Na podlagi drugega odstavka 8. člena zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99) izdaja minister za finance

To navodilo določa skupne osnove za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov.
Vsi izrazi v tem navodilu imajo pomen kot je določen v 3. členu zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99).

Neposredni uporabniki proračuna Republike Slovenije (v nadaljevanju: uporabniki) morajo organizirati svoje finančno poslovanje tako, da je zagotovljeno:
– v največji meri tekoča izterjava prihodkov proračuna;
– sprejemanje obveznosti uporabnika, ki ne presegajo sredstev proračuna za poravnavo sprejetih obveznosti;
– trajna sposobnost izpolnitve vseh finančnih obveznosti iz programov uporabnika;
– možnost tekočega in trajnega izpolnjevanja vseh javnih funkcij v okviru pristojnosti uporabnika in s tem v zvezi kvalitetno, pravočasno in v zahtevanem obsegu opravljanja storitev uporabnika;
– v največji možni meri varnost poslovanja, tako da uporabnik pravočasno sprejema potrebne ukrepe, s katerimi prepreči nemožnost izvajanja sojih pristojnosti;
– gospodarnost upravljanja s finančnim in stvarnim premoženjem države, ki ga ima uporabnik v upravljanju.

(1) Finančno poslovanje uporabnika obsega postopke, priprave in izvrševanje finančnega načrta uporabnika in upravljanje s premoženjem, ki ga uporablja za izpolnjevanje nalog v okviru njegovih pristojnosti.
(2) Uporabnik mora organizirati razpolaganje s proračunskimi sredstvi tako, da so pristojnosti odredbodajalca, računovodje in notranjega revizorja ločene in ob upoštevanju sistema notranje kontrole.
(3) Funkcije odredbodajalca, računovodje in revizorja so nezdružljive. Osebe, ki opravljajo te funkcije, ne smejo biti v sorodstvenih razmerjih do tretjega kolena ali v svaštvu.

Predstojnik uporabnika mora organizirati finančno poslovanje uporabnika, ki ga vodi v skladu s tem navodilom, tako da je zagotovljeno:
– učinkovito finančno poslovanje,
– preglednost in zanesljivost ter pravilnost vseh evidenc premoženja,
– preprečevanje napak in prevar ter zlorab,
– varnost finančnega poslovanja,
– nenehen nadzor nad finančnim poslovanjem,
– sproten pregled nad realizacijo prejemkov proračuna in izdatkov uporabnika,
– sproten pregled stanja prevzetih obveznosti ter njihove zapadlosti in dobroimetja na postavkah – konto,
– sprotno analiziranje izvrševanja prejemkov proračuna in izdatkov uporabnika,
– tekoče poročanje o stanju sredstev uporabnika.

(1) Predstojnik uporabnika lahko prenese svoja pooblastila s področja finančnega poslovanja na podrejene uslužbence le s posebnimi pisnimi pooblastili, ki morajo biti trajno arhivirana v arhivu uporabnika.
(2) Pooblastilo za razpolaganje s proračunskimi sredstvi mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
– ime in priimek pooblaščenca,
– natančen opis vsebine in obsega pooblastila v zvezi z izvrševanjem proračuna oziroma upravljanjem premoženja (npr. vezano na program, projekt, postavko – konto, številko obrazca “finančni elementi predobremenitev”),
– obdobje, za katerega se pooblastilo podeljuje,
– datum pooblastitve in podpis pooblastitelja.
(3) Predstojnik uporabnika takoj po izdaji pooblastila obvesti Ministrstvo za finance in deponira podpis pooblaščene osebe pri Ministrstvu za finance, sektorju za javno računovodstvo.

Poslovne knjige vodi računovodstvo uporabnika na podlagi zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99) ter predpisov, izdanih na njegovi podlagi, tako da je omogočen vrednostni in vsebinski pregled porabe uporabnika po postavkah in stroškovnih mestih. Evidence morajo biti vodene preko v elektronski obliki v programih, ki jih določi ministrstvo za finance po strokovnem mnenju Centra vlade za informatiko.

