Na podlagi drugega odstavka 38. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97) izdaja minister za kulturo

Ta pravilnik določa podrobnejše pogoje uporabe javnega arhivskega gradiva v arhivih, način vodenja evidence uporabe javnega arhivskega gradiva in tarife uporabe javnega arhivskega gradiva.

(1) Javno arhivsko gradivo, ki je bilo ob svojem nastanku namenjeno javnosti, je ob enakih pogojih splošno dostopno za uporabo v arhivih.
(2) Javno arhivsko gradivo, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti, postane dostopno za uporabo 30 let po svojem nastanku.
(3) Javno arhivsko gradivo iz prejšnjega odstavka, ki vsebuje podatke, za katere zakon o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97) določa posebne roke nedostopnosti, postane dostopno za uporabo po poteku teh rokov.

Zasebno arhivsko gradivo se uporablja v arhivih v skladu z določbami tega pravilnika, če niso v nasprotju z določili pravnih aktov, na podlagi katerih se zasebno arhivsko gradivo hrani v arhivu.

(1) Javno arhivsko gradivo (v nadaljnjem besedilu: arhivsko gradivo) se v arhivih uporablja za znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene, za predstavitve arhivskega gradiva in za izobraževanje.
(2) Fizične in pravne osebe lahko uporabljajo arhivsko gradivo, če izkažejo pravni interes za njegovo uporabo.

(1) Fizična ali pravna oseba, ki želi uporabljati arhivsko gradivo (v nadaljnjem besedilu: uporabnik arhivskega gradiva) mora pred uporabo arhivskega gradiva izpolniti matični list.
(2) Matični list vsebuje naslednje podatke:
1. identifikacijske podatke uporabnika: priimek in ime ter datum rojstva, državljanstvo, naslov in ustanovo, kjer je uporabnik zaposlen za fizično osebo in sedež ter firmo za pravno osebo;
2. temo raziskovanja;
3. besedilo izjave uporabnika, da je seznanjen z zahtevami o varovanju podatkov o zasebnosti in avtorskih pravic ter, da bo te podatke varoval in spoštoval avtorske pravice;
4. datum izpolnitve matičnega lista;
5. podpis uporabnika in pooblaščenega delavca arhiva v čitalnici.
(3) Pooblaščeni delavec arhiva seznani uporabnika z pogoji uporabe arhivskega gradiva tako, da mu izroči ta pravilnik in čitalniški red arhiva.

(1) Arhivsko gradivo se uporablja na podlagi prijave uporabe arhivskega gradiva.
(2) V prijavi uporabe arhivskega gradiva morajo biti navedeni identifikacijski podatki uporabnika arhivskega gradiva in arhivsko gradivo, ki ga uporabnik želi uporabljati.
(3) V prijavi uporabe arhivskega gradiva za znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene ter za predstavitve in za izobraževanje mora uporabnik arhivskega gradiva navesti tudi področje oziroma temo, ki jo želi proučevati.
(4) Uporabnik arhivskega gradiva lahko prijavi uporabo pismeno, telefonsko, preko faksimilnih naprav, elektronske pošte in v čitalnici arhiva.

(1) Uporabniki arhivskega gradiva, ki so mlajši od 16 let morajo ob prijavi uporabe arhivskega gradiva poleg podatkov iz prejšnjega člena navesti tudi mentorja ali drugo osebo, ki bo prisotna ob uporabi arhivskega gradiva.
(2) Uporabniki arhivskega gradiva, ki so še mladoletni vendar starejši od 16 let, morajo ob prijavi uporabe arhivskega gradiva poleg podatkov iz prejšnjega člena predložiti tudi potrdilo šole ali druge ustanove o temi, ki jo proučujejo.

Uporabnik arhivskega gradiva naroči arhivsko gradivo v čitalnici arhiva z naročilnico za uporabo arhivskega gradiva, ki vsebuje:
1. identifikacijske podatke uporabnika arhivskega gradiva;
2. signatura ali ime arhivske enote;
3. datum izdaje in vrnitve arhivskega gradiva;
4. podpis pooblaščenega delavca arhiva, ki je izročil arhivsko gradivo v uporabo;
5. datum naročila arhivskega gradiva in
6. podpis uporabnika.

