Na podlagi petega odstavka 5. člena zakona o Vladi Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 4/93, 71/94, 23/96, 47/97, 23/99, 119/00 in 30/01) izdaja Vlada Republike Slovenije
U R E D B O
o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Predmet uredbe
Ta uredba določa pravila za poslovanje organov javne uprave pri sprejemanju in pregledovanju pošte, ravnanju z vlogami strank, evidentiranju, klasificiranju in signiranju zadev, dosjejev ter dokumentov, spremljanju rokov reševanja upravnih nalog, odpravi pošte ter hrambi dokumentarnega gradiva, ki ga prejmejo organi javne uprave ali nastane pri njihovem delu.
2. člen
Dolžnost izvajanja uredbe
Pravila te uredbe so obvezna za Urad predsednika Vlade Republike Slovenije, Generalni sekretariat Vlade Republike Slovenije, vladne službe, ministrstva, organe in organizacije v sestavi ministrstev, upravne enote, uprave lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil rešujejo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organi javne uprave).
Poslovanje z dokumentarnim gradivom opravljajo vsi delavci organov javne uprave z zaznamki in pisarniškimi odredbami pod nadzorom in ob strokovni pomoči vodij upravnega dela, vodij organizacijskih enot, ki imajo lastno glavno pisarno (četrti odstavek 54. člena te uredbe) in glavnih pisarn.
3. člen
Način izvajanja uredbe
Vsako delo organov javne uprave, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise kot kulturno dediščino.
4. člen
Pomen izrazov
Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
– dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografsko, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo organa javne uprave,
– priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta,
– zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo,
– klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini,
– šifra zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala,
– šifra dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz šifre zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve,
– signirni znak je številčna, črkovna ali kombinirana oznaka organizacijske enote in delavca, ki zadevo rešuje,
– dosje je celota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov enake vsebine, ki zadevajo različne fizične in pravne osebe,
– dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ javne uprave in druga gradiva, ki jih organ javne uprave prejme ali nastanejo pri njegovem delu,
– zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do rešitve,
– tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi,
– stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ javne uprave mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti,
– pisarniška odredba je določeno napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom,
– zaznamek je zapis dejanja poslovanja po tej uredbi, ki ima lahko tudi pravne posledice za nadaljnje poslovanje,
– evidenca dokumentarnega gradiva je evidenca dosjejev, zadev in dokumentov,
– rokovnik je evidenca zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. Rokovnik se lahko organizira tudi kot ločen del zbirke nerešenih zadev,
– trajno gradivo je lastno dokumentarno gradivo, ki je pomembno za delo organa javne uprave in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa,
– arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, elektronsko ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov javne uprave in ima trajen pomen za znanost in kulturo,
– vodja upravnega dela je: v vladni službi direktor te službe, v ministrstvu generalni sekretar, v organu ali organizaciji v sestavi ministrstva direktor oziroma druga oseba, ki vodi upravno delo, v upravni enoti načelnik upravne enote, v upravi lokalne skupnosti tajnik lokalne skupnosti oziroma direktor uprave lokalne skupnosti, pri nosilcu javnega pooblastila pa poslovodni organ,
– predstojnik organa javne uprave je funkcionar, ki vodi delo organa javne uprave, in sicer: predsednik vlade (za urad predsednika vlade), generalni sekretar vlade (za vladne službe), minister in župan.
5. člen
Glavna pisarna
Glavna pisarna je organizacijska enota organa javne uprave, ki združuje dejavnosti vložišča, sprejemne in informacijske pisarne, evidentiranja zadev, dosjejev, dokumentov in odpravništva ter skrbi za varovanje dokumentarnega gradiva. Glavna pisarna strokovno usklajuje naloge pri izvajanju pravil te uredbe.
V organih javne uprave, ki niso razdeljeni na organizacijske enote, opravljajo naloge glavne pisarne zaposleni na ustreznih delovnih mestih.
Glavna pisarna je lahko skupna za vse organe javne uprave, ki imajo upravne prostore v skupnem objektu ali v objektih v neposredni bližini. Če se opravila iz prejšnjega odstavka opravljajo za več organov javne uprave v skupni glavni pisarni, se evidence o zadevah vodijo ločeno za vsak organ javne uprave.
Organi javne uprave z velikim številom organizacijskih enot in velikim obsegom dela lahko organizirajo več glavnih pisarn pod nadzorstvom glavne pisarne na sedežu organa javne uprave.
Vodja glavne pisarne mora imeti najmanj višjo strokovno izobrazbo.
Organ javne uprave je dolžan organizirati in javno objaviti uradni elektronski poštni naslov organa javne uprave. Sporočila, prejeta na ta naslov, redno pregleduje in sprejema glavna pisarna.
