Nadzorni odbor občine Polzela je na 3. redni seji dne 21. 8. 2000 sprejel
P O S L O V N I K
Nadzornega odbora občine Polzela
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta poslovnik določa pripravo in vodenje sej nadzornega odbora Občine Polzela (v nadaljevanju: NO), odločanje na sejah, pristojnosti NO in njegovih članov, organizacijo dela NO, postopek pri izvajanju nalog nadzora, angažiranje zunanjega strokovnega sodelavca, financiranje NO, razpolaganje s finančnimi sredstvi NO, postopek za spremembe poslovnika ter prehodne in končne določbe.
2. člen
NO je najvišji organ nadzora javne porabe v občini, ki nadzira razpolaganje s premoženjem občine, namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev in finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev, kot določajo predpisi in zakoni ter Statut Občine Polzela.
3. člen
Sedež NO je: Polzela 8, Polzela.
4. člen
NO je pri svojem delu neodvisen. Svoje delo opravlja v skladu z določbami zakona o lokalni samoupravi, statuta Občine Polzela in tega poslovnika.
5. člen
NO Občine Polzela ima svojo štampiljko.
Štampiljka je okrogle oblike, v premeru 3,5 cm, za napisom »OBČINA POLZELA – NADZORNI ODBOR« in grbom Občine Polzela v sredini.
Pravico uporabe štampiljke ima predsednik NO, pooblaščen član NO in delavec strokovne službe občinske uprave s soglasjem predsednika NO.
6. člen
Funkcija predsednika in člana NO se opravlja praviloma nepoklicno. O poklicnem opravljanju funkcije odloča Občinski svet občine Polzela.
Višina nadomestila za delo članov NO in predsednika NO določi občinski svet s svojim aktom.
II. PRIPRAVA IN VODENJE SEJ
7. člen
Seje NO so lahko redne in izredne.
Redne seje NO se sklicujejo najmanj trimesečno, razen v poletnih mesecih, ko seje NO določa po svoji presoji.
Predsednik NO sklicuje in vodi seje NO. V njegovi odsotnosti vodi seje pooblaščeni član NO, ki ga za to pooblasti predsednik NO.
8. člen
Glavne točke dnevnega reda redne seje za naslednjo sejo lahko že ob koncu vsake seje predlaga predsednik ali član NO.
Točka dnevnega reda oziroma dnevni red je sprejet, če zanj glasuje večina vseh članov NO.
Pri sestavi dnevnega reda je potrebno upoštevati, da so na dnevni red praviloma uvrščene naslednje točke:
– ugotavljanje sklepčnosti NO,
– sprejem dnevnega reda,
– potrditev zapisnika prejšnje seje,
– pregled realizacije sklepov predhodnih sej,
– oblikovanje sklepov,
– pobude članov NO.
Na dnevni red se po potrebi uvrsti tudi poročanje nalog nadzora o bistvenih ugotovitvah.
Praviloma je potrebno za vsako točko dnevnega reda pripraviti celovito pisno gradivo.
9. člen
Vabilo in zapisnike NO za redno sejo NO dostavi tajnik občine oziroma druga pooblaščena oseba najkasneje 5 dni pred sejo članom NO, županu Občine Polzela ter po potrebi tajniku občine in strokovnim pripravljavcem gradiv oziroma sodelavcem.
Gradivo za seje NO praviloma pripravijo strokovne službe občine, lahko pa tudi člani NO, ki vsebino določene točke dnevnega reda najbolj poznajo in zunanji strokovni sodelavci.
Vabljenim k posameznim točki dnevnega reda seje NO se pošlje vabilo, gradivo k posamezni točki pa se dostavi na seji.
10. člen
Predsednik NO ali član NO, ki poda ustrezno obrazložitev, lahko predlaga sklic izredne seje NO.
Izredno sejo se skliče za obravnavanje in odločanje o nujnih zadevah.
Izredna seja se lahko skliče tudi v krajšem roku kot je to določeno za redno sejo, če to terjajo okoliščine.
11. člen
Na začetku seje ugotovi predsedujoči sklepčnost NO. NO je sklepčen, če je na seji navzoča večina njegovih članov.
12. člen
Po sprejemu dnevnega reda poteka seja po posameznih točkah dnevnega reda. Uvodno obrazložitev posamezne točke poda poročevalec. Člani NO in vabljeni na sejo NO imajo pravico do razprave. Člani NO imajo pravico do replike.
