Na podlagi drugega in četrtega odstavka 18. člena zakona o uresničevanju javnega interesa na področju kulture (Uradni list RS, št. 75/94) ministrica, pristojna za kulturo, izdaja

Ta pravilnik ureja:
– postopek za izbiro programov in projektov, ki jih iz državnega proračuna financira ali sofinancira Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije (v nadaljevanju: ministrstvo);
– opravila, ki jih v posameznih fazah postopka opravljajo službe ministrstva;
– dejanja, ki jih morajo v posameznih fazah postopka opraviti predlagatelji programov in projektov oziroma izbrani predlagatelji – izvajalci programov in projektov;
– delovanje strokovnih skupin in naloge ministrstva v zvezi z njihovim delovanjem,
ter določa dokumentacijo, ki se uporablja v postopku, ki ga ureja ta pravilnik (v nadaljevanju: razpisna dokumentacija).
Ta pravilnik se uporablja tudi za postopke, ki jih vodijo organi v sestavi.

Službe ministrstva, strokovne skupine in predlagatelji se pri pripravljanju, sprejemanju in izvajanju odločitev o izbiri programov ali projektov, ki jih iz državnega proračuna financira in sofinancira ministrstvo, ravnajo po pogojih ter merilih in kriterijih, ki jih na podlagi tega pravilnika predpiše minister. Pogoji ter merila in kriteriji za posamezna področja so del razpisne dokumentacije.
Od dneva objave razpisov do končne odločitve o izboru predlogov in o njihovem financiranju se pogoji ter merila in kriteriji iz prejšnjega odstavka ne smejo spremeniti.

Postopek izbire programov ali projektov in sprejemanja odločitev o dodelitvi finančnih sredstev za njihovo uresničitev poteka po naslednjem zaporedju:
1. Priprava in objava:
– javnega razpisa za zbiranje predlogov kulturnih programov (v nadaljevanju: programski razpis);
– javnega razpisa za zbiranje predlogov kulturnih projektov (v nadaljevanju: projektni razpis);
– javnega razpisa za zbiranje predlogov na področju prenove in restavriranja spomeniških lastnosti na kulturnih spomenikih (v nadaljevanju: spomeniško-varstveni projektni razpis);
– drugih vrst razpisov, kjer se ministrstvo pojavlja v vlogi naročnika (v nadaljevanju: ciljni javni razpis).
2. Evidentiranje vlog.
3. Odpiranje vlog.
4. Izdajanje sklepov o zavržbi prepoznih, nepopolnih in nepravilno označenih vlog.
5. Strokovna presoja pravočasnih in popolnih vlog.
6. Odločitev ministra.
7. Vročanje sklepov ministra predlagateljem.
8. Obravnava morebitnih ugovorov, ponovna presoja in odločitev ministra.
9. Javna objava sprejetih ministrovih odločitev.
10. Sklepanje pogodb s predlagatelji za izvedbo izbranih programov ali projektov.
11. Spremljanje izvajanja pogodb.
12. Ocenjevanje izvajanja programov ali projektov.

Ne glede na določbe prejšnjega člena lahko minister skladno s tretjim odstavkom 18. člena zakona o uresničevanju javnega interesa na področju kulture sprejme sklep o financiranju oziroma sofinanciranju posameznega programa ali projekta tudi brez javnega razpisa, vendar le v primeru, da ugotovi posebno pomembnost programa oziroma projekta in ga ni bilo mogoče vnaprej načrtovati.
V primeru iz prvega odstavka tega člena minister presoja pisni predlog, ki mora vsebovati vse elemente, ki so potrebni za odločitev o zadevi in priloži listine, ki dokazujejo pomembnost in izvedljivost programa oziroma projekta. Minister lahko pri svojih odločitvah uporabi tudi mnenja posameznih strokovnjakov oziroma strokovnih skupin.
Določbe tega člena se ne uporabljajo za vloge, ki so prispele na javni razpis.

