Na podlagi 57. člena zakona o policiji (Uradni list RS, št. 49/98) izdaja minister za notranje zadeve

S tem pravilnikom se določajo organizacijski in logično-tehnični postopki ter ukrepi za varovanje osebnih in zaupnih podatkov, katerih upravljavka je policija.
Z ukrepi in postopki, določenimi v tem pravilniku, se v policiji:
– zagotavlja varno obravnavanje osebnih in zaupnih podatkov;
– omogoča naknadno ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni in zaupni podatki obravnavani in kdo jih je obravnaval, in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki hranijo.

V tem pravilniku uporabljeni izrazi imajo naslednji pomen:
1. varovan podatek: osebni ali zaupen podatek, katerega obravnavanje mora spremljati izvajanje določenih varnostnih ukrepov in postopkov;
2. evidenca: zbirka (register, razvid, kartoteka) podatkov, ki vsebuje sistematično urejene podatke in se vodi z informacijsko ali klasično tehnologijo ter je namenjena izvajanju nalog policije;
3. dokument: vsi napisani, narisani, natisnjeni, razmnoženi, fotografirani, fotokopirani, fonografirani ali magnetno, optično oziroma kako drugače zapisani varovani podatki;
4. medij: vse vrste sredstev, na katerih so zapisani podatki;
5. obravnavanje podatkov: postopki in procesi zbiranja, obdelave, hrambe, posredovanja, uporabe in uničenja podatkov;
6. računalniško obravnavanje podatkov: obravnavanje podatkov s pomočjo računalnika in z napravami, ki rabijo pomnilnik za shranjevanje celega ali dela računalniškega programa, in vseh ali dela podatkov, ki so potrebni za izvajanje tega programa;
7. informacijski sistem policije: urejena celota podatkov in informacij, metod in sredstev za neposredno opravljanje informacijske dejavnosti, vezane na izvrševanje nalog policije;
8. lokalni informacijski sistem (v nadaljnjem besedilu: LIS): urejena celota podatkov in informacij, metod in sredstev za neposredno opravljanje informacijske dejavnosti, s pomočjo katere organizacijske enote policije na eni ali več delovnih postajah ali strežnikih obravnavajo podatke;
9. vodja LIS: delavec policije, ki je odgovoren za obravnavanje podatkov v okviru LIS;
10. telekomunikacijski sistem policije: telekomunikacijska infrastruktura, ki se kot zaprt uporabniški sistem uporablja za opravljanje nalog policije;
11. predstojnik: generalni direktor, namestnik generalnega direktorja, vodja sektorja, službe ali centra, direktor uprave, pomočnik direktorja uprave ter komandir policijske postaje;
12. telekomunikacijska zveza: vzpostavljena povezava za prenos elektromagnetnih signalov po žičnih ali optičnih nosilcih ali z radijskimi signali;
13. Internet: svetovno komunikacijsko omrežje, ki temelji na omrežnem protokolu TCP/IP in ni v lasti nobene države, podjetja ali posameznika.

Varovane podatke lahko obravnava le delavec policije, ki je bil pred sklenitvijo delovnega razmerja ali premestitvijo na delovno mesto, na katerem bo obravnaval varovane podatke, varnostno preverjen.
Delavec policije ob sklenitvi delovnega razmerja ali premestitvi na delovno mesto, na katerem bo obravnaval varovane podatke, s pisno izjavo potrdi, da je seznanjen s predpisi, ki v policiji urejajo varstvo zaupnih in osebnih podatkov ter varovanje teh podatkov.
Pisno izjavo hrani kadrovska služba generalne policijske uprave v delavčevi personalni mapi.
Določbe prvih dveh odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo tudi za delavce ministrstva, pristojne za izvajanje nalog iz 2. člena zakona o policiji. Pisne izjave teh delavcev hrani kadrovska služba ministrstva za notranje zadeve v delavčevi personalni mapi.

Delavec policije lahko varovane podatke uporablja le za opravljanje z zakonom določenih nalog in skladno z navodili, ki urejajo način obravnavanja posameznih podatkov.

