Na podlagi šestega odstavka 100. člena zakona o javnih financah (Uradni list list RS, št. 79/99 in 124/00) izdaja minister za finance

To navodilo določa organiziranje ustreznih oblik notranjega finančnega nadzora v občinah in izvajanje notranjega revidiranja.

Finančni nadzor je sistem notranjih kontrol in notranje revizije. Odgovorna oseba za vzpostavitev finančnega nadzora je župan.

Sistem notranjih kontrol je celoten sestav računovodskih in drugih kontrol, vključno z organizacijskim ustrojem, metodami in postopki, ki jih vzpostavi vodstvo v sklopu svojih združenih ciljev z namenom, da si z njimi pomaga pri gospodarnem, učinkovitem in uspešnem izvajanju poslov.
Vzpostavljen sistem notranjih kontrol daje primerna zagotovila za doseganje naslednjih ciljev:
– poslovanje po zakonih, drugih predpisih in navodilih vodstva,
– pospeševanje urejenega, gospodarnega, učinkovitega in uspešnega poslovanja ter zagotavljanje kakovostnih storitev v skladu z nalogami neposrednega uporabnika,
– varovanje sredstev pred izgubo zaradi malomarnosti, zlorab, slabega upravljanja, napak in poneverb ter drugih nepravilnosti,
– razvijanje in ohranjanje zanesljivih računovodskih in drugih podatkov ter pravilno prikazovanje teh podatkov v računovodskih poročilih.

Sistem notranjih kontrol se organizira kot sistem postopkov in odgovornosti zaposlenih v občinski upravi. Postopki in odgovornosti morajo biti pisno določeni.

Notranje revidiranje je neodvisna ocenjevalna funkcija znotraj občine, ki ga izvajajo v občinah za ta namen zadolžene osebe.
Področje delovanja notranjega revidiranja praviloma zajema neodvisno strokovno ocenjevanje naslednjih področij:
– neoporečnosti informacijskih sistemov – točnost, pravočasnost in uporabnost računovodskih in ostalih poslovnih zapisov in poročil,
– spoštovanje razvojnih politik, načrtov, programov, postopkov, določenih v zakonih in drugih predpisih,
– gospodarnost in učinkovitost uporabe virov in varovanja premoženja,
– primernosti operativnih ciljev in uspešnosti rezultatov v primerjavi z najširšimi cilji neposrednega uporabnika,
– ustreznost delovanja notranjih kontrol kot celote.
Notranje revidiranje je način, ki županu zagotavlja, da se postopki, za katere je odgovoren, izvajajo tako, da je čim manj možnosti za prevare, napake ali neučinkovitosti ali negospodarnega ravnanja.

Župan mora:
– ustrezno urediti vzpostavitev notranjega finančnega nadzora v sistemizaciji delovnih mest delavcev občinske uprave in
– izdati interno navodilo o delovanju službe za notranjo revizijo oziroma notranjega revizorja.

Župan mora organizirati finančno poslovanje občine tako, da je zagotovljeno:
– zakonito in učinkovito finančno poslovanje,
– preglednost, zanesljivost in pravilnost vseh evidenc premoženja,
– preprečevanje napak in prevar ter zlorab,
– varnost finančnega poslovanja,
– nenehen nadzor nad finančnim poslovanjem,
– sproten pregled nad realizacijo prejemkov in izdatkov,
– sproten pregled stanja prevzetih obveznosti ter njihove zapadlosti in dobroimetja na postavkah,
– sprotno spremljanje realizacije in analiziranje izvrševanja prejemkov in izdatkov proračuna,
– in tekoče poročanje o stanju sredstev občine.