Minister s sklepom določi besedilo javnega razpisa, vsebino razpisne dokumentacije, datum objave razpisa in razpisne roke.
S programskim razpisom se lahko v skladu s predpisi, ki urejajo področje javnih financ, predvidi večletno sofinanciranje. S projektnim razpisom se lahko predvidi večletno sofinanciranje samo v primerih, ko so z njim predvidene tudi letne izvedbene faze, ki so potrebne za končno izvedbo projekta.
Minister imenuje s sklepom eno ali več komisij za odpiranje vlog, prispelih na javni razpis. Komisija ima najmanj tri člane.
Za izpeljavo postopkov projektnega razpisa, ki je odprt celo leto, in ciljnih javnih razpisov, pooblasti minister tudi pristojne uslužbence.
Vloge s predlogi, prispelimi na celoletni projektni razpis, se v prisotnosti pristojnih uslužbencev odpirajo enkrat mesečno.
Razpisni roki se določijo v skladu s postopkom priprave in sprejemanja državnega proračuna ob upoštevanju zakonskih in drugih predpisov, povezanih z javnimi financami.

Javni razpis mora vsebovati:
– navedbo ministrstva oziroma organa v njegovi sestavi, ki objavlja razpis,
– vrsto razpisa,
– razpisna področja, ki so predmet sofinanciranja,
– pogoje, ki jih morajo izpolnjevati predlagatelji,
– okvirno vrednost razpoložljivih sredstev, namenjenih za predmet javnega razpisa,
– obdobje, v katerem morajo biti porabljena dodeljena sredstva,
– razpisni rok,
– kriteriji in merila za izbor programov in projektov,
– način dostave predlogov,
– navedbo uslužbencev ministrstva oziroma organa v njegovi sestavi, pristojnih za dajanje informacij v zvezi z razpisom,
– kraj, čas in osebo, pri kateri lahko zainteresirane osebe vpogledajo v razpisno dokumentacijo,
– rok, v katerem bodo predlagatelji obveščeni o izidu javnega razpisa.
Poleg navedenih podatkov iz prejšnjega odstavka, se lahko objavijo tudi drugi podatki, če so potrebni glede na vrsto predmeta javnega razpisa.
Vsebino razpisne dokumentacije posebej določa besedilo javnega razpisa.
Razpisni roki trajajo najmanj 4 tedne in največ eno leto.
Razpisni roki so natančneje opredeljeni v razpisnem besedilu. Podrobnejša navodila, merila in kriteriji z navedbo prednosti na razpisanih področjih ter prijavni obrazci morajo biti predlagateljem na voljo ves čas razpisnih rokov. Na dan objave javnega razpisa mora biti zainteresiranim omogočen vpogled v razpisno dokumentacijo, na zahtevo pa jo je moč naknadno predložiti zainteresirani osebi.

Javni razpis se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, najave o objavi pa v drugih javnih glasilih po izbiri ministrstva in na spletnih straneh ministrstva.