Z vsebino varovanih podatkov delavec policije, ki te podatke obravnava, ne sme seznaniti drugih oseb.
Kadar opravljanje nalog policije zahteva, da se z določenimi varovanimi podatki seznanijo tudi druge osebe, mora delavec policije pred posredovanjem teh podatkov dobiti predstojnikovo dovoljenje, razen kadar gre za delavce policije ali ministrstva, pristojne za izvajanje nadzora nad opravljanjem nalog policije.
Kadar je v obravnavanje podatkov ali v izgradnjo oziroma vzdrževanje infrastrukture informacijskega in telekomunikacijskega sistema policije (v nadaljnjem besedilu: ITSP) vključen zunanji izvajalec, mora biti dolžnost varovanja osebnih ali tajnih podatkov, katere upravlja policija, vključena v pogodbo, s katero se uredijo razmerja in odnosi med policijo in izvajalcem pogodbenih del. Izvajalčev delavec mora s pisno izjavo potrditi, da je seznanjen z dolžnostjo varovanja tajnih ali osebnih podatkov policije, ki jih bo obravnaval pri izvajanju pogodbenih del. Pisna izjava je sestavni del pogodbene dokumentacije.
Kadar tako zahteva zakon ali mednarodna pogodba, mora biti delavec izvajalca pred začetkom izvajanja pogodbenih del varnostno preverjen.
Predstavniki javnosti in sindikata, ki so vključeni v obravnavanje pritožbe zoper ravnanje policista ali v delo disciplinske komisije, v okviru katere se bodo obravnavali osebni ali tajni podatki policije, morajo s pisno izjavo potrditi, da so seznanjeni z dolžnostjo varovanja zaupnosti teh podatkov.

Vodje sektorjev, samostojnih služb ali centrov ter direktorji policijskih uprav določijo število LIS, katere notranje organizacijske enote jih sestavljajo ter vodje LIS.

Tujcem je dovoljen vpogled v varovane podatke policije, če tako določa zakon oziroma mednarodna pogodba.

Zaradi varovanja podatkov so delavci policije dolžni izvajati sledeče splošne varnostne ukrepe:
1. kadar zapuščajo svoje delovne prostore, morajo zakleniti pisalne mize, omare, blagajne in pisarne, v katerih hranijo varovane podatke;
2. medijev z varovanimi podatki ne smejo puščati na pisalnih mizah v prisotnosti oseb, ki niso zaposlene v policiji;
3. navodila za uporabo računalniško vodenih evidenc morajo hraniti tako, da niso dostopna nepoklicanim osebam;
4. dosledno izvajati postopek prijave oziroma odjave s svojim osebnim geslom na začetku oziroma ob zaključku dostopa do varovanih podatkov, shranjenih v evidencah ITSP;
5. po končani izdelavi dokumentov z varovanimi podatki morajo poskrbeti za uničenje pomožnega gradiva (npr. poskusnih oziroma neuspešnih izpisov, matric, izračunov in grafikonov, skic ipd.), ki so ga uporabili oziroma ki je nastalo pri izdelavi dokumenta;
6. upoštevati druge predpise, ki jih zavezujejo, kako naj pri svojem delu ravnajo z varovanimi podatki.

Prostori, v katerih se obravnavajo varovani podatki, morajo biti varovani z organizacijskimi, fizičnimi in tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim onemogočajo dostop do medijev in naprav, s katerimi se varovani podatki obravnavajo.
Varnostni ukrepi morajo v prostorih, v katerih se obravnavajo podatki, ki so določeni za »državno tajnost« ali »uradno tajnost« stopnje »strogo zaupno«, omogočati popolno kontrolo in evidentiranje vstopov v te prostore.

Delo in gibanje v objektih policije poteka v skladu s hišnim redom, za prostore, v katerih je nameščena informacijska in telekomunikacijska oprema za obravnavanje varovanih podatkov, pa veljajo še naslednja pravila:
1. zadrževanje delavcev policije v teh prostorih, razen tistih, ki so v njem zaposleni, ali je njihova prisotnost nujno potrebna za nemoteno opravljanje delovnih nalog, ni dovoljeno;
2. obiski zunanjih strank (demonstracije, ogledi ipd.) so dovoljeni samo z odobritvijo predstojnika in v spremstvu najmanj enega delavca policije;
3. obiski serviserjev informacijske ali telekomunikacijske opreme so dovoljeni samo na poziv vzdrževalne službe ITSP, serviserja pa mora med obiskom nadzorovati vodja LIS oziroma delavec vzdrževalne službe ITSP.

