Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 30. člena statuta Občine Moravske Toplice (Uradni list RS, št. 11/99, spremembe – Uradni list RS, št. 2/01) izdajam

Ta pravilnik se sprejema v skladu z določili zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00; v nadaljevanju: ZJN-1) in določa obvezna ravnanja neposrednih uporabnikov proračuna Občine Moravske Toplice – naročnikov pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu z zakonom in tem pravilnikom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.
Naročati se sme le tak obseg in kvaliteta blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog naročnika, pri čemer je treba ravnati kot dober gospodar v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev.

Ravnanje naročnika mora temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najugodnejšo ponudbo glede na merila, ki so specifična za posamezno oddajo javnega naročila,
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči drugim,
– postopek mora biti transparenten, tako da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka,
– vse ponudbe je potrebno obravnavati enakopravno.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti,
– razpisno dokumentacijo:
– povabilo k oddaji ponudbe,
– obrazec ponudbe,
– popis del, blaga oziroma storitev,
– predračun,
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1,
– poročilo o oddaji naročila male vrednosti,
– obvestilo o oddaji naročila male vrednosti,
– pogodbo.

Predstojnik naročnika oziroma od njega pooblaščena oseba uvede postopek za oddajo naročila male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti, v katerem določi tudi odgovorno osebo za vodenje postopka in izvedbo naročila.
Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradenj in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila.
Za pripravo razpisne dokumentacije, zbiranje ponudb in preverjanje cene in kvalitete lahko predstojnik naročnika v skladu s prvim odstavkom 21. člena ZJN-1 sprejme sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila in v njem imenuje strokovno komisijo za ocenitev ponudb.
Dokumentacija se za občino in občinsko upravo arhivira v arhivu tajništva občinske uprave, za krajevne skupnosti pa se dokumentacijo arhivira v arhivu občinske uprave, ki ga vodi računovodstvo.
Za uvedbo postopka za naročilo male vrednosti v KS nad vrednostjo 250.000 SIT je potrebno soglasje župana.

Za naročanje blaga, storitev in gradbenih del male vrednosti se uporabljajo naročilnice in pogodbe.
Pogodbe podpisuje predstojnik naročnika, naročilnice pa predstojnik ali od njega pooblaščena oseba.

1. Do vrednosti 1,000.000 SIT
Za nabavo blaga, storitev in gradbenih del do vrednosti 1,000.000 SIT se lahko na podlagi zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti uporablja naročilnica. Naročilnica vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto blaga oziroma storitve,
– količino blaga oziroma storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Z naročilnicami se naročajo zlasti naslednje storitve: občasne geodetske storitve, oglaševalske storitve, računalniške storitve, svetovalne storitve, notarske, odvetniške storitve, gostinske storitve, občasne tiskarske oziroma razmnoževalne storitve, občasno čiščenje, občasno prevajanje, občasne storitve vzdrževanja in popravil, izobraževalne storitve in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti oziroma so enkratnega značaja ter izdelava razne dokumentacije.
Izjema je izvajanje strokovnega nadzora nad investicijami oziroma gradnjami, kjer se z izvajalcem storitve sklene ustrezna pogodba.
Cena in usposobljenost ponudnika se preverja na razumen način, ki ustreza naravi naročenega blaga, višini zneska ter dejstvu ali gre za takojšnjo ali odloženo nabavo.
Naročilnice je možno uporabljati predvsem za naslednje vrste blaga: darila za poslovne namene, blaga za reprezentanco, strokovno literaturo, knjige, strokovne časopise in revije, pisarniški material in drugo blago, ki ga ni možno predvideti ali je enkratnega značaja.

2. Vrednosti nad 1,000.000 SIT, do zneska, določenega v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije
Blago, storitve in gradbena dela v vrednosti nad 1,000.000 SIT, do vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije se naročajo na podlagi dokumentacije, določene v 4. členu tega pravilnika.
Razpisna dokumentacija v primeru gradenj lahko vsebuje tudi tehnično dokumentacijo in načrte.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga ali storitev, ki se opravljajo med proračunskim letom in jih po obsegu in časovno vnaprej ni možno natančno določiti, se uporabljajo določila iz 10. in 11. člena tega pravilnika, razen v primerih, kadar gre za nabavo storitev, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti cene. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike, za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanja izvedejo, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enakoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve.
O pogajanjih naročnik vodi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, dokumentacijo iz druge alinee 4. člena tega pravilnika, odvisno od vrste (blago, storitev, gradnja) in obsega javnega naročila.
Dokumentacijo je potrebno poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb ter točnega naslova naročnika. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Rok za oddajo ponudb mora omogočati ponudniku, da pripravi pravilno ponudbo. Rok za oddajo ponudb ne sme biti krajši od 10 dni.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih oziroma sprejemljivih ponudb, postopek zbiranja ponudb ponovi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih oziroma sprejemljivih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbe s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanja s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudbe.

Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1. Vrstni red pomembnosti meril se določi v razpisni dokumentaciji (v povabilu k oddaji ponudbe) glede na specifičnost javnega naročila.
Javno odpiranje ponudb v postopku oddaje javnih naročil male vrednosti se ne izvaja.
Izbranega ponudnika se pozove k sklenitvi pogodbe.

Od ponudnikov se ne zahteva bančnih garancij, temveč eno izmed ostalih vrst finančnih zavarovanj za izpolnitev obveznosti iz 10. točke tretjega odstavka 23. člena ZJN-1.

Glede usposobljenosti ponudnika za sodelovanje v postopku oddaje javnega naročila, ponudnik ob oddaji svoje ponudbe predloži le izpolnjeno in podpisano izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1. Pred podpisom pogodbe se od izbranega ponudnika lahko zahteva predložitev posameznih dokumentov.

Ponudbe in ostali dokumenti morajo biti vloženi v spis o javnem naročilu male vrednosti, o telefonskem preverjanju in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
Dokumentacija se hrani v arhivu naročnika, in sicer najmanj toliko časa, dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala naročila male vrednosti pa 5 let.
Skrbnik pogodbe mora nadzorovati izvajanje pogodbe oziroma izvajanje javnega naročila ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.

Evidenco o naročilnicah in pogodbah v postopkih oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje za občino in občinsko upravo se vodi v tajništvu občinske uprave, za krajevne skupnosti pa se evidenca vodi v računovodstvu občinske uprave.
Evidenca javnih naročil obsega:
1. številko in datum javnega naročila,
2. predmet javnega naročila,
3. naziv dobavitelja oziroma izvajalca storitev in njegov sedež,
4. vrednost javnega naročila,
5. proračunsko postavko.
Ob koncu proračunskega leta mora biti izdelan skupen prikaz vrednosti naročil,in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.

Zneski iz tega pravilnika se uporabljajo brez DDV, če zakon ali drug predpis ne določa drugače.

Ta pravilnik se smiselno uporablja tudi za posredne proračunske porabnike.

Ta pravilnik se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in začne veljati naslednji dan po objavi.