Evidenco vlog, prispelih na javni razpis, praviloma vodi vložišče ministrstva. Evidenca vsebuje naslednje podatke:
– zaporedno številko vloge,
– ime, priimek, naslov oziroma firmo in sedež vlagatelja,
– datum predložitve vloge,
– število kuvert, če jih je več,
– razpisno področje oziroma področja.
Vložišče ministrstva ob evidenci zabeleži tudi, ali je vloga nepravilno označena.
Evidenco vlog in vloge, prispele na javni razpis, vložišče preda komisiji za odpiranje vlog.
Odpiranje vlog opravi komisija za odpiranje vlog, praviloma v prostorih ministrstva.
Komisija o postopku odpiranja vlog sestavi zapisnik, v katerega vpiše zlasti naslednje podatke:
– naslov, prostor in čas odpiranja vlog,
– predmet javnega razpisa,
– imena navzočih članov komisije,
– ugotovitve o prepoznih in nepopolnih vlogah, z navedbo vlagateljev ter vrsto razpisa in razpisnega področja, na katerega se vloga nanaša,
– seznam pravočasnih in popolnih vlog, dopolnjen z navedbo predlogov programov ali projektov na razpisnem področju in zaprošenih sredstev.
Iz nadaljnjega postopka izloči vse prepozne, nepopolne in nepravilno označene vloge.
Pripravi seznam vlog, ki so bile izločene, ker ne vsebujejo obveznih podatkov in prilog, kot jih določa razpisna dokumentacija; seznam tistih vlog, ki niso izpolnjene na razpisnih obrazcih in seznam tistih vlog, katerih predlagatelji ne ustrezajo vrsti razpisa.
Za pravočasno se šteje vloga, ki je predložena do roka, določenega v javnem razpisu.
Za pravilno označeno vlogo se šteje vloga, ki je predložena v zapečatenem ovitku z oznako na prednji strani: »ne odpiraj – vloga, vrsta razpisa: navedba razpisnega področja, na katerega se vloga nanaša«. Na hrbtni strani ovitka mora biti navedba vlagatelja.
Za popolno vlogo se šteje vloga, ki vsebuje vse podatke in priloge, kot jih določa razpisna dokumentacija.
Komisija razvrsti vloge med pristojne uslužbence ministrstva za razpisna področja (v nadaljevanju: pristojni uslužbenci) v nadaljnjo obravnavo. Če vloge vsebujejo predloge, ki sodijo v medpodročno obravnavo, vodje pristojnih služb ministrstva predajo kopije predlogov za posamezna področja ali delovne naloge pristojnim uslužbencem ministrstva. Če komisija razvrsti vlogo nepristojnemu uslužbencu ministrstva, vodja te pristojne službe zapisniško preda vlogo pristojnemu uslužbencu.

Minister s sklepom zavrže vse prepozne, nepopolne in nepravilno označene vloge.
Zoper sklep iz prejšnjega odstavka tega člena ni možna pritožba, možen pa je upravni spor.

Pristojni uslužbenci skrbijo za organizacijo in izvedbo postopka strokovnega ocenjevanja predlogov programov in projektov. V ta namen:
– izdelajo seznam predlogov, ki ustrezajo razpisnim pogojem, z vsemi bistvenimi podatki;
– pripravijo informacijo o izpolnitvi preteklih pogodbenih obveznosti predlagateljev do ministrstva ter ob ugotovljenih kršitvah obveznosti predlog zavrnitve vseh vlog predlagatelja;
– pripravijo oceno doseženih rezultatov posameznega predlagatelja – nosilca programa ali projekta v zadnjem letu dni;
– zagotavljajo strokovno vodenje in pomoč strokovnim skupinam pri njihovem delu.

Strokovne skupine za razpisna področja (v nadaljevanju: strokovne skupine) predstavljajo stalna posvetovalna telesa ministrstva. Sestavljajo jih predsednik in dva člana, ki jih imenuje minister za obdobje treh let po predhodnem posvetovanju s pristojnimi uslužbenci oziroma strokovnjaki.
Po prenehanju triletnega mandata lahko minister zamenja največ dva člana strokovne skupine. Posamezne člane lahko ponovno imenuje za največ tri leta.
Minister lahko zamenja člana strokovne komisije tudi v primeru njegovega neudeleževanja na sejah.
Član strokovne skupine kot nosilec programa ali projekta na javnem razpisu s svojimi predlogi ne sme sodelovati. Če član strokovne skupine konkurira na razpisu, ga mora minister razrešiti in imenovati novega člana.
Član strokovne skupine je lahko izjemoma strokovnjak, zaposlen v državni upravi.
Pristojni uslužbenci opravljajo naloge organizacije in koordinacije dela strokovnih skupin.
V primeru predloženih vlog, ki sodijo na več razpisnih področij oziroma vidikov, so pristojni uslužbenci s strokovnimi skupinami dolžni usklajevati svoje predloge z ostalimi pristojnimi uslužbenci in strokovnimi skupinami.

