Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 30. člena statuta Občine Braslovče (Uradni list RS, št. 37/99 in 55/00) izdajam

Ta pravilnik določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.

Ravnanje delavcev mora temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najcenejšo oziroma najugodnejšo ponudbo,
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči tudi drugim,
– vse ponudnike je potrebno obravnavati enakopravno,
– postopek mora biti transparenten, tako da ima vsak, ki je zainteresiran vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik ravnati v skladu s tem pravilnikom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradnje ob enaki kakovosti doseže nižjo ceno.

Dokumentacija za izvedbo javnega naročila po 9. členu obsega:
– zahtevek za izvedbo javnega naročila male vrednosti (OBR-A),
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun (OBR-D oziroma D1),
– izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E),
– poročilo o izvedbi naročila male vrednosti (OBR-F),
– vzorec pogodbe (OBR-G).

Predstojnik naročnika uvede postopek za naročilo male vrednosti z izdajo zahtevka za izvedbo javnega naročila male vrednosti, v katerem se določi tudi odgovorna oseba za vodenje postopka za izvedbo naročila (OBR-A). Zahtevek pripravi vodja naročila. Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila. Dokumentacija se arhivira.

Naročnik pošlje ponudnikom, za katere meni, da so usposobljeni izpolniti javno naročilo, obrazce B, C, D, (D1), E in G iz 4. člena tega pravilnika. Dokumentacijo je treba poslati vsem ponudnikom istočasno z navedbo datuma oziroma roka za vrnitev ponudb. Naročnik mora dokumentacijo poslati najmanj dvema ponudnikoma.
Če naročnik ne dobi vsaj dveh pravilnih ponudb, postopek zbiranja ponudb ponovi tako, da dobi vsaj dve pravilni ponudbi. Če tudi po ponovljenem postopku ni možno pridobiti dveh pravilnih ponudb, lahko naročnik sklene pogodbo s ponudnikom ali pa izvede pogajanje s ponudniki, ki so bili pozvani k predložitvi ponudb.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na osnovi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 41. člena ZJN-1 (OBR-E). Pred sklenitvijo pogodbe pa lahko naročnik zahteva ustrezna dokazila.

Za nabavo blaga, storitev in gradbenih del do vrednosti 1,000.000 SIT se lahko uporablja naročilnica, ki vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum,
– naziv in naslov dobavitelja,
– vrsto blaga oziroma storitve,
– količino blaga oziroma storitve,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni roki,
– podpis naročnika.
Zlasti je možno uporabljati naročilnice za naslednje vrste blaga in storitev: darila za poslovne namene, knjige, strokovno literaturo, časopise, revije, pisarniški material, občasne geodetske storitve, oglaševalske storitve, računalniške storitve, svetovalske storitve, notarske in odvetniške storitve, gostinske storitve, tiskarske oziroma razmnoževalne storitve, občasno čiščenje, občasne storitve vzdrževanja in popravil, izdelava razne dokumentacije in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti oziroma so enkratnega značaja.
Izjema je izvajanje strokovnega nadzora nad investicijami oziroma gradbenimi deli, kjer se z izvajalcem storitve sklene ustrezna pogodba.

Blago, storitve in gradbena dela v vrednosti nad 1,000.000 SIT do vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije, se naročajo na podlagi dokumentacije, določene v 4. členu tega pravilnika.
Razpisna dokumentacija v primeru gradenj lahko vsebuje tudi tehnično dokumentacijo in načrte.

Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga ali storitev, ki se opravljajo med proračunskim letom in jih po obsegu in časovno vnaprej ni možno natančno določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga in storitev v skladu s 6. členom tega pravilnika, razen v primeru, kadar gre za storitve, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti ceno. V tem primeru lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike, za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev.
Zlasti se pogajanja izvedejo, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno, oziroma ni možno določiti cene storitev.
O pogajanjih naročnik opravi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki.
Pri ocenjevanju ponudb lahko naročnik poleg cene uporabi tudi druga merila, navedena v 51. členu ZJN-1.

Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana minimalna investicijska dokumentacija, ki omogoča izvedbo naročila.
Naročnik mora za vsako naročilo izvedbe gradenj izbrati najmanj dve enakovredni ponudbi. Naročnik izbranega ponudnika pozove k podpisu pogodbe in predložitvi ustreznih dokumentov, ki dokazujejo usposobljenost ponudnika.
Postopek za sklenitev gradbene pogodbe se izvede po pravilih iz 6. člena tega pravilnika. Za odpravo napak v garancijski dobi mora naročnik ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezni dokument za zavarovanja.

Odgovorna oseba naročnika vodi vso dokumentacijo o javnem naročilu male vrednosti ločeno za nabavo blaga, izvedbo storitev oziroma gradnje in skrbi za nadzor nad izvajanjem pogodbe oziroma izvedbo javnega naročila.
Dokumentacija v zvezi z izvedbo posameznega javnega naročila male vrednosti mora biti vložena v spis, osnovan v skladu z uredbo o pisarniškem poslovanju.
O vseh podatkih, pridobljenih preko telefona ali ostalih stikih s ponudniki, morajo biti izdelani uradni zaznamki, elektronska pošta pa vložena v spis v tiskani obliki.
Dokumentacija se hrani v arhivu naročnika in sicer najmanj toliko časa, dokler trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila oziroma naročilnice 2 leti, dokumentacija za ostala naročila male vrednosti pa 5 let.

Naročnik mora voditi posebno evidenco o naročilnicah in pogodbah o postopku oddaje naročil male vrednosti in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.
Evidenca naročil po tem pravilniku se vodi v knjigi evidenc naročil male vrednosti kronološko.
Evidenca mora obsegati:
– zaporedno številko vpisa,
– številko naročila,
– datum naročila,
– predmet naročila,
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež,
– vrednost naročila,
– proračunska postavka.

Zneski iz tega pravilnika se uporabljajo brez davka na dodano vrednost, če zakon ali drug predpis ne določa drugače.

Ta pravilnik se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.