Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 in 102/00) in 29. člena statuta Občine Kuzma (Uradni list RS, št. 21/99) izdajam

Ta pravilnik določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu z zakonom o javnih naročilih in tem pravilnikom, tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj, ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.
Naročati se sme le tak obseg in kvaliteta blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog naročnika pri čemer je potrebno ravnati kot dober gospodar v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev.

Ravnanje naročnika mora temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najugodnejšo ponudbo glede na merila, ki so specifična za posamezno oddajo javnega naročila,
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči tudi drugim,
– postopek mora biti transparenten tako, da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka,
– vse ponudnike je potrebno obravnavati enakopravno.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti, glede na vrsto in obseg javnega naročila obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti oziroma sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila,
– razpisno dokumentacijo:
– povabilo k oddaji ponudbe,
– obrazec ponudbe,
– predračun oziroma popis del, blaga ali storitev,
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1,
– poročilo o oddaji naročila male vrednosti,
– obvestilo o oddaji javnega naročila male vrednosti,
– pogodbo.

Predstojnik naročnika (župan) uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti, v katerem se določi tudi odgovorna oseba za vodenje postopka in izvedbo naročila. Zahtevek pripravi vodja oddelka (tajnik).
Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila.
Dokumentacija se arhivira v Občinski upravi občine Kuzma.
Za pripravo razpisne dokumentacije, zbiranje ponudb in preverjanje cene in kvalitete, lahko predstojnik naročnika v skladu s prvim odstavkom 21. člena zakona o javnih naročilih sprejme sklep o pričetku postopka oddaje javnega naročila in v njem imenuje strokovno komisijo za ocenitev ponudb.

Za naročanje blaga, storitev in gradbenih del se uporabljajo naročilnice in pogodbe.
Pogodbe pripravi vodja oddelka, podpisuje pa jih predstojnik naročnika, naročilnice pa podpisuje predstojnik oddelka ali od njega pooblaščena oseba.

Za nabavo blaga, storitev in gradbenih del do vrednosti 500.000 SIT se na podlagi zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti uporablja naročilnica.

Naročilnica vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto blaga oziroma storitve,
– količino blaga oziroma storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Naročilnice je možno zlasti uporabljati za naslednje vrste blaga: darila za poslovne namene, knjige, strokovno literaturo, časopise in revije ter drugo blago, katerega ni možno predvideti ali planirati in je enkratnega značaja.
Naročilnice je možno zlasti uporabljati za naslednje storitve: občasne geodetske, oglaševalske, računalniške, notarske, odvetniške, gostinske in tiskarske storitve, storitve vzdrževanja in popravil, izobraževalne storitve, storitve izdelave razne dokumentacije in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti in so enkratnega značaja.
Izjema je izvajanje strokovnega nadzora nad investicijami oziroma gradbenimi deli, kjer se z izbranim izvajalcem za storitve sklene ustrezna pogodba.
Z naročilnicami se naročajo tudi manjša gradbena in vzdrževalna dela.
Cena in usposobljenost ponudnika se preverja na razumen način, ki ustreza naravi naročenega blaga, višini zneska ter dejstvu ali gre za takojšnjo ali odloženo naročilo.

Blago, storitve in gradbena dela v vrednosti nad 500.000 SIT do zneska določenega v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije se naročajo na podlagi dokumentov iz 4. člena tega pravilnika.
V primeru naročila gradbenih del, lahko razpisna dokumentacija vsebuje tudi tehnično dokumentacijo in načrte.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga ali storitev, ki se opravljajo med proračunskim letom in jih po obsegu in časovno vnaprej ni možno natančno določiti oziroma planirati, se uporabljajo določila iz 10. in 11. člena tega pravilnika, razen v primerih, kadar gre za nabavo storitev, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti cene. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike, za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanje izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitev.
O pogajanjih naročnik opravi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila po zakonu o javnih naročilih.

Naročnik pošlje vsem ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo razpisno dokumentacijo iz druge alinee 4. člena tega pravilnika, odvisno ali gre za naročilo blaga, storitev ali gradnje in odvisno od obsega javnega naročila.
Dokumentacijo je treba poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb ter točnega naslova naročnika. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Rok za oddajo ponudb mora omogočiti ponudniku, da pripravi pravilno ponudbo. Rok za oddajo ponudb ne sme biti krajši od 10 dni.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih oziroma sprejemljivih ponudb, postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.

Kot najugodnejši se izbere ponudnik, ki ponudi najnižjo ceno po predračunu. Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.
Naročnik pozove izbranega ponudnika, ki ponudi najnižjo ceno po predračunu, k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Vrstni red pomembnosti meril se določi v razpisni dokumentaciji oziroma v povabilu k oddaji ponudbe, glede na specifičnost javnega naročila.
Javno odpiranje ponudb v postopku oddaje javnih naročil male vrednosti se ne izvaja.

Od izbranega ponudnika se v postopku oddaje javnega naročila male vrednosti ne zahteva predložitev bančne garancije za izpolnitev svoje obveznosti (npr. dobra izvedba pogodbenih del, odprava napak v garancijski dobi itd.), lahko pa se zahteva eno izmed ostalih vrst finančnih zavarovanj iz 10. točke tretjega odstavka 23. člena ZJN-1.

Glede usposobljenosti ponudnika za sodelovanje v postopku oddaje javnega naročila, ponudnik ob oddaji svoje ponudbe predloži le izpolnjeno in podpisano izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1. Pred podpisom pogodbe se od izbranega ponudnika lahko zahteva predložitev posameznih dokumentov.

Ponudbe in ostali dokumenti morajo biti vloženi v spis o javnem naročilu male vrednosti, o telefonskem preverjanju in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
Dokumentacija se hrani v arhivu naročnika, in sicer najmanj toliko časa, dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila, oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala naročila male vrednosti pa 5 let.
Skrbnik pogodbe mora nadzorovati izvajanje pogodbe oziroma izvajanje javnega naročila ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.

Evidenca o naročilnicah in pogodbah v postopkih oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje za občino, se vodi v Občinski upravi občine Kuzma, kjer se celotna dokumentacija tudi hrani.
Evidenca javnih naročil obsega:
– številko in datum javnega naročila,
– predmet javnega naročila,
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca storitev in njegov sedež,
– vrednost javnega naročila,
– proračunsko postavko.
Ob koncu proračunskega leta mora biti izdelan skupni in ločeni prikaz posameznih naročil.

Zneski iz tega pravilnika se uporabljajo brez DDV, če zakon ali drug predpis ne določa drugače.

Ta pravilnik se smiselno uporablja tudi za posredne proračunske porabnike.

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.