II. SPREJEMANJE IN PREGLEDOVANJE POŠTE
6. člen
Pojem pošte
Pošta je vsakršen dokument, ki ga na kakršen koli način prejmejo organi javne uprave in hkrati izpolnjuje naslednje pogoje:
– da je po končanem prejemu v obliki, iz katere lahko naslovnik prepozna sporočilo in ga prebere;
– da je v primeru prejema v fizični obliki (na papirju, disketi, zgoščenki in podobnem) v stanju, da ga je možno takoj reproducirati za potrebe poslovanja;
– da je v primeru elektronskega prejema v obliki, ki je skladna s tehnološkimi zahtevami, ki jih predpiše minister, pristojen za upravo, na predlog vladne službe, pristojne za informatizacijo javne uprave;
– da je po svoji vsebini toliko pomemben, da ga je treba evidentirati v smislu te uredbe.
Pošta iz prejšnjega odstavka se šteje za uradno pošto, s katero mora organ javne uprave ravnati v skladu z določbami te uredbe.
Pošti, prejeti v fizični obliki, so lahko dodane priloge, ki ne izpolnjujejo naštetih pogojev in so lahko v kakršni koli fizični obliki in stanju, jih pa mora pošta očitno identificirati.
7. člen
Oblika pošte
Prejeta pošta je lahko v naslednji obliki:
– pošta, prejeta v fizični obliki preko javne poštne službe, drugih poštnih ali raznašalskih (kurirskih) služb ali kar prinesejo posamezniki, oziroma kar je ustno sporočeno organu javne uprave na zapisnik ali organ javne uprave kako drugače zabeleži;
– pošta, prejeta v elektronski obliki.
8. člen
Sprejem pošte
Pošto v fizični obliki sprejme delavec, ki je določen za sprejem pošte.
Pošto v elektronski obliki sprejme informacijski sistem organa javne uprave na skupni elektronski naslov organa javne uprave oziroma na naslov posameznega delavca.
Pošta, prejeta v elektronski obliki, se lahko natisne na papir, če je bila elektronska oblika uporabljena izključno za prenos (faksimilna sporočila, skenirani dokumenti in podobno).
9. člen
Čas sprejema pošte
Pošta v fizični obliki se sprejema ves poslovni čas organa javne uprave. Pošta v elektronski obliki se sprejema tudi izven poslovnega časa.
Za pošto v elektronski obliki, za katero je pomemben čas prejema, zabeleži podatek o času prejema samodejno informacijski sistem organa javne uprave. Podatek o času prejema se skupaj z vsebino pošte zanesljivo shrani.
10. člen
Odpiranje pošte
Pošto v fizični obliki, ki je prejeta v zaprtih ovojnicah, in pošto v elektronski obliki, prejeto na skupni elektronski naslov organa javne uprave, odpira delavec, ki ga pisno določi vodja upravnega dela ali vodja organizacijske enote.
Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, odpira vso prispelo pošto, naslovljeno na organ javne uprave, na predstojnika organa ali na druge uradne osebe organa, razen pošte iz četrtega in petega odstavka tega člena ter 11. ter 12. člena te uredbe.
Pošto, ki jo prejme delavec organa javne uprave na svoj uradni elektronski naslov, odpira ta delavec, drug delavec tega organa pa samo na podlagi posebnega pooblastila vodje upravnega dela ali vodje organizacijske enote.
Pošto, označeno kot tajno ali zaupno, odpira predstojnik organa oziroma drug pooblaščen delavec.
Pošiljke, za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis, se ne odpirajo, temveč se na ovojnico zapišeta datum in čas (ura, minuta) prejema. Take pošiljke odpira za to določena komisija, če ni s predpisi drugače določeno.
11. člen
Prepoved odpiranja pošte
Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošiljke, ki je naslovljena na delavca organa javne uprave, na kateri je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku. Če se izkaže, da takšna pošiljka vsebuje vlogo in priloge ali druge dokumente, pomembne za delo organa javne uprave, jo mora naslovnik nemudoma dostaviti delavcu, ki je določen za odpiranje pošte, z ustrezno pisarniško odredbo.
Elektronsko sporočilo, iz katerega je razvidno, da gre za osebno sporočilo naslovniku, lahko odpira samo naslovnik.
12. člen
Postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto
Pomanjkljivosti in nepravilnosti, ki se ugotovijo pri odpiranju fizične pošte, se označijo z zaznamkom na prispelem dokumentu.
Če se pri prejemanju ali odpiranju pošte, prejete v elektronski obliki, ugotovi, da ni oblikovana in poslana skladno z tehnološkimi zahtevami iz 6. člena te uredbe, organ javne uprave o tem obvesti pošiljatelja in ga pozove, da pošto pošlje v ustrezni obliki.
Opravilo iz prejšnjega odstavka lahko izvrši delavec ali informacijski sistem organa javne uprave. O opravilu se napiše zaznamek.
