Na podlagi 36. člena zakona o raziskovalni dejavnosti (Uradni list RS, št. 8/91-I) izdaja minister za znanost in tehnologijo
P R A V I L N I K
o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek za izbor prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov (v nadaljnjem besedilu: sestankov), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja organizacije sestanka.
2. člen
Ministrstvo, pristojno za znanost in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) sofinancira sestanke, na katerih je predvidenih najmanj 10 referatov oziroma vabljenih predavanj.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki je namenjen izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je tudi sestanek, ki je namenjen prenosu fundamentalnih znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj.
Mednarodni znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine.
Za kvalitetno organizacijo znanstvenega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor.
3. člen
Ministrstvo sofinancira sestanke z namenom, da omogoči pridobivanje novega znanja, prenos znanja iz sveta, mednarodno izmenjavo znanja in prenos raziskovalnih dosežkov v prakso.
4. člen
Ministrstvo sofinancira stroške tiskanja vabil in izvlečkov referatov, najemnine dvorane in bivanja vabljenim predavateljem iz tujine.
5. člen
Ministrstvo zbira pisne vloge za organizacijo sestanka (v nadaljnjem besedilu: vloga) na podlagi javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: razpis).
6. člen
Sestanek lahko prijavi na razpis pravna oseba, ki organizira sestanek (v nadaljnjem besedilu: organizator).
7. člen
Za vodenje postopka za sofinanciranje imenuje minister komisijo, ki jo sestavljajo predsednik in najmanj dva člana (v nadaljnjem besedilu: komisija za vodenje postopka).
Predsednik komisije je uradna oseba, ki je skrbnik proračunske postavke, iz katere se črpajo sredstva za sofinanciranje.
8. člen
Za ocenjevanje prijav imenuje minister komisijo za ocenjevanje, ki jo sestavljajo predsednik in enajst članov (v nadaljnjem besedilu: komisija za ocenjevanje prijav). Člani morajo imeti strokovno izobrazbo in izkušnje glede znanstvenih sestankov.
II. IZVEDBA JAVNEGA RAZPISA
9. člen
Ministrstvo objavi razpis za izbor in sofinanciranje sestankov v Uradnem listu Republike Slovenije enkrat na leto.
10. člen
Objava javnega razpisa mora vsebovati zlasti:
1. naziv in sedež ministrstva
2. predmet javnega razpisa z navedbo osnovnih pogojev in meril za sofinanciranje
3. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa
4. določitev obdobja sofinanciranja
5. način, oblika in rok, do katerega morajo biti oddane pisne prijave
6. datum odpiranja prijav za sofinanciranje
7. rok, v katerem bodo organizatorji obveščeni o izboru in o višini sofinanciranja
8. kraj, čas in osebo, pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.
11. člen
Organizator se prijavi na razpis skladno z razpisno dokumentacijo, ki jo pripravi komisija za vodenje postopka. Razpisna dokumentacija vsebuje:
1. Prijavni obrazec
2. Navedbo zahtevanih podatkov o znanstvenem sestanku:
– programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka,
– seznam članov programskega in organizacijskega odbora,
– seznam vabljenih predavateljev,
– oceno usposobljenosti za organizacijo sestanka in seznam že organiziranih sestankov,
– finančni predračun,
3. Okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za sofinanciranje
4. Način določanja deleža financiranja
5. Vzorec pogodbe
6. Navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora organizator predložiti kot dokazilo, da je upravičen do sofinanciranja
7. Navedbo meril za sofinanciranje
Prijavni obrazec mora vsebovati pisno izjavo organizatorja, da se lahko osebni podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidence ministrstva oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.
12. člen
Uradna oseba vrne vsakemu organizatorju potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove vloge in datum prejema.
13. člen
V postopku izbora so upoštevane samo vloge, ki so pravočasno oddane v razpisnem roku in imajo vse elemente, zahtevane z razpisno dokumentacijo.
Kolikor je kateri izmed elementov pomanjkljiv, predsednik komisije za vodenje postopka o tem pisno obvesti organizatorja in ga pozove, da ga v roku 14 (štirinajst) dni dopolni.
Prijave, ki niso vložene v skladu s prvim odstavkom oziroma niso dopolnjene v skladu z drugim odstavkom tega člena, se zavržejo, priložena dokumentacija pa se vrne prijavitelju.