Poleg požarnovarnostnih ukrepov, ki jih za objekte policije predpisuje akt o varstvu pred požarom, velja za prostore, v katerih je instalirana računalniška oprema, še naslednje:
1. prepoved kajenja;
2. prepoved uporabe odprtega ognja;
3. prepoved nameščanja začasne električne napeljave;
4. hramba gorljivih snovi samo v količinah, ki so nujno potrebne za nemoten potek dela;
5. ognjevarne omare, v katerih so shranjeni mediji, morajo biti vedno zaprte.

Strojno opremo, ki je v policiji sistemizirana za informacijsko in telekomunikacijsko obravnavanje varovanih podatkov (v nadaljnjem besedilu: strojna oprema ITSP), je dovoljeno uporabljati le za izvajanje nalog policije.

Strojno opremo ITSP lahko uporablja le ustrezno usposobljen delavec policije. Poleg neposrednih uporabnikov imajo dostop do opreme tudi delavci policije, ki opremo vzdržujejo, in pogodbeno vezani zunanji vzdrževalci.
Sektor za informatiko in telekomunikacije (v nadaljnjem besedilu: sektor) mora vsem vodjem LIS zagotoviti pisna navodila o načinu uporabe strojne in programske opreme ter o ukrepih v primeru izpada ali okvare. Vsako okvaro oziroma izpad strojne ali programske opreme, ki zahteva poseg usposobljenega vzdrževalca, je potrebno takoj javiti sektorju, ki odloči, v skladu s predpisanim režimom vzdrževanja, kako se bo okvara odpravila.

V policiji se za obravnavanje podatkov lahko uporablja le tista računalniška programska oprema (v nadaljnjem besedilu: program), ki je predpisana s sistemizacijo tehnične opreme in skladna s standardi ITSP.
Skladnost programov s standardi ITSP ugotovi sektor.
Kadar je program, ki je namenjen obravnavanju podatkov policije, samoiniciativno izdelal delavec policije, ki ni vključen v organiziran in načrtovan razvoj programov, mora program pred vključitvijo v uporabo atestirati sektor. Ko je program atestiran, sektor organizira njegovo namestitev na strojno opremo ITSP.
Za vsak program iz prvega odstavka tega člena mora sektor določiti:
1. kdo ga sme brisati, kopirati ali spreminjati;
2. kje se hrani kopija programa in kdo je odgovoren za njeno ažurnost.

Program, ki ga za potrebe ITSP policija kupi od proizvajalcev programske opreme, mora biti opremljen z licenco, ki policiji dovoljuje namestitev in uporabo programov na načrtovanem številu lokacij v organizacijskih enotah policije.
Vse izvorne zapise programov ITSP in licenčno dokumentacijo hrani sektor.

Dostop do podatkov in uporaba drugih virov ITSP mora biti varovana s sistemom, ki preveri identiteto uporabnika in njegovo upravičenost za dostop do podatkov in drugih virov ITSP.
Sistem mora biti zgrajen tako, da onemogoča lažno predstavitev identitete ali upravičenosti oziroma dostop do podatkov in drugih virov ITSP v imenu drugega uporabnika, ne da bi ta za to vedel.

Zapis sistema kontrole in evidentiranja dostopa do podatkov in drugih virov ITSP (v nadaljnjem besedilu: dnevnik dela) mora omogočati naknadno ugotavljanje, kateri uporabnik je v določenem času z določenega terminala, delovne postaje ali drugega sredstva ITSP obravnaval varovane podatke in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki hranijo. Uporabniki morajo biti seznanjeni z vrsto zapisov v dnevnik dela in časom hrambe teh zapisov.
Z dnevnikom dela upravlja organizacijska enota generalne policijske uprave, pristojna za zaščito podatkov, ki določi vsebino zapisov v dnevnik dela in čas hrambe posameznih zapisov. Rok hrambe zapisov dostopov je enak roku hrambe podatkov v varovanih evidencah. Po preteku tega roka se podatki iz dnevnika dela arhivirajo.
Organizacijska enota iz prejšnjega odstavka na podlagi pisnega zahtevka predstojnika ali organizacijske enote generalne policijske uprave, pristojne za notranje preiskave, iz dnevnika dela izpiše podatke, potrebne za preverjanje upravičenosti obravnavanja varovanih podatkov.