Razpravljavec razpravlja le o predmetu obravnavane točke dnevnega reda.
Če se od predmeta oddalji, ga predsedujoči opozori in mu odvzame besedo, če ne upošteva njegovega opozorila.
Na seji NO lahko govorijo tudi drugi, ki so povabljeni, vendar jim razpravo omogoča predsednik NO, s tem, da jim daje besedo.
V primeru, da razprava ne vodi k uspešnemu zaključku, lahko NO odloči, de se razprava prekine, neuspešno obravnavano točko dnevnega reda pa po ponovni preučitvi uvrsti na naslednjo sejo.
13. člen
Finančni in poslovni podatki in zadeve, katere obravnava NO, so zaupni. Navzoči na seji NO so dolžni varovati podatke kot poslovno in uradno skrivnost.
14. člen
Razpravo o posamezni točki dnevnega reda sklene predsedujoči nadzornega odbora.
III. ODLOČANJE NA SEJAH NADZORNEGA ODBORA
15. člen
Po vsaki točki dnevnega reda NO oblikuje po potrebi ustrezen predlog sklepa. Sklep dokončno oblikuje predsedujoči in ga da na glasovanje.
Člani NO glasujejo o predlaganem sklepu. Rezultat glasovanja se navede v zapisniku, pri čemer se navede število glasov »ZA« in število glasov »PROTI«. Imen glasovalcev zapisnik ne navaja, razen če kateri član tega izrecno ne zahteva. Sklep je sprejet soglasno, če mu nihče ne nasprotuje.
16. člen
NO sprejema odločitve z večino glasov vseh članov NO.
17. člen
Glasuje se javno, razen če se NO z večino navzočih članov odloči za tajno glasovanje.
Tajno se glasuje z glasovnicami.
Če član NO poteku glasovanja ugovarja, se glasovanje brez razprave izvede ponovno, največ dvakrat.
IV. PRISTOJNOSTI NADZORNEGA ODBORA IN NJEGOVIH ČLANOV
18. člen
NO ima naslednje pristojnosti:
– nadzira razpolaganje s premoženjem Občine Polzela,
– nadzira namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev,
– nadzira finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev,
– ima pravico do vpogleda v finančno stanje in poslovanje uporabnikov proračuna in upravljavcev premoženja občine,
– podaja poročilo občinskemu svetu o poslovanju občine v preteklem letu,
– obvešča občinski svet, župana in uporabnike proračunskih sredstev o svojih ugotovitvah ter občinskemu svetu predlaga v sprejem potrebne ukrepe, v primerih, če NO ugotovi nepravilnosti pri razpolaganju s premoženjem, namenskosti ali nesmotrnosti porabe proračunskih sredstev ali nepravilnosti pri finančnem poslovanju uporabnikov proračunskih sredstev,
– vabi k sodelovanju zunanje strokovne sodelavce,
– zagotavlja sredstva za delo NO.
Za uporabnika proračunskih sredstev se šteje pravno in fizično osebo, ki dobiva javna sredstva iz proračuna občine. Nadzor se izvaja v okviru obsega javnih sredstev iz proračuna.
19. člen
Predsednik NO ima naslednje pristojnosti:
– predstavlja NO, sklicuje in vodi njegove seje,
– skrbi za udeležbo na sejah Občinskega sveta občine Polzela,
– na zahtevo predsedujočega daje pojasnila na sejah občinskega sveta občine in njegovih teles,
– predlaga dodelitev nalog nadzora članom NO,
– pripravlja in predlaga dnevni red za sejo NO,
– izvaja naloge nadzora v skladu s sklepi NO,
– povzame razpravo na NO in oblikuje sklepe NO ter jih da v sprejem NO.
20. člen
Pooblaščeni član NO (ali najstarejši član NO) nadomešča predsednika in ima v času, ko nadomešča predsednika, enake pristojnosti kot predsednik NO. O nadomeščanju odloča predsednik NO. V primerih, ko podpredsednik NO ne nadomešča predsednika NO, ima podpredsednik enake pravice kot član NO.
