Na podlagi prvega odstavka 125. člena in drugega odstavka 134. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 116. člena statuta Občine Ivančna Gorica (Uradni vestnik Občine Ivančna Gorica, št. 2/99) izdajam

To navodilo določa obvezna ravnanja občinske uprave Občine Ivančna Gorica v nadaljevanju naročnika, pri oddaji javnih naročil male vrednosti (ki jih izvaja uprava Občine Ivančna Gorica). Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu s tem navodilom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.

To navodilo določa posebna pravila ravnanja naročnika v primeru nabave blaga, izvedbe storitev in gradenj.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti (OBR-A),
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun (OBR-D oziroma D1),
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E),
– poročilo o izvedbi naročila male vrednosti (OBR-F),
– vzorec letne kupoprodajne pogodbe (OBR-G),
– vzorec kupoprodajne pogodbe za gradbene storitve (OBR-H).
Navedeni obrazci so sestavni del tega navodila.

Župan oziroma direktor občinske uprave, če ga župan pooblasti za ta postopek, uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti, v katerem se določi tudi odgovorna oseba za vodenje postopka in izvedbo naročila (OBR-A). Zahtevek odobri direktor občinske uprave na pobudo referenta za posamezno področje.
Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila. Dokumentacija se nahaja v referatu predmeta javnega naročila, po zaključku pa se dokumentacija odda v arhiv občine.
Dokumentacija se hrani do izteka garancijskega roka, vendar ne manj kakor dve leti. Evidenca o naročilih malih vrednosti se vodi v referatu za splošne zadeve Občine Ivančna Gorica, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje. Evidenca mora obsegati:
– ocenjeno celotno vrednost sklenjenih pogodb,
– število in vrednost sklenjenih pogodb ter navedbo vrste postopka, po katerem je bilo naročilo oddano, vrsto blaga, gradnje ali storitve, naziv pogodbene stranke in sedež pogodbene stranke. Če je bilo naročilo oddano po postopku s pogajanji, je treba navesti podlago iz 19. člena ZJN-1, število in vrednost pogodb, ki so jih sklenili pogodbeniki s sedežem v RS ali iz drugih držav.

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, obrazce B,C,D,(D1),E in G iz 4. člena tega navodila. Dokumentacijo je treba poslati vsem istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.
Kot merilo za izbor ponudnika s katerim bo sklenjena pogodba se uporabi najnižja cena ob enaki kakovosti. Po pregledu in ocenitvi ponudb naročnik izda naročilnico oziroma povabi izbranega ponudnika k sklenitvi pogodbe.

Naročilnice je možno uporabljati le za nabave blaga in izvedbo storitev do vrednosti 600.000 SIT z DDV.
Naročila, katerih ocenjene vrednosti presegajo vrednost določeno v prvi alinei tega člena je potrebno urediti s pogodbo.
S pogodbo se naročajo vsa gradbena naročila.

Za naročila do vrednosti določene v 7. členu tega navodila, se ponudbe lahko zberejo tudi po telefonu, telefaksu, internetu in podobno. O ponudbah se napiše zapisnik in izpolni obrazec F.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na osnovi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN (OBR-E). Pred sklenitvijo pogodbe pa lahko naročnik zahteva ustrezna dokazila.

Za nabavo blaga do vrednosti 600.000 SIT z DDV, se lahko uporablja naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto blaga,
– količino blaga,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Z naročilnicami se naroča blago iz podskupine št. 402, kot ga predpisuje enotni kontni načrt zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99), ki je priloga navodila.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga, ki je ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev pogodbe za nabavo blaga v skladu s tem navodilom.
Za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga izvede naročnik postopek z zbiranjem ponudbenih predračunov po 6. členu tega navodila.

Za naročanje storitev do vrednosti 600.000 SIT z DDV, se lahko uporabi naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov izvajalca storitev,
– vrsto storitve,
– količino storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Z naročilnicami se naročajo storitve iz podskupine št. 402, kot ga predpisuje enotni kontni načrt zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99), ki je priloga navodila.

Za naročanje storitev, ki se opravljajo med letom, vendar jih količinsko in časovno ni možno natančno določiti, se uporabljajo pravila iz 6. člena tega navodila.
Postopek za naročanje storitev se praviloma izvede v skladu s 6. členom tega navodila, razen v primeru, kadar gre za storitve, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti cene. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene storitve.
Zlasti se pogajanja izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve. O pogajanjih naročnik sestavi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.

V primeru, da Občina Ivančna Gorica nastopa kot partner oziroma sofinancer pri nabavi blaga, izvedbi storitev ali gradnje in je bil za predmetno zadevo že izveden izbor izvajalca po zakonu o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) se prevzame izbira izvajalca in cene pridobljene za predmetno zadevo.

Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana investicijska dokumentacija, popis del ali druga tehnična dokumentacija, ki omogoča izvedbo naročila.
Naročnik mora vsako naročilo izvedbe gradenj zbrati najmanj dve ponudbi. Kot najugodnejši se izbere ponudnik, ki ob enaki kvaliteti ponudi nižjo ceno po predračunu. Naročnik povabi ponudnika, k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Postopek sklenitve pogodbe se izvede po pravilih iz 6. člena tega navodila. Za odpravo napak v garancijski dobi mora naročnik ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezni dokument zavarovanja oziroma izjavo o odpravi pomanjkljivosti v garancijski dobi.

Postopka po tem navodilu ni potrebno izvajati v primeru, da za izvedbo naročila obstaja za območje Občine Ivančna Gorica samo en ponudnik, ki naročilo lahko izvede. (Geodetska uprava, Zemljiška knjiga itd.)

To navodilo velja za vse neposredne in posredne porabnike proračuna, ki so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo, ob strokovni pomoči občinske uprave. Vsak posredni in neposredni uporabnik sredstev proračuna občine pa lahko na podlagi določil ZJN-1 sprejme svoj notranji predpis o oddaji javnih naročil malih vrednosti. Če sprejme tak notranji predpis, naročnik za oddajo javnih naročil male vrednosti ne uporablja določil tega navodila, ampak uporablja svoj notranji predpis, če je v skladu z ZJN-1.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.