Minister imenuje strokovne skupine praviloma za naslednja področja kulturnih dejavnosti:
– uprizoritvene umetnosti,
– glasbene umetnosti,
– vizualne umetnosti,
– plesne umetnosti,
– novi mediji,
– založništvo,
– knjižničarstvo,
– premična kulturna dediščina,
– nepremična kulturna dediščina,
– arhivi,
– mediji in avdiovizualna kultura,
– kulturna dejavnost manjšinskih skupnosti v RS,
– kulturna dejavnost Slovencev po svetu,
– izobraževanje na področju kulture,
– mednarodno sodelovanje,
– raziskovalne naloge na področju kulture,
– popularizacija kulture.
Postopke o izbiri programov in projektov ki se financirajo in sofinancirajo iz državnega proračuna, vodita na področju kinematografije Filmski sklad Republike Slovenije, na področju ljubiteljske kulture pa Sklad Republike Slovenije za kulturne dejavnosti. Postopke vodita na podlagi zakonskih in podzakonskih predpisov, ki urejajo področje filma in ljubiteljskih dejavnosti.

Strokovne skupine ocenijo predloge programov ali projektov najkasneje v mesecu dni od zaključka odpiranja vlog.
Strokovne skupine si same določijo način svojega dela. Za presoje posameznih predlogov programov ali projektov lahko, na zahtevo strokovne skupine, minister odobri sodelovanje dodatnih strokovnjakov. Strokovna skupina lahko od vlagateljev zahteva dodatna pojasnila, ki so potrebna za vsebinsko presojo.
Po opravljenem delu strokovna skupina preko pristojnega uslužbenca predloži ministru pisno poročilo o svojem delu s predlogom izbora programov. Finančna vrednost predloga izbora ne sme preseči 90 odstotkov razpoložljivih proračunskih sredstev, predvidenih za posamezno razpisno področje oziroma podpodročje.
Poročilo iz prejšnjega odstavka mora vsebovati kratko obrazložitev vsebinskih razlogov za predlagano odobritev ali zavrnitev posameznega programa.
Na enak način strokovne skupine in pristojni uslužbenci ravnajo pri projektnih in ciljnih razpisih, le da pri svojih predlogih – predvsem v primeru celoletnega odprtega projektnega razpisa – upoštevajo drugačno vrsto razpisa in svoje predloge predložijo ministru v delnih poročilih.

Strokovna skupina pri svojem delu upošteva razpisne pogoje, merila in kriterije ter ugotovitve pristojnega uslužbenca.
Pristojni uslužbenec mora k poročilom strokovne skupine priložiti svoja pisna mnenja o predlaganih odobritvah ali zavrnitvah programov ali projektov.
Član strokovne skupine, ki se ne strinja s posamezno opredelitvijo v poročilu o opravljenem delu in predlogu izbora programov ali projektov, ali z njegovim celotnim, večinsko sprejetim besedilom, mora svoje ločeno pisno stališče priložiti k poročilu komisije.

Predsednikom in članom strokovnih skupin pripada ustrezno nadomestilo. Izvedenska mnenja članov strokovnih skupin se vrednotijo kot avtorsko delo.
Minister vsako leto določi okvirne honorarje za predsednike in za člane strokovnih skupin.
Člani strokovnih skupin, ki so zaposleni v državni upravi in katerim delo v strokovnih skupinah predstavlja del njihovih rednih delovnih nalog, niso upravičeni do nadomestila iz prvega odstavka tega člena.
Pristojni uslužbenec v skladu z akti, ki določajo nadomestila za delo v primerljivih telesih državne uprave, pripravi predlog o višini honorarjev članov strokovne skupine ter ga preda ministru, ki izda soglasje za izplačilo.
Članom strokovnih skupin, ki živijo zunaj Ljubljane, ministrstvo povrne potne stroške za udeležbo na sejah v skladu z veljavnimi predpisi za državno upravo.

Predlagatelji imajo pravico do vpogleda le v tiste dele strokovnih mnenj, dele poročila ali dele zapisnika, ki se neposredno nanašajo na obravnavo njihove vloge.
Ministrstvo lahko javno objavi strokovno mnenje le z dovoljenjem njegovega avtorja oziroma avtorjev.
Ministrstvo lahko strokovna mnenja uporablja v upravnih in drugih postopkih, pri katerih sodeluje kot pristojni organ.

Minister s sklepom odobri ali zavrne financiranje oziroma sofinanciranje programov ali projektov.