(1) Arhiv mora uporabniku arhivskega gradiva posredovati vsa dostopna informacijska sredstva o arhivskem gradivu, ki ga hrani, ter ga seznaniti s fondi ali deli fondov ter njihovim obsegom, v katerih je pričakovati, da se nahajajo podatki, ki jih uporabnik išče;
(2) Pred uporabo arhivskega gradiva, mora arhiv uporabnika opozoriti:
– da za zlorabo podatkov o zasebnosti posameznika odgovarja po določilih zakona o varovanju osebnih podatkov in drugih predpisov,
– da je dolžan spoštovati morebitne avtorske pravice pri črpanju podatkov iz arhivskega gradiva.
(3) Uporabnik arhivskega gradiva mora sam urediti razmerja v zvezi z uporabo arhivskega gradiva, ki je še pod varstvom zakona, ki ureja varstvo avtorskih pravic, z avtorjem oziroma njegovimi pravnimi nasledniki.
(4) Za obveznosti arhiva iz prvega odstavka tega člena se ne šteje iskanje gradiva in podatkov za teme, ki jih uporabnik arhivskega gradiva obravnava.

(1) Arhivsko gradivo se uporablja praviloma v čitalnici arhiva.
(2) Čitalnica arhiva je praviloma odprta za uporabnike vse dneve, ko arhiv posluje in najmanj šest ur dnevno. Čitalnica dislocirane enote arhiva je praviloma odprta vse dneve, ko dislocirana enota arhiva posluje in najmanj štiri ure dnevno.
(3) Arhiv določi s čitalniškim redom podrobnejši potek uporabe arhivskega gradiva v arhivu, zlasti pa delovni čas čitalnice, pogoje vstopa v arhiv in v čitalnico arhiva ter podrobnejši način naročanja in ravnanja z arhivskim gradivom.

(1) Arhivsko gradivo se daje v uporabo praviloma v izvirniku.
(2) Če je zahtevano arhivsko gradivo v slabem materialnem stanju ali pa obstoji nevarnost, da se bo ob uporabi poškodovalo, se dajo v uporabo kopije arhivskega gradiva, ki so lahko skenirane mikrofilmane ali kako drugače shranjene.
(3) Filmsko in zvočno arhivsko gradivo se daje v uporabo v obliki študijskih kopij.
(4) Arhivsko gradivo, ki je magnetno, optično ali kako drugače zapisano se daje v uporabo na ustrezni strojni opremi.
(5) Uporabnik arhivskega gradiva mora uporabljati arhivsko gradivo tako, da se arhivsko gradivo ohrani v urejenem stanju in ne poškoduje.
(6) Uporabnik arhivskega gradiva mora kriti stroške restavratorskih in konzervatorskih posegov na arhivskem gradivu, ki jih je sam povzročil, ko je nepravilno ravnal z arhivskim gradivom.
(7) Višina stroškov iz prejšnjega odstavka je določena v predpisanih tarifah uporabe arhivskega gradiva.
(8) Količina arhivskega gradiva, ki se lahko da v uporabo, se določi v čitalniškem redu arhiva.

(1) Če uporabnik arhivskega gradiva nepravilno uporablja arhivsko gradivo in krši čitalniški red arhiva ga mora pooblaščeni delavec arhiva opozoriti.
(2) Če uporabnik arhivskega gradiva kljub opozorilu pooblaščenega delavca arhiva nadaljuje z dejanji iz prejšnjega odstavka, ga lahko pooblaščeni delavec arhiva odstani iz čitalnice.

(1) Uporabnik arhivskega gradiva ne more uporabiti arhivskega gradiva, ki:
– se strokovno obdeluje,
– je tako poškodovano, da ga v izvirniku ni mogoče uporabljati, in še ni kopirano ali pa kopije niso dosegljive.
(2) Pooblaščeni delavec arhiva mora seznaniti uporabnika arhivskega gradiva o razlogu za nemožnost uporabe naročenega arhivskega gradiva ter o predvidenem času, ko bo uporaba tega gradiva mogoča.

(1) Uporabnik arhivskega gradiva lahko naroči kopiranje arhivskega gradiva z naročilnico za kopiranje.
(2) Naročilnica iz prejšnjega odstavka mora vsebovati naslednje podatke:
1. identifikacijske podatke uporabnika arhivskega gradiva;
2. opredelitev načina kopiranja, signatura ali ime arhivske enote v kateri se dokumenti za kopiranje nahajajo;
3. datum naročila;
4. podpis uporabnika arhivskega gradiva;
5. dovoljenje za kopiranje (podpis pooblaščenega delavca);
6. datum kopiranja, podpis delavca, ki je kopiral in število kopij.
(3) Arhiv lahko omeji kopiranje, če gre za večje količine enega arhivskega fonda ali ene zbirke ali, če bi kopiranje lahko poškodovalo arhivsko gradivo.
(4) Podrobnosti o omejitvah kopiranja so določene v čitalniškem redu arhiva.

