Na podlagi 18. člena zakona o trgovini (Uradni list RS, št. 18/93) izdaja minister za ekonomske odnose in razvoj

Ta pravilnik predpisuje vrste in način vodenja evidenc o nabavi in prodaji blaga in trgovinskih storitvah (v nadaljnjem besedilu: evidenca).

Evidenco je dolžan voditi trgovec, ki trguje z blagom na drobno ali na debelo ali opravlja trgovinske storitve.

Evidenca se vodi za vsak prodajni objekt posebej.
Če ima prodajni objekt več oddelkov, se evidenca lahko vodi za vsak oddelek v prodajnem objektu.
Na sedežu trgovca oziroma na mestu vodenja poslovnih knjig mora trgovec voditi evidenco o nabavi in prodaji blaga ter trgovskih storitvah, ki niso vključene v evidence po določbah prvih dveh odstavkov tega člena.
Evidenca iz prvega, drugega in tretjega odstavka tega člena mora biti na razpolago pristojnemu inšpekcijskemu organu na mestu vodenja evidence na dan inšpekcijskega pregleda.

Evidence o blagu morajo vsebovati podatke o začetnem stanju blaga, podatke o nabavi in prodaji blaga, podatke o spremembi cen blaga, podatke o vrnitvi blaga, podatke o primanjkljaju, presežku in odpisu blaga ter podatke o premikih blaga med prodajnimi objekti ali oddelki.
Evidenca o trgovinskih storitvah mora vsebovati podatke o opravljenih trgovinskih storitvah.
Spremembe v evidenci se vpišejo na podlagi popisa, vrnitve blaga na podlagi dokumenta o vračilu (povratnica in podobno). Primanjkljaj, presežek ali odpis se vpiše na podlagi zapisnika.
Knjigovodske listine, ki so osnova za vodenje evidence se morajo hraniti v skladu z računovodskimi standardi in to v istem objektu kot evidenca ali na sedežu trgovca oziroma na mestu vodenja poslovnih knjig.

V skladu s tem pravilnikom trgovci vodijo naslednje evidence:
– evidenco o nakupu in prodaji blaga na debelo – obrazec TDE,
– evidenco o nakupu in prodaji blaga na drobno – obrazec TDR,
– evidenco o prodaji opravljenih storitev – obrazec TS.
Evidence iz prejšnjega odstavka so sestavni del tega pravilnika.
Ne glede na določilo prvega odstavka tega člena se šteje za evidenco tudi prevzemni dokument.
Obrazcev TDE, TDR in TS ni potrebno posebej izpolnjevati, če so s tem pravilnikom predpisani podatki zagotovljeni v okviru vodenja knjigovodskih evidenc.

Prevzemni dokument je knjigovodska listina, ki jo sestavi trgovec za prevzeto blago pred njegovo oddajo v prodajo.
Kot prevzemni dokument se lahko šteje tudi dobaviteljev dokument, če le-ta vsebuje vse podatke predpisane s tem pravilnikom, oziroma ga je možno dopolniti z vsemi zahtevanimi podatki.
Ne glede na določilo prvega odstavka tega člena, trgovec na drobno lahko sestavi prevzemni dokument za prodajo dnevno-informativnega tiska en dan po dnevu oddaje tega blaga v prodajo.
Prevzemni dokument mora vsebovati naslednje podatke:
– številko in datum prevzemnega dokumenta,
– ime dobavitelja,
– številko in datum dobaviteljevega dokumenta,
– ime, mersko enoto, količino, nabavno ceno in prodajno ceno blaga,
– nabavno vrednost blaga,
– prodajno vrednost blaga.

Evidence se vodijo po časovnem zaporedju, tako da je omogočen vpogled in nadzor nad opravljeno nabavo in prodajo blaga ter opravljenimi trgovinskimi storitvami.
Evidenca se vodi po načelih sprotnosti in pravilnosti, vsa evidentiranja se opravijo na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin. Verodostojna knjigovodska listina je tista, ki jo trgovec oziroma njegova pooblaščena oseba potrdi s svojim podpisom.
Nabava in prodaja blaga in opravljene trgovinske storitve ter spremembe, povezane z nabavo in prodajo blaga in trgovinskimi storitvami, se vpišejo najpozneje v desetih dneh po nastanku spremembe.
Vodenje evidence mora biti organizirano tako, da je možno kontroliranje vseh knjiženih vpisov, popravkov in sprememb.
Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se vodijo tako, da jih je mogoče kadar koli prikazati na papirju ali zaslonu in jih tudi posredovati.