Župan mora pri organiziranju notranjih kontrol upoštevati naslednja načela:
1. Sistem notranje kontrole ter vsi postopki in pomembni poslovni dogodki morajo biti jasno dokumentirani, dokumentacija pa mora biti dostopna.
2. Posle in pomembne poslovne dogodke odobrijo ali izvajajo upravni delavci v skladu s pristojnostmi.
3. Ključne dolžnosti in odgovornosti za odobravanje, izvajanje, evidentiranje in pregledovanje poslov in poslovnih dogodkov morajo biti določene za posamezen delokrog upravnih delavcev. Pristojnosti za razpolaganje s proračunskimi sredstvi morajo biti razdeljene tako, da so funkcije odredbodajalca, računovodje in notranjega revizorja in ločene.
4. Posli in pomembni poslovni dogodki morajo biti takoj evidentirani in ustrezno razvrščeni, kar velja tudi za celoten proces in vključuje:
– začetek posla oziroma poslovnega dogodka in pooblastilo za izvedbo,
– vse stopnje izvajanja postopka,
– dokončno razvrstitev v preglednih knjigovodskih evidencah.
5. Za dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca se zahteva:
– jasna seznanitev z obveznostmi javne predložitve računov z odgovornostmi in dolžnostmi, ki so dodeljene vsakemu upravnemu delavcu,
– sistematično pregledovanje dela vsakega upravnega delavca v potrebnem obsegu in po vrstah nalog,
– odobritev dela v odločilnih fazah, da se s tem zagotovi načrtovani potek dela.
6. Dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca zahteva:
– spremljanje izvajanja odobrenih postopkov in zahtev,
– odkrivanje in odpravljanje napak, nesporazumov in neustreznega načina dela,
– preprečevanje pojavljanja nepravilnih dejanj in ponavljanja teh dejanj,
– preverjanje učinkovitosti in uspešnosti dela.
7. Dostop do sredstev in evidenc mora biti omejen na pooblaščene posameznike, ki so odgovorni za njihovo skrbništvo in uporabo. Za zagotovitev odgovornosti je treba sredstva občasno primerjati z evidentiranimi zneski in ugotoviti, če se med seboj ujemajo.

Župan je odredbodajalec, ki podpisuje pogodbe in naročilnice, odredbe za izplačilo in druge dokumente, s katerimi se razpolaga s prejemki in izdatki občine.
Pooblastilo za razpolaganje s proračunskimi sredstvi mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
– ime in priimek pooblaščenca,
– natančen opis vsebine in obsega pooblastila v zvezi z izvrševanjem proračuna oziroma upravljanjem premoženja (npr. vezano na program, projekt, postavko),
– obdobje, za katerega se pooblastilo podeljuje,
– datum pooblastitve in
– podpis pooblastitelja.
Odredbodajalec odgovarja za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.
Župan mora preveriti pred podpisom ustanovitvenega akta oziroma pred podpisom pogodbe, ki pomeni porabo proračunskih sredstev, ali ima občina kot ustanoviteljica oziroma pogodbena partnerica na osnovi tega akta oziroma pogodbe pravico:
– izvajati nadzor nad dogovorjenim obsegom in kvaliteto opravljenih storitev oziroma del,
– izvajati nadzor nad namensko porabo javnih sredstev,
– pregledovati dokumentacijo, ki se nanaša na izvajanje javne službe.

Pred podpisom odredbe s strani odredbodajalca mora odredbo podpisati predlagatelj odredbe za plačilo. Predlagatelj odredbe za plačilo je vodja finančno-računovodske službe občine. Predlagatelj odredbe za plačilo je odgovoren za:
– usklajeno, pravočasno in utemeljeno porabo sredstev,
– preverjanje, ali so potrebna finančna sredstva zagotovljena in ali je knjigovodsko listino, ki je podlaga za izplačilo, potrdil odgovorni delavec,
– zakonitost porabe sredstev.
Odgovorni delavec za kontrolo knjigovodskih listin in za likvidacijo je odgovoren za:
– vsebinsko kontrolo knjigovodskih listin, ki so podlaga za izplačilo,
– kontrolo količine, kakovosti in rokov dobave blaga in storitev.
Odgovorni delavec s svojim podpisom potrdi pravilnost, točnost in zakonitost knjigovodske listine kot dokumenta, ki dokazuje poslovno spremembo.

Vodja finančno-računovodske službe občine mora skrbeti, da se pri poslovanju občine pravilno uporabljajo veljavni zakoni in predpisi in je odgovoren za:
– organizacijo, izvajanje in delitev dela v finančno-računovodski službi,
– pravočasno in ažurno vodenje poslovnih knjig,
– pravočasno sestavo vseh predpisanih obračunov, računovodskih izkazov in poročil,
– pravočasno zaključevanje poslovnih knjig,
– pripravo vseh potrebnih informacij in analiz za potrebe župana.
Vodja finančno-računovodske službe je pooblaščeni računovodja v skladu z 92. členom zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99 in 124/00), ki lahko zadrži izplačilo, ki ni v skladu s predpisi, ter o tem takoj obvesti župana.