21. člen
Član NO ima slednje pravice in pristojnosti:
– udeležuje se sej NO in ima pravico do razprave,
– udeležuje se sej Občinskega sveta Občine Polzela in njegovih delovnih teles v skladu s pooblastilom predsednika NO,
– izvaja naloge nadzora v skladu s sklepi NO,
– izvaja naloge, ki mu jih naloži predsednik NO,
– izvaja naloge, ki mu jih naloži NO,
– daje pobude za opravljanje nadzora po posameznih zadevah,
– predlaga NO sprejem posameznih sklepov.
22. člen
Občina Polzela je dolžna zagotoviti nadzornemu odboru strokovno in administrativno pomoč.
V. ORGANIZACIJA DELA NADZORNEGA ODBORA
23. člen
V organizacijskem smislu poteka delo NO:
– na sejah NO
– pri uporabnikih proračunskih sredstev,
– pri strokovnih oziroma upravnih službah Občine Polzela.
24. člen
Na sejah člani NO planirajo in koordinirajo svoje delo, določajo prioriteto nalog nadzora in njihove nosilce.
25. člen
Nosilec naloge je odgovoren za racionalno organizacijo izvedbe naloge nadzora po fazah in mora upoštevati postavljene roke za izvedbo naloge kot celote in njenih posameznih faz.
Nosilec naloge odgovarja za pravočasno pripravo ustnih oziroma pisnih poročil in za pravočasno ter ažurno poročanje na sejah nadzornega odbora.
Nosilec naloge je odgovoren za pravočasno izdelavo končnega pisnega poročila, ki mora vsebovati pomembne ugotovitve in potrebne sklepe v skladu s šesto alineo 18. člena tega poslovnika.
26. člen
Na podlagi nosilca naloge lahko v primeru specifičnih in strokovno zahtevnejših nalog nadzora, nadzor opravi izvedenec, ki ga na predlog NO imenuje Občinski svet. Pogodbo z izvedencem sklene župan.
V pogodbi mora biti določen predmet pogodbe, rok izvedbe in cena.
Nosilec naloge izdela za kompleksne in dolgotrajnejše naloge nadzora terminski plan, iz katerega mora biti razvidno:
– naziv naloge in njen nosilec,
– število izvajalcev,
– predvideno trajanje izvedbe naloge po fazah in naloge kot celoto,
– rok izdelave,
– predvideni stroški,
– potrebni pripomočki za izvedbo naloge.
V primeru časovno trajnejših in daljših nalog nadzora lahko NO za izvedbo določene naloge zadolži člana NO ali predsednika NO. Predsedniku oziroma članu NO pripade ustrezno nadomestilo.
27. člen
V predvidenih stroških za izdelavo naloge nadzora se morajo upoštevati:
– stroški analize že razpoložljivih podatkov oziroma dokumentacije,
– stroški zbiranja in analize podatkov oziroma dokumentacije posnetka v strokovnih službah občine in pri uporabniku proračuna občine,
– eventualni stroški zunanjega strokovnega sodelavca oziroma člana NO,
– stroški dela in izdelave delnih poročil ter končnega pisnega poročila.
28. člen
Nosilec naloge poroča o poteku naloge in ugotovitvah na sejah nadzornega odbora.
Po opravljeni nalogi izdela nosilec naloge končno pisno poročilo s predlogi potrebnih ukrepov v skladu z 18. členom tega zapisnika.
VI. POSTOPEK PRI IZVAJANJU NALOG NADZORA
29. člen
Aktivnosti pri izvajanju nalog nadzora so:
– celovito zbiranje podatkov in razpoložljive dokumentacije obravnavanega primera,
– študij in analiza obravnavanega primera z namenom odkrivanja morebitne finančne nediscipline oziroma nezakonitih finančnih transakcij,
– celovit posnetek stanja obravnavanega primera v strokovnih službah Občine Polzela in pri uporabniku proračunskih sredstev v primeru, da razpoložljivi podatki iz prve alinee tega člena ne zadostujejo,
– po potrebi izbor in vključevanje zunanjega strokovnega sodelavca,
– izdelava poročil in poročanja na sejah NO o poteku naloge, problemi pri izvedbi in o eventualnih ugotovitvah glede nezakonitega finančnega poslovanja,
– izdelava končnega poročila in poročanja o ugotovitvah ter predlogih potrebnih ukrepov.
