Na podlagi 86. člena zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št 12/96 in 33/97) minister za šolstvo in šport izdaja

Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki jo mora osnovna šola voditi oziroma izdajati učencem osnovne šole, in velja za šole, ki izvajajo program 9-letne osnovne šole.

Osnovna šola poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.

Knjige in splošni dokumenti osnovne šole so:
1. matična knjiga, v katero se vpisujejo podatki o učencih ter njihovem šolanju od vstopa do zaključka šolanja v osnovni šoli oziroma do prestopa ali prešolanja učenca na drugo šolo; podružnice osnovnih šol lahko samostojno vodijo matično knjigo;
2. šolska kronika, v katero se po kronološkem vrstnem redu vpisujejo pomembnejši dogodki šole;
3. letni delovni načrt osnovne šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev razširjenega programa, ki ga izvaja šola;
4. letno organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o osnovni šoli ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela.

Podatki o delu v oddelkih se za vsak oddelek in za vsako šolsko leto posebej vpisujejo v:
1. dnevnik,
2. redovalnico oddelka,
3. učiteljevo redovalnico v tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju,
4. mapo vzgojnih ukrepov.

O učencih v osnovni šoli se vodijo naslednji dokumenti:
1. vpisni list za otroke, ki se vpisujejo v prvi razred;
2. matični list za vsakega učenca osnovne šole od vstopa v šolo do zaključka šolanja v osnovni šoli;
3. osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje;
4. športnovzgojni karton, v katerega se vpisujejo podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca; osnovna šola ga izpolnjuje za učence, za katere pridobi soglasje staršev;
5. zapisnik o popravnih, razrednem in predmetnih izpitih učencev.

Strokovni delavci v osnovni šoli vodijo dokumentacijo o:
1. letni pripravi,
2. pripravi na pouk.

O delu organov v osnovni šoli se vodijo zapisniki, in sicer:
1. zapisniki o sejah učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih aktivov;
2. zapisniki o sejah oddelčnih svetov staršev in sveta staršev šole;
3. zapisniki o sejah sveta šole.

Javne listine v osnovni šoli so po tem pravilniku listine, ki jih osnovna šola izda učencu v zvezi z osnovnošolskim izobraževanjem, in sicer:
1. spričevalo,
2. obvestilo o ocenah, s katerimi so učitelji ocenili učenčevo znanje iz predmetov; obvestilo se izda ob zaključku pouka v 9. razredu,
3. obvestilo o doseženih ocenah pri zaključnem preverjanju znanja v 9. razredu,
4. potrdilo o šolanju,
5. potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti,
6. kolesarska izkaznica.

Osnovna šola učencem prvega, drugega in tretjega razreda ob zaključku pouka izda spričevalo z opisnimi ocenami.
Osnovna šola učencem v drugem in tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju izda spričevalo s številčnimi ocenami, v katerega se vpišejo učenčeve ocene in učenčev splošni uspeh ob zaključku četrtega, petega, šestega, sedmega in osmega razreda.
Osnovna šola učencem, ki so uspešno zaključili osnovno šolo, izda zaključno spričevalo z učenčevimi zaključnimi ocenami iz 9. razreda in oceno splošnega uspeha.

Osnovna šola učencem 9. razreda ob zaključku pouka izda obvestilo o ocenah, s katerimi so učitelji ocenili učenčevo znanje iz predmetov v 9. razredu, v katerem so vpisane številčne ocene. Pri predmetih, pri katerih poteka nivojski pouk so ocene vpisane v točkah.
Osnovna šola učencem 9. razreda ob zaključku pouka izda obvestilo o doseženih ocenah pri zaključnem preverjanju znanja, v katerem so pri predmetih, pri katerih ne poteka nivojski pouk, vpisane številčne ocene. Pri predmetih, pri katerih poteka nivojski pouk, so ocene vpisane v točkah.

Na zahtevo učenca osnovna šola izda potrdilo o šolanju zaradi uveljavljanja pravic po drugih predpisih.
Na zahtevo učenca, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa zaključil osnovne šole, osnovna šola izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti učenca.

Osnovna šola izda učencu kolesarsko izkaznico, s katero potrjuje, da je učenec uspešno opravil kolesarski izpit.

