Za izvedbo uredbe o ratifikaciji okvirnega sporazuma med Vlado Republike Slovenije in Komisijo Evropskih skupnosti o uresničevanju ukrepov o finančnem, tehničnem in drugih oblikah sodelovanja Vlada Republike Slovenije sprejme

S to uredbo se določajo akreditacijski pogoji za delovanje Agencije Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja (v nadaljevanju: agencija).

Za odgovorno ustanovo za podelitev akreditacije sistemu za pripravo in izvrševanje plačil v kmetijstvu (agenciji) se določi Vlado Republike Slovenije na predlog Ministrstva za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano ob soglasju Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.
Podeljena akreditacija je pogoj za začetek uporabe finančnih sredstev Evropske unije.

Agencija opravlja zadeve, ki se nanašajo na izvajanje ukrepov in nalog na področju kmetijstva, živilstva in ribištva v skladu s skupno kmetijsko in ribiško politiko Evropske unije ter na druge naloge za izvajanje reforme kmetijske politike.
Sredstva za izvajane ukrepov in nalog na področju kmetijstva, živilstva in ribištva se črpajo iz Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (EKUJS), ki je sestavni del splošnega proračuna Evropskih skupnosti in se uporablja za financiranje skupne kmetijske politike.

Agencija je ustanovljena z zakonom o organizaciji in delovnem področju ministrstev (Uradni list RS, št. 71/94, 47/97 in 60/99).
Podrobnejša organizacija, pooblastila, obveznosti in pristojnosti agencije se določi s splošnim aktom.

Agencija zagotavlja zadostna jamstva in je odgovorna:
– da sta upravičenost zahtevkov in skladnost s pogoji Evropske unije preverjeni preden se odobri plačilo,
– da so izvedena plačila pravilno in v celoti zavedena v računih,
– da se potrebne dokumente predloži v času in obliki, ki jih predpisujejo pogoji Evropske unije.

V okviru agencije se izvajajo naslednje naloge:
– odobritev plačil,
– izvršitev plačil,
– računovodstvo plačil.
Agencija mora zagotoviti nemoteno odrejanje plačil.
Naloge odobritve, izvršitve in računovodstva plačil so nezdružljive. Za vsako od njih je odgovorna posebna služba, katere pristojnosti so opredeljene v splošnem aktu iz 4. člena te uredbe.
Agencija s posebim pooblastilom opredeli pristojnosti in odgovornosti odredbodajalca, notranjega revizorja in računovodje. Te osebe so delavci s posebnimi pooblastili in so materialno odgovorne za izvajanje nalog v skladu s predpisi.

Agencija za svoje delovanje v splošnem aktu iz 4. člena te uredbe določi postopke za:
– sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov,
– izvajanje naloge vsakega delavca s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za več kot eno delovno nalogo vključno s finančnimi omejitvami njegovega pooblastila,
– izobraževanje in rotacijo delavcev na občutljivih položajih ali nadomestna politika povečanega nadzora,
– zagotavljanje, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika,
– podroben seznam preverjanj, ki jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili in v spremljajoče dokumente zahtevka vključiti potrdilo, da so bila preverjanja izvedena; to potrdilo se lahko izvede na elektronski način,
– odobritev pristojnega delavca in/ali njegovega nadrejenega, ki se izvede z elektronskimi sredstvi in se zagotovi ustrezno zaščito ter se istovetnost podpisnika vnese v elektronsko evidenco,
– izvršitev plačila zahtevka pod pogojem, da je bilo opravljeno zadostno število preverjanj in da je skladen s pravili Evropske unije in Republike Slovenije,
– izplačilo zahtevka samo upravičencu ali njegovemu pooblaščencu na njegov bančni račun v petih dneh, izplačila ki se ne izvajajo gotovinsko,
– vsa plačila za katere prenosi niso bili izvršeni, da se ponovno knjižijo v dobro sklada,
– ustrezno hrambo podatkov in lokacijo vseh dokumentov,
– računalniško obdelavo zahtevkov,
– dostop do računalniškega sistema, ki se ga zaščiti in nadzira na naslednji način:
· da se vse informacije, ki so vnesene v sistem pravilno potrdi kot veljavne,
· da se zagotovi, da se napake pri vnosu odkrijejo in popravijo,
· da se identifikacija delavca, ki vnaša ali spreminja podatke ali programe evidentira v dnevnik delovnih operacij,
· da podatke vnesejo, spremenijo ali potrdijo kot veljavne samo delavci, katerim so podeljena posamezna gesla, ki se morajo redno spreminjati,
· da se podatke shrani na varnostne kopije, ki se hranijo na posebnem, zavarovanem kraju,
· s fizičnim nadzorom pred nepooblaščenim dostopom,
– preveritev dejstev, ki so podlaga za plačila upravičencev in jih izvajajo tehnične službe,
– zagotovitev, da se vsaka sprememba v predpisanih pogojih in uporabljenih stopnjah pomoči evidentira in da se navodila, podatkovne baze in sezname pravočasno in sprotno dopolnjuje.