Sklep o izboru programa ali projekta vsebuje naslednje sestavine:
– ime organa,
– številka in datum sklepa,
– predpis o pristojnosti odločanja,
– izrek, ki vsebuje izvajalca programa ali projekta, ime programa ali projekta, odobrena sredstva za program ali projekt ter skrbnika programa ali projekta na ministrstvu,
– obrazložitev,
– podpis ministra ali od njega pooblaščenega državnega sekretarja,
– parafe vodij pristojne notranje organizacijske enote, ekonomsko-finančne službe, pravne službe ministrstva in pristojnega državnega sekretarja,
– pouk o pravnem sredstvu,
– pečat.
Sklep ministra o zavrnitvi programa ali projekta vsebuje vse sestavine, navedene v prejšnjem odstavku tega člena, razen navedbe odobrenih sredstev za program ali projekt in navedbe skrbnika programa ali projekta na ministrstvu.

Minister sprejme sklepe po sprejemu državnega proračuna, iz katerega se bodo programi ali projekti financirali oziroma sofinancirali.
Na podlagi pooblastila ministra, lahko državni sekretar podpiše sklep iz prvega odstavka tega člena v primeru ministrove odsotnosti, daljše od treh delovnih dni.
Uradno evidenco sklepov vodi kabinet ministra, delovne evidence pa vodijo za posamezno področje pristojni uslužbenci.

Kabinet ministra s sklepi seznani pristojne uslužbence, ti pa na tej podlagi:
– poskrbijo za vročitev sklepov o izboru oziroma o zavrnitvi predloga programa ali projekta;
– ob pomoči pravne in ekonomsko-finančne službe ministrstva zagotovijo vse formalne pogoje za izpolnitev obveznosti ministrstva, ki izhajajo iz sklepa o odobritvi programa ali projekta.

Predlagatelj, ki meni, da njegov predlog iz neupravičenih razlogov ni bil izbran, lahko v petnajstih dneh po prejemu sklepa iz drugega odstavka 18. člena tega pravilnika vloži na ministrstvo pisni ugovor.
Predlagatelj mora v ugovoru natančno opredeliti razloge, zaradi katerih vlaga ugovor. Predmet ugovora ne morejo biti predpisana merila in kriteriji za ocenjevanje vlog za dodelitev sredstev.
Strokovna skupina obravnava ugovor, minister pa v roku 21 dni odloči z odločbo.
Zoper odločbo ministra o ugovoru ni možna pritožba, možen pa je upravni spor.

Minister lahko spremeni ali razveljavi sprejeti sklep le z novim sklepom in samo iz naslednjih razlogov:
– zaradi pozitivno rešenega ugovora,
– zaradi sprememb v proračunskih virih financiranja,
– zaradi drugih objektivnih okoliščin, ki vplivajo na neizvedljivost programa ali projekta.

Ministrstvo hkrati s sklepom o izboru pozove predlagatelja k podpisu pogodbe.
Če se predlagatelj v roku 15 dni ne odzove na poziv, se šteje, da je odstopil od svoje zahteve za financiranje oziroma sofinanciranje.

Odločitve ministra o dodelitvi sredstev so javno dostopne na spletnih straneh ministrstva. O njihovi objavi se lahko javnost obvesti tudi v javnih glasilih. Odločitve ministra so lahko objavljene tudi v programski publikaciji za tekoče proračunsko leto, obvezno pa morajo biti objavljene v letnem poročilu ministrstva o uresničevanju financiranja oziroma sofinanciranja programov in projektov v minulem proračunskem letu oziroma obdobju.

Za posamezna razpisna področja pristojni uslužbenci so praviloma tudi skrbniki pogodb. Izpolnjevanje pogodbenih obveznosti spremljajo na podlagi faznih in zaključnih poročil o poteku in rezultatih izvedbe programov ali projektov ter ostalih službenih stikov z izvajalci.
Izvajalci pošiljajo delna poročila in zaključno poročilo ministrstvu skladno z roki, določenimi v pogodbi.

