Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 24. člena statuta Občine Žalec (Uradni list RS, št. 37/99, 43/00) je Občinski svet občine Žalec dne 29. 3. 2001 sprejel

S tem pravilnikom Občina Žalec (v nadaljevanju: občina), upoštevajoč določbe zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 – v nadaljevanju: ZJN-1), ureja postopek oddaje javnih naročil male vrednosti, in sicer kadar gre za nabavo blaga, naročanje storitev ali oddajo gradbenih del.
S tem pravilnikom občina v skladu s prejšnjim odstavkom določa:
1. subjekte, ki so dolžni oddajati javna naročila malih vrednosti po tem pravilniku (v nadaljevanju: naročniki),
2. način izvedbe naročila glede na ocenjeno vrednost, tehnično in tehnološko zahtevnost ter finančne posledice naročila,
3. način priprave razpisne dokumentacije,
4. pristojne osebe za zbiranje ponudb po telefonu, telefaksu in podobno in zlasti način preverjanja ponujene cene,
5. način dokumentiranja ponudb in hranjenja dokumentacije,
6. način izvedbe sklenjene pogodbe in nadzora nad izvedbo pogodb, zlasti v garancijski dobi,
7. način uporabe naročilnic in drugih vnaprej pripravljenih tipskih dokumentov v teh postopkih, za kar občina predpisuje višino zneska, ko se lahko vnaprej pripravljeni dokument uporabi za vsako oddano naročilo,
8. način dokazovanja izpolnjevanja minimalnih pogojev za ponudnike.

Naročniki, ki so dolžni oddajati javna naročila malih vrednosti po tem pravilniku so:
1. občina,
2. krajevne skupnosti, katerih ustanovitelj je občina,
3. javni zavodi, katerih izključni ustanovitelj je občina,
4. javni zavodi, katerih soustanovitelj je občina, če izključno občina izvršuje ustanoviteljske pravice ali če drug predpis ne določa drugače,
5. javna podjetja, katerih izključni ustanovitelj je občina,
6. javna podjetja, katerih soustanovitelj je občina, če ni z drugim soustanoviteljem dogovorjeno drugače ali če ni z drugim predpisom določeno drugače,
7. drugi posredni uporabniki sredstev proračuna občine,
8. druge pravne osebe, ki jih ustanovi občina ali posredni uporabnik proračuna, s posebnim namenom zadovoljevanja potreb v splošnem interesu in v katere lahko občina ali posredni uporabnik proračuna imenuje najmanj polovico članov uprave ali nadzornega odbora.

Ravnanja delavcev morajo temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najcenejšo oziroma ekonomsko najugodnejšo ponudbo;
– vse ponudnike je potrebno obravnavati enakopravno;
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči tudi drugim;
– postopek mora biti transparenten, tako, da ima vsakdo, ki je zainteresiran vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka.

Naročnik pošlje istočasno vso dokumentacijo vsem ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.

Način izvedbe posameznega naročila glede na ocenjeno vrednost, tehnično in tehnološko zahtevnost ter finančne posledice naročila določi v soglasju z direktorjem občinske uprave oziroma direktorjem posameznega naročnika (v nadaljevanju: direktor) tričlanska strokovna komisija, ki jo imenuje s sklepom naročnik (t. j. župan oziroma direktor posameznega naročnika); za posamezna področja se lahko imenujejo stalne strokovne komisije.
Strokovna komisija izvede celoten postopek oddaje javnega naročila do odločitve o izbiri najugodnejšega ponudnika. Strokovna komisija opravi poleg drugih s tem pravilnikom določenih nalog zlasti naslednje naloge: zbere ponudbe, jih analizira, po potrebi zahteva od ponudnikov dodatna pojasnila glede posameznih elementov ponudb in še posebej glede ponujene cene ter zbira s tem v zvezi ustrezne informacije iz drugih virov po svoji presoji; strokovna komisija poda naročniku predlog izbire najugodnejšega ponudnika.
Naročati se sme le tak obseg in kvaliteto blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog naročnikov, pri čemer morajo delavci ravnati kot dober gospodar.
Povabilo naročnika ponudniku, naj predloži svojo ponudbo oziroma razpisno dokumentacijo, ki se uporabi za pridobitev najugodnejšega ponudnika, kateremu se odda javno naročilo majhne vrednosti, pripravi strokovna komisija iz prvega odstavka tega člena. Pripravljeno povabilo oziroma razpisno dokumentacijo potrdi s pečatom naročnika in s svojim podpisom predsednik strokovne komisije.

