Na podlagi 3. člena uredbe o subvencioniranju študentske prehrane (Uradni list RS, št. 24/96, 1/97, 29/98, 103/00 in 124/00) izdaja minister za delo, družino in socialne zadeve

S tem navodilom se predpisuje način obračunavanja in plačevanja subvencije za študentsko prehrano na podlagi bonov za subvencionirano študentsko prehrano (v nadaljnjem besedilu: boni), vodenje evidenc, način poročanja ter opravljanja nadzora nad delom izvajalcev oziroma ponudnikov subvencionirane študentske prehrane (v nadaljnjem besedilu: izvajalci).

Izvajalci in pooblaščena študentska organizacija s pogodbo uredijo medsebojne pravice, obveznosti in odgovornosti, pri izvajanju subvencionirane študentske prehrane. V pogodbi lahko pooblastijo študentsko organizacijo za izdajo in prodajo oštevilčenih bonov v imenu in za račun izvajalcev.
Če bone izdaja izvajalec sam in jih posreduje v prodajo pooblaščeni študentski organizaciji, je pri tem dolžan upoštevati standardizirano obliko in oznake bonov, ki jo po predhodnem soglasju ministrstva, pristojnega za delo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) določi pooblaščena študentska organizacija.

Pooblaščena študentska organizacija prodaja bone upravičencem iz 7. člena uredbe o subvencioniranju študentske prehrane (Uradni list RS, št. 24/96, 1/97, 29/98, 103/00 in 124/00, v nadaljnjem besedilu: uredba) ter 5. delovni dan v mesecu izda posameznemu izvajalcu poročilo o številu prodanih bonov v preteklem mesecu.
Pri prodaji bonov je pooblaščena študentska organizacija dolžna preveriti identiteto upravičencev.
Neprodane bone iz drugega odstavka prejšnjega člena pooblaščena študentska organizacija komisijsko uniči. Zapisnik se pošlje izvajalcu v 5 dneh po uničenju bonov.

Upravičenec je ob uporabi bona dolžan izvajalcu predložiti dokazila o upravičenosti do subvencionirane študentske prehrane, izvajalec pa je dolžan evidentirati uporabljeni bon na ustreznem registratorju oziroma na prejetem bonu označiti datum uporabe, ki je istoveten datumu prejemka za študentski obrok v izvajalčevi registrski blagajni.
Izvajalec je dolžan do 5. delovnega dne v mesecu pooblaščeni študentski organizaciji predložiti v dveh izvodih zahtevek za plačilo unovčenih bonov za pretekli mesec s priloženo dnevno evidenco in z ločeno izkazanim številom porabljenih bonov glede na mesec izdaje. Priloga zahtevka je izpis unovčenih bonov, ki je lahko zapisan kot datoteka na ustreznem mediju.
Izvajalec, ki do 5. delovnega dne v mesecu ne izstavi pooblaščeni študentski organizaciji zahtevka iz prejšnjega odstavka, lahko to stori le še do 5. delovnega dne v naslednjem mesecu.
Dnevno evidenco porabljenih bonov sta izvajalec in pooblaščena študentska organizacija dolžna hraniti v skladu s predpisi o hrambi knjigovodskih listin, enako pa je dolžan izvajalec hraniti porabljene bone.

Pooblaščena študentska organizacija je dolžna preveriti utemeljenost zahtevka za plačilo subvencije in število porabljenih bonov primerjati s številom prodanih bonov za obdobje, na katerega se nanaša.
Če zahtevku ni priložena dnevna evidenca porabljenih bonov, ločeno izkazana glede na mesec izdaje, skupaj s porabljenimi boni oziroma je število unovčenih bonov višje, kot izhaja iz evidence prodanih bonov za ustrezni mesec, pooblaščena študentska organizacija zahtevek zavrne in o tem obvesti ministrstvo.

Na podlagi prejetih in preverjenih zahtevkov pooblaščena študentska organizacija najkasneje do 10. delovnega dne v mesecu poda ministrstvu specificiran obračun subvencije za pretekli mesec, skupaj priloženimi zahtevki izvajalcev.

Pooblaščena študentska organizacija do zadnjega dne v mesecu predloži ministrstvu zahtevek za nadomestilo stroškov izvajanja subvencionirane študentske prehrane za pretekli mesec, v skladu s pogodbo iz 2. člena uredbe.

Ministrstvo je dolžno preveriti skladnost prejetih obračunov subvencije in zahtevkov za nadomestilo stroškov izvajanja subvencionirane študentske prehrane.
Ministrstvo nakaže obračunano subvencijo pooblaščeni študentski organizaciji v roku 60 dni od prejema obračuna.
V enakem roku poravna ministrstvo pooblaščeni študentski organizaciji tudi zahtevek za nadomestilo stroškov pri izvajanju subvencionirane študentske prehrane.

