Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 in 102/00) ter 7. in 14. člena statuta Občine Ljutomer (Uradni list RS, št. 62/99) je Občinski svet občine Ljutomer na 21. seji dne 27. 12. 2000 sprejel

Ta pravilnik se sprejema v skladu z določili zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00; v nadaljevanju: ZJN-1) in določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu z zakonom in tem pravilnikom, tako da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj doseže nižjo ceno ob enaki kvaliteti.
Naročati se sme le tak obseg in kvaliteta blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog naročnika, pri čemer je potrebno ravnati kot dober gospodar v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev.

Ravnanje naročnika mora temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najugodnejšo ponudbo glede na merila, ki so specifična za posamezno oddajo javnega naročila,
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči tudi drugim,
– postopek mora biti transparenten, tako da ima vsakdo, ki je zainteresiran vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka,
– vse ponudnike je potrebno obravnavati enakopravno.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti z ozirom na vrsto in obseg javnega naročila obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti oziroma sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila;
– razpisno dokumentacijo:
– povabilo k oddaji ponudbe,
– obrazec ponudbe,
– popis del, blaga oziroma storitev;
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1,
– poročilo o oddaji naročila male vrednosti,
– obvestilo o oddaji naročila,
– pogodbo.

Predstojnik naročnika uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti v katerem se določi tudi vodja postopka oddaje javnega naročila. Zahtevek pripravi vodja oddelka oziroma drug delavec glede na notranjo organizacijo naročnika.
Za pripravo razpisne dokumentacije, zbiranje ponudb in preverjanje cene in kvalitete lahko predstojnik naročnika v skladu s prvim odstavkom 21. člena ZJN-1 sprejme sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila in v njem imenuje strokovno komisijo za ocenitev ponudb.

Za naročanje blaga, storitev in gradbenih del se uporabljajo naročilnice in pogodbe.
Pogodbe pripravi posamezen oddelek, podpisuje jih predstojnik naročnika.

Naročilnice je možno uporabljati le za nabave blaga, storitev in gradbenih del do vrednosti 500.000 SIT, na podlagi zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti.
Naročilnica vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto in količino blaga oziroma storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Naročilnice je možno uporabljati predvsem za naslednje vrste blaga: darila za poslovne namene, knjige, strokovno literaturo, časopise in revije, drugo blago, ki ga ni možno planirati oziroma je enkratnega značaja.
Z naročilnicami se naročajo zlasti naslednje storitve: občasne tiskarske oziroma razmnoževalne storitve, občasne storitve vzdrževanja in popravil, gostinske storitve, izobraževalne storitve, oglaševalne storitve, občasne storitve čiščenja, svetovalne storitve in druge storitve, ki jih ni možno predvideti vnaprej oziroma so enkratnega značaja ter izdelava razne dokumentacije.
Izjema je izvajanje strokovnega nadzora nad investicijami oziroma gradbenimi deli, kjer se z izvajalcem storitve sklene ustrezna pogodba.
Z naročilnicami se naročajo tudi manjša gradbena dela, kot so izvedbe in vzdrževanja.

Blago, storitve in gradbena dela v tem cenovnem okvirju se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti oziroma sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila;
– razpisno dokumentacijo:
– povabilo k oddaji ponudbe,
– obrazec ponudbe,
– popis del, blaga oziroma storitev,
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1;
– poročilo o oddaji naročila male vrednosti;
– obvestilo o oddaji javnega naročila male vrednosti;
– pogodba.
Razpisna dokumentacija v primeru gradenj lahko vsebuje tudi tehnično dokumentacijo in načrte.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga ali storitev, ki se opravljajo med letom in jih po obsegu in časovno vnaprej ni možno natančno določiti, se uporabljajo določila iz 10. in 11. člena tega pravilnika, razen v primeru, kadar gre za storitve pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanja izvedejo kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve.
O pogajanjih naročnik vodi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila.

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, dokumentacijo iz druge alinee 4. člena tega pravilnika, odvisno od vrste (blago, storitev, gradnja) in obsega javnega naročila.
Dokumentacijo je potrebno poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb ter točnega naslova naročnika. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Rok za oddajo ponudb mora omogočati ponudniku, da pripravi pravilno ponudbo. Rok za oddajo ponudb ne sme biti krajši od 10 dni.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih oziroma sprejemljivih ponudb, postopek zbiranja ponudb ponovi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih oziroma sprejemljivih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbe s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudbe.

Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1. Vrstni red pomembnosti meril se določi v razpisni dokumentaciji (v povabilu k oddaji ponudbe) glede na specifičnost javnega naročila.
Javno odpiranje ponudb v postopku oddaje javnih naročil male vrednosti se ne izvaja.
Izbranega ponudnika se pozove k sklenitvi pogodbe.

Od izbranega ponudnika se ne zahteva predložitev bančne garancije za izpolnitev svoje obveznosti v postopku oddaje javnega naročila male vrednosti (npr. dobra izvedba pogodbenih del, odprava napak v garancijski dobi), temveč eno izmed ostalih vrst finančnih zavarovanj iz 10. točke tretjega odstavka 23. člena ZJN-1 (zastava vrednostnih papirjev ali drugih predmetov, menice, akceptni nalogi, jamstva zasebnih družb ali drugih pravnih oseb z ustrezno finančno boniteto, hipoteka, zastavna pravica na premičninah).

Glede usposobljenosti ponudnika za sodelovanje v postopku oddaje javnega naročila, ponudnik ob oddaji svoje ponudbe predloži le izpolnjeno in podpisano izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1. Pred podpisom pogodbe se od izbranega ponudnika lahko zahteva predložitev posameznih dokumentov.

Ponudbe in ostali dokumenti morajo biti vloženi v spis o javnem naročilu male vrednosti, o telefonskem preverjanju in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki. Dokumentacija se hrani po posameznih oddelkih oziroma v arhivu naročnika, in sicer najmanj toliko časa, dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala naročila male vrednosti pa 5 let.
Skrbnik pogodbe mora nadzorovati izvajanje pogodbe oziroma izvajanje javnega naročila ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.

Vsaka notranja organizacijska enota organizira lastno evidenco o naročilnicah in pogodbah v postopkih oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.
Evidenca javnih naročil obsega:
– številko in datum javnega naročila,
– predmet javnega naročila,
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež,
– vrednost javnega naročila,
– proračunsko postavko.
Ob koncu proračunskega leta mora biti izdelan sumaren prikaz vrednosti ločeno za blago, storitve in gradnje, po posameznih oddelkih in skupno za posameznega naročnika.

Zneski iz tega pravilnika se uporabljajo brez DDV.

Ta pravilnik velja za vse neposredne in posredne porabnike proračuna, s tem, da so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo, ob strokovni pomoči občinske uprave.

Ta pravilnik se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in začne veljati petnajsti dan po objavi.