Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00), 31. in 116. člena statuta Občine Rogašovci (Uradni list RS, št. 66/99) izdajam

To navodilo določa obvezna ravnanja neposrednih uporabnikov proračuna Občine Rogašovci - naročnikov pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu s tem navodilom, tako da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno, najkrajši rok izvedbe in najdaljšo garancijsko dobo.

To navodilo določa posebna pravila ravnanja naročnika v primeru nabave blaga, izvedbe storitev in gradenj.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila male vrednosti obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti (OBR-A),
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun (OBR-D oziroma D1),
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E),
– poročilo o izvedbi naročila male vrednosti (OBR-F),
– vzorec letne kupoprodajne pogodbe (OBR-G)
– gradbena pogodba (OBR-H)
– pogodba o izvajanju storitev (OBR-I).

Predstojnik naročnika uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti v katerem določi tudi odgovorno osebo za vodenje postopka in izvedbo naročila (OBR-A).

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, obrazce B, C, D, (D1), E in ustrezen obrazec G, H ali I iz 4. člena tega navodila. Dokumentacijo je treba poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom, ki je predložil ponudbo ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.
Kot prioritetno merilo za izbor v skladu z zakonom usposobljenega ponudnika, s katerim bo sklenjena pogodba, se uporabi najnižja cena, za naročanje gradenj pa še najkrajši rok izvedbe in najdaljša garancijska doba.
Po pregledu in ocenitvi ponudb naročnik pozove izbranega ponudnika k sklenitvi pogodbe.

Naročilnice je možno uporabljati le za nabave blaga in izvedbe storitev do vrednosti 1,000.000 SIT, in sicer na podlagi zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti.
Naročilnica vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja oziroma izvajalca storitev,
– vrsto blaga oziroma storitve,
– količino blaga oziroma storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika.
Naročilnice podpiše predstojnik naročnika ali od njega pooblaščeni delavec.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na podlagi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E). Pred sklenitvijo pogodbe pa lahko naročnik zahteva ustrezna dokazila.

Naročilnica se lahko uporablja za nabavo blaga do vrednosti 1,000.000 SIT.
Zlasti je možno uporabljati naročilnice za naslednje vrste blaga: darila za poslovne namene, blaga za reprezentanco, knjige, strokovno literaturo, časopise in revije, pisarniški material oziroma potrebščine, drugo blago, ki ga ni možno predvideti vnaprej.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga, ki je ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga v skladu s tem navodilom.
Za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga izvede naročnik postopek z zbiranjem ponudbenih predračunov po 6. členu tega navodila.

Naročilnica se lahko uporablja za naročanje storitev do vrednosti 1,000.000 SIT.
Z naročilnicami se naročajo zlasti naslednje storitve: občasne tiskarske oziroma razmnoževalne, geodetske, računalniške, izobraževalne, notarske, odvetniške, svetovalne, oglaševalske, gostinske, občasne storitve vzdrževanja, popravil, čiščenja in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti.
Za izvajanje zahtevnejšega strokovnega nadzora nad investicijami oziroma gradnjami pa se z usposobljenim izvajalcem storitve sklene ustrezna pogodba.

Za naročanje storitev, ki se opravljajo med letom, vendar jih količinsko in časovno ni možno natančno določiti, se uporabljajo pravila iz 6. člena tega navodila.
Postopek za naročanje storitev se praviloma izvede v skladu s 6. členom tega navodila, razen v primeru kadar gre za storitve pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanje izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve. O pogajanjih naročnik opravi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN.1.

Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana minimalna investicijska dokumentacija, ki omogoča izvedbo naročila.
Naročnik mora za vsako naročilo izvedbe gradenj zbrati najmanj dve enakovredni ponudbi. Kot najugodnejši se izbere ponudnik, ki ponudi nižjo ceno po predračunu, najkrajši rok izvedbe gradnje ter najdaljšo garancijsko dobo. Naročnik izbranega ponudnika pozove k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Postopek za sklenitev gradbene pogodbe se izvede po pravilih iz 6. člena tega navodila. Za odpravo napak v garancijski dobi mora naročnik ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezni dokument za zavarovanja.

Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila.
Dokumentacija v zvezi z izvedbo posameznega javnega naročila male vrednosti mora biti vložena v spis, osnovan v skladu z uredbo o pisarniškem poslovanju.
O vseh podatkih, pridobljenih preko telefona ali ostalih stikih s ponudniki, morajo biti izdelani uradni zaznamki, elektronske pošta pa vložena v spis v tiskani obliki.
Dokumentacija se hrani v arhivu naročnika, in sicer najmanj toliko časa, dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala naročila male vrednosti pa 5 let.

Naročnik mora voditi posebno evidenco o naročilnicah in pogodbah o postopku oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.
Evidenca naročil po teh navodilih se vodi v knjigi evidenc naročil male vrednosti.
V knjigo evidenc naročil male vrednosti se naročila male vrednosti vpisujejo kronološko.
Evidenca mora obsegati:
– zaporedno številko vpisa
– številko naročila
– datum naročila
– predmet naročila
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež
– vrednost naročila
– proračunska postavka

Zneski iz teh navodil se uporabljajo brez davka na dodano vrednost.

To navodilo začne veljati z dnem izdaje, objavi pa se v Uradnem listu Republike Slovenije.