Sredstva za vračilo finančnih sredstev Evropske unije v primeru ugotovljenega nepravilnega ali neupravičenega izplačila, zamudne obresti in upravne kazni zagotovi agencija v okviru svojega finančnega načrta, pri čemer za vračilo ne sme uporabiti finančnih sredstev Evropske unije, sredstev domače soudeležbe in tudi ne drugih namenskih sredstev.
Kolikor sredstva agencije iz prejšnjega odstavka ne zadoščajo za vračilo finančnih sredstev Evropske unije, manjkajoča sredstva zagotovi Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano.

Če agencija naknadno ugotovi, da je bilo izplačilo finančnih sredstev Evropske unije upravičencem nepravilno ali neupravičeno izvršeno, mora takoj zahtevati vračilo sredstev v proračun.
Če se pri proračunskem nadzoru ugotovi, da so bila finančna sredstva Evropske unije uporabljena v nasprotju z zakonom ali proračunom, proračunski inšpektor v skladu z določili zakona o javnih financah izreče ukrep, s katerim se zahteva vračilo sredstev.

Del naloge ali celotna naloga odobritve in/ali tehnične storitve se lahko prenese na druge institucije pod naslednjimi pogoji:
– da so pristojnosti in odgovornosti drugih institucij jasno opredeljene,
– da institucije razpolagajo z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti na predpisan način,
– da institucije agenciji izrecno potrdijo način izpolnjevanja prevzetih odgovornosti,
– da se agencijo redno in pravočasno obvešča o rezultatih izvedenih kontrol tako:
· da se zadostnost teh kontrol vedno upošteva preden se poravna zahtevek,
· da se izvedeno kontrolo podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek oziroma sveženj zahtevkov in zajema eno tržno leto. Poročilo spremlja potrdilo o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov ter o naravi, obsegu in omejitvah opravljenega dela. Če katerakoli fizična ali upravna preverjanja niso dovolj temeljita, vendar opravljena na vzorcu zahtevkov, se izbrane zahtevke opredeli, vzorčno metodo opiše in poroča o rezultatih vseh revizij in sprejetih ukrepov v zvezi z odstopanji in nepravilnostmi,
· da spremljajoča dokumentacija predložena agenciji zadostuje za zagotovitev, da so bila opravljena vsa zahtevana preverjanja o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov,
– če druge institucije zadržijo dokumentacijo se vzpostavijo postopki;
· da se evidentira lokacija vseh dokumentov in
· da so ti dokumenti na voljo za revizijo v prostorih agencije.

Vsa dokumentacija mora biti vedno dostopna:
– notranji reviziji agencije,
– certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance,
– Računskemu sodišču,
– pooblaščenim osebam Evropske unije.

