Za izvrševanje zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99 in 70/00) izdaja Vlada Republike Slovenije
U R E D B O
o načinu poslovanja organov javne uprave s strankami
I. SPLOŠNI DOLOČBI
1. člen
Ta uredba določa način poslovanja organov državne uprave, uprav lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil (v nadaljevanju: organ javne uprave), kadar neposredno poslujejo s strankami.
Za uprave lokalnih skupnosti in nosilce javnih pooblastil, katerih ustanovitelj je lokalna skupnost, ne veljajo naslednje določbe te uredbe: 3. in 4. člen, četrti odstavek 6. člena, 8. člen, prvi odstavek 13. člena, 14., 15. in 16. člen.
2. člen
Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, imajo naslednji pomen:
– organ državne uprave je ministrstvo, upravni organ in upravna organizacija v sestavi ministrstva, upravna enota in služba Vlade Republike Slovenije,
– nosilec javnega pooblastila je oseba javnega prava, katere pretežna dejavnost je opravljanje upravnih nalog po javnem pooblastilu,
– poslovni čas je delovni čas organa javne uprave,
– splošne informacije so informacije o načinu poslovanja organa javne uprave pri odločanju o upravnih stvareh in izdajanju potrdil ter pojasnila v zvezi z uresničevanjem pravic, obveznosti in pravnih koristi fizičnih in pravnih oseb; splošne informacije se ne nanašajo na potek oziroma stanje konkretnega upravnega postopka,
– informator je uradna oseba, zaposlena v organu javne uprave, ki daje strankam splošne informacije in
– sprejemni prostor je glavna pisarna oziroma vložišče ali drug poslovni prostor organa javne uprave.
II. SPREJEM STRANKE
3. člen
Organ javne uprave mora v poslovnem času zagotoviti informatorja, ki daje strankam splošne informacije.
Informator mora stranko na njeno zahtevo naročiti pri uradni osebi, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za opravljanje posameznih dejanj v upravnem postopku do izdaje odločbe ali za odločanje v upravni stvari.
Splošne informacije organ javne uprave zagotavlja tudi v obliki pisnih brošur in po elektronskih medijih oziroma na drug primeren način.
4. člen
Dajanje splošnih informacij se organizira v sprejemnem prostoru.
V sprejemnem prostoru mora biti na viden način označeno oziroma na drug način zagotovljeno polje diskretnosti.
III. SPREJEMANJE VLOG
5. člen
Pisne vloge se sprejemajo ves poslovni čas organa javne uprave. Pisne vloge se sprejemajo v glavni pisarni oziroma vložišču.
6. člen
Vloge na predpisanih obrazcih, o katerih se v posebej označenih prostorih organa javne uprave odloča takoj, se vlagajo v času uradnih ur.
Organ javne uprave zagotavlja navodila za izpolnjevanje v prvem odstavku tega člena navedenih vlog in pojasnila o predpisanih prilogah tako,
– da jih objavi na vidnem mestu ali
– da jih izroči stranki v pisni obliki skupaj z vlogo.
Vloge na predpisanih obrazcih sprejema pooblaščena uradna oseba, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za opravljanje posameznih dejanj oziroma za odločanje v upravnem postopku.
V poslovnem prostoru iz prvega odstavka tega člena mora biti označeno polje diskretnosti.
7. člen
Vloge na zapisnik se sprejemajo v času uradnih ur, razen tistih ustnih vlog, ki so vezane na rok ali tudi sicer neodložljive in se sprejemajo ves poslovni čas. Vloge na zapisnik sprejema uradna oseba, ki je z zakonom pooblaščena za odločanje v upravnih stvareh ali za opravljanje posameznih dejanj v upravnem postopku, lahko pa tudi informator, če je za to pooblaščen.
Na zapisnik se sprejemajo vloge, za katere ni predpisan poseben obrazec.
8. člen
Organ javne uprave zagotavlja obrazce vlog in navodila za njihovo pravilno izpolnjevanje v obliki tiskovin in po elektronskih medijih, razen predpisanih obrazcev, ki so v javni prodaji.
Obrazce vlog iz prvega odstavka tega člena in navodila za njihovo izpolnjevanje ter informacije o predpisanih prilogah k vlogi lahko dobi stranka tudi pri informatorju.