Evidenca o nakupu in prodaji blaga na debelo – obrazec TDE in evidenca o nakupu in prodaji blaga na drobno – obrazec TDR se vodita na naslednji način:
V stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe.
V stolpec 2 se vpiše datum knjiženja.
V stolpec 3 se vpiše številka knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 4 se vpiše datum knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 5 se vpiše dobavitelj ali vrsta knjigovodske listine oziroma vsebina knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 6 se vpiše vrednost blaga ob nabavi, vrnitvi, primanjkljaju, presežku, odpisu in ob drugih spremembah vrednosti blaga.
V stolpec 7 se vpiše vrednost prodanega blaga.
V stolpec 8 se vpiše vrednost zaloge blaga.
Podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga na debelo – obrazec TDE in podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga na drobno – obrazec TDR se vpisujejo na podlagi prevzemnega dokumenta.
Trgovci na drobno lahko podatke v evidenco o nakupu in prodaji blaga za živila dnevne rabe (sadje, zelenjava, kruh, mlečni izdelki...) vpisujejo zbirno, vsakih 10 dni.

Evidenca o opravljenih trgovinskih storitvah – obrazec TS se vodi na naslednji način:
V stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe.
V stolpec 2 se vpiše datum knjiženja.
V stolpec 3 se vpiše številka knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 4 se vpiše datum knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 5 se vpiše naročnik trgovske storitve.
V stolpec 6 se vpiše vrednost posamezne trgovinske storitve.
V stolpec 7 se vpiše skupna vrednost prodanih trgovinskih storitev.
Cvetličar vodi evidenco o nakupu in prodaji blaga na obrazcu TDR za tisto blago, ki ga strankam zaračuna na način, ki je običajen v trgovini na drobno, to je po vrstah, količinah in cenah iz cenika. Kadar cvetličar opravlja aranžerske storitve in jih zaračuna skupaj s potrošnim materialom, vodi evidenco na obrazcu TS.

Trgovec, ki prodaja v svojem imenu tuje blago, vodi poleg evidence na obrazcu TS še posebno evidenco za tuje blago na obrazcu TDE ali TDR, odvisno od načina poslovanja.
Trgovec (konsignator in drugi), ki vodi evidenco o nabavi in prodaji blaga po drugih predpisih (carinskih in drugih), ne vodi evidenc, ki so predpisane s tem pravilnikom.

Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se zaključijo najmanj enkrat letno z uskladitvijo z dejanskim stanjem na zadnji dan obdobja. Ob prenehanju dejavnosti trgovca oziroma posameznega prodajnega objekta ali oddelka se končajo z dnem, ko se je prenehala opravljati dejavnost.
Pred zaključkom evidenc nabave in prodaje blaga je treba narediti popis po predpisih o računovodstvu v skladu z računovodskimi standardi in stanje, ugotovljeno s popisom, primerjati s stanjem v evidencah. Razlike, ugotovljene s popisom, se vpišejo v evidence, preden so zaključene.
Evidence se zaključijo tako, da se pod zadnjo vknjižbo potegne črta in se smiselno seštejejo posamezni stolpci. Računalniško vodene evidence se zaključijo z izpisi stanj po posameznih stolpcih. Tako zaključene evidence overi trgovec oziroma odgovorna oseba pri trgovcu s podpisom in pečatom.

Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se hranijo najmanj pet let po poteku poslovnega leta, na katero se nanašajo.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati pravilnik o vodenju evidenc o nakupu in prodaji blaga in storitev (Uradni list RS, št. 28/93 in 19/94).

Ta pravilnik začne veljati 1. julija 1999.