(1) Arhivsko gradivo se lahko izposodi za razstavne in podobne namene na podlagi pisne pogodbe.
(2) Pisna pogodba iz prejšnjega odstavka mora vsebovati zlasti naslednje:
1. seznam arhivskega gradiva, ki se izposoja;
2. namen izposoje arhivskega gradiva;
3. način zavarovanja in čas izposoje arhivskega gradiva;
4. morebitno nadomestilo za uporabo arhivskega gradiva;
5. izjavo uporabnika, da soglaša s povrnitvijo morebitnih stroškov za konzervacijo in restavracijo poškodovanega arhivskega gradiva in plačilom odškodnine za morebitno uničenje arhivskega gradiva.
(3) Uporabnik arhivskega gradiva mora v času izposoje arhivskega gradiva zagotoviti vse pogoje materialnega varstva arhivskega gradiva v skladu z določbami pravilnikam o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva.
(4) Arhivsko gradivo mora biti pred izposojo varnostno skenirano ali mikrofilmano ter zavarovano pri zavarovalnici.
(5) Prireditelj razstave izposojenega arhivskega gradiva je dolžan pri predstavitvi in spremnih publikacijah z reproduciranim gradivom navesti naziv arhiva, iz katerega je gradivo ter ime in signaturo fonda, v katerem se gradivo nahaja.

(1) Oseba, ki želi uporabiti arhivsko gradivo v skladu z drugim odstavkom 4. člena tega pravilnika, mora v prijavi uporabe arhivskega gradiva izkazati svoj pravni interes.
(2) Prijava uporabe arhivskega gradiva iz prejšnjega odstavka se lahko poda tudi ustno na zapisnik v arhivu.
(3) Če prosi za uporabo arhivskega gradiva iz prvega odstavka tega člena pravni zastopnik ali drugi zakoniti zastopnik, mora predložiti tudi pooblastilo o zastopanju.
(4) Če se prijava uporabe arhivskega gradiva nanaša na arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke o zasebnosti posameznika in se ti podatki ne nanašajo na prosilca, je treba v prijavi natančneje opredeliti sorodstvene zveze z osebo, na katero se podatki nanašajo oziroma navesti čas smrti te osebe.
(5) Če oseba iz prvega odstavka tega člena ne izkaže pravnega interesa za uporabo arhivskega gradiva, minister, pristojen za kulturo, zavrne prijavo za uporabo arhivskega gradiva z odločbo.
(6) Odločba iz prejšnjega odstavka se izda na podlagi strokovnega mnenja arhiva, ki je zadevo obravnaval.

(1) Arhivi izdajajo:
– potrdila oziroma druge listine o dejstvih, o katerih se je vodila uradna edvidenca, ki je sedaj arhivsko gradivo,
– overovljene izpise, prepise in kopije dokumentov s katerimi se potrdi istovetnost z izvirnim dokumentom, ki ga hrani arhiv.
(2) Kadar se overi izpis, prepis in kopija dokumenta, mora biti razvidno, kateri deli dokumenta v izpisu, prepisu in kopiji so bili izpuščeni.
(3) Obrazec besedila overitve na izpisu, prepisu in kopiji je priloga in sestavni del tega pravilnika.

(1) Arhiv vodi evidenco uporabe arhivskega gradiva v arhivu.
(2) Evidenca iz prejšnjega odstavka vsebuje: matične liste uporabnika arhivskega gradiva, prijave uporabe arhivskega gradiva, naročilnice za uporabo arhivskega gradiva, naročilnice za kopiranje arhivskega gradiva, pogodbe o izposoji arhivskega gradiva in prijave za uporabo arhivskega gradiva, ki so bile dane ustno na zapisnik.

(1) Materialne in druge stroške, ki nastanejo pri uporabi arhivskega gradiva, nosi uporabnik arhivskega gradiva.
(2) Višina stroškov iz prejšnjega odstavka je določena s tarifami uporabe arhivskega gradiva, ki ne smejo presegati višine dejanskih stroškov storitve.
(3) Tarife uporabe arhivskega gradiva določi minister, pristojen za kulturo, s sklepom.
(4) V tarifah uporabe arhivskega gradiva se določijo tarife za:
– kopiranje arhivskega gradiva na kopirnih aparatih;
– mikrofilmanje, skeniranje, fotografiranje ali drugačno reproduciranje arhivskega gradiva;
– uporabo in kopiranje filmskega arhivskega gradiva in arhivskega gradiva na magnetnih, optičnih in drugih medijih;
– konzervacijo in restavracijo arhivskega gradiva.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se prenehajo uporabljati določbe pravilnika o pogojih za uporabo arhivskega gradiva (Uradni list SRS, št. 34/81).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.