9. člen
Uradna oseba ne sme pogojevati sprejema vloge s predložitvijo prilog v obliki javne listine o dejstvih iz uradne evidence, ki jo vodi organ javne uprave, pristojen za sprejem vloge, kolikor z materialnim predpisom ni drugače določeno.
Če je kot priloga k vlogi predpisana javna listina iz prejšnjega odstavka, sprejme uradna oseba vlogo stranke z zaznamkom, da bo uradna oseba, kateri bo dodeljena upravna stvar v reševanje, po uradni dolžnosti vpogledala v uradno evidenco.
Če organ javne uprave ugotovi, da dejstev iz svoje uradne evidence nima, uradna oseba, kateri je bila dodeljena upravna stvar v reševanje, o tem pisno ali ustno obvesti stranko. O ustnem obvestilu se sestavi uradni zaznamek.
10. člen
Uradna oseba ne sme zavrniti obravnavanja stranke, ki ima s seboj vse potrebne priloge k vlogi, pa ni pravilno izpolnila predpisanega obrazca ali sestavila pisne vloge, ampak stranki zagotovi pomoč za odpravo pomanjkljivosti.
Uradna oseba ne sme zavrniti obravnavanja stranke, ki je bila naročena za razgovor ali povabljena k dejanju upravnega postopka, pa je prišla na razgovor ali k dejanju upravnega postopka z zamudo, če tako osebo kljub zamudi lahko obravnava v okviru uradnih ur, ne da bi pri tem postavila druge stranke v neugodnejši položaj.
IV. PREGLEDOVANJE, PREPISOVANJE IN PRESLIKOVANJE SPISOV UPRAVNE ZADEVE
11. člen
Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje spisov upravne zadeve se opravi v času uradnih ur ob navzočnosti uradne osebe, kateri je dodeljena upravna stvar v reševanje oziroma ob navzočnosti druge uradne osebe, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje ali opravljanje posameznih dejanj v postopku.
Predstojnik ali vodja notranje organizacijske enote v organu javne uprave mora določiti uradno osebo, v katere navzočnosti lahko stranka pregleduje, prepisuje in preslikuje spise upravne zadeve v primeru, da je v času uradnih ur uradna oseba, kateri je dodeljena upravna stvar v reševanje, odsotna. Kot takšna uradna oseba se lahko določi tudi informator.
Stranka in vsakdo drug, ki verjetno izkaže svoj pravni interes in ima po predpisih pravico pregledovati, prepisovati in na svoje stroške preslikovati spise upravne zadeve, se za čas pregleda spisov dogovori z uradno osebo iz prvega odstavka tega člena.
Informacijo o uradni osebi, kateri je dodeljena upravna stvar v reševanje, oziroma o drugi pooblaščeni uradni osebi dobi stranka pri informatorju.
12. člen
Oseba, ki mora za pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje spisov upravne zadeve verjetno izkazati svoj pravni interes, vloži pisno vlogo ali ustno obrazloži svoj pravni interes s podajo vloge na zapisnik.
V. OZNAČEVANJE URADNIH PROSTOROV, IZKAZOVANJE URADNIH OSEB, PRIPOMBE IN POHVALE STRANK
13. člen
Organ javne uprave ima v prostorih, kjer posluje, vidno nameščene napotilne table ter table z navedbo naziva uradnih prostorov.
Organ javne uprave na primeren način objavi tudi seznam uradnih oseb, ki so v skladu z zakonom pooblaščene za odločanje o upravnih stvareh in za dejanja v postopku pred odločbo.
14. člen
Pri poslovanju s strankami se informator in uradna oseba izkazujeta z identifikacijsko priponko ali tablico, ki obsega navedbo imena in priimka ter naziva ali s službeno oziroma inšpektorsko izkaznico kolikor z drugim predpisom ni drugače določeno.
15. člen
Vsak organ javne uprave mora zagotoviti knjigo pripomb in pohval. Knjiga pripomb in pohval, se vodi v sprejemnem prostoru organa javne uprave. Knjigo pripomb in pohval tedensko pregleduje predstojnik organa javne uprave ter pregled potrdi s podpisom v knjigi.
Stranka ima pravico do zapisa v knjigo pripomb in pohval. Na zahtevo stranke mora uradna oseba stranki omogočiti zapis v knjigo pripomb in pohval.