Občine z do 15.000 prebivalci niso dolžne ustanoviti notranje-revizijske službe.
Župan lahko izvrši organiziranje notranje revizije na način, kot je določeno za občine z več kot 15.000 prebivalci.

Občine z več kot 15.000 in manj kot 20.000 prebivalci niso dolžne ustanoviti notranje-revizijske službe, vendar morajo zagotoviti notranje revidiranje na naslednji način:
– imeti morajo stalno zaposleno najmanj eno osebo ali
– uporabljati storitve za izvajanje finančnega nadzora zaposlene osebe iz druge občine ali
– najeti morajo zunanjega izvajalca.

Občine z več kot 20.000 prebivalci izvajajo notranje revidiranje s pomočjo vzpostavljene notranje-revizijske službe, v kateri mora biti stalno zaposlena najmanj ena oseba.

Občine z do 20.000 prebivalci lahko organizirajo skupne notranje-revizijske službe, ki je organizirana pri eni občini, njeni zaposleni pa v skladu z 11. členom tega navodila opravljajo naloge notranjega revidiranja pri različnih občinah.

Osebe, ki izvajajo notranje revidiranje po 11., 12. in 13. členu tega navodila so notranji revizorji (v nadaljnjem besedilu: notranji revizorji).

Notranje revidiranje poteka v skladu z načrti revizij, ki so letni in dolgoročni. Letni načrt je načrt izvajanja revizij za prihodnje proračunsko leto. Dolgoročni načrt je za obdobje do petih let.
Načrte revizij izdela notranji revizor oziroma vodja notranje-revizijske službe, potrdi jih župan.

Notranji revizorji izvajajo revidiranje in izdelujejo revizijska poročila na podlagi Skupnih usmeritev za izvajanje notranjih revizij občin, ki jih pripravi Organ za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.
Notranji revizorji izvajajo naloge redno v skladu z letnim načrtom ter izredno na podlagi sklepa župana.

Ne glede na število prebivalcev v občini, mora občina vsako leto zagotoviti notranjo revizijo zaključnega računa proračuna. Notranji revizor mora izdelati notranjo revizijo zaključnega računa občine v obsegu, ki je odvisen od števila prebivalcev občine, na osnovi priporočil iz Skupnih usmeritev za izvajanje notranjih revizij občin, ki jih izda minister, pristojen za finance.
Notranja revizija zaključnega računa mora biti izdelana in vročena županu do 30. 6. tekočega leta za zaključni račun preteklega leta.

Župan mora zagotoviti notranjemu revizorju ustrezne pogoje za njegovo delo ter zagotoviti pomoč in sodelovanje drugih odgovornih oseb.
Pri izvajanju revizij morajo imeti notranji revizorji pravico vpogleda v vse podatke, ki so nujno potrebni za uspešno in učinkovito izvedbo revizije.
Za opravljanje posameznih strokovnih opravil lahko za revizijo pooblaščena oseba ob predhodnem soglasju župana zaprosi za pomoč neodvisne strokovnjake in izvedence za posamezna strokovna področja.

Notranji revizorji poročajo o svojih ugotovitvah županu.
Župan mora na podlagi ugotovitev in priporočil, navedenih v revizijskem poročilu, izvesti ukrepe za odpravo napak in nepravilnosti, ki so bile odkrite.

Občine morajo uskladiti sistemizacijo delovnih mest delavcev občinske uprave z določbami tega navodila in izdati pravilnik o delovanju službe za notranjo revizijo oziroma pravilnik o delovanju notranjega revizorja revizorja v šestih mesecih od uveljavitve tega navodila.
Do uveljavitve Skupnih usmeritev za izvajanje notranjih revizij občin občinam z manj kot 15.000 prebivalcev ni potrebno izdelovati načrtov revizij.

Z dnem uveljavitve tega navodila, se črta zadnja alinea 7. točke 1. člena in 22. člen pravilnika o skupnih kriterijih za organizacijo in postopke finančnega nadzora pri neposrednih proračunskih uporabnikih proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 14/00 in 106/00).

To navodilo začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.