Druga dokumentacija, ki jo osnovna šola po tem pravilniku izda učencu, je:
1. obvestilo o doseženih rezultatih pri predmetih, pri katerih ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja poteka preverjanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja,
2. obvestilo o učnem uspehu učenca ob koncu ocenjevalnih obdobij med šolskim letom za vse razrede, razen za 1. razred, v katerem je obvestilo lahko tudi ustno,
3. obvestilo o vzgojnem ukrepu,
4. obvestilo ob prestopu ali prešolanju učenca na drugo osnovno šolo med šolskim letom, ki obsega podatke o učencu in ocene iz posameznih predmetov,
5. obvestilo o izbiri ravni zahtevnosti in obvestilo o spremembi ravni zahtevnosti,
6. obvestilo o izbirnih predmetih, za katere se je učenec odločil,
7. soglasje staršev o:
– ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju,
– hitrejšem napredovanju učenca,
– prešolanju učenca,
– izbiri dveh tujih jezikov kot izbirnih predmetov,
– prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let,
– zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči,
8. druga obvestila staršem.

Dokumentacija iz tega pravilnika se vodi na predpisanih obrazcih.
Minister, pristojen za šolstvo in šport, predpiše naslednje obrazce:
1. spričevala,
2. matično knjigo,
3. letno organizacijsko poročilo,
4. dnevnik,
5. redovalnico oddelka,
6. učiteljevo redovalnico v tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju,
7. mapo vzgojnih ukrepov,
8. vpisni list učenca za 1. razred,
9. matični list učenca,
10. osebno mapo učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje,
11. športnovzgojni karton,
12. zapisnik o popravnih izpitih, razrednem izpitu in predmetnih izpitih,
13. potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti,
14. potrdilo o šolanju učenca,
15. kolesarsko izkaznico za opravljen kolesarski izpit,
16. obvestilo o ocenah, s katerimi so učitelji ocenili učenčevo znanje iz predmetov v razredu,
17. obvestilo o doseženih rezultatih pri predmetih, pri katerih ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja poteka preverjanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja,
18. obvestilo o doseženih ocenah pri zaključnem preverjanju znanja v 9. razredu,
19. obvestilo o vzgojnem ukrepu,
20. obvestilo o učnem uspehu učenca ob koncu ocenjevalnih obdobij med šolskim letom v 4., 5., 6., 7., 8. in 9. razredu,
21. soglasje staršev o:
– ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju,
– hitrejšem napredovanju učenca,
– prešolanju učenca,
– izbiri dveh tujih jezikov kot izbirnih predmetov,
– prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let,
– zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči.
Obliko drugih obrazcev oziroma dokumentacije iz tega pravilnika osnovne šole določijo same.

Osnovne šole morajo voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.

Pri vodenju šolske dokumentacije mora osnovna šola upoštevati tudi določila tega pravilnika o shranjevanju dokumentacije.
Osnovna šola trajno hrani:
1. matično knjigo,
2. matične liste,
3. šolsko kroniko,
4. letni delovni načrt šole,
5. letna organizacijska poročila,
6. zapisnike sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov,
8. zapisnike sej sveta šole.
Eno leto po zaključku šolanja učencev osnovna šola hrani:
1. zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo,
2. vpisne liste,
3. osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje,
4. športnovzgojne kartone,
5. dnevnike,
6. redovalnice,
7. zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev,
8. soglasja staršev.
Najmanj 5 let osnovna šola hrani:
1. zapisnike sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike sej sveta staršev in oddelčnih svetov staršev.
Do konca šolskega leta osnovna šola hrani letne priprave in priprave na pouk in mapo vzgojnih ukrepov.

Nadomestno spričevalo (dvojnik) sme osnovna šola izdati le v primeru, če tisti, ki ga zahteva, dokaže, da je bilo spričevalo preklicano v Uradnem listu Republike Slovenije.

Če je spričevalo izgubljeno ali uničeno in ni ohranjen arhiv osnovne šole, ministrstvo, pristojno za šolstvo, v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku, izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno šolo.

Obrazci, ki jih predpiše minister, se smejo prodajati vzgojno-izobraževalnim zavodom, ki izvajajo program 9-letne osnovne šole.

Dokumentacija, ki jo opredeljuje ta pravilnik, se smiselno uporablja tudi v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami in šolah, ki izvajajo osnovnošolsko izobraževanje odraslih.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. septembra 1999.