Na podlagi drugega odstavka 11. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97) izdaja minister za kulturo

(1) Ta pravilnik določa pravila strokovne obdelave arhivskega gradiva ter vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva.
(2) Strokovna obdelava arhivskega gradiva obsega urejanje, popisovanje, izdelavo arhivskih pripomočkov za uporabo in zagotovitev dostopnosti arhivskega gradiva.

(1) Arhivsko gradivo se ureja po strokovnih načelih provenience in prvotne ureditve.
(2) Načelo provenience (načelo izvora) obravnava arhivsko gradivo, ki je nastalo v času delovanja ene pravne osebe, fizične osebe oziroma družine, kot celoto.
(3) Načelo prvotne ureditve zahteva, da se arhivsko gradivo ohranja s takim sistemom ureditve, kot mu ga je dala pravna, fizična oseba oziroma družina, pri kateri je nastalo arhivsko gradivo.
(4) Če prvotna ureditev ni ohranjena, ali je ni mogoče v razumnem roku obnoviti, se arhivsko gradivo razčleni po funkcijah oziroma nalogah ustvarjalca, po vsebini, po vrstah gradiva ali po časovnih obdobjih, oziroma na podlagi kombinacije navedenih načinov.

(1) Arhivski fond je arhivsko gradivo, ki je nastalo v času delovanja ene pravne osebe, fizične osebe oziroma družine (v nadaljnjem besedilu: ustvarjalec arhivskega gradiva).
(2) Arhivska zbirka obsega arhivsko gradivo različnih provenienc oziroma različnih ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki je zbrano po vsebini, vrstah arhivskega gradiva in drugih kriterijih.
(3) Arhivski fondi in zbirke so praviloma fizično razdeljeni na arhivske enote. Arhivske enote so osnovne enote ureditve (dokumenti, spisi, zadeve, dosjeji, serije), ki so se oblikovale pri ustvarjalcu arhivskega gradiva ali naknadno v arhivu.
(4) Sistem ureditve arhivskega gradiva obsega strukturo, razčlenitev in sistem razvrščanja arhivskih enot.
(5) Arhivske enote se razvrščajo vsebinsko, geografsko, številčno, kronološko ali abecedno, oziroma na podlagi kombinacije navedenih načinov.

(1) Če se pri urejanju arhivskega gradiva ugotovi, da se arhivsko gradivo podvaja, se lahko tako arhivsko gradivo komisijsko uniči.
(2) Direktor arhiva ustanovi komisijo in imenuje njene člane izmed strokovnih delavcev arhiva.
(3) Komisija odobri uničenje arhivskega gradiva iz prvega odstavka tega člena in zapisniško potrdi, da je arhivsko gradivo uničeno.

(1) Arhivsko gradivo se popisuje po naslednjih nivojih: fond ali zbirka, podfond, serija, podserija, osnovna enota združevanja dokumentov (spis, zadeva, dosje) oziroma dokument.
(2) Nivoji iz prejšnjega odstavka so popisne enote.

(1) Elementi popisovanja arhivskega gradiva so podatki, ki identificirajo popisno enoto, navajajo njen izvor, vsebino in ureditev popisne enote, pogoje dostopnosti in uporabe ter povezave popisne enote.
(2) Elementi identifikacije so:
– signatura popisne enote,
– prejšnje signature popisne enote,
– klasifikacijska oznaka popisne enote,
– številka tehnične enote,
– naslov popisne enote,
– obdobje nastanka arhivskega gradiva popisne enote,
– obseg popisne enote,
– zunanje značilnosti arhivskega gradiva,
– nivo popisa.
(3) Elementi izvora so:
– ime pravne osebe, fizične osebe oziroma družine, od katere izvira arhivsko gradivo,
– čas obstoja ustvarjalca,
– historiat ustvarjalca,
– ime izročitelja arhivskega gradiva,
– datum izročitve arhivskega gradiva,
– odgovorna oseba za nastanek arhivskega gradiva (avtor).
(4) Elementi vsebine in ureditve so:
– vsebina arhivskega gradiva, navedena na opisni način ali z deskriptorji oseb, krajev in stvari,
– sistem ureditve arhivskega gradiva,
– kriteriji valorizacije, odbiranja in izločanja.
(5) Elementi dostopnosti in uporabe so:
– pravni status arhivskega gradiva,
– pogoji in roki dostopnosti,
– avtorske pravice,
– jezik in pisava arhivskega gradiva,
– stanje ohranjenosti, ter
– pripomočki za uporabo.
(6) Elementi povezav so:
– drugi imetniki delov arhivskega gradiva popisne enote,
– kopije arhivskega gradiva, ne glede na tehnologijo kopiranja,
– vsebinsko sorodno gradivo,
– objave arhivskega gradiva.