13. člen
Neposredno sprejemanje vlog
Delavec, ki prejema vloge neposredno od strank in drugih oseb (v nadaljnjem besedilu: stranka), mora sprejeti vlogo, naslovljeno na organ javne uprave.
Če ima vloga formalne pomanjkljivosti (vloge brez podpisa ali brez prilog, ki so v vlogi navedene in podobno), delavec, ki je določen za sprejemanje pošte, stranko opozori na pomanjkljivosti in ji pojasni, kako naj jih odpravi. Če stranka kljub temu zahteva, da se njena vloga sprejme, mora delavec organa javne uprave to storiti. Na vlogo napiše zaznamek, da je stranko opozoril na pomanjkljivosti.
Če organ javne uprave ni pristojen za reševanje vloge, delavec stranko na to opozori in jo napoti k pristojnemu organu javne uprave. Če stranka kljub opozorilu zahteva, da se njena vloga sprejme, jo mora delavec organa javne uprave sprejeti.
Z vlogami, ki jih je treba kolkovati ali so po predpisih oproščene takse, ravna delavec, ki sprejema vloge, skladno z zakonom o upravnih taksah in s predpisi, ki dovoljujejo oprostitev plačila takse.
Delavec, ki sprejema pošto, mora stranko, ki želi dati vlogo ustno na zapisnik, napotiti k delavcu, ki opravlja to nalogo.
14. člen
Potrjevanje neposrednega sprejema pošte
Stranki, ki osebno izroči vlogo ali drug dokument, delavec organa javne uprave na njeno zahtevo potrdi prejem praviloma na kopiji vloge oziroma dokumenta z odtisom prejemne štampiljke, datumom in podpisom.
Prejem pošiljk, ki se dostavijo organu javne uprave po pošti ali z raznašalci, na njihovo zahtevo potrdi delavec, ki prejema pošto, z datumom, podpisom in uradnim pečatom na vročilnici ali na posebnem obrazcu, oziroma na kopiji dokumenta. Če tako določa poseben predpis, se označi tudi čas prejema (ura, minuta).
Podatek o času prejema se zapiše tudi na pisemsko ovojnico, če delavec, ki je pošiljko prejel, ni pooblaščen za odpiranje pošte.
Prejem sporočil v elektronski obliki se potrdi s povratnim sporočilom v elektronski obliki, ki vsebuje navedbo prejetega sporočila ali njegovo celotno vsebino, datum, čas in varen elektronski podpis organa javne uprave, overjen s kvalificiranim potrdilom.
Opravilo iz prejšnjega odstavka izvrši informacijski sistem organa javne uprave samodejno ali delavec, ki sprejema pošto.
15. člen
Ravnanje s prilogami
Prejetemu papirnemu dokumentu se priloži pisemska ovojnica vselej, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka, ali kadar iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.
Kadar je v posamezni ovojnici več dokumentov, ki bi jim bilo treba priložiti ovojnico, se ta priloži prvemu dokumentu, na drugih pa se označi, kateremu dokumentu je priložena.
Če se pri odpiranju pošte ugotovi, da je dokumentu priložen denar ali vrednotnice, jih prevzame s podpisom delavec, odgovoren za materialno in finančno poslovanje ali pooblaščeni delavec glavne pisarne.
16. člen
Prejemna štampiljka
Na vse prispele dokumente v fizični obliki odtisne glavna pisarna prejemno štampiljko ter se vanjo vnesejo naslednji podatki:
– naziv organa javne uprave, ki je dokument prejel;
– datum prejema dokumenta;
– označba notranje organizacijske enote ali delavca, ki dokument prejme v reševanje;
– šifra zadeve;
– vsebinsko označbo prilog ali skupno število prejetih prilog, če so te navedene že v dokumentu;
– skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali vrednotnic.
Prejemna štampiljka se odtisne na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne sme prekriti besedila oziroma podatkov iz prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker je na dokumentu ni mogoče odtisniti, se ta list prilepi oziroma pripne k dokumentu.
Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.
Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.
17. člen
Sprejem fizičnega nosilca elektronskih podatkov
Če je dokument ali priloga dostavljena v elektronski obliki, vendar na fizičnem nosilcu podatkov, je potrebno takšen dokument ali prilogo shraniti v informacijskem sistemu organa javne uprave.
18. člen
Neevidenčno gradivo
Vodja upravnega dela ali vodja notranje organizacijske enote, ki ima v skladu s četrtim odstavkom 5. člena te uredbe organizirano glavno pisarno izven sedeža organa javne uprave (v nadaljnjem besedilu: vodja notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno) določi vrste dokumentov, ki so tako nepomembni, da jih ni treba evidentirati (neevidenčno gradivo).
III. SIGNIRANJE IN KLASIFICIRANJE
19. člen
Signiranje zadev in dokumentov
Delo v organu javne uprave mora biti organizirano tako, da se vsaka zadeva nemudoma dodeli v reševanje (signira) pristojni notranji organizacijski enoti ali pooblaščenemu delavcu.