Pooblaščena študentska organizacija v roku 3 dni od nakazila sredstev s strani ministrstva plača obračunano subvencijo posameznim izvajalcem v skladu z njihovimi zahtevki.

Poleg knjigovodskih evidenc in računovodskih izkazov, določenih s predpisi, vodijo posamezni izvajalci še evidence v skladu s tem navodilom.

Izvajalec vodi:
1. mesečno evidenco unovčenih bonov po mesecu izdaje.
2. dnevno evidenco unovčenih bonov po mesecu izdaje.

Pooblaščena študentska organizacija vodi:
1. Evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane za tekoče študijsko leto, ki obsega:
– ime in priimek upravičenca, enotno matično ali vpisno številko, redni ali izredni študij, število bonov do katerih je mesečno upravičen in število kupljenih bonov posameznih izvajalcev za tekoči mesec.
2. Evidenco izvajalcev subvencionirane študentske prehrane, ki obsega:
– firmo izvajalca, njegov naslov, ime, priimek odgovorne osebe pri izvajalcu, število prodanih bonov, število porabljenih bonov, višino prejetih zahtevkov in zneski subvencije, za tekoči mesec,
– število opravljenih kontrolnih pregledov pri izvajalcu, oceno v skladu z merili iz javnega razpisa in krajše opombe, glede na ugotovitve iz priloženih kopij zapisnikov.
3. Evidenco izdanih obračunov subvencije in izdanih zahtevkov za stroške izvajanja.
4. Evidenco opravljenih kontrolnih pregledov pri izvajalcih.
5. Evidenco izrečenih ukrepov zoper izvajalce.

Ministrstvo vodi evidenco prejetih obračunov subvencije z izkazanimi zahtevki izvajalcev in računi pooblaščenih študentskih organizacij za tekoči mesec, trimesečno in kumulativno od 1. januarja tekočega leta, vse v skladu z določbami predpisov o knjigovodstvu in predpisov o porabi proračunskih sredstev.

Nadzor nad izvajanjem subvencionirane študentske prehrane izvaja ministrstvo, ki za posamezna dejanja nadzora lahko pooblasti drugo fizično ali pravno osebo.
Nadzor obsega kontrolo izvajanja določb uredbe, izvajanja določb tega navodila pri izvajalcih in skladnost ponudbe s ponudbo, izbrano na javnem razpisu, kakor tudi kontrolo izvajanja določb drugih predpisov, zlasti pa zakonitost, namembnost in racionalnost razpolaganja s proračunskimi sredstvi.
Nadzor opravlja nadzorni organ v skladu s pravilnikom o izvajanju nadzora nad delom Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje in drugih oseb na področju zaposlovanja (Uradni list RS, št. 17/99).

Ministrstvo trimesečno analizira porabo proračunskih sredstev za subvencioniranje študentske prehrane in za nadomestilo stroškov njenega izvajanja, zavrnjene zahtevke in razloge za zavrnitev ter izvajanje nadzora nad izvajalci ter pooblaščeno študentsko organizacijo.

Nadzor nad delom izvajalcev izvaja pooblaščena študentska organizacija s kontrolnimi pregledi.
Pooblaščena študentska organizacija imenuje komisijo za opravljanje kontrolnih pregledov. Komisija deluje po poslovniku, ki ga sprejme pooblaščena študentska organizacija in h kateremu da ministrstvo predhodno soglasje.
Stroški za izvajanje kontrolnih pregledov sodijo med najnujnejše opravičljive stroške izvajanja subvencionirane študentske prehrane.

Če pooblaščena študentska organizacija na podlagi zapisnika komisije iz prejšnjega člena pri izvajalcu ugotovi nepravilnosti, zahteva njihovo odpravo in:
– izreče pisni opomin,
– za obdobje najmanj 1 meseca in največ 6 mesecev ustavi prodajo bonov,
– odstopi od pogodbe za določen čas, ki ne more biti krajši od 1 meseca in ne daljši od 6 mesecev,
– predlaga ministrstvu trajno odpoved pogodbenega razmerja.
O ukrepih iz prejšnjega odstavka pooblaščena študentska organizacija takoj pisno obvesti ministrstvo.

Boni za subvencionirano študentsko prehrano, ki so jih pooblaščene študentske organizacije prodale upravičencem do dneva uveljavitve tega navodila, so veljavni še naslednja dva meseca od izteka meseca, v katerem je bilo uveljavljeno to navodilo.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in se uporablja z dnem, ko pričnejo nuditi subvencionirano študentsko prehrano izvajalci, izbrani na javnem razpisu za leto 2001.