(1) Signaturo popisne enote sestavljajo oznaka države, arhiva, številka fonda ali zbirke ter oznaka popisne enote. Glede na vrsto arhivskega gradiva se lahko uporabljajo kot signature popisnih enot tudi številke tehničnih enot.
(2) Oznaka za državo Slovenijo je SI, oznake arhivov so AS (Arhiv Republike Slovenije), ZAC (Zgodovinski arhiv Celje), PAK (Pokrajinski arhiv Koper), ZAL (Zgodovinski arhiv Ljubljana), PAM (Pokrajinski arhiv Maribor), PANG (Pokrajinski arhiv Nova Gorica) ter ZAP (Zgodovinski arhiv Ptuj).

Pri popisovanju se uporabljajo tudi mednarodno priznana strokovna pravila popisovanja arhivskega gradiva, ki jih sprejme Mednarodni arhivski svet in jih objavi Arhiv Republike Slovenije.

(1) Arhivski pripomočki so vodniki, popisi, inventarji, kazala in drugi pripomočki za uporabo arhivskega gradiva.
(2) Odločitev o izboru vrste pripomočka v konkretnem primeru je odvisna od vrste arhivskega gradiva, nivoja in intenzitete popisa arhivskega gradiva.
(3) Arhivski pripomočki vsebujejo vse ali nekatere elemente iz 6. člena tega pravilnika.

(1) Arhivski popis vsebuje, ne glede na nivo popisovanja, najmanj signaturo, naslov oziroma vsebino, čas nastanka, obseg popisne enote in oznako nivoja popisovanja.
(2) Arhivski inventar je sistematičen popis arhivskih enot s kazalom stvari, oseb in krajev, vsebovanih v inventarju, v uvodnem delu pa obsega elemente izvora. Arhivski inventar se izdeluje za pomembnejše fonde oziroma zbirke ali njihove dele, določene teme, časovna obdobja ali vrste gradiva.
(3) Arhivski vodnik po fondih in zbirkah arhiva je popis na nivoju fondov oziroma zbirk. Arhivski vodnik vsebuje najmanj signaturo, naslov, čas nastanka in obseg fonda oziroma zbirke. Fondi oziroma zbirke so v vodniku razvrščeni na podlagi tektonike arhiva. Arhivski vodnik vsebuje tudi podatke o strukturi, elementih izvora in vsebini fondov oziroma zbirk, kolikor so potrebni za splošno informacijo uporabnikov; v uvodnem delu pa vsebuje zgodovino arhiva in njegovega arhivskega gradiva ter navedbo pogojev dostopnosti in uporabe.
(4) Arhivski vodnik za posamezen fond, določeno temo, časovno obdobje ali vrsto gradiva, obsega podatke iz prejšnjega odstavka o fondu oziroma zbirki, oziroma o delih fondov oziroma zbirk, ki vsebujejo ustrezno arhivsko gradivo.

(1) Ovoji, mape, škatle, fascikli, knjige, koluti, diskete in druge tehnične enote, ki se uporabljajo za opremo arhivskih enot, so zaporedno oštevilčeni v okviru fonda oziroma zbirke.
(2) Če je v fondu ali zbirki več vzporednih številčenj tehničnih enot, se morajo te ločiti s posebnimi oznakami.
(3) Tehnična enota ima na vidnem mestu označene naslednje podatke:
1. oznako arhiva, ki hrani arhivsko gradivo,
2. signaturo arhivskega fonda oziroma zbirke, lahko tudi ime,
3. zaporedno številko tehnične enote v okviru fonda oziroma zbirke,
4. začetno in končno signaturo arhivskih enot v okviru tehnične enote,
5. izjemoma tudi oznako vsebine.