Postopek signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem odredi vodja upravnega dela oziroma vodja notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno. V ministrstvu določi postopek signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem na predlog vodje upravnega dela minister.
20. člen
Načrt signirnih znakov
Notranja organizacijska enota ali delavec se določita s signirnim znakom v načrtu signirnih znakov. Načrt signirnih znakov organa javne uprave določi vodja upravnega dela.
21. člen
Klasifikacija zadev in dokumentov
Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov.
22. člen
Načrt klasifikacijskih znakov
Načrt klasifikacijskih znakov določi predstojnik.
Načrt iz prejšnjega odstavka vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan njihov pomen in rok hrambe v skladu z 62., 63. in 64. členom te uredbe.
Minister, pristojen za upravo, predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov. Za istovrstne organe javne uprave in javnopravne osebe (upravne enote, lokalne skupnosti, javne zavode in druge) z določenega področja minister, pristojen za to področje, v soglasju z ministrom, pristojnim za upravo, določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.
Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno razdobje. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se dodajo novi.
IV. EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
23. člen
Pomen evidence
Evidenca dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: evidenca) je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa javne uprave in je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo organa javne uprave.
Evidenca se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih, ki jih organ javne uprave prejme ali nastanejo pri njegovem delu.
Evidenca se praviloma vodi z informacijskim sistemom. Minister, pristojen za upravo, predpiše podrobnejša pravila evidentiranja in uporabe informacijske tehnologije na predlog vladne službe, pristojne za informatizacijo javne uprave.
24. člen
Evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov
Dokument, ki ga organ javne uprave prejme v fizični obliki, evidentira glavna pisarna pod nadzorom in ob strokovni pomoči vodje upravnega dela oziroma vodje notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno ali drugega za to pooblaščenega delavca.
Prejeti dokument v elektronski obliki evidentira z oznakami v skladu s 33. členom te uredbe glavna pisarna. Delavci, ki imajo za to pooblastilo vodje upravnega dela oziroma vodje notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno, evidentirajo dokumente, ki jih prejmejo na svoj elektronski naslov.
25. člen
Evidentiranje izhodnih dokumentov
Izhodne dokumente organa javne uprave evidentira delavec tega organa, ki zadevo rešuje. Če delavec organa ne evidentira izhodnega dokumenta sam, mora preko glavne pisarne poskrbeti, da bo evidentiran in opremljen s pravilnimi evidenčnimi oznakami iz 33. člena te uredbe.
26. člen
Evidentiranje lastnih dokumentov
Dokumente, ki nastanejo po notranji pobudi v organu javne uprave, evidentira delavec tega organa, ko začne nalogo opravljati ali ko jo naloži drugemu delavcu.
27. člen
Zadeva
Dokumenti se evidentirajo in shranjujejo v zadevah.
V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo:
– šifra zadeve;
– subjekt zadeve;
– kratka vsebina zadeve (vsebinska identifikacija);
– stanje zadeve (nerešeno – rešeno, pri rešenih zadevah tudi datum rešitve);
– datum začetka zadeve;
– signirni znak pristojne organizacijske enote ali delavca, ki zadevo rešuje;
– rok hrambe;
– seznam dokumentov v zadevi skladno z določbo 33. člena te uredbe.
Vodja upravnega dela lahko v skladu s tehničnimi možnostmi določi, da se vpišejo tudi drugi podatki, ki omogočajo pregled nad reševanjem zadeve.
28. člen
Šifra zadeve
Zadeva in vsak dokument v njej imata vselej isto šifro zadeve. Šifra zadeve se ne more spremeniti.
29. člen
Subjekt zadeve
Pri zadevah, ki se nanašajo na fizično, pravno osebo ali organ (subjekt zadeve), se navedejo priimek in ime oziroma naziv pravne osebe ali organa ter njihov naslov. Če se zadeva nanaša na več oseb, se v evidenci zadev navedejo vse.
Pri zadevah, katerih vsebina se nanaša na splošna vprašanja in teme z delovnega področja organa javne uprave, se navede samo kratek opis vprašanja ali teme, ki je skladen z opisom klasifikacijskega znaka zadevne vsebine.
Delavci organa javne uprave, ki vodijo o zadevah, dosjejih in dokumentih evidenco z informacijskim sistemom, lahko odberejo iz vsebine posameznega dokumenta eno ali več ključnih besed in jih vpišejo k evidenci zadeve. Ključne besede so vsebinsko najpomembnejši pojmi zadeve, ki omogočijo iskanje zadeve, če iskalcu o njej niso znani drugi podatki.
30. člen
Kratka vsebina zadeve
Kratka vsebina zadeve se vpiše tako, da označuje skupno vsebinsko značilnost vseh dokumentov v zadevi. Kratko vsebino zadeve je treba uskladiti z besednim opisom klasifikacijskega znaka.
