Na podlagi 47. člena statuta Občine Šmarje pri Jelšah (Uradni list RS, št. 41/99) je Nadzorni odbor občine Šmarje pri Jelšah na seji dne 19. 3. 2001 sprejel
P O S L O V N I K
Nadzornega odbora občine Šmarje pri Jelšah
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta poslovnik ureja organizacijo in določa način dela Nadzornega odbora občine Šmarje pri Jelšah (v nadaljevanju: nadzorni odbor) ter status članov odbora kot organa občine.
2. člen
Nadzorni odbor kot najvišji organ nadzora javne porabe občine deluje v okviru svojih pristojnosti samostojno.
Nadzorni odbor je pri svojem delu neodvisen. Delo opravlja pošteno, strokovno in nepristransko, v skladu z določbami zakona o lokalni samoupravi, statuta Občine Šmarje pri Jelšah in tega poslovnika.
3. člen
Sedež nadzornega odbora je Aškerčev trg 12, 3240 Šmarje pri Jelšah.
4. člen
Nadzorni odbor ima svojo štampiljko.
Štampiljka je okrogle oblike, v premeru 3,5 cm z napisom »Občina Šmarje pri Jelšah – Nadzorni odbor« in grbom Občine Šmarje pri Jelšah v sredini.
Pravico uporabe štampiljke ima predsednik nadzornega odbora, pooblaščen član nadzornega odbora in delavec strokovne službe občinske uprave s soglasjem predsednika nadzornega odbora.
Štampiljko nadzornega odbora hrani delavec strokovne službe občinske uprave, ki tudi skrbi za njegovo uporabo.
5. člen
Člani nadzornega odbora so pri svojem delu dolžni varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so kot take opredeljene z zakonom ali drugim predpisom oziroma aktom občinskega sveta, kakor tudi organizacij uporabnikov proračunskih sredstev. Upoštevati morajo dostojanstvo, dobro ime in integriteto posameznikov.
6. člen
Nadzorni odbor predstavlja predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti pa pooblaščeni član nadzornega odbora.
7. člen
Naloge predsednika nadzornega odbora so, da:
1. predstavlja, vodi in organizira delo nadzornega odbora,
2. sklicuje in vodi seje,
3. podpisuje sklepe, zapisnike in druge akte odbora,
4. skrbi za izvajanje sklepov,
5. sodeluje z občinskim svetom, županom, delovnimi telesi sveta in občinsko upravo,
6. po potrebi prisostvuje sejam občinskega sveta in sejam njegovih delovnih teles, mora pa biti povabljen na sejo občinskega sveta, na kateri se obravnava zaključni račun proračuna občine ali katero od poročil nadzornega odbora.
II. SESTAVA NADZORNEGA ODBORA
8. člen
Nadzorni odbor ima pet članov. Člane imenuje občinski svet za dobo 4 let oziroma do poteka mandata članom občinskega sveta, ki jih je nadzorni odbor imenoval.
Člani nadzornega odbora izvolijo izmed sebe predsednika nadzornega odbora.
9. člen
Za predčasno razrešitev člana nadzornega odbora se smiselno uporabljajo razlogi za predčasno prenehanje mandata članu občinskega sveta.
Razrešitev opravi občinski svet na predlog nadzornega odbora.
10. člen
Funkcija člana nadzornega odbora je nepoklicna.
Člani nadzornega odbora imajo za svoje delo pravico do nadomestila in do povrnitve stroškov, kot to določa pravilnik o plačah občinskih funkcionarjev in nagradah članov delovnih teles občinskega sveta ter članov drugih občinskih organov ter o povračilih stroškov.
III. PRISTOJNOSTI NADZORNEGA ODBORA
11. člen
Nadzorni odbor ima naslednje pristojnosti:
1. opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,
2. nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev občinskega proračuna,
3. nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.