Kadar kontrola in evidentiranje dostopa do podatkov in drugih virov ITSP temelji na osebnih geslih, mora uporabnik geslo zamenjati najkasneje po dveh mesecih uporabe, pri tem pa ne sme uporabiti iste kombinacije znakov.
Izjemoma sme geslo veljati daljše časovno obdobje na posebni opremi, določeni v tehnični sistemizaciji.
S sistemom kontrole in evidentiranja dostopa do podatkov in drugih virov ITSP upravlja organizacijska enota generalne policijske uprave, pristojna za zaščito podatkov.
Razvid gesel oziroma osebnih šifer, ki niso sestavni del osrednjega sistema kontrole in evidentiranja dostopa do podatkov in drugih virov ITSP, vodi za svojo organizacijsko enoto vodja LIS, hrani pa ga v železni omari, ki je tehnično varovana, ali v zaklenjeni ter zapečateni železni blagajni s šifro.

Zaupni dokumenti in mediji, na katerih so shranjeni zaupni podatki, morajo biti označeni z vrsto tajnosti in stopnjo zaupnosti.
Označevanje vrste tajnosti in stopnje zaupnosti dokumentov se izvaja skladno s predpisi, ki urejajo pisarniško poslovanje državnih organov.

Pri izdelavi dokumenta, ki vsebuje podatke, ki so “državna tajnost” ali “uradna tajnost” stopnje “strogo zaupno”, se na originalu označi, v koliko izvodih je bil izdelan (napisan, natiskan, narisan, razmnožen) in komu je bil posredovan. Vsak izvod takega dokumenta mora imeti svojo evidenčno številko.
Če je gradivo iz prvega odstavka tega člena sestavljeno iz več listov ali če ima priloge, mora biti vsaka stran označena s stopnjo zaupnosti ali zvezana tako, da listov ali prilog ni mogoče neopazno odstraniti ali iztrgati.
Pri predstavitvi varovanih podatkov na zaslonu ali na kakšen drug multimedijski način mora biti s stopnjo zaupnosti označen vsak del (podobe, slike, projekcije, predvajanja) te predstavitve.

Dokumenti s podatki “državna tajnost” ali “uradna tajnost” stopnje “strogo zaupno” morajo biti vedno zaklenjeni v železnih omarah, ki so tehnično varovane, ali v zaklenjenih ter zapečatenih železnih blagajnah s šifro, razen če niso pod neposredno kontrolo delavca, ki take dokumente rabi pri delu.
Ključe teh omar oziroma blagajn morajo imeti delavci pri sebi na svojem delovnem mestu ali v zapečatenih ovojnicah pri vodjah pisarn. Rezervni ključi se morajo hraniti pri vodji pisarne predstojnika organizacijske enote. Če se en ključ izgubi, je potrebno ključavnico zamenjati.
V prostore, v katerih se dokumenti iz prvega odstavka tega člena obravnavajo, je dovoljen vstop le delavcem, ki te dokumente izdelujejo, uporabljajo ali varujejo.

Terminali in delovne postaje, ki se v prostorih, namenjenih stikom z zunanjimi obiskovalci, uporabljajo za obravnavanje varovanih podatkov, morajo imeti zaslone nameščene tako, da je nepoklicanim onemogočen pogled na prikaz podatkov in drugih informacij.