31. člen
Dosje
Dokumenti se lahko evidentirajo in shranjujejo v dosjejih (personalni dosjeji, dosjeji o inšpekcijskih pregledih in podobno).
Dosje je praviloma sestavljen iz kopij dokumentov, povzetih iz zadev, lahko pa se ga oblikuje tudi kot poseben vpogled v informatizirano evidenco ali zbirko dokumentov. Evidentira se ga v skladu s pravili, ki se uporabljajo za evidentiranje zadev.
Dosjeji se lahko izjemoma oblikujejo namesto zadeve, kadar narava dela in posebne predpisane evidence na posameznih področjih upravnega dela zahtevajo oblikovanje dokumentarnega gradiva po posameznih subjektih ali temah (vsebinah, objektih) ob pogoju iz 2. člena te uredbe. Evidentirajo se na podlagi posebne enotne identifikacijske šifre (številke) posameznega subjekta ali teme dosjeja.
Vrste dokumentarnega gradiva, ki naj se evidentirajo v dosjejih, določi vodja upravnega dela, če ni s predpisi drugače določeno.
32. člen
Evidenca dokumentov
V okviru podatkov o zadevi se po kronološkem zaporedju evidentirajo podatki o prejetih in odposlanih dokumentih ter o dokumentih, sestavljenih za notranje potrebe organa javne uprave (seznam dokumentov).
33. člen
Vsebina evidence o dokumentu
O posameznem dokumentu je treba evidentirati naslednje podatke:
– subjekt;
– datum prejema ali odprave dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka (vhodni, izhodni in lastni dokumenti);
– šifro dokumenta;
– kratko vsebino dokumenta (vsebinsko identifikacijo);
– oznako, ali gre za vhodni, izhodni ali lastni dokument (evidenca vhodnih, izhodnih, lastnih dokumentov);
– signirni znak organizacijske enote ali delavca, ki rešuje zadevo oziroma dokument sestavi;
– število in kratek opis prilog.
Vodja upravnega dela lahko določi še druge podatke, ki naj se evidentirajo o dokumentih in prilogah.
34. člen
Vloga dokumenta
Dokument lahko odpre novo zadevo ali nadaljuje obstoječo.
Če dokument začenja neko nalogo ali zadevo, če zaključuje neko upravno dejanje ali če zaključuje celo zadevo, se morajo ta dejstva tudi ustrezno evidentirati v evidenci zadev in v morebitnih drugih, z dokumentom povezanih evidencah (sklici sej, dosjeji).
35. člen
Postopek vpisa dokumenta v evidenco
Dokumenti se vpišejo v evidenco na dan prejema in pošljejo v reševanje še isti dan, najpozneje pa naslednji dan takoj po začetku delovnega časa.
Dokumenti, vezani na rok, ter drugi nujni dokumenti se takoj po prejemu vnesejo v evidenco in skupaj z zadevo pošljejo v reševanje.
36. člen
Vlaganje dokumentov v zadevo
Dokument v fizični obliki, s katerim se začne nova zadeva, vloži glavna pisarna v ovoj. Na ovoj se napišejo šifra zadeve, subjekt, kratka vsebina zadeve in rok hrambe.
Dokumentom že začete zadeve se priključijo na novo prispeli ali v organu nastali dokumenti. Dokumenti iste zadeve v fizični obliki se vlagajo v ovoj po datumu prejema oziroma nastanka.
37. člen
Pisarniške odredbe
Pri poslovanju z zadevami se uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Te so:
– vložitev zadeve v rokovnik; oznaka R + datum, ko rok poteče;
– vložitev zadeve v zbirko dokumentarnega gradiva; oznaka reš + datum;
– po odpravi vmesne rešitve vrnitev zadeve delavcu; oznaka n – ref + datum.
Pisarniške odredbe so lahko tudi drugačne vsebine in opisne.
Pisarniško odredbo delavec določi in jo vnese v elektronsko evidenco k ustrezni zadevi ali pa jo napiše na dokument ali kopijo dokumenta, ki ostane v ovoju zadeve, in jo podpiše. Pisarniška odredba se zapiše praviloma v spodnji levi kot prve strani dokumenta.
Pisarniško odredbo o roku, do katerega mora biti naloga opravljena, določi predstojnik, vodja upravnega dela ali vodja organizacijske enote tega organa. Poskrbeti morajo, da bo odredba vnesena v evidenco.
Če delavec iz tretjega odstavka tega člena pisarniške odredbe ni evidentiral sam, to stori glavna pisarna. Pisarniške odredbe se lahko izjemoma evidentirajo v organizacijskih enotah, če je v njih zagotovljeno uresničevanje teh odredb.
Zadevo, ki je s pisarniško odredbo označena kot rešena, je treba brez odlašanja dostaviti glavni pisarni.
Pisarniško odredbo lahko samodejno določi informacijski sistem organa javne uprave.
V. ROKOVNIK
38. člen
Vloga rokovnika
Zadeve, o katerih pričakuje organ javne uprave sporočilo do določenega roka, in zadeve, ki jih glede na njihovo vsebino ni mogoče takoj rešiti, se po pisarniški odredbi delavca, ki rešuje zadevo, evidentirajo v rokovniku.
39. člen
Način vodenja rokovnika
Rokovnik se vodi v elektronski obliki. Če je organiziran kot del zbirke nerešenih zadev, se vodi v glavni pisarni.
40. člen
Dolžnost spremljanja rokovnika
Delavec je dolžan dnevno spremljati rokovnik glede zadev v reševanju. Če je rokovnik organiziran kot del evidenčne zbirke, glavna pisarna vrne zadevo delavcu, na dan, ko se izteče označen rok. Če se rok izteče na državni praznik ali dan, ko organ javne uprave ne dela, se zadeve vrnejo zadnji delovni dan pred dnevom, ko organ ne dela.
Če prispejo vsi potrebni odgovori, vročilnice ali drugi dokumenti v zvezi z zadevo, ki se hrani v rokovniku, pred iztekom roka, se zadeva takoj vrne v reševanje delavcu.
Določbe tega člena se ne uporabljajo, če informacijska oprema organa javne uprave omogoča samodejno obveščanje o izteku roka.
41. člen
Uradni zaznamek v rokovniku
Če je predstojnik, vodja upravnega dela, vodja notranje organizacijske enote organa javne uprave zadevi oziroma nalogi določil datum začetka reševanja, izdelan pa še ni noben dokument v zvezi z zadevo ali nalogo, se v rokovniku shrani ustrezen zaznamek kot prvi dokument zadeve. Taka zadeva se evidentira.
VI. SEJNO GRADIVO
42. člen
Evidenca
Sejno gradivo posamezne seje se šteje kot dosje, ki se odpre na začetku priprav na sejo. Evidenca o sejnem gradivu se vodi v elektronski obliki.
Vsakemu organu ali drugemu telesu, ki sklicuje seje, se v načrtu klasifikacijskih znakov določi samostojen znak za njegove seje.
43. člen
Vsebina evidence (dosjeja)
Evidenca oziroma dosje s sejnim gradivom obvezno vsebuje:
– izvirnik vabila na sejo z dnevnim redom in seznamom povabljenih;
– praviloma neoverjeni zapisnik prejšnje seje;
– poročilo o uresničevanju sklepov;
– gradivo k posameznim točkam dnevnega reda.
Dnevni red praviloma ne sme vsebovati točk brez vnaprej pripravljenega gradiva.
44. člen
Sejno gradivo
Gradivo za točke dnevnega reda seje izhajajo iz drugih zadev, ki so nastale pri reševanju določenega vsebinskega vprašanja.
V zadevah, iz katerih izhaja gradivo za sejo, mora biti razvidno, kakšno gradivo in kdaj je bilo predloženo v obravnavo na seji.
Gradivo za seje v fizični obliki se ne predlaga v izvirnih dokumentih, temveč v potrebnem številu kopij.
Po končani obravnavi gradiva na seji se v zadevo, iz katere gradivo izhaja, vloži kot nov dokument izvleček zapisnika seje z opredeljenim sklepom o predloženem gradivu.
45. člen
Evidenca sklepov
O sprejetih sklepih se vodi evidenca v elektronski obliki, s katero je mogoče izdelati poročilo o uresničevanju sklepov. Osebe, ki so odgovorne za izpolnitev posameznega sklepa, morajo za evidenco pravočasno preskrbeti ustrezne podatke.
VII. RAVNANJE S PODATKI
46. člen
Dajanje podatkov iz zadev
Delavci organov javne uprave smejo dajati podatke iz zadev, dosjejev in dokumentov ter druga obvestila samo v mejah svojih pooblastil. Minister oziroma predstojnik organa javne uprave določi in pooblasti delavca za obveščanje javnosti o delovanju organa javne uprave.
47. člen
Shranjevanje in varovanje podatkov
Delavci organov javne uprave ne smejo puščati nosilcev z osebnimi, tajnimi ali drugimi občutljivimi podatki na odprtih površinah pisarniške opreme ali drugih mestih, kjer so dostopni nepooblaščenim osebam.
Nosilce podatkov iz prejšnjega odstavka morajo delavci organov javne uprave varno shraniti vedno, ko niso fizično prisotni v prostoru.
Izven delovnega časa organa javne uprave mora biti vsa pisarniška oprema, kjer se hranijo nosilci kakršnihkoli podatkov, ki niso javne narave, zaklenjena ali drugače zavarovana, informacijsko telekomunikacijska oprema pa fizično ali programsko zaklenjena oziroma zavarovana.
Vsa informacijsko telekomunikacijska oprema v organu javne uprave mora biti nameščena tako, da je onemogočen vpogled v podatke, ki so prikazani na zaslonu ali natisnjeni na papir ali drug nosilec, nepooblaščenim osebam ne glede na to, ali se nahajajo znotraj ali zunaj prostorov organa javne uprave.
Vsak delavec organa javne uprave, ki za krajši ali daljši čas zapusti svoje delovno mesto, mora onemogočiti vpogled na zaslon oziroma drug del informacijske opreme ali uporabo informacijsko telekomunikacijske opreme nepooblaščenim osebam.
48. člen
Uničevanje nosilcev podatkov
Organ javne uprave mora zagotoviti uničevanje odpadnih nosilcev podatkov (papir, disketa, magnetni in optični diski, itd.), ki vsebujejo osebne, tajne ali druge občutljive vsebine na način, ki zanesljivo onemogoči branje oziroma dostop do dela ali vseh podatkov.
Na enak način mora zagotoviti tudi uničevanje pomožnega gradiva, ki je bilo uporabljeno ali je nastalo ob pripravi podatkov oziroma gradiva iz prvega odstavka.
VIII. UKREPI ZA VAROVANJE ZADEV, KI VSEBUJEJO TAJNE PODATKE
49. člen
Uporaba drugih predpisov
Delavci v organih javne uprave morajo v zvezi z varovanjem vseh vrst tajnih podatkov ravnati v skladu z veljavnimi predpisi s tega področja. Če za posamezna upravna področja in vrste tajnosti niso predpisani posebni varovalni ukrepi, se uporabljajo določbe te uredbe.
50. člen
Evidentiranje gradiva s tajnimi podatki
Evidenca o zadevah, dosjejih in dokumentih, ki vsebujejo tajne podatke, se lahko vodi v elektronski obliki. Za evidentiranje se smiselno uporabljajo določbe od 19. do 35. člena te uredbe.
Če vsebuje tajne podatke le posamezen dokument in ni mogoče zagotoviti tajnosti samo tega dokumenta, se šteje, da je tajna vsa zadeva ali dosje.
V dokumentu, ki vsebuje tajne podatke, se pred šifro zadeve ali dosjeja označi stopnja tajnosti podatkov.
Če je izdelanih več izvodov tajnega dokumenta, je treba vse dokumente dodatno oštevilčiti in izdelati seznam oseb, ki so jim bili izvodi tajnega dokumenta izročeni. Naslovnik tajnega dokumenta potrdi prevzem s podpisom in navede datum in uro prevzema.
Uničenje vsakega izvoda tajnega dokumenta je treba zaznamovati v seznamu iz prejšnjega odstavka.
51. člen
Določitev stopnje tajnosti
Minister oziroma predstojnik organa v skladu z veljavnimi predpisi določi stopnjo tajnosti dokumentov in zadev, oziroma dosjejev, ki so nastali v organu javne uprave, in koliko časa so tajni.
52. člen
Prepoved neupravičene rabe tajnih podatkov
Delavec organa javne uprave, ki se je pri svojem delu seznanil s tajnimi podatki, teh ne sme uporabljati za druge namene kot za izvajanje delovnih nalog.
53. člen
Zaščita delovnih sredstev
Sredstva, s katerimi je bil tajni dokument izdelan, je treba takoj po dokončanju dokumenta uničiti, oziroma jih spraviti v nečitljivo stanje. Če je bil tajni dokument izdelan z uporabo informacijsko telekomunikacijske tehnologije in zapisan na elektronskih nosilcih podatkov, je treba tajne zapise na teh nosilcih po dokončanju dokumenta ustrezno zaščititi in varovati ali pa shraniti skupaj s tajnim gradivom.
IX. ODPRAVA POŠTE
54. člen
Nosilec odprave
Dokumente praviloma odpravlja glavna pisarna.
55. člen
Priprava pošte za odpravo
Notranje organizacijske enote ali delavci lahko sami pripravljajo pošto za odpravo in jih glavni pisarni dostavijo že pripravljene za odpravo ali jih tudi sami odpravijo, če organ javne uprave razpolaga z ustrezno informacijsko-telekomunikacijsko opremo in jih za to pooblasti vodja upravnega dela.
56. člen
Odreditev odprave
Delavec, ki je pripravil dokument za odpravo, je ne glede na to, kdo je dokument podpisal, dolžan dati glavni pisarni natančno pisarniško odredbo, na kateri naslov ali naslove je treba dokument odposlati, katere priloge je treba priložiti in kako naj se dokument odpošlje.
Kadar je dokument v fizični obliki, delavec določi, ali je treba naslovniku poslati izvirnik ali overjeni prepis.
Delavec, ki je pripravil dokument za odpravo, je dolžan poskrbeti, da je takšen dokument ustrezno evidentiran in vložen v zadevo.
X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
57. člen
Zbirke dokumentarnega gradiva
Organi javne uprave hranijo dokumentarno gradivo v zbirki nerešenih zadev, tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
Tekoča in stalna zbirka dokumentarnega gradiva se hranita ločeno.
Zbirki se vzdržujeta tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena neupravičena sprememba ali uporaba gradiva.
58. člen
Zbirka nerešenih zadev
Nerešene zadeve, se hranijo pri delavcih ali v glavni pisarni ločeno od drugih zbirk.
59. člen
Tekoča zbirka
V tekoči zbirki se hranijo rešene zadeve tekočega leta in dveh predhodnih let.
Zadeve, na kateri ni označen način oziroma rok hrambe, ni dovoljeno vložiti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva.
Preden se zadeva vloži v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, izloči delavec, ki je zadevo reševal, nepotrebno gradivo (kopije, dvojnike in multiplikate dokumentov, pomožne obrazce, neizpolnjene tiskovine in podobno). Osnutkov dokumentov ni dovoljeno izločiti.
60. člen
Izpis rešenih zadev
Za vsako koledarsko leto se izpiše seznam vseh rešenih zadev, izpis pa se shrani na začetku tekoče zbirke dokumentarnega gradiva.
61. člen
Stalna zbirka
Po dveh letih se dokumentarno gradivo iz tekoče zbirke prenese v stalno zbirko dokumentarnega gradiva, razen gradiva, katerega rok hrambe je dve leti.
V stalni zbirki dokumentarnega gradiva se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.
Rok hrambe za posamezne zadeve se šteje od konca leta, v katerem je bila zadeva rešena.
62. člen
Arhivsko gradivo
Arhivsko gradivo, ki je pomembno za zgodovinska in druga znanstvena raziskovanja, mora biti v zbirki dokumentiranega gradiva posebej označeno. Po preteku z zakonom določenega roka se arhivsko gradivo izroči pristojnemu arhivu.
Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv v skladu s posebnimi predpisi.
63. člen
Trajno gradivo
Organi javne uprave morajo trajno hraniti naslednje lastno dokumentarno gradivo:
– uradne (javne) evidence, ki jih vodijo (zbirke osebnih podatkov, matične knjige, registre, katastre, sezname, razvide, kadrovske in personalne evidence, vpisne knjige, evidence dokumentarnega gradiva);
– sejno gradivo s potrjenimi zapisniki;
– gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov;
– poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih;
– zbirna statistična poročila in rezultate raziskav;
– vse tiskane ali elektronske publikacije;
– zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah, razen zadev s krajšim rokom hrambe;
– premoženjskopravne zadeve;
– investicijska, projektna, lokacijska, gradbena in podobna dokumentacija objektov in naprav, če je organ javne uprave investitor, lastnik ali uporabnik;
– zadeve, za katere tako določa zakon ali drug predpis.
Ministri in predstojniki organov lahko določijo tudi druge zadeve, ki jih je treba trajno hraniti.
Dokumentarno gradivo, ki ga je treba trajno hraniti, mora biti v evidencah in zbirkah dokumentarnega gradiva ustrezno označeno.
64. člen
Roki hrambe
Za druga gradiva, ki niso arhivska, in tista, ki jih ni treba trajno hraniti, se določijo roki hrambe. Roke hrambe določi minister ali predstojnik organa javne uprave v skladu s predpisi, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa javne uprave.
65. člen
Način hrambe
Dokumentarno gradivo v fizični obliki se hrani v zbirki dokumentarnega gradiva, urejeno v arhivskih škatlah, svežnjih ali drugi ustrezni opremi po letih in po klasifikacijskih znakih ter v skladu s posebnimi predpisi, ki urejajo materialno varstvo arhivskega in drugega dokumentarnega gradiva.
Vsaka enota tehnične opreme, v kateri se hrani dokumentarno gradivo, se označi z nazivom organa javne uprave, klasifikacijskim znakom, zaporednimi številkami zadev oziroma z začetnimi črkami imen ali nazivov subjektov, če so zadeve v okviru klasifikacijskega znaka urejene po abecedi in letom nastanka.
66. člen
Hramba gradiva v elektronski obliki
Dokumentarno gradivo v elektronski obliki se v zbirki dokumentarnega gradiva hrani s pomočjo informacijsko telekomunikacijske opreme, ki zagotavlja, da so podatki:
– dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo;
– shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke;
– shranjeni v elektronski obliki takšni, da je mogoče ugotoviti, od kod izvirajo, komu so bili poslani ter čas in kraj njihovega pošiljanja ali prejemanja;
– shranjeni z uporabo takšne tehnologije in postopkov, ki v zadostni meri onemogočajo njihovo spremembo ali izbris, oziroma obstaja zanesljiv način, da se takšne spremembe ugotovijo.
Za dokumentarno gradivo, ki vsebuje elektronsko podpisane podatke, je potrebno zagotoviti ponoven elektronski podpis teh