Razpisno dokumentacijo za posamezne vrste razpisov sestavljajo: besedilo razpisa, razpisni obrazci ter navodila z navedbo razpisnih pogojev, meril in kriterijev za dodelitev sredstev in potrebnih dokumentov, ki jih mora predlagatelj priložiti vlogi. V času razpisa je vsem zainteresiranim dosegljiva na sedežu ministrstva oziroma organa v sestavi ter prek spletnih strani ministrstva.
Razpisno besedilo za posamezno vrsto javnega razpisa natančneje določa in opredeljuje pogoje za sodelovanje na določenem razpisu ter merila in kriterije za izbor.
Predlagatelji morajo predstaviti predloge svojih programov ali projektov na razpisnih obrazcih in jim priložiti dokazila oziroma priloge, navedene v razpisni dokumentaciji.

Pogodba ministrstva s predlagateljem mora vsebovati naslednje sestavine:
– stranke pogodbe,
– predmet oziroma namen (so)financiranja,
– rok za izvedbo predmeta (so)financiranja,
– rok, do katerega lahko izvajalec črpa finančna sredstva
– višino dodeljenih finančnih sredstev in predvideno dinamiko izplačevanja,
– določilo o načinu izplačevanja dodeljenih sredstev, v skladu z veljavnimi predpisi s področja javnih financ
– elemente zahtevkov za izplačila v primeru, da so potrebni,
– navedbo skrbnika pogodbe za vsako stranko,
– obveznost navajanja ministrstva kot (so)financerja,
– obveznost poročanja izvajalca ministrstvu,
– pravico ministrstva, da lahko kadarkoli preverja namenskost porabe dodeljenih sredstev,
– način nadzora nad namensko porabo sredstev,
– razloge, zaradi katerih lahko ministrstvo zadrži izvajanje pogodbe oziroma jo razveljavi in izterja vračilo sredstev,
– razloge, zaradi katerih lahko vse pogodbenice zadrže izvajanje pogodbe oziroma jo razveljavijo,
– pristojno sodišče.
Če je to potrebno zaradi posebnosti predmeta pogodbe, lahko pogodba vsebuje tudi dodatne sestavine.
Pogodba mora biti datirana, podpisana in če je izvajalec pravna oseba, tudi žigosana.
S strani ministrstva pogodbo podpiše minister ali od njega pooblaščen državni sekretar oziroma direktor organa v sestavi.

Delna poročila in zaključno poročilo izvajalca ministrstvu o poteku in rezultatih izvedbe programov ali projektov iz 27. člena pravilnika morajo vsebovati naslednje sestavine:
– identifikacijo izvajalca in predmeta poročanja, skladno z navedbami v pogodbi z ministrstvom;
– opis izvrševanja pogodbe, predstavitev rezultatov in oceno uspešnosti pri doseganju ciljev izvedenega programa ali projekta, ki je predmet pogodbe;
– povzetek prikaza porabe finančnih sredstev, ki jih je izvajalec prejel od ministrstva in iz drugih virov za isti program ali projekt;
– utemeljitev morebitnih odstopanj od pogodbenih določil;
– podpis;
– datum;
– žig (če gre za pravno osebo).
V posameznih primerih lahko ministrstvo zahteva dodatna pojasnila, ali pa zahteva dodatno poročilo le o posamezni sestavini delnega ali zaključnega poročila .
Ministrstvo ima pravico vpogleda v izvajalčevo dokumentacijo o izvedbi programa ali projekta, ki je predmet pogodbe in poročanja.
V primeru ugotovitve nenamenske porabe sredstev, jih mora prejemnik sredstev vrniti skupaj z zakonitimi zamudnimi obresti.
V primeru ugotovitve kršitev oziroma neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti lahko ministrstvo prejemniku sredstev zavrne vse njegove vloge, ki v obdobju enega leta prispejo na naslednje javne razpise.

Postopki javnih razpisov, ki so bili objavljeni pred uveljavitvijo tega pravilnika in pravice izvajalcev, s katerimi so že bile sklenjene pogodbe pred uveljavitvijo tega pravilnika, se izvedejo po dosedanjih predpisih in že sklenjenih pogodbah.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati pravilnik o postopku za izbiro kulturnih projektov in oblikovanju kulturnih programov, ki se financirajo in sofinancirajo iz državnega proračuna (Uradni list RS, št. 28/99).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.