(1) S popisovanjem po elementih iz 6. člena tega pravilnika se v arhivih oblikuje podatkovna zbirka arhivskega informacijskega sistema, ki se lahko vodi računalniško v skladu s standardi in predpisi, ki zagotavljajo kvaliteto informacij.
(2) Podatkovne zbirke iz prejšnjega odstavka so povezane v enoten informacijski sistem.

Arhivi morajo za preteklo koledarsko leto objaviti:
– seznam v preteklem letu prevzetih fondov, delov fondov ali zbirk z osnovnimi podatki o obdobju nastanka in količini arhivskega gradiva,
– seznam v preteklem letu izdelanih pripomočkov za uporabo fondov, zbirk ali njihovih delov.

(1) Arhivi vodijo naslednje evidence:
1. register fondov in zbirk,
2. evidenco o prevzemih arhivskega gradiva,
3. evidenco o arhivskem gradivu, ki se nahaja izven države, in zadeva Slovenijo in Slovence,
4. evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.
(2) Za vodenje evidenc, določenih s tem pravilnikom, se vzpostavi zahtevana dokumentacijska podpora (v nadaljnjem besedilu: dokumentacija).
(3) Evidence in dokumentacija se trajno hrani.

(1) Arhiv izvede vsakih deset let strokovni pregled vsega arhivskega gradiva, ki se nahaja v arhivu.
(2) Strokovni pregled opravi komisija, ki jo v ta namen imenuje direktor arhiva izmed strokovnih delavcev arhiva.
(3) O poteku strokovnega pregleda in zaključnih ugotovitvah se sestavi zapisnik.

(1) Register fondov in zbirk je razvrščen po signaturah fondov in zbirk in vsebuje naslednje podatke:
– signaturo fonda oziroma zbirke,
– ime fonda oziroma zbirke,
– klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke,
– ime oziroma imena ter obdobje obstoja ustvarjalca arhivskega gradiva,
– začetno in končno leto obdobja, v katerem je arhivsko gradivo nastalo,
– količino arhivskega gradiva v tekočih metrih in številu tehničnih enot,
– datum oziroma datume prevzema arhivskega gradiva v arhiv,
– ime izročitelja oziroma izročiteljev.
(2) Podatki se vpisujejo v register fondov in zbirk v petnajstih dneh po prevzemu arhivskega gradiva v arhiv, po zaključku del na arhivskem gradivu ali po kakršnikoli spremembi podatkov v zvezi z arhivskim gradivom.

Dosjeji fondov in zbirk sestavljajo dokumentacijo k registru fondov in zbirk in obsegajo najmanj:
– podatke o ustanovitvi, statusnih spremembah, prenehanju, notranji organiziranosti in dejavnostih ustvarjalca arhivskega gradiva,
– dokumentacijo o prevzemu arhivskega gradiva v arhiv vključno s popisom prevzetega gradiva,
– zapisnike in zaznamke o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost arhivskega gradiva,
– zapisnike in zaznamke o stanju urejenosti arhivskega gradiva pred začetkom del,
– podatke o strukturi fonda,
– zapisnik o načinih, na podlagi katerih je bilo gradivo valorizirano, urejeno in popisano,
– seznam kategorij nepotrebnih delov gradiva, ki so bili v arhivu izločeni, z utemeljitvijo,
– dokumentacijo o potrebnih in opravljenih konservatorskih oziroma restavratorskih delih na arhivskem gradivu,
– dokumentacijo o potrebnem in opravljenem mikrofilmanju, skeniranju ali drugačnem kopiranju arhivskega gradiva,
– v arhivu izdelane pripomočke za uporabo arhivskega gradiva.

(1) Evidenca o prevzemih arhivskega gradiva (v nadaljnjem besedilu: prevzemna knjiga) obsega:
– zaporedno številko,
– datum prevzema,
– ime izročitelja,
– ime fonda oziroma zbirke,
– začetno in končno leto obdobja, v katerem je arhivsko gradivo nastalo,
– količino arhivskega gradiva,
– povezave (drugi vpisi fonda oziroma zbirke v prevzemni knjigi),
– opombe.
(2) Prevzemna knjiga je pri računalniškem vodenju registra fondov in zbirk njegov sestavni del in se ne vodi kot posebna evidenca.