Po izdelavi zaupnega dokumenta s podatki “državna tajnost” ali “uradna tajnost” stopnje “strogo zaupno” je potrebno komisijsko uničiti pomožno gradivo (npr. matrice, izračune in grafikone, skice, poskusne oziroma neuspešne izpise ipd.), ki je nastalo pri izdelavi dokumenta. Način uničenja gradiva mora zagotoviti popolno neberljivost in onemogočiti rekonstrukcijo vsebine.
O komisijskem uničenju gradiva iz prvega odstavka tega člena sestavi komisija zapisnik, ki ga podpišejo vsi člani komisije.
Komisijo, ki jo sestavljajo trije člani, določi predstojnik.
Postopek uničevanja dokumentov s podatki, ki so “uradna tajnost” stopnje “zaupno” in “uradna tajnost” stopnje “interno”, ter dokumentov z osebnimi podatki določi predstojnik.
Enak postopek se uporablja za podatke, dokumente oziroma medije, ki jim je potekel rok hrambe, in jih je potrebno uničiti.

Za vse podatke, ki se obdelujejo in hranijo na glavnem računalniku policije, in za vso programsko opremo glavnega računalnika mora imeti sektor kopijo in dvojnik kopije. Dvojnik kopije mora biti shranjen na varovani lokaciji izven objekta, v katerem je nameščen glavni računalnik policije.
Kopijo podatkov, ki se lokalno računalniško obdelujejo, ter kopijo sistemskih nastavitev lokalnih strežnikov, vodi vodja LIS. Dvojnik kopije mora biti shranjen na varovani lokaciji izven objekta, v katerem je nameščen LIS.
Roke in način dopolnjevanja kopij ter medije, na katerih se hranijo, določi sektor za vsako evidenco posebej.

Delavec policije, ki ugotovi, da se je nepoklicana oseba seznanila z varovanimi podatki, je to dolžan nemudoma sporočiti predstojniku, ta pa organizacijski enoti generalne policijske uprave, pristojni za zaščito podatkov.
Če se dokument z varovanimi podatki izgubi ali pogreši, je delavec policije o tem dolžan nemudoma obvestiti predstojnika, sam pa ukreniti vse potrebno, da se ugotovijo okoliščine, v katerih je dokument izginil, ter da se odstranijo škodljive posledice in zavarujejo sledi.

Za podatke in programe, ki se bodo uporabljali tudi v primeru naravnih nesreč, izrednih razmer in vojne, je potrebno hraniti dvojnike kopij na lokaciji izven sedeža organizacijske enote, v sklopu katere se obravnavajo. Način izdelave, dopolnjevanja in hrambe dvojnikov se določi za vsako evidenco posebej v varnostnem in obrambnem načrtu organizacijske enote oziroma v načrtu delovanja v primeru naravnih nesreč.

Dostop do drugih informacijskih sistemov in Interneta ima lahko le tisti delavec policije, ki potrebuje podatke ali druge storitve teh sistemov za opravljanje delovnih nalog in ima tak priključek določen v tehnični sistemizaciji.
ITSP je z drugimi informacijskimi sistemi in Internetom lahko povezan le na način, ki nepooblaščenim uporabnikom preprečuje dostop do varovanih podatkov in naprav, s katerimi se varovani podatki obravnavajo.

Dostop uporabnikov ITSP do podatkov in drugih virov Interneta ter drugih informacijskih sistemov je dovoljen le preko skupnih, ustrezno varovanih priključnih točk ITSP.
Na priključni točki iz prejšnjega odstavka tega člena mora biti nameščena varnostna pregrada, ki mora omogočati:
1. upravljanje dostopov delavcev policije do drugih informacijskih sistemov ali Interneta;
2. upravljanje dostopov uporabnikov drugih informacijskih sistemov do varovanih podatkov in naprav, s katerimi se ti podatki obravnavajo;
3. zaznavanje in preprečevanje poskusov dostopov zunanjih uporabnikov Interneta do varovanih podatkov policije;
4. zaznavanje in preprečevanje poskusov vdorov v ITSP;
5. preprečevanje in odkrivanje poskusov vnosov računalniških virusov;
6. kriptozaščito prenosov varovanih podatkov policije preko infrastrukture drugega informacijskega sistema ali interneta.
Generalni direktor policije lahko na pisni predlog predstojnika, katerega organizacijska enota zaradi nemotenega izvajanja nalog policije potrebuje delovno postajo, ki je na internet priključena mimo varnostne pregrade, odobri tak način priključitve. V tem primeru delovna postaja ne sme biti povezana z omrežjem ITSP, na njej ne smejo biti shranjeni varovani podatki policije, nameščena pa mora biti protivirusna zaščita.
Z varnostnimi pregradami ITSP upravlja organizacijska enota generalne policijske uprave, pristojna za zaščito podatkov.