V poslovnih prostorih, kjer potekajo uradne ure s strankami, mora biti na viden način označena pravica stranke do zapisa v knjigo iz prvega odstavka tega člena in uradni naslov upravne inšpekcije ministrstva, pristojnega za upravo.
Organ javne uprave lahko poleg knjige pripomb in pohval zagotovi tudi nabiralnik pripomb in pohval.
16. člen
Organi javne uprave izvajajo najmanj enkrat letno postopke ugotavljanja kakovosti storitev glede načina poslovanja javne uprave s strankami.
Postopki ugotavljanja kakovosti storitev iz prejšnjega odstavka v upravnih enotah se izvajajo na podlagi metodologije, ki jo določi minister, pristojen za upravo; drugi organi javne uprave uporabljajo metodologijo, ki jo določi predstojnik organa javne uprave.
VI. OBVESTILO O POTEKU POSTOPKA
17. člen
Obvestila o poteku postopka se dajejo v času uradnih ur.
Obvestila o poteku postopka daje uradna oseba, kateri je dodeljena upravna stvar v reševanje, v primeru njene odsotnosti pa vodja oddelka ali po pooblastilu predstojnika druga pooblaščena uradna oseba osebno tistemu, ki izkaže svoj pravni interes.
Obvestila o poteku postopka lahko daje tudi informator, če je za to pooblaščen.
18. člen
Stranka lahko zahteva pojasnilo o razlogu, zaradi katerega odločba ni bila izdana v zakonsko določenem roku. Uradna oseba, kateri je dodeljena upravna stvar v reševanje, mora stranko obvestiti o razlogu za zamudo pisno, lahko pa tudi ustno, najkasneje v treh dneh od prejema zahtevka za pojasnilo. O ustnem obvestilu se sestavi uradni zaznamek.
Obvestilo o poteku postopkov o istovrstnih upravnih stvareh lahko organ javne uprave sporoči tudi preko sredstev javnega obveščanja ali po elektronskih medijih.
VII. NADZOR NAD IZVAJANJEM
19. člen
Za izvajanje te uredbe je odgovoren predstojnik organa javne uprave.
V ministrstvih je za izvajanje te uredbe odgovoren tudi generalni sekretar, v upravi lokalne skupnosti pa tudi direktor uprave lokalne skupnosti oziroma tajnik.
Za izvajanje te uredbe je v območni enoti oziroma drugi dislocirani organizacijski enoti organa javne uprave odgovoren tudi vodja območne enote oziroma druge dislocirane enote.
20. člen
Nadzor nad izvajanjem te uredbe opravlja upravna inšpekcija pri ministrstvu, pristojnem za upravo.
V primeru kršitev te uredbe lahko minister, pristojen za upravo, predlaga ukrepe za odpravo pomanjkljivosti in obvesti vlado oziroma svet lokalne skupnosti o kršitvah.
VIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
21. člen
Minister, pristojen za upravo, določi metodologijo iz drugega odstavka 16. člena te uredbe najkasneje v treh mesecih po uveljavitvi te uredbe.
22. člen
Določbe 3. in 4. člena, četrtega odstavka 6. člena, 8. člena, prvega odstavka 13. člena, 14., 15. in 16. člena te uredbe pričnejo organi javne uprave izvajati najkasneje s sprejemom proračuna Republike Slovenije za leto 2002.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka začnejo z izvajanjem te uredbe v celoti z dnem njene uveljavitve Upravna enota Ajdovščina, Upravna enota Cerknica, Upravna enota Črnomelj, Upravna enota Dravograd, Upravna enota Idrija, Upravna enota Ljutomer, Upravna enota Logatec, Upravna enota Maribor, Upravna enota Murska Sobota, Upravna enota Ormož, Upravna enota Ptuj, Upravna enota Slovenska Bistrica, Upravna enota Slovenske Konjice in Upravna enota Zagorje.
Po preteku šestih mesecev od dneva uveljavitve te uredbe ministrstvo, pristojno za upravo, analizira učinke izvajanja te uredbe v upravnih enotah iz prejšnjega odstavka ter o tem poda poročilo Vladi Republike Slovenije.
23. člen
Predstojniki organov javne uprave uskladijo akte o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest s to uredbo najkasneje mesec dni po začetku njenega izvajanja.
24. člen
Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 040-00/2000-1
Ljubljana, dne 15. marca 2001.
Vlada Republike Slovenije
dr. Janez Drnovšek l. r.
Predsednik