12. člen
Nadzorni odbor v okviru svojih pristojnosti ugotavlja zakonitost in pravilnost poslovanja občinskih organov, občinske uprave, svetov ožjih delov občine (krajevnih, vaških ali četrtnih skupnosti), javnih zavodov, javnih podjetij, občinskih skladov ter drugih porabnikov sredstev občinskega proračuna in oseb, pooblaščenih za razpolaganje z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim premoženjem.
Nadzorni odbor ocenjuje tudi učinkovitost in gospodarnost porabe občinskih javnih sredstev.
13. člen
V okviru nalog iz prejšnjih dveh členov nadzorni odbor:
– preverja skladnost proračuna občine z zakoni, drugimi predpisi s področja javnih financ, odloki, programi in drugimi sklepi občinskega sveta;
– preverja skladnost zaključnega računa s proračunom in odločitvami občinskega sveta;
– preverja skladnost finančnih načrtov ožjih delov občine ter uporabnikov proračunskih sredstev;
– periodično preverja pravilnost in pravočasnost izvajanja nalog izvrševanja občinskega proračuna;
– redno preverja pravilnost in gospodarnost razpolaganja z občinskim premoženjem.
IV. POSTOPEK IN NAČIN DELA
14. člen
Delo nadzornega odbora ureja poslovnik, ki ga nadzorni odbor sprejme z dvetretjinsko večino glasov vseh članov.
15. člen
Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavljata župan in občinska uprava.
Tajnik občinske uprave določi delavca v občinski upravi, ki pomaga pri pripravi in vodenju sej ter opravlja druga opravila, potrebna za nemoteno delo nadzornega odbora.
16. člen
Nadzorni odbor sprejme letni program nadzora, ki obvezno vsebuje letni nadzor zaključnega računa proračuna, zaključnih računov finančnih načrtov krajevnih skupnosti, javnih zavodov in javnih podjetij ter občinskih skladov, predloga proračuna in predloga finančnih načrtov krajevnih skupnosti, javnih zavodov, javnih podjetij in občinskih skladov ter vsaj polletni nadzor razpolaganja z občinskim nepremičnim in premičnim premoženjem.
V program lahko nadzorni odbor vključi tudi druge nadzore. Program nadzora nadzorni odbor sprejme do konca koledarskega leta za naslednje leto.
S programom seznani nadzorni odbor občinski svet in župana.
17. člen
Poleg zadev iz letnega programa dela mora nadzorni odbor obvezno obravnavati zadeve, ki jih s sklepom predlagata občinski svet ali župan.
1. Postopek
18. člen
Nadzorni odbor vodi postopek nadzora in pregleda po tem poslovniku in predpisih, ki urejajo javne finance v občini.
Stranka v postopku (nadzorovana oseba) je porabnik sredstev občinskega proračuna.
19. člen
Nadzorni odbor opravlja redne in občasne nadzore.
20. člen
V organizacijskem smislu poteka delo nadzornega odbora:
1. na sejah,
2. pri uporabnikih proračunskih sredstev,
3. pri strokovnih službah občinske uprave.
21. člen
Na sejah člani nadzornega odbora planirajo in koordinirajo svoje delo, določajo prioriteto nalog nadzora in njihove nosilce.
22. člen
O izboru nadzorovane osebe se nadzorni odbor odloča samostojno in izda o tem ustrezen sklep, ki se vroči nadzorovani osebi najpozneje 7 dni pred izvedbo nadzora.
Sklep o izvedbi nadzora mora vsebovati opredelitev vsebine nadzora in navedbo nadzorovane osebe (organ ali organizacija in odgovorna oseba).
23. člen
Redne letne nadzore določi nadzorni odbor z letnim načrtom tako, da so na daljši rok zajeti vsi uporabniki proračunskih sredstev, na krajši rok pa posamezni uporabniki iz različnih dejavnosti.
24. člen
Občasne nadzore si nadzorni odbor določi sproti po lastni presoji na podlagi:
1. pobud občinskega sveta,
2. pobud župana,
3. pobud članov nadzornega odbora.
25. člen
Nadzor opravi član nadzornega odbora, ki ga določi za posamezno zadevo nadzorni odbor s sklepom (v nadaljnjem besedilu: poročevalec).
