike zaposlovanja, v spremljanju izvajanja teh programov ter v izvajanju nadzora nad izpolnjevanjem obveznosti v evidenci vodenih oseb.
Namen vodenja evidence oseb, ki so vključene programe aktivne politike zaposlovanja je tudi spremljanje stanja in pojavov na področju aktivne politike zaposlovanja na območju občine, več občin ali na območju države.

V evidenci oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja se vodijo brezposelne in druge osebe pod pogoji, določenimi z zakonom in pravilnika, s katerim se določa izvajanje ukrepov aktivne politike zaposlovanja.

Zavod prične voditi osebo v evidenci oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja z dnem, ko se oseba vključi v program aktivne politike zaposlovanja na podlagi pogodbe iz 49.c člena zakona.
Evidenca oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja, se dopolnjuje s podatki, ki izhajajo iz izvajanja programov aktivne politike zaposlovanja.
V evidenci se posebej vodijo osebe, o katerih vodi zavod postopke zaradi neizpolnjevanja obveznosti iz pogodb o vključitvi v programe aktivne politike zaposlovanja.

Evidenca oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja vsebuje zlasti naslednje podatke:
– ime, priimek, datum rojstva, spol, EMŠO/MŠT, davčna številka, naslov prebivališča, številka hranilne knjižice oziroma tekočega računa,
– o prejemanju denarnega nadomestila ali denarne pomoči po zakonu oziroma denarnega dodatka po predpisih o socialnem varstvu,
– o pričetku vključitve v program, ki pomeni hkrati tudi pričetek vodenja evidence,
– o statusu osebe ob vključitvi v program aktivne politike zaposlovanja iz 49.a člena zakona (brezposelne osebe, invalidi po 123. členu zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju in presežni delavci, katerih delo je postalo nepotrebno v skladu z zakonom o delovnih razmerjih),
– o vrsti programa aktivne politike zaposlovanja, v katerega je oseba vključena skladno s pravilnikom, ki predpisuje izvajanje programov aktivne politike zaposlovanja,
– o finančnih sredstvih, porabljenih za izvajanje programa,
– o razlogu za mirovanje in času trajanja mirovanja v evidenci,
– o zaključku in uspešnosti zaključka programa aktivne politike zaposlovanja,
– o razlogu in datumu prenehanja vodenja v evidenci,
– druge podatke za namene vodenja evidence.

Zavod preneha voditi osebo v evidenci oseb, ki so vključene v programe aktivne politike zaposlovanja z dnem:
– ko se zaključi program aktivne politike zaposlovanja,
– nastanka objektivnih razlogov, ki onemogočajo nadaljnjo vključitev v programu,
– ugotovitve kršitve obveznosti iz pogodbe o vključitvi v program aktivne politike zaposlovanja, ki povzroči prenehanje izvajanja tega programa,
– prenehanja vodenja v evidenci brezposelnih oseb.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati pravilnik o načinu in vsebini vodenja evidence iskalcev zaposlitve in evidence o brezposelnih osebah (Uradni list RS, št. 44/95).

Osebe iz evidence iskalcev zaposlitve, ki se je na podlagi zakona o spremembah in dopolnitvah zakona o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 69/98) prenehala voditi, se ob izpolnjevanju pogojev iz zakona in tega pravilnika vpišejo v evidenco brezposelnih oseb oziroma v delovno evidenco zavoda.
Vpis v ustrezno evidenco izvede zavod po uradni dolžnosti po predhodni ugotovitvi izpolnjevanja pogojev

Zavod izvede vpis brezposelnih oseb v evidence v skladu s tem pravilnikom najkasneje do 30. 4. 1999.
Zavod pripravi in uskladi metodološke standarde, postopke dela, interne organizacijske predpise in navodila s tem pravilnikom najkasneje do 30. 6. 1999.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu RS.