Evidenca o arhivskem gradivu, ki se nahaja izven države ter zadeva Slovenijo in Slovence, obsega:
– zaporedno številko,
– datum vpisa,
– naziv arhiva, ki hrani arhivsko gradivo,
– signaturo fonda oziroma zbirke, iz katere je bilo arhivsko gradivo evidentirano,
– klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke, iz katere je bilo evidentirano arhivsko gradivo,
– ime fonda oziroma zbirke,
– obdobje nastanka popisanega gradiva,
– obseg popisanega arhivskega gradiva,
– ime in priimek osebe (oseb), ki je popisovala arhivsko gradivo,
– čas popisovanja arhivskega gradiva.

Dokumentacija o arhivskem gradivu, ki je izven države ter zadeva Slovenijo in Slovence, obsega:
– popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so jih izdelali tuji arhivi,
– popise, inventarje, vodnike in druge pripomočke, ki so nastali kot rezultat evidentiranja takega gradiva,
– popise posnetkov ali kopij (ne glede na način izdelave) takega arhivskega gradiva, ki so bile pridobljene zaradi dopolnjevanja gradiva v arhivih ali zaradi raziskovalnih potreb.

Arhivi in druge javnopravne osebe, ki so evidentirale arhivsko gradivo, ki je izven države ter zadeva Slovenijo in Slovence ali pridobile posnetke ali kopije takega arhivskega gradiva, morajo po končanem evidentiranju oziroma po pridobitvi posnetkov ali kopij arhivskega gradiva dostaviti Arhivu Republike Slovenije arhivske pripomočke iz druge alinee prejšnjega člena. Popis mora temeljiti na fondu, iz katerega je bilo evidentirano arhivsko gradivo.

Arhiv Republike Slovenije objavi vsako leto seznam dokumentacije o arhivskem gradivu iz druge alinee 20. člena tega pravilnika., ki jo je prejel v preteklem letu.

(1) Evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk vodi Arhiv Republike Slovenije.
(2) Evidenca se vodi po subjektih, ki predpisujejo javne simbole, grbe, zastave, pečate, žige in štampiljke.
(3) Evidenca obsega naslednje podatke:
– tekočo številko,
– naziv in naslov subjekta,
– datum vpisa v evidenco,
– datum ter številko predpisa o grbu oziroma zastavi.
(4) Priloga evidenci je dokumentacija, ki vsebuje dokumente iz 24. člena tega pravilnika.

(1) Državni organi in organi lokalnih skupnosti, ki so pristojni za sprejem predpisov o javnih simbolih, grbih in pečatih morajo v treh mesecih od sprejema, spremembe ali dopolnitve predpisa o javnih simbolih, grbih in pečatih, izročiti Arhivu Republike Slovenije slikovni prikaz grba in zastave, predpis, ki določa geometrijska, likovna ter barvna pravila za oblikovanje grba in zastave (vključno z navedbo kode barve) ter odtise pečatov, žigov in štampiljk, ki jih uporabljajo.
(2) Slikovnemu prikazu je potrebno priložiti utemeljitev, ki pojasnjuje zgodovinske osnove ter simboliko, ki jo predstavlja grb oziroma zastava.
(3) Slikovna prikaza zastave in grba morata biti v barvah, na listu velikosti A4.

Državni organi in organi lokalnih skupnosti morajo v šestih mesecih od uveljavitve tega pravilnika dostaviti Arhivu Republike Slovenije dokumentacijo iz 24. člena tega pravilnika o javnih simbolih, grbih, zastavah, pečatih, žigih in štampiljkah, ki se že uporabljajo.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se prenehajo uporabljati določbe pravilnika o sestavi in vodenju evidenc arhivskega gradiva (Uradni list SRS, št. 34/81, 2/82) in pravilnika o strokovni obdelavi in izdelavi pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva (Uradni list SRS, št. 11/88).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.