Za izvedbo določene naloge lahko nadzorni odbor oblikuje tudi delovno skupino.
Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje občinski svet.
Pogodbo o delu z izvedencem sklene župan.
26. člen
Poročevalec je odgovoren za racionalno izvedbo naloge.
Poročevalec o poteku naloge in ugotovitvah poroča nadzornemu odboru.
Po opravljenem pregledu pripravi poročevalec poročilo, v katerem navede nadzorovano osebo, odgovorne osebe, predmet pregleda, ugotovitve, ocene in mnenja ter morebitna priporočila in predloge ukrepov, če je pri nadzorovani osebi ugotovil nepravilnosti pri razpolaganju s premoženjem, namenskosti ali nesmotrnosti porabe proračunskih sredstev ali nepravilnosti pri finančnem poslovanju.
27. člen
V postopku nadzora so odgovorni in nadzorovane osebe dolžni članu nadzornega odbora, ki opravlja nadzor, predložiti vso potrebno dokumentacijo, sodelovati v postopku nadzora, odgovoriti na ugotovitve in dajati pojasnila.
Poročevalec ima pravico zahtevati vse podatke, ki jih potrebuje za izvedbo zaupane naloge.
Občinski organi so dolžni posredovati zahtevane podatke, s katerimi razpolagajo v zvezi z nadzorom.
28. člen
O svojem delu piše poročevalec zapisnik, ki ga po opravljenem pregledu vroči odgovorni osebi organa ali drugega nadzorovanega subjekta in predsedniku nadzornega odbora, ki ga je dolžan o svojem delu sproti obveščati. Organ oziroma drug subjekt, katerega delo se nadzira, ima pravico podati pripombe na zapisnik v roku 8 dni.
Poročevalec poroča o svojih ugotovitvah iz zapisnika na seji nadzornega odbora, na kateri mora predstaviti tudi pripombe na zapisnik, hkrati pa predlaga tudi predlog poročila s priporočili in predlogi o nadzorovani zadevi.
29. člen
Predlog poročila sprejme nadzorni odbor. Predlog poročila se pošlje nadzorovani osebi, ki ima pravico do pritožbe v 15 dneh od prejema, glede kršitve postopka nadzora, nepopolne ugotovitve dejanskega stanja in nepravilne uporabe materialnega prava. O pritožbi odloča nadzorni odbor, ki lahko zavrne pritožbo kot neutemeljeno ali spremeni prvotno poročilo. O pritožbenem postopku sestavi nadzorni odbor poročilo, v katerem navede razloge o svoji odločitvi glede pritožbe. Nadzorni odbor mora o pritožbi odločiti v roku 15 dni.
Po preteku pritožbenega roka oziroma po obravnavi pritožbe pošlje nadzorni odbor dokončno poročilo županu, občinskemu svetu v obravnavo ter nadzorovanemu organu, ki je dolžan poročilo obravnavati ter upoštevati priporočila in predloge nadzornega odbora in v skladu s svojimi pristojnostmi storiti vse za zagotovitev spoštovanja ugotovitev nadzornega odbora.
30. člen
Če je nadzorni odbor ugotovil hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju občine, mora o kršitvah v 15 dneh od dokončnosti poročila obvestiti pristojno ministrstvo in računsko sodišče.
31. člen
Če obstaja utemeljen sum, da je nadzorovana ali odgovorna oseba storila prekršek ali kaznivo dejanje, je nadzorni odbor dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.
32. člen
Če nadzorovani subjekti ne spoštujejo priporočil nadzornega odbora, lahko nadzorni odbor predlaga občinskemu svetu oziroma drugemu pristojnemu organu, da zoper odgovorne osebe sproži postopek razrešitve, disciplinske postopke za odgovorne delavce, računskega sodišča ali drugega pristojnega organa, razen kadar je bil nadzorni odbor dolžan le-te organe obvestiti o svojih ugotovitvah že na podlagi 30. in 31. člena tega poslovnika.
33. člen
Predsednik nadzornega odbora ima pravico in dolžnost spremljati izvajanje nadzora.