(1) Za izvajanje nalog finančnega poslovanja in vodenja postopkov za izvajanje teh nalog morajo uporabniki v skladu s predpisi, ki določajo organizacijo in delovna področja uporabnikov s svojimi akti, ki določajo notranjo organizacijo, določiti finančno službo kot svojo posebno organizacijsko enoto ali določiti, kateri delavci uporabnika opravljajo v okviru njihovih del tudi naloge finančnega poslovanja.
(2) Če se uporabnik ne odloči zagotoviti opravljanja nalog finančne službe po predhodnem odstavku, lahko v skladu s svojimi potrebami in potrebami drugih uporabnikov organizira skupno finančno službo, ki opravlja naloge finančnega poslovanja za več uporabnikov, predvsem pa se organizira skupna finančna služba v okviru:
1. ministrstva, za organe in organizacije v njegovi sestavi;
2. Urada predsednika vlade, za vladne službe, za katerih organizacijo dela skrbi generalni sekretar vlade;
3. Ministrstva za notranje zadeve, za upravne enote;
4. Vrhovnega sodišča Republike Slovenije, za sodišča;
5. Državnega tožilstva Republike Slovenije, za tožilstva in
6. Senata za prekrške Republike Slovenije, za samostojne državne organe za postopek o prekrških.
V tem primeru morajo uporabniki, ki organizirajo skupno finančno službo, na podlagi pisnega dogovora o ustanovitvi skupne finančne službe sprejeti skupna navodila za finančno poslovanje.
(3) Uporabniki, ki imajo v svoji sestavi več upravnih organizacij, lahko organizirajo ločene finančne službe za posamezne organe in upravne organizacije v njihovi sestavi.

Finančna služba zagotavlja vsa gradiva uporabnika, potrebna za pripravo in izvrševanje državnega proračuna, Ministrstvu za finance.

Finančna služba pripravlja predlog finančnega načrta uporabnika z obrazložitvami in spremljajočimi dokumenti in skrbi, da je predlog finančnega načrta pripravljen v skladu z navodili za pripravo predloga proračuna in da vsebuje vse zahtevane dokumente. Finančna služba koordinira pripravo predloga finančnega načrta znotraj organov in organizacij v sestavi uporabnika.

(1) Na področju izvrševanja proračuna opravlja finančna služba naslednje naloge:
– skrbi za izterjavo terjatev proračuna v okviru pristojnosti uporabnika,
– pripravlja načrt prihodkov in drugih prejemkov iz pristojnosti uporabnika,
– pripravlja predlog kvote uporabnika na podlagi zahteve Ministrstva za finance,
– pripravlja in spremlja mesečno finančni načrt uporabnika,
– izvaja posamezne naloge na področju izvrševanja finančnega načrta uporabnika,
– evidentira prispele in izdane račune,
– kontrolira izdajanje potnih nalogov in njihovo obračunavanje,
– koordinira izvedbo letnega popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev,
– usklajuje stanja sredstev in obveznosti do virov sredstev s knjigovodskim stanjem (inventura),
– pripravlja ustrezne knjigovodske listine za računovodsko evidentiranje poslovnih dogodkov in transakcij,
– daje mnenje k investicijski dokumentaciji o virih financiranja,
– sodeluje pri pripravi javnih razpisov, pogodb in drugih listin, potrebnih za izvajanje finančnega poslovanja uporabnika ter spremlja pravilno izvajanje pogodb,
– upravlja z inštrumenti finančnega zavarovanja ter vodi sprotno evidenco finančnih zavarovanj.
(2) Finančna služba pripravlja letno poročilo uporabnika kot podlago za pripravo zaključnega računa proračuna in mora skrbeti, da je pripravljen v skladu z navodili za pripravo zaključnega računa proračuna.

Finančna služba preverja predloge pogodb pred njihovo sklenitvijo, še posebej ali so v pogodbah predvidene obveznosti v skladu s finančnimi možnostmi uporabnika in opozarja predstojnika uporabnika na morebitne prekoračitve finančnih možnosti s predvidenimi pogodbami. Finančna služba glede na podatke o sprejemanju nameravanih obveznosti evidentira predobremenitve in verificira obveznosti pred izdajo odredbe za plačilo.

