Na podlagi 39. in 42. člena zakona o glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 19/00) ministrica za šolstvo, znanost in šport izdaja

Ta pravilnik določa splošno dokumentacijo in dokumentacijo o poteku vzgojno-izobraževalnega dela, o delu strokovnih delavcev in organov šole, določa javne listine in drugo dokumentacijo, ki jo mora glasbena šola voditi oziroma izdajati učencem.

Glasbena šola poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo po drugih predpisih.

Splošna dokumentacija v glasbeni šoli je:
1. prijavnica za vpis v glasbeno šolo; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, program in predmet izobraževanja, zapisnik komisije o sprejemnem preizkusu učenca za vpis v prvi razred oziroma ugotavljanje otrokove pripravljenosti za vpis v program predšolske glasbene vzgoje oziroma glasbene ali plesne pripravnice ter mnenje komisije o preizkusu in sprejemu učenca;
2. vpisni list; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, program, predmete in razred izobraževanja, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem, ime šole, ki jo učenec obiskuje poleg glasbene šole, ter razred in oddelek oziroma letnik, v katerega je vpisan. Vpisni list vsebuje tudi najnujnejše podatke o starših še mladoletnih otrok, in sicer ime in priimek, naslov prebivališča in telefonsko številko osebe, ki ji je mogoče posredovati nujna sporočila, ter izjavo o rednem poravnavanju prispevka za del materialnih stroškov, določenih v svetu šole;
3. matični list; vsebuje ime in priimek učenca, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče, prijavnico k izpitu in sklepe o napredovanju učenca v naslednji razred oziroma višjo stopnjo glasbene šole, podatke o učnem uspehu, nastopih in dosežkih na tekmovanjih, napredovanju in dokončanju izobraževanja. Priloga matičnega lista so tudi v posameznem šolskem letu izrečeni vzgojni ukrepi. Matični list vodi učitelj, in sicer za vsakega učenca za ves čas izobraževanja v glasbeni šoli;
4. matična knjiga; vsebuje splošne podatke o vpisanih učencih in poteku njihovega izobraževanja in se vodi od vpisa do dokončanja izobraževanja oziroma do izpisa. Matična knjiga se vodi tudi za učence, ki niso vpisani v glasbeno šolo, ampak na podlagi 34. člena zakona o glasbenih šolah opravljajo izpite;
5. prijavnica k izpitu; vsebuje podatke o učencu, in sicer ime in priimek, leto rojstva, ime izpitnega predmeta in razred, vrsto izpita, podatke o snovi, predelani med letom in o programu za izpit, datum prijave na izpit ter podpis učenca in učitelja;
6. zapisnik izpitov; vsebuje podatke o učencu, in sicer ime in priimek, spol, datum rojstva, ime izpitnega predmeta in razred, vrsto in datum izpita, podatke o izpitni snovi in izpitni oceni, prostor za pripombe ter podpis članov izpitne komisije;
7. šolska kronika, v katero se po kronološkem vrstnem redu vpisujejo pomembnejši dogodki šole;
8. letni delovni načrt šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in razporeditev pouka in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom; razporeditev učencev po predmetih, oddelkih individualnega in skupinskega pouka, zasedbe komornih skupin in šolskih orkestrov; razporeditev nastopov in tekmovanj; načrt vpisa; roki za opravljanje izpitov; strokovno izobraževanje in spopolnjevanje učiteljev in drugih strokovnih delavcev; sodelovanje s starši; sodelovanje z osnovnimi in drugimi šolami ter vrtci; sodelovanje z drugimi glasbenimi šolami in kulturno-umetniškimi organizacijami ter druge naloge;
9. letno organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o glasbeni šoli ter podatki o obsegu in vsebini vzgojno-izobraževalnega in drugega dela.

Dokumentacijo o poteku pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela vodi učitelj, in sicer:
1. dnevnik individualnega pouka; vsebuje podatke o posameznem učencu in predmetu,
2. dnevnik skupinskega pouka; vsebuje podatke o posamezni skupini in predmetu,
3. glasbena beležka; vsebuje podatke o poteku pouka, urniku, nastopih, izposoji šolskih not in instrumenta, o uspehu učenca med šolskim letom, ter ima prostor za medsebojna obvestila staršev in učiteljev. Namenjena je sprotnemu obveščanju staršev in jo prejme vsak učenec na začetku šolskega leta.

Strokovni delavci v glasbeni šoli vodijo dokumentacijo o:
1. letni pripravi na pouk,
2. podrobni pripravi na pouk.