30. člen
NO o svojih sejah sestavlja zapisnike, v katerih določi ustrezne sklepe. Zapisnike piše strokovni delavec občinske uprave. Ti zapisniki se dostavljajo članom NO in županu, izpiski iz teh zapisnikov (odpravki sklepov) pa se dostavijo tudi drugim uporabnikom proračunskih sredstev (javni zavodi, društva, fizične osebe itd.)
Ob obravnavi izpolnjevanja sklepov NO župan ali drug delavec, ki ga pooblasti župan, poda poročilo ob izvajanju sklepov in zadolžitev, ki jih določi NO občine.
Zapisniki NO so tajni.
31. člen
NO za občinski svet daje polletna in letna poročila o svojem delu in ugotovitvah nadzora.
Poročila poleg ugotovitev lahko vsebuje tudi predloge, kakšni ukrepi se naj sprejmejo za razreševanje določenih problemov. Po potrebi pa lahko NO o posameznih zadevah poda posebna poročila.
Dokončna poročila NO so javna.
32. člen
Postopek s poročili NO je naslednji:
1. NO s svojim sklepom določi in opravi nadzor poslovanja v določenem obsegu, v posameznih primerih pa tudi določi člana ali drugega pooblaščenca, ki izvede ta nadzor.
2. Na osnovi izvedenega nadzora in ugotovitev obravnava in sprejme NO predhodno poročilo, ki se dostavi županu in v primerih, ko je opravljen nadzor nad uporabnikom proračunskih sredstev, tudi temu uporabniku.
3. Župan oziroma uporabnik ima pravico ugovora v 15 dneh od vročitve predhodnega poročila, v katerem lahko ugovarja in utemelji svoje ugovore zoper poročilo.
4. NO po preteku roka iz prejšnje točke obravnava predhodno poročilo in eventualne ugovore ter ga lahko dopolni, ter lahko poročilo dopolni, spremeni in potem v obliki dokončnega poročila dopolni.
5. Dokončno poročilo NO se dostavi županu, uporabnikom proračunskih sredstev, ki so bili kontrolirani na občinskem svetu ter v primerih, ko NO ugotovi hujše kršitve predpisov, o tem obvesti tudi pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.
VII. FINANCIRANJE NADZORNEGA ODBORA
33. člen
Vir financiranja NO je proračun Občine Polzela.
V proračunu Občine Polzela se predvidijo sredstva za redno opravljanje nalog, sredstva za opravljanje časovno zahtevnejših nalog nadzora v primeru dodatnega dela članov NO in sredstva za morebitno vključitev zunanjih strokovnih sodelavcev na podlagi izdelanega letnega programa NO.
VIII. RAZPOLAGANJE S FINANČNIMI SREDSTVI NADZORNEGA ODBORA
34. člen
Odredbodajalec za porabo finančnih sredstev NO je predsednik NO ali pooblaščeni član NO.
IX. JAVNOST DELA NADZORNEGA ODBORA
35. člen
Seje NO so zaradi varstva osebnih podatkov in varstva državne, uradne in poslovne skrivnosti zaprte za javnost in za njih lahko prisostvujejo samo vabljeni.
36. člen
Delo NO je javno. NO zagotavlja javnost svojega dela:
– javnostjo dokončnih poročil NO,
– z obveščanjem javnosti in sredstev javnega obveščanja o zaključkih posameznih zadev po končani obravnavi in dokončni odločitvi NO,
– s sklicevanjem tiskovne konference,
– s poročanjem na svetu občine,
– z drugimi oblikami predstavitve dela NO javnosti.
Za zagotovitev javnosti dela NO je odgovoren predsednik NO.
X. POSTOPEK ZA SPREMEMBO IN DOPOLNITEV POSLOVNIKA
37. člen
Obrazloženo pobudo za spremembo oziroma dopolnitev tega poslovnika lahko poda vsak član NO.
NO sprejme spremembe in dopolnitev poslovnika na enak način kot sam poslovnik.
XI. PREHODNI IN KONČNI DOLOČBI
38. člen
Ta poslovnik je usklajen z določbami zakona o lokalni samoupravi in s statutom Občine Polzela.
39. člen
Ta poslovnik začne veljati z dnem sprejema na redni seji NO.
Št. 032-02/001
Polzela, dne 21. avgusta 2000.
Predsednica
Nadzornega odbora
občine Polzela
Marija Cizej, ekon. l. r.