Kadar je na varnostni pregradi vključena oprema, ki omogoča spremljanje in evidentiranje aktivnosti posameznega uporabnika ITSP, mora biti vsak delavec policije, preden uporabi povezavo z drugim informacijskim sistemom ali Internetom, o tem na nedvoumen in jasen način opozorjen.
Varnostna pregrada mora, kadar je uporabljena oprema iz prejšnjega odstavka, na spremljanje in evidentiranje dostopov opozoriti tudi zunanje uporabnike Interneta in uporabnike drugih informacijskih sistemov, preden se povežejo z viri ITSP.

Prenos varovanih podatkov po telekomunikacijskih zvezah, ki povezuje lokacije organizacijskih enot policije ali lokacije drugih pooblaščenih uporabnikov varovanih podatkov policije, mora biti varovan s postopki in ukrepi, ki nepooblaščenim preprečujejo prilaščanje ali uničenje varovanih podatkov ter neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino.
Prenos podatkov, ki so “državna tajnost” ali “uradna tajnost” stopnje “strogo zaupno”, po telekomunikacijskih zvezah, mora biti kriptološko varovan. Kriptološko varovanje izvaja organizacijska enota generalne policijske uprave, pristojna za zaščito podatkov. Sredstva, postopke in ukrepe kriptološkega varovanja prenosa podatkov določi generalni direktor policije.

Policija medije z zaupnimi dokumenti dostavlja s kurirsko pošto.
Delavec, ki odpravlja pošto, mora kurirja seznaniti z vrsto in stopnjo zaupnosti dokumenta in z ukrepi za varovanje take pošte.
Dokumenti z zaupnimi in osebnimi podatki morajo biti v zapečatenih pisemskih ovojnicah, te pa prenašane v kovčku ali torbi, opremljeni s primernimi varnostnimi mehanizmi.
Za prenos dokumentov, ki so “državna tajnost” ali “uradna tajnost” stopnje “strogo zaupno”, mora biti kurir oborožen ali imeti oboroženo spremstvo.

Za neposredno izvajanje postopkov in ukrepov za varovanje osebnih in zaupnih podatkov so odgovorni predstojniki.
Predstojniki so dolžni:
1. poslovanje organizacijskih enot policije organizirati tako, da zagotovijo spoštovanje določb tega pravilnika in drugih predpisov o zavarovanju podatkov v policiji;
2. seznaniti delavce z dolžnostjo, varovati osebne in zaupne podatke;
3. v primeru dejavnosti, ki je usmerjena v ogrožanje integritete osebnih in zaupnih podatkov, takoj ukreniti vse, da se tako ogrožanje onemogoči oziroma prepreči.

Delavec policije, ki krši dolžnost varovanja zaupnih in osebnih podatkov, je disciplinsko odgovoren za hujšo kršitev delovnih obveznosti in dolžnosti.

Nadzor nad izvajanjem tega pravilnika opravljata organizacijski enoti generalne policijske uprave, pristojni za nadzor in zaščito podatkov.

Za delavca policije, ki je na dan uveljavitve tega pravilnika že v delovnem razmerju v Ministrstvu za notranje zadeve, se šteje, da izpolnjuje pogoje iz prvega odstavka 3. člena tega pravilnika.
Delavec policije iz prejšnjega odstavka mora v roku treh mesecev po uveljavitvi tega pravilnika s pisno izjavo potrditi, da je seznanjen s predpisi, ki v policiji urejajo varstvo osebnih in zaupnih podatkov ter varovanje teh podatkov. Pisno izjavo hrani kadrovska služba generalne policijske uprave v delavčevi personalni mapi.

Vodje sektorjev, samostojnih služb ali centrov ter direktorji policijskih uprav v roku treh mesecev po uveljavitvi tega pravilnika določijo lokalne informacijske sisteme v organizacijskih enotah, katerih predstojniki so ter vodje lokalnih informacijskih sistemov. Z imenovanjem vodij LIS prenehajo veljati imenovanja dosedanjih vodij mikroračunalniških delovnih postaj (MRDP).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.