O delu organov v glasbeni šoli se vodijo:
1. zapisniki o sejah učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih aktivov,
2. zapisniki o sejah sveta staršev,
3. zapisniki o sejah sveta šole.
Zapisnik oziroma dokumentacija vsebuje vabila na seje, zapisnike sej, dokumente o obravnavanih zadevah in druga gradiva, povezana z delom organov.

Šolske javne listine o učnem uspehu so:
1. spričevalo (z opisnimi ocenami),
2. spričevalo (s številčnimi ocenami),
3. spričevalo o končani nižji stopnji glasbene šole,
4. spričevalo o končani višji stopnji glasbene šole.
Šola izda učencu za uveljavljanje pravic po drugih predpisih na njegovo zahtevo potrdilo o vpisu oziroma statusu učenca.

Druga dokumentacija, ki jo glasbena šola izda po tem pravilniku, je:
1. obvestilo o vzgojnem ukrepu,
2. soglasje staršev k hitrejšemu napredovanju učenca,
3. soglasje staršev k prijavi učenca na glasbeno oziroma baletno tekmovanje,
4. izpisnica (če se učenec med šolskim letom prešola na drugo glasbeno šolo),
5. reverz za izposojo šolskega instrumenta oziroma pripomočka za pouk,
6. druga obvestila staršem.

Dokumentacija iz tega pravilnika se vodi na predpisanih obrazcih.
Minister, pristojen za šolstvo, predpiše naslednje obrazce:
1. spričevala,
2. matično knjigo,
3. letno organizacijsko poročilo,
4. dnevnik za individualni pouk,
5. dnevnik za skupinski pouk,
6. prijavnico za vpis v glasbeno šolo,
7. prijavnico k izpitu,
8. zapisnik izpitov,
9. vpisni list,
10. matični list,
11. glasbeno beležko,
12. potrdilo o vpisu oziroma statusu učenca,
13. izpisnico,
14. obvestilo o vzgojnem ukrepu.
Obliko drugih obrazcev oziroma dokumentacije iz tega pravilnika glasbene šole določijo same.

Glasbene šole morajo voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.

Glasbena šola trajno hrani:
1. matično knjigo,
2. matične liste (brez prilog o vzgojnih ukrepih, ki se po enem letu izločijo),
3. šolsko kroniko,
4. letni delovni načrt šole,
5. letna organizacijska poročila,
6. zapisnike sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov,
8. zapisnike sej sveta šole.
Eno leto po zaključku šolanja učencev glasbena šola hrani:
1. prijavnice za vpis v glasbeno šolo,
2. vpisne liste,
3. dnevnike,
4. prijavnice k izpitu,
5. zapisnike izpitov,
6. soglasja staršev.
Najmanj 5 let glasbena šola hrani:
1. zapisnike sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike sej sveta staršev.
Do konca šolskega leta glasbena šola hrani letne in sprotne priprave na pouk in dokumentacijo o izrečenih vzgojni ukrepih.

Glasbena šola vodi evidenco izdanih javnih listin.
Glasbena šola, ki vodi evidence oziroma dokumentacijo v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanja podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Glasbena šola mora evidence oziroma dokumentacijo, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.

Nadomestno spričevalo (dvojnik) sme glasbena šola izdati le, če tisti, ki ga zahteva, dokaže, da je bilo spričevalo preklicano v Uradnem listu Republike Slovenije.
Na nadomestno spričevalo je treba desno zgoraj vpisati »DVOJNIK«.

Ta pravilnik se v skladu z zakonom o glasbenih šolah smiselno uporablja v zasebnih glasbenih šolah, ki so vpisane v razvid izvajalcev javnoveljavnih programov osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja pri ministrstvu, pristojnem za šolstvo.

Obrazci, ki jih predpiše minister, se smejo prodajati samo javnim in zasebnim glasbenim šolam, ki so na ministrstvu, pristojnem za šolstvo, vpisani v razvid kot izvajalci javnoveljavnih programov osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja.

Do uvedbe oziroma uveljavitve novih obrazcev vodi glasbena šola dokumentacijo ter izdaja javne listine na veljavnih obrazcih, vendar sme v to dokumentacijo vpisovati le podatke, določene z zakonom, na način, določen s tem pravilnikom.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati pravilnik o dokumentaciji v glasbenih šolah (Uradni list SRS, št. 24/72).

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.