Na podlagi drugega odstavka 6. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97), izdaja minister za kulturo

(1) Ta pravilnik določa načine izvajanja materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: gradivo), da se pri hranjenju, urejanju, popisovanju, uporabi, transportu in razstavljanju gradivo ne poškoduje, uniči ali kako drugače izgubi.
(2) Materialno varstvo iz prejšnjega odstavka obsega:
– določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hranjenje gradiva,
– določitev potrebnih ukrepov za zavarovanje gradiva pred tatvinami, vlomi, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, vdorom ultravijoličnih žarkov, ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi.

Arhivi, javnopravne osebe ter imetniki zasebnega arhivskega gradiva zagotavljajo pogoje za materialno varstvo gradiva.

(1) Gradivo, ki obsega več kot 30 tekočih metrov, se hrani v arhivskih skladiščih, z uporabo primerne opreme.
(2) Gradivo izven arhivskih skladišč se hrani v zaklenjenih kovinskih omarah, na mestu, varnem pred požarom in izlivom vode.
(3) V prostorih, kjer se hrani gradivo je prepovedano kaditi.

(1) Arhivska skladišča se uporabljajo samo za hranjenje arhivskega gradiva.
(2) Arhivska skladišča morajo biti:
1. ločena od drugih prostorov,
2. na mestu, varnem pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave in podobnih nevarnih napeljav in sistemov,
3. grajena protipotresno, iz požarnovarnih materialov,
4. grajena tako, da zagotavljajo pravilne mikroklimatske pogoje za hrambo gradiva,
5. ustrezno hidro in termo izolirana,
6. zavarovana pred požarom, vlomom in strelo,
7. opremljena z ustrezno električno napeljavo z napravami za izklopitev električnega toka v vseh skladiščih,
8. opremljena s svetili, ki so zavarovana pred škodljivimi sevanji.
(3) Arhivska skladišča morajo imeti:
1. kovinsko opremo,
2. ustrezne gasilne aparate in sisteme,
3. higrometre in termometre,
4. naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode,
5. zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s svojo tehnično opremo dovolj zavarovano,
6. ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva.

Oprema arhivskih skladišč mora omogočati:
1. racionalno namestitev gradiva,
2. zavarovanje pred poškodbami,
3. lahko dostopnost do gradiva,
4. kroženje zraka in
5. enostavno čiščenje.

Ukrepi za zavarovanje gradiva iz druge alinee 1. člena tega pravilnika obsegajo zlasti:
1. vzdrževanje arhivskih skladišč in arhivske opreme,
2. izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v skladiščih,
3. razkuževanje gradiva pred njegovim vskladiščenjem ob prevzemu v arhiv,
4. osušitev vlažnega gradiva pred prevzemom in preselitvijo,
5. vzdrževanje gradiva in prostorov v snažnem stanju,
6. razpraševanje vsega gradiva vsaj enkrat na leto,
7. stalno pregledovanje skladišč in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva,
8. redno prezračevanje arhivskih skladišč zato, da v njih ni škodljivih plinov,
9. zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih skladiščih,
10. obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem skladišču posebej.

(1) V arhivskih skladiščih in pri obdelavi in uporabi gradiva se ne uporablja odprt ogenj in kakršnekoli snovi ali naprave, ki bi utegnile gradivo poškodovati ali na kakšen drugi način uničiti.
(2) V bližini arhivskih skladišč se ne sme hraniti gorljivih snovi.

Arhivsko gradivo in dokumentarno gradivo, ki se trajno hrani, se pripravi za trajno hranjenje tako da se:
1. gradivo zravna oziroma zloži v format, primeren za skladiščenje,
2. gradiva ne obrezuje,
3. gradivo vloži v ustrezne arhivske škatle oziroma druge tehnične enote, ki se uporabljajo za opremo arhivskih enot in ne smejo biti neprodušno zaprte, preprečevati pa morajo vdor prahu,
4. gradivo velikih formatov polaga v kovinske predalnike in le izjemoma obeša,
5. ob urejanju odstranijo kovinski predmeti in folije (umetne snovi), ki nimajo dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne prvotne celote spisov,
6. arhivske škatle in druge tehnične enote postavljajo ali polagajo na police,
7. vezano in nevezano gradivo večje od A3 formata na policah leži in sicer največ 3 enote ena nad drugo,
8. gradivo zaščiti z opremo iz kemijsko obstojnih materialov.

(1) Pri hranjenju, urejanju in uporabi gradiva je potrebno z gradivom ravnati previdno, da se ne poškoduje ali uniči in se ohrani njegova izvirna pričevalnost.
(2) Gradiva se ne sme pregibati, po njem se ne sme pisati, risati, lepiti, drgniti, radirati ali z njega na kakršenkoli način odstranjevati pisave.
(3) Pri urejanju arhivskega gradiva se paginira s svinčnikom ali izjemoma s tušem tako, da je razvidno, da je bila paginacija pripisana pri urejevalnem delu v arhivu.

Za materialno varovanje novih nosilcev zapisov (npr. film, fotografija, magnetofonski trak, gramofonska plošča, magnetni trak ali disketa, optični disk), se smiselno uporabljajo določbe 6. do 8. člena tega pravilnika, z upoštevanjem materialnih lastnosti nosilca zapisa.

Prenos in prevoz arhivskega gradiva se izvaja na način in z opremo, ki zagotavlja zaščito arhivskega gradiva pred mehanskimi, toplotnimi in kemijskimi poškodbami.

(1) Poškodovano arhivsko gradivo in arhivsko gradivo, ki se daje veliko v uporabo ter posebno dragoceno arhivsko gradivo se ne daje v uporabo v izvirniku, ampak samo v kopiji.
(2) Poškodovano arhivsko gradivo se konservira v najkrajšem času.
(3) Poškodovano arhivsko gradivo se restavrira, če se s tem ne škodi izvirni pričevalnosti gradiva.

(1) Arhivsko gradivo se lahko razstavlja le v prostorih, ki so varni pred požarom, vdorom vode, in tatvinami.
(2) Razstavni prostor mora imeti preverjeno ustrezno klimo, svetlobo in opremo.
(3) Način, trajanje in čas razstavljanja arhivskega gradiva mora upoštevati naravo in obliko gradiva.

(1) Arhivsko gradivo se varnostno mikrofilma ali skenira.
(2) Varnostni posnetki se hranijo ločeno od izvirnika.

Pristojni arhivi za javnopravne osebe in imetnike zasebnega arhivskega gradiva lahko podrobneje določijo oblike izvajanja materialnega varstva po določbah tega pravilnika.

Poleg določb tega pravilnika se za zagotavljanje materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva smiselno uporabljajo tudi ustrezni veljavni ISO standardi, britanski standard BS 5454 “Recommendation for the storage and exhibition of archival documents”, ter knjiga Michela Ducheina “Les bâtiments d’archives. Construction et équipements”, Paris, Archives Nationales 1985, za področje filma, fotografij in drugih novejših nosilcev zapisov, pa tudi ustrezni ANSI standardi.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se prenehajo uporabljati določbe navodila o načinu izvajanja materialnega varstva arhivskega in registraturnega gradiva (Uradni list SRS, št. 10/69).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.