Za določitev predmeta javnega naročila in njegove orientacijske vrednosti, za izbiro postopka in njegovo pravilnost je odgovoren župan.
Za pripravo povabila oziroma razpisne dokumentacije, zbiranje ponudb in preverjanje cene in kvalitete je odgovoren posamezen vodja oddelka v čigar delovno področje naročilo spada, v primeru drugih naročnikov za katere velja ta pravilnik pa posamezen strokovni sodelavec v čigar delovno področje navodilo spada, razen, če direktor pismeno ne zadolži drugega delavca. Navedene osebe so praviloma predsedniki strokovnih komisij iz prvega odstavka prejšnjega člena.
Strokovni sodelavec, ki je kot obvezni član strokovne komisije pripravil predlog povabila oziroma razpisne dokumentacije, je skrbnik pogodbe, s katero se javno naročilo odda.

Za naročanje blaga in storitev se uporabljajo naročilnice in pogodbe.
Naročilnice se izdaja izključno vnaprej na podlagi zahtevka posameznega vodja oddelka. Izdaja jih direktor najkasneje v dveh delovnih dneh po prejemu zahtevka.
Pogodbo o oddaji javnega naročila majhne vrednosti pripravi posamezni oddelek občinske uprave, podpisuje pa jih v primeru občine župan po predhodnem parafiranju pristojnih vodij posameznih oddelkov oziroma v primeru drugih naročnikov direktor po predhodnem parafiranju za to določenih strokovnih oseb; ena za parafiranje strokovna oseba mora biti pravnik z univerzitetno diplomo.

V primeru naročanja blaga in storitev, ki ne presega zneska 1,000.000 SIT in ki je enkratne in občasne narave, tako da v proračunskem letu skupaj ne presega vrednosti, za katero je obvezen javni razpis, se v skladu z drugim odstavkom prejšnjega člena izda naročilnica.
Cena in usposobljenost ponudnika se preverja na razumen način, ki ustreza naravi naročenega blaga oziroma storitve, višini zneska ter dejstvu ali gre za takojšnjo ali odloženo nabavo. O tem se razpiše ustrezen zaznamek.

Blago in storitve v vrednostnem okvirju nad 1,000.000 SIT se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– „Sklep o začetku postopka“ po prvem odstavku 21. člena ZJN-1; sklep obvezno vsebuje tudi imenovanje strokovne komisije za oceno ponudb;
– „Razpisna dokumentacija“ po tretjem odstavku 23. člena ZJN-1 (povabilo k oddaji ponudbe, obrazec ponudbe, popis del, blaga oziroma storitev).
Razpisna dokumentacija ni potrebna pri naročanju blaga in storitev, kjer zaradi narave naročila ni utemeljen z načeli gospodarnosti, racionalnosti in hitrosti – v tem primeru se pridobi ponudbe na podlagi povabila ponudnikom, naj predložijo ponudbe;
– „Izjavo o izpolnjevanju pogojev“ iz 41. člena ZJN-1;
– „Poročilo o oddaji naročila“ po prvem odstavku 78. člena ZJN-1;
– „Obvestilo o oddaji naročila“ po drugem odstavku 78. člena ZJN-1, obvestilo mora naročnik posredovati ponudnikom najkasneje v roku 7 dni od sprejetja odločitve o najugodnejšem ponudniku in ga ni potrebno obrazložiti, mora pa vsebovati tudi podatek, da bo izbrani ponudnik k sklenitvi pogodbe o oddaji javnega naročila z naročnikom posebej pozvan;
– „Pogodba o oddaji javnega naročila“; izbrani ponudnik mora skleniti pogodbo z naročnikom v roku, ki mu ga določi naročnik v pozivu k sklenitvi pogodbe, sicer lahko naročnik šteje, da je izbrani ponudnik odstopil od ponudbe in lahko pozove k sklenitvi pogodbe naslednjega najugodnejšega ponudnika.

Cena in usposobljenost ponudnika se preverja po telefonu, faksu, z dopisi, pisnimi ponudbami v zaprtih ovojih ali elektronsko. Dokazila o usposobljenosti se zahtevajo takrat, kadar gre za nepoznanega dobavitelja, če obstaja sum, da dobavitelj ni usposobljen ali pa kadar gre za daljši dobavni rok ali pa storitev traja daljši čas.

Izbor najugodnejšega ponudnika se opravi na podlagi merila „najnižja cena“, če v postopku ni bila izdelana razpisna dokumentacija. Če je v postopku bila izdelana razpisna dokumentacija, se izbor najugodnejšega ponudnika opravi na podlagi meril iz razpisne dokumentacije.
V primeru oddaje naročila na podlagi pisnih ponudb v zaprtih ovojih, javnega odpiranja ponudb naročniki ne izvajajo.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga ali storitev, ki se opravljajo med letom in jih po obsegu in časovno vnaprej ni možno natančno določiti, se uporabljajo določila iz 4. člena tega pravilnika, razen v primeru, kadar gre za storitve pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanja izvedejo kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve.
O pogajanjih naročnik vodi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.