III. EVALVACIJA IN IZBOR
14. člen
Ko komisija za vodenje postopka ugotovi, da prijava na razpis vsebuje vse podatke, zahtevane z razpisom in razpisno dokumentacijo, zadolži komisijo za ocenjevanje prijav, da pripravi prednostni seznam za sofinanciranje znanstvenih sestankov.
15. člen
Minister lahko uvrsti v program sofinanciranja tudi sestanke, za katere so organizatorji oddali vloge po razpisnem roku, če oceni, da je to pomembno za uresničevanje ciljev nacionalnega raziskovalnega programa in sestanek izpolnjuje merila po 16. členu tega pravilnika.
Za namen iz prejšnjega odstavka se lahko uporabi do 10 odstotkov sredstev orientacijske vrednosti sofinanciranja po 10. členu tega pravilnika.
16. člen
Pri ocenjevanju znanstvenih sestankov se upoštevajo naslednja merila:
– aktualnost tematike in pričakovana odzivnost sestanka,
– reference predavateljev,
– organizacijske reference organizatorja sestanka.
Prednost pri sofinanciranju imajo sestanki:
– ki imajo mednarodni značaj,
– katerih organizatorji so vpisani v evidenco raziskovalnih organizacij ministrstva,
– pri katerih je zagotovljena racionalnejša poraba sredstev.
17. člen
Dokončni seznam in višino sofinanciranja znanstvenih sestankov določi minister s sklepom.
18. člen
Uradna oseba obvesti organizatorje, vsakega posebej, o rezultatih izbora prijav najkasneje v 90 dneh od zaključka razpisa (oziroma 30 dni po sprejemu proračuna, če ta ni znan pred koncem postopka za izbor). Obvestilo o rezultatih izbora za prejemnike sredstev vsebuje podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter predlog pogodbe.
IV. PRITOŽBENI POSTOPEK
19. člen
Organizator ima v osmih dneh od prejema obvestila pravico vložiti zahtevo za ponovno ocenitev vloge. V svoji zahtevi mora opredeliti razloge, zaradi katerih zahteva ponovno ocenitev.
Postopek in način ponovne ocenitve vloge in priprave predloga za sofinanciranje znanstvenega sestanka, ki je v okviru razpisa prispela pravočasno in pravilno opremljena, določi minister.
O predlogu odloči minister. Odločitev je dokončna.
V. IZVAJANJE SOFINANCIRANJA
20. člen
Ministrstvo sklene z organizatorjem sestanka pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Ministrstvo hkrati s poslanim obvestilom o rezultatih izbora pošlje prejemnikom sredstev predlog pogodbe in jih pozove k podpisu.
Organizator mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema obvestila iz 18. člena tega pravilnika, sicer ministrstvo odstopi od sklenitve pogodbe.
21. člen
Sestavine pogodbe so:
1. naziv in naslov ministrstva in organizatorja
2. pogodbeni predmet
3. višina dodeljenih sredstev
4. namen za katerega se dodeljujejo
5. terminski plan porabe sredstev
6. način nadzora nad porabo sredstev
– predložitev finančnega obračuna,
– predložitev vsebinskega poročila, fotokopije računov, seznam udeležencev,
– predložitev tiskanih gradiv
7. določilo o sankcijah, če organizator nenamensko porabi dodeljena sredstva ali ne izpolni pogodbenega predmeta
8. določilo, da mora organizator sproti obveščati ministrstvo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti
9. določilo, da mora organizator obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev.
V pogodbi minister pooblasti uradno osebo za izvajanje določil pogodbe.
VI. SPREMLJANJE ORGANIZACIJE SESTANKA
22. člen
Organizator je dolžan sproti obveščati ministrstvo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji bistveno drugačni od dogovorjenih, minister odloči, ali se pogodba o sofinanciranju sestanka spremeni ali ministrstvo od nje odstopi.
23. člen
Če uradna oseba iz 21. člena tega pravilnika ugotovi, da pogodbeni predmet ni izpolnjen skladno s pogodbo, ministrstvo odstopi od pogodbe in zahteva vrnitev že izplačanih sredstev skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
VII. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
24. člen
Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov (Uradni list RS, št. 66/96).
25. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 10/99
Ljubljana, dne 21. oktobra 1999.
dr. Lojze Marinček l. r.
Minister
za znanost in tehnologijo