Predplačila se izkazujejo v obračunskih evidencah s katerimi se zagotavlja:
– da jamstva lahko dajejo samo finančne ustanove pooblaščene s strani ustreznih organov,
– da se predplačila izvršijo v določenih časovnih rokih,
– da se predplačila z zamudo pri izvrševanju takoj opredelijo in takoj zahtevajo jamstva,
– da se pri izplačevanju predplačil izvaja enak nadzor s strani pooblaščenih oseb kot pri plačilih.

Obračun intervencijskih zalog zagotovi, da so količine in s tem povezani stroški pravilno in hitro obdelani in evidentirani po razpoznavnih serijah in na pravilnem računu za vsako stopnjo od prejema ponudbe do fizične oddaje izdelka, skladno s predpisi programa ter zagotovi, da se kadarkoli lahko določita količina in narava zalog na vsaki lokaciji. Stanje zalog redno fizično preverjajo osebe, telesa in oddelki, ki so neodvisni od imetnikov zalog.

Z obračunskimi postopki se zagotovi, da so mesečna in letna poročila popolna in pravočasna. Agencija mora razkriti napake in pomanjkljivosti obračunskih evidenc s postopki odkrivanja, ki ne smejo biti daljši od treh mesecev.

Služba notranje revizije preveri:
– da so postopki, ki jih predpiše agencija ustrezni,
– da se zagotovi preverjanje skladnosti z zahtevanimi pogoji s strani EU,
– da so obračunske evidence popolne in pravočasne,
– da so preverjanja omejena na izbrane ukrepe in na vzorce transakcij, če načrt za revizijo zagotavlja, da so v obdobju, ki ne presega pet let, zajeta vsa pomembna področja vključno s službami, pristojnimi za pooblastila,
– da se delo službe izvaja skladno z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi, evidentira se v delovnih dokumentih in je razvidno iz poročil in priporočil, naslovljenih na vodstvo agencije,
– da so revizijski načrti in poročila na voljo certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance in pooblaščenim osebam Evropske unije z mandatom za opravljanje finančnih revizij in z osnovnim namenom ocene učinkovitosti delovanja notranje revizije.

Določbe te uredbe se prav tako uporabljajo za “negativne izdatke” (prelevmani, zapadla jamstva, povrnjena plačila), ki jih mora agencija zbrati v imenu Oddelka za jamstva Evropskega kmetijskega, usmerjevalnega in jamstvenega sklada (v nadaljevanju: EKUJS). Agencija vzpostavi sistem za evidentiranje vseh vsot plačljivih EKUJS in za evidentiranje v knjigo dolžnikov vseh dolgov pred njihovim prejemom. Knjigo dolžnikov se mora redno pregledovati z namenom, da se izterjajo zapadle obveznosti.
Agencija lahko prenese odgovornosti za izterjavo negativnih izdatkov drugim institucijam v skladu z 10. členom te uredbe. Le-ta pa mora vsaj enkrat na mesec poročati agenciji o vseh priznanih prihodkih in prejetih vsotah denarja.

Kadar agencija ne izpolnjuje vseh navedenih pogojev za akreditacijo, ki jih določa ta uredba in ne izvede ustreznih prilagoditev v določenem roku, lahko Vlada Republike Slovenije akreditacijo odvzame, oziroma določi drugo agencijo, ki nadaljuje z njenim delom.
Glede na naravo manjkajočega pogoja lahko Vlada Republike Slovenije dodeli pogojno akreditacijo.
Predlog za odvzem akreditacije poda Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance ali resorno ministrstvo.
Predlog za pogojno akreditacijo poda resorno ministrstvo ob soglasju Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.

Agencija v splošnem aktu iz 4. člena te uredbe predpiše roke za obravnavo vseh prejetih zahtevkov in zagotovi hitro obravnavo vseh prejetih zahtevkov.

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. januarja 2000.