V primeru naročanja gradbenih del, ki ne presegajo zneska 2,000.000 SIT, se ob smiselni uporabi drugega odstavka 8. člena z drugim odstavkom 7. člena tega pravilnika izda naročilnica.

Gradbena dela, ki se v skladu z ZJN-1 štejejo za javna naročila male vrednosti in presegajo vrednost 2.000.000 SIT, se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– „Sklep o začetku postopka“ po prvem odstavku 21. člena ZJN-1; sklep obvezno vsebuje tudi imenovanje strokovne komisije za oceno ponudb;
– „Popis del“ ali „Razpisna dokumentacija“; dokument in njegovo vsebino opredeli strokovna komisija;
– „Poročilo o oddaji naročila“ po prvem odstavku 78. člena ZJN;
– „Obvestilo o oddaji naročila“ po drugem odstavku 78. člena ZJN-1, obvestilo mora naročnik posredovati ponudnikom najkasneje v roku 7 dni od sprejetja odločitve o najugodnejšem ponudniku in ga ni potrebno obrazložiti, mora pa vsebovati tudi podatek, da bo izbrani ponudnik k sklenitvi pogodbe o oddaji javnega naročila z naročnikom posebej pozvan;
– „Pogodba o oddaji javnega naročila“; izbrani ponudnik mora skleniti pogodbo z naročnikom v roku, ki mu ga določi naročnik v pozivu k sklenitvi pogodbe, sicer lahko naročnik šteje, da je izbrani ponudnik odstopil od ponudbe in lahko pozove k sklenitvi pogodbe naslednjega najugodnejšega ponudnika.

Dokument „Popis del“ mora vsebovati tehnične specifikacije in zahtevane standarde ter obrazec ponudbe z izdelavnimi in garancijskimi roki na način, da je možna primerjava in izbira najugodnejšega ponudnika.

Izbor najugodnejšega ponudnika izvedbe gradbenih del se opravi na podlagi merila „najnižja cena“, če v postopku ni bila izdelana razpisna dokumentacija. Če je v postopku bila izdelana razpisna dokumentacija, se izbor najugodnejšega ponudnika opravi na podlagi meril iz razpisne dokumentacije.

Od ponudnikov se ne zahteva bančnih garancij pač pa eno izmed ostalih vrst finančnih zavarovanj za izpolnitev njihovih obveznosti iz 10. točke tretjega odstavka 23. člena ZJN-1, razen če strokovna komisija na podlagi ocene rizika in dolžine roka izgradnje ne določi drugače.
V primeru oddaje naročila na podlagi posebnih pisnih ponudb v zaprtih ovojih, javnega odpiranja ponudb naročniki ne izvajajo.
Za vsa vprašanja, ki niso v tem poglavju posebej urejena, se smiselno uporabljajo določbe, ki veljajo za naročanje blaga in storitev.

V primeru, da bo izvajalec gradbenih del le-ta opravljal s podizvajalci, morajo biti v pogodbi navedeni isti podizvajalci, kot so bili v ponudbi, s tem, da mora dokazila, ki jih mora ponudbi priložiti zase, predložiti tudi za njih, skupaj z izjavo, da ponudnik v celoti odgovarja za obveznosti naročniku ne glede na število podizvajalcev.

Ponudbe in ostali dokumenti morajo biti v originalu vloženi v spis o javnem naročilu, o telefonskih preverjanjih in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
Dokumentacijo se hrani do izteka garancijskega roka.

Skrbnik posamezne pogodbe o oddaji javnega naročila majhne vrednosti mora nadzorovati njeno izvedbo ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.

Direktor organizira evidenco o naročilnicah in pogodbah v postopkih oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje. Evidenco lahko organizira tudi vsak oddelek občinske uprave, in sicer za naročilnice in pogodbe iz svoje pristojnosti.
Evidenca mora obsegati:
– številko javnega naročila in datum naročila,
– predmet naročila,
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež,
– vrednost naročila,
– proračunsko postavko iz katere se naročilo plača.
Evidenco vodi oddelek za premoženjske in skupne zadeve.
Na koncu proračunskega leta mora biti izdelan skupen prikaz vrednosti naročil, in sicer ločeno za blago, storitve in gradbena dela.

Zneski iz tega pravilnika se uporabljajo brez davka na dodano vrednost, če zakon ali drug predpis ne določa drugače.

Ta pravilnik se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.