34. člen
Predsednik nadzornega odbora izloči člana nadzornega odbora iz posamezne zadeve v primeru, če so podane okoliščine, ki vzbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.
Izločitev člana nadzornega odbora v posamezni zadevi lahko zahteva tudi nadzorovana oseba. Zahtevo za izločitev mora vložiti pri nadzornem odboru. V zahtevi je potrebno navesti okoliščine, na katere opira svojo zahtevo za izločitev. O izločitvi odloči predsednik nadzornega odbora.
O izločitvi predsednika nadzornega odbora odloči nadzorni odbor.
35. člen
O vsakem nadzoru se vodi spis, v katerega se vlagajo vse beležke in druge listine, zapisnik, predhodno in končno poročilo ter ugovori.
36. člen
Poročilo izvedenca obravnava nadzorni odbor in na podlagi tega oblikuje predhodno poročilo.
Nadaljnji postopek poteka v skladu z določbami tega poslovnika.
37. člen
Nadzorovane osebe so dolžne spoštovati mnenja, priporočila in predloge nadzornega odbora.
Občinski svet, župan in porabniki proračunskih sredstev so dolžni obravnavati dokončna poročila nadzornega odbora in upoštevati podana priporočila in predloge.
2. Način dela
38. člen
Nadzorni odbor dela in odloča na rednih in izrednih sejah.
Seje sklicuje in vodi predsednik v njegovi odsotnosti pa s strani predsednika pooblaščen član nadzornega odbora.
Seje sklicuje predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo večine članov odbora.
39. člen
Izredna seja se skliče v nujnih primerih, kadar ni pogojev za sklic redne seje.
V predlogu oziroma zahtevi za sklic izredne seje morajo biti navedeni razlogi za izredni sklic. Vabilo za izredno sejo z gradivom mora biti vročeno članom najkasneje tri dni pred sejo.
Če razmere terjajo drugače, se lahko izredna seja skliče v krajšem roku. V tem primeru se lahko predlaga dnevni red seje in gradivo na sami seji.
40. člen
Predlog dnevnega reda seje določi predsednik, predloge za uvrstitev zadeve na dnevni red pa lahko podajo vsi člani nadzornega odbora.
Predsednik je dolžan uvrstiti na dnevni red zadevo, ki jo je s sklepom predlagal občinski svet ali župan.
41. člen
Pri sestavi dnevnega reda je potrebno upoštevati, da so na dnevni red praviloma uvrščene naslednje točke:
1. ugotovitev sklepčnosti
2. sprejem dnevnega reda,
3. potrditev zapisnika prejšnje seje,
4. pobude članov.
Praviloma je potrebno za vsako točko dnevnega reda pripraviti pisno gradivo.
42. člen
Vabilo na redno sejo s predlogom dnevnega reda in gradivom se pošlje članom najkasneje 5 dni pred dnem, določenih za sejo.
Gradivo za seje pripravijo strokovne službe občinske uprave ali člani nadzornega odbora, ki vsebino določene točke dnevnega reda najbolje poznajo.
Vabilo na sejo se skupaj z gradivom pošlje tudi županu in vsem, katerih navzočnost je glede na dnevni red seje potrebna.
43. člen
Seji nadzornega odbora lahko prisostvujejo tudi druge osebe. Prisotne so lahko na podlagi vabila predsednika ali s soglasjem nadzornega odbora.
3. Javnost dela
44. člen
Seje nadzornega odbora so lahko zaradi varstva osebnih podatkov in varstva državne, uradne ali poslovne skrivnosti zaprte za javnost in na njih lahko prisostvujejo samo vabljeni.
45. člen
Delo nadzornega odbora je javno. Javnost dela se zagotavlja:
1. z objavo dokončnih poročil in zaključkov posameznih zadev,
2. s poročanjem na sejah občinskega sveta in njegovih delovnih teles,
3. s sklicevanjem tiskovnih konferenc,
4. z drugimi oblikami predstavitve dela nadzornega odbora javnosti.
Za zagotovitev javnosti dela nadzornega odbora je odgovoren predsednik nadzornega odbora.
Javnosti niso dostopni dokumenti in gradiva nadzornega odbora, ki so zaupne narave.
4. Potek seje
46. člen
Na začetku seje predsednik ugotovi sklepčnost. Zabeležijo se opravičeno in neopravičeno odsotni in prisotnost drugih oseb.
Nadzorni odbor je sklepčen, če je na seji navzoča večina njegovih članov.
47. člen
Zatem sledi sprejem dnevnega reda, v katerem se lahko spremeni vrstni red posameznih točk, umakne predlagana točka ali predlaga razširitev dnevnega reda.
Dnevni red da v celoti predsednik na glasovanje.
Po sprejemu dnevnega reda poteka seja po posameznih točkah.
48. člen
Obvezna točka vsake seje je sprejemanje zapisnika prejšnje seje. K zapisniku lahko člani podajo pripombe in predloge za ustrezno spremembo ali dopolnitev. Zapisnik je sprejet, če nanj ni pripomb oziroma po izglasovanih spremembah in dopolnitvah.
49. člen
Uvodno obrazložitev posamezne točke poda poročevalec, nakar sledi razprava, ki se odvija po prijavljenem vrstnem redu.
Razprava posameznika mora biti časovno primerno omejena in se mora nanašati na obravnavano točko dnevnega reda.
Če se razpravljavec od predmeta oddalji, ga predsedujoči opozori in mu odvzame besedo, če opozorila ne upošteva.
O morebitnem ugovoru na odvzem besede odloči nadzorni odbor.
50. člen
Ko predsednik ugotovi, da ni več priglašenih k razpravi, sklene razpravo o posamezni točki dnevnega reda.
Če so za sprejem odločitve potrebni nadaljnji materiali ali dokumenti, se razprava nadaljuje po pridobitvi le-teh.
Nadzorni odbor zaključi sejo, ko so izčrpane vse točke dnevnega reda.
51. člen
Predsednik prekine sejo in jo preloži, če:
1. seja ni več sklepčna,
2. je potrebno dobiti mnenje drugih organov,
3. je treba pripraviti predloge za odločitev,
4. tako sklene nadzorni odbor.
Nedokončana zadeva se preloži na eno prihodnjih sej.
52. člen
Za red na seji skrbi predsednik. Predsednik skrbi, da govornika nihče ne moti med govorom. Govornika lahko opomni na red ali mu seže v besedo le predsednik.
Kršilca reda sme predsednik opomniti oziroma mu odvzeti besedo ali, v skrajnem primeru, zahtevati, da zapusti sejo.
O morebitnem ugovoru odloča nadzorni odbor.
Predsednik lahko prekine sejo odbora, če reda na njej ni mogoče ohraniti s prej navedenimi ukrepi.
53. člen
Strokovni delavci občinske uprave so dolžni v primeru zaupnih podatkov opozoriti prisotne na seji na zlorabo takih podatkov in na ustrezne posledice.
5. Odločanje
54. člen
Nadzorni odbor veljavno odloča, sklepa in sprejema svoja poročila, priporočila in predloge, če je na seji prisotna večina članov nadzornega odbora, z večino glasov navzočih članov.
Po vsaki točki dnevnega reda se oblikuje predlog sklepa. Sklep po potrebi dokončno oblikuje predsednik.
Člani nadzornega odbora glasujejo o predlaganem sklepu. Če je o isti zadevi izoblikovanih več predlogov, se glasuje po vrstnem redu, po katerem so bili predlogi podani.
Glasuje se javno, razen če se večina navzočih članov nadzornega odbora odloči za tajno glasovanje.
51. člen
Javno glasovanje se opravi z dvigom rok. Predsednik po vsakem opravljenem glasovanju ugotovi in objavi izid glasovanja.
Če član nadzornega odbora poteku ali ugotovitvi izida glasovanja utemeljeno ugovarja, se lahko glasovanje ponovi.
Rezultat glasovanja se navede v zapisniku, pri čemer mora biti razvidno število glasova »ZA« in »PROTI«. Vzdržanih glasov ni.
Imen glasovalcev se ne navaja, razen če kateri od članov tega izrecno ne zahteva.
52. člen
Tajno se glasuje z glasovnicami. Tajno glasovanje izvedeta zapisnikar ali strokovni delavec občinske uprave in predsednik nadzornega odbora, slednji objavi tudi rezultat glasovanja. Oba podpišeta zapisnik o izvedbi in izidu glasovanja.
6. Zapisnik
53. člen
O seji nadzornega odbora se piše skrajšan zapisnik, v katerega se zapišejo glavni podatki o opravljenem delu, udeležencih seje, spremembah in dopolnitvah dnevnega reda, razpravljavcih in sprejetih sklepih, izidu glasovanja.
Izvodu zapisnika za arhiv se priloži gradivo, ki je bilo predloženo oziroma obravnavano na seji.
Na izrecno zahtevo razpravljavca se v zapisnik vnese njegova dobesedna razprava.
Za pripravo zapisnika skrbi tajnik občine, ki lahko za vodenje zapisnikov pooblasti druge delavce občinske uprave.
Sprejeti zapisnik podpišeta predsednik oziroma predsedujoči in zapisnikar.
54. člen
Člani nadzornega odbora prejmejo predlog zapisnika hkrati z vabilom za naslednjo sejo.
Zapisniki se dostavijo tudi županu, izpiski iz zapisnikov (odpravki sklepov) pa se posredujejo po potrebi tudi občinskemu svetu in njegovim delovnim telesom ter drugim uporabnikom proračunskih sredstev.
55. člen
Zapisniki in vse gradivo se hranijo v arhivu občinske uprave.
Za arhiviranje in roke hranjenja gradiva se uporabljajo predpisi, ki urejajo pisarniško poslovanje in dokumentacijsko gradivo.
Za ravnanje z gradivi zaupne narave se upoštevajo zakonski in drugi predpisi, ki urejajo to področje.
56. člen
Člani nadzornega odbora imajo pravico vpogleda v vse spise in gradivo, ki je bilo obravnavano na seji nadzornega odbora, občinskega sveta, odborov in komisij, in ki se hranijo v občinski upravi.
V. FINANCIRANJE NADZORNEGA ODBORA IN RAZPOLAGANJE S FINANČNIMI SREDSTVI
57. člen
Sredstva za delo nadzornega odbora se zagotavljajo v občinskem proračunu na podlagi izdelanega letnega programa nadzora.
V proračunu Občine Šmarje pri Jelšah se predvidijo sredstva za izvajanje rednih nalog, za opravljanje časovno in strokovno zahtevnejših nalog nadzora in sredstva za morebitno vključitev zunanjih izvedencev.
58. člen
Odredbodajalec za porabo finančnih sredstev nadzornega odbora je predsednik nadzornega odbora ali pooblaščeni član nadzornega odbora.
VI. SPREMEMBE IN DOPOLNITVE POSLOVNIKA
59. člen
Obrazloženo pobudo za spremembo oziroma dopolnitev tega poslovnika lahko poda vsak član nadzornega odbora.
Spremembe in dopolnitve poslovnika obravnava in sprejme nadzor z dvetretjinsko večino glasov vseh članov.
VII. PREHODNI IN KONČNI DOLOČBI
60. člen
Za vprašanja, ki niso urejena s tem poslovnikom, se uporabljajo določila poslovnika o delu občinskega sveta.
Če pride do dvoma o vsebini posamezne določbe poslovnika, razlaga poslovnik med sejo predsednik.
61. člen
Sestavni del tega poslovnika je seznam neposrednih in posrednih uporabnikov občinskega proračuna Občine Šmarje pri Jelšah, z dne 20. 4. 2000, št. 0602-27/00, ki se sprotno ažurira.
62. člen
Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu RS.
Št. 03202-1/01
Šmarje pri Jelšah, dne 20. marca 2001.
Predsednica
Nadzornega odbora
občine Šmarje pri Jelšah
Matilda Vahčič l. r.
