Za izvedbo uredbe o ratifikaciji okvirnega sporazuma med Vlado Republike Slovenije in Komisijo Evropskih skupnosti o uresničevanju ukrepov o finančnem, tehničnem in drugih oblikah sodelovanja Vlada Republike Slovenije sprejme

S to uredbo se določijo splošni akreditacijski pogoji za uporabo finančnih sredstev Evropske unije, ki jih uporabljajo plačilne agencije Republike Slovenije (v nadaljevanju: agencija) z namenom, da se zagotovi organiziran in pregleden sistem uporabe finančnih sredstev EU.
Ta uredba ne določa akreditacijskih pogojev za Agencijo Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja.

Akreditacijo iz 1. člena te uredbe agenciji podeljuje Vlada Republike Slovenije na predlog resornega ministrstva po predhodnem soglasju Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.
Podeljena akreditacija je pogoj za začetek uporabe finančnih sredstev Evropske unije.
Podrobnejše pogoje za akreditacijo agencij za posamezno področje lahko predpiše resorni minister.

Agencija mora za sistem upravljanja s finančnimi sredstvi Evropske unije zagotavljati:
– natančna postopkovna pravila za upravljanje s sredstvi,
– da pred vsako odobritvijo plačil preveri upravičenost zahtevkov in skladnost s pravili Evropske unije,
– da pravilno in v celoti zavede v predpisanih postopkih izvedena plačila,
– da potrebne dokumente predloži v času in obliki, ki jih predpisujejo pravila Evropske unije in predpisi v Republiki Sloveniji,
– uvedbo načela delitve nalog odredbodajalca, notranjega revizorja in računovodje,
– da zaposli ustrezno usposobljene kadre z računovodskim znanjem, znanjem poznavanja struktur Evropske unije in tujih jezikov,
– stalno usposabljanje strokovnega kadra.

Za učinkovito delovanje mora agencija izpolnjevati pogoje za:
– vzpostavitev učinkovitih sistemov notranjega finančnega nadzora,
– delovanje računovodske funkcije in
– uporabo vseh predpisov, ki so pogoj za uporabo finančnih sredstev EU.
Agencija s posebnim pooblastilom opredeli pristojnosti in odgovornosti odredbodajalca, notranjega revizorja in računovodje. Te osebe so delavci s posebnimi pooblastili in so materialno odgovorne za izvajanje nalog v skladu s predpisi.

Agencija za svoje delovanje v splošnem aktu pisno določi postopke za:
– sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov upravičencev,
– izvajanje nalog vsakega delavca s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za več kot eno delovno nalogo,
– zagotavljanje, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika,
– podroben seznam preverjanj, ki jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili in v spremljajoče dokumente zahtevka vključiti potrdilo, da so bila preverjanja izvedena,
– ustrezno hrambo podatkov in lokacijo vseh dokumentov, ki mora biti točno določena,
– ustrezno računalniško obdelavo zahtevkov,
– preveritev dejstev, ki so podlaga za plačila upravičencem in jih izvajajo tehnične službe.
Del nalog ali celotna naloga agencije se lahko prenese na druge institucije pod naslednjimi pogoji:
– da so pristojnosti in odgovornosti drugih institucij jasno opredeljene,
– da institucije razpolagajo z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti na predpisan način kot ga predpiše resorni minister,
– da institucije agenciji izrecno potrdijo način izpolnjevanja prevzetih odgovornosti,
– da se agencijo redno in pravočasno obvešča o izvedenih nalogah,
– da spremljajoča dokumentacija predložena agenciji zadostuje za zagotovitev, da so bila opravljena vsa zahtevana predhodna preverjanja o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov.
Naloge odredbodajalca ni mogoče prenesti na druge osebe izven agencije.

Sredstva za vračilo finančnih sredstev Evropske unije v primeru ugotovljenega nepravilnega ali neupravičenega izplačila, zamudne obresti in upravne kazni zagotovi agencija v okviru svojega finančnega načrta, pri čemer za vračilo ne sme uporabiti finančnih sredstev Evropske unije, sredstev domače udeležbe in tudi ne drugih namenskih sredstev.
Kolikor sredstva agencije iz prejšnjega odstavka ne zadoščajo za vračilo finančnih sredstev Evropske unije, manjkajoča sredstva zagotovi resorno ministrstvo.

Če agencija naknadno ugotovi, da je bilo izplačilo finančnih sredstev Evropske unije upravičencem nepravilno ali neupravičeno izvršeno, mora takoj zahtevati vračilo sredstev v proračun.
Če se pri proračunskem nadzoru ugotovi, da so bila finančna sredstva Evropske unije uporabljena v nasprotju z zakonom ali proračunom, proračunski inšpektor v skladu z določili zakona o javnih financah izreče ukrep, s katerim se zahteva vračilo sredstev.

Vsa dokumentacija, ki se nanaša na finančna sredstva Evropske unije mora biti vedno dostopna:
– notranji reviziji agencije,
– certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance,
– Računskemu sodišču,
– pooblaščenim osebam Evropske unije.

Predplačila se izkazujejo v obračunskih evidencah s katerimi se zagotovi da:
– jamstva dajejo samo finančne ustanove pooblaščene s strani ustreznih organov,
– se predplačila izvršijo v določenih časovnih rokih in da se predplačila z zamudo pri izvrševanju opredelijo in takoj zahtevajo jamstvo,
– se pri izplačevanju predplačil upoštevajo enaki postopki nadziranja s strani pooblaščenih delavcev kot veljajo pri plačilih.

Notranja revizija agencije preverja da:
– so postopki, ki jih predpiše agencija ustrezni zahtevam Evropske unije in skladni s predpisi Republike Slovenije,
– so obračunske evidence popolne in pravočasne,
– so preverjanja ali nadzori usmerjeni na izbrana področja in na primerno izbrane vzorce transakcij za obdobje, ki ne presega pet let,
– so metode za vodenje programa, določbe za spremljanje in preverjanje izvrševanja programa, sistemi za preprečevanje in preverjanje nepravilnosti in postopki za povračilo nepravilnih ali neupravičeno plačanih zneskov skladni z zahtevami Evropske unije in predpisi Republike Slovenije.
Notranja revizija se izvaja skladno z mednarodnimi revizijskimi standardi. Revizijski načrti in poročila morajo biti vedno dostopni certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance in pooblaščenim osebam Evropske unije z mandatom za opravljanje finančnih revizij in z osnovnim namenom ocene učinkovitosti delovanja notranje revizije.

Agencija zagotovi redno poročanje resornemu ministrstvu, Ministrstvu za finance, Vladi Republike Slovenije in Evropski uniji.
Z obračunskimi postopki agencija zagotovi, da so občasna in letna poročila popolna in pravočasna.

Kadar agencija ne izpolnjuje vseh navedenih pogojev za akreditacijo, ki jih določa ta uredba in ne izvede ustreznih prilagoditev v določenem roku, lahko Vlada Republike Slovenije akreditacijo odvzame, oziroma določi drugo agencijo, ki nadaljuje z njenim delom.
Glede na naravo manjkajočega pogoja lahko Vlada Republike Slovenije dodeli pogojno akreditacijo.
Predlog za odvzem akreditacije poda Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance ali resorno ministrstvo.
Predlog za pogojno akreditacijo poda resorno ministrstvo po predhodnem soglasju Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. januarja 2000.