Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 in 102/00 – popravek) in osme ter devete alinee drugega odstavka 29. člena statuta Občine Škocjan (Uradni list RS, št. 37/99) izdajam naslednje

To navodilo določa obvezna ravnanja naročnika (Občine Škocjan) pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu s tem navodilom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.

To navodilo določa posebna pravila ravnanja naročnika v primeru nabave blaga, izvedbe storitev in gradenj.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vreddnosti obsega:
1. zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti (v prilogi tega navodila OBR-A),
2. povabilo k oddaji ponudbe (v prilogi tega navodila OBR-B),
3. ponudbo (v prilogi tega navodila OBR-C),
4. predračun (v prilogi tega navodila OBR-D oziroma OBR-D1),
5. izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (v prilogi tega navodila OBR-E),
6. poročilo o izvedbi naročila male vrednosti (v prilogi tega navodila OBR-F),
7. vzorec letne kupoprodajne pogodbe (v prilogi tega navodila OBR-G).

Predstojnik naročnika (župan ali po njegovem pooblastilu tajnik občine) uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti, v katerem se določi tudi odgovorna oseba za vodenje postopka in izvedbo naročila (OBR-A). Zahtevek pripravi za predmetno področje odgovorni delavec.
Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila. Dokumentacija se arhivira v arhivu Občine Škocjan.

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, obrazce B, C, D (D1), E in G iz 4. člena tega navodila. Dokumentacijo je treba poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb, postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.
Kot merilo za izbor ponudnika, s katerim bo sklenjena pogodba, se uporabi najnižja cena ali pa kakovost ponujenega s pisno utemeljitvijo. Po pregledu in ocenitvi ponudb naročnik pozove izbranega ponudnika k sklenitvi pogodbe.

Naročilnice je možno uporabljati le za nabave blaga in izvedbe storitev do vrednosti 500.000 SIT.
Za naročanje gradenj naročilnic ni možno izdajati, saj si je za vsako gradnjo potrebno zagotoviti tehnično dokumentacijo.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na osnovi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E). Pred sklenitvijo pogodbe pa lahko naročnik zahteva ustrezna dokazila.

Za nabavo blaga do vrednosti 500.000 SIT se lahko uporablja naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
1. naziv in naslov naročnika,
2. davčno številko naročnika,
3. datum,
4. naziv in naslov dobavitelja,
5. vrsto blaga,
6. količino blaga,
7. mersko enoto,
8. ceno,
9. plačilni rok,
10. podpis naročnika,
11. podpis prevzemnika pri ponudniku.
Zlasti je možno uporabljati naročilnice za naslednje vrste blaga: darila za poslovne namene, knjige, strokovno literaturo, časopise in revije, drugo blago, ki ga ni možno vnaprej predvideti oziroma je enkratnega značaja.

Če je predmet javnega naročila male vrednosti stalna nabava blaga, ki je ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga v skladu s tem navodilom.
Za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga izvede naročnik postopek z zbiranjem ponudbenih predračunov po 6. členu tega navodila.

Za naročanje storitev do vrednosti 500.000 SIT se lahko uporabi naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
1. naziv in naslov naročnika,
2. davčno številko naročnika,
3. datum,
4. naziv in naslov izvajalca storitve,
5. vrsto storitve,
6. količino storitve,
7. mersko enoto,
8. ceno,
9. plačilni rok,
10. podpis naročnika,
11. podpis izvajalca storitve.
Z naročilnicami se naročajo zlasti naslednje storitve: občasne tiskarske oziroma razmnoževalne storitve, občasne storitve vzdrževanja in popravil, gostinske storitve, izobraževalne storitve, oglaševalske storitve, občasne storitve čiščenja, svetovalne storitve in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti oziroma so enkratnega značaja.

Za naročanje storitev, ki se opravljajo med letom, vendar jih količinsko in časovno ni možno natančno določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za naročilo storitev v skladu s tem navodilom.
Za sklenitev letne pogodbe za naročilo storitev izvede naročnik postopek z zbiranjem ponudbenih predračunov po 6. členu tega navodila, razen v primeru, ko gre za storitve pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanje izvede, ko so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve. O pogajanjih naročnik napiše zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.

Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana investicijska dokumentacija, ki omogoča izvedbo naročila.
Naročnik mora za vsako naročilo izvedbe gradenj zbrati najmanj dve ponudbi. Kot najugodnejši se izbere ponudnik, ki ponudi najnižjo ceno po predračunu ali pa kakovost ponujenega s pisno utemeljitvijo. Naročnik pozove izbranega ponudnika k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Postopek za sklenitev gradbene pogodbe se izvede po pravilih iz 6. člena tega navodila. Za odpravo napak v garancijski dobi mora naročnik ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezni dokument zavarovanja.

To navodilo začne veljati z dnem, ko ga podpiše župan.