Finančna služba mora za blago in storitve, ki jih proizvaja ali izvaja uporabnik v okviru lastne dejavnosti zagotoviti izdajanje računov, vodenje knjige izdanih računov in evidence po zakonu o davku na dodano vrednost ter obračunavanje in vplačevanje tega davka v proračun.
Finančna služba vodi priročno blagajno in blagajniško poslovanje ter arhivira dokumentacijo, če tega ne vodi računovodska služba uporabnika v skladu s predpisi, ki urejajo poslovanje z gotovino v okviru blagajniškega maksimuma.

(1) Uporabniki v navodilih za finančno poslovanje opredelijo:
– organiziranost in način vodenja finančnega poslovanja,
– odgovorne osebe,
– pripravo finančnega načrta,
– izvrševanje finančnega načrta,
– poslovne knjige,
– analitične evidence opredmetenih osnovnih sredstev in drobnega inventarja po odgovornih delavcih,
– poročanje,
– način arhiviranja in rok hrambe knjigovodskih listin,
– druge določbe, ki so potrebne zaradi posebnosti delovanja posameznih uporabnikov.
(2) Uporabniki morajo navodila iz prejšnjega odstavka sprejeti najkasneje do 1. 1. 2000.

(1) Uporabniki morajo voditi najmanj naslednje poslovne knjige in analitične evidence:
– knjigo prejetih računov,
– knjigo izdanih naročilnic,
– knjigo izdanih računov,
– analitično evidenco porabe proračunskih sredstev po proračunskih uporabnikih in postavkah,
– analitično evidenco porabljenih sredstev za materijalne stroške po stroškovnih mestih,
– analitično evidenco porabljenih sredstev za izobraževanje.
(2) Način vodenja evidenc in dostop do baze podatkov ter uporabo enotnih računalniško podprtih računovodskih programov morajo finančne službe uporabnikov uskladiti z njihovimi računovodskimi službami.

(1) Odredbe za izplačilo podpisuje odredbodajalec, ki je pooblaščen za razpolaganje s sredstvi uporabnika. Odredbodajalec odgovarja za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.
(2) Odredbodajalec je pred podpisom odredbe dolžan preveriti, če so potrebna finančna sredstva zagotovljena.
(3) Odredbodajalec lahko zahteva, da vsak finančni dokument predhodno podpiše skrbnik postavke/konta–predlagatelj odredbe, ki s podpisom jamči za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev in da so finančna sredstva zagotovljena.

Odredbodajalce za plačilo iz proračuna določi predstojnik uporabnika na predpisanem obrazcu – karton odredbodajalcev v dveh izvodih. En izvod hrani finančna služba, drugega pa Sektor za javno računovodstvo.

Finančna služba mora tekoče obveščati predstojnika uporabnika o višini prejetih prihodkov proračuna, ki jih je v okviru svojih pristojnosti dolžan izterjati uporabnik in o višini neizterjanih terjatev proračuna.

Predstojnik uporabnika mora tekoče izterjevati prejemke proračuna in v okviru pristojnosti uporabnika zagotoviti učinkovito izterjavo zapadlih terjatev v upravnih oziroma sodnih postopkih izterjave.

Proračunski uporabnik mora v različnih fazah izdatka proračuna zagotoviti:
– prevzemanje obveznosti v okviru zagotovljenih finančnih možnosti,
– evidentiranje predobremenitev,
– kontroliranje knjigovodskih listin kot podlage za obveznost uporabnika, preverjanja obstoja obveznosti in pogojev, pod katerimi obveznost zapade v plačilo,
– pripravo odredbe za plačilo,
– kontrolo pravilnosti pripravljene odredbe,
– izdajanje odredb za plačilo, s čimer odredbodajalec s podpisom naloži (odredi) plačilo obveznosti.

Uporabniki morajo uskladiti svoje interne akte in pooblastila s tem navodilom do 1. 1. 2000.

Uporabniki morajo obvestiti Ministrstvo za finance o uskladitvi pooblastil pri razpolaganju s proračunskimi sredstvi v skladu s tem navodilom, če se pooblastila razlikujejo od pooblastil, ki so že deponirana pri Ministrstvu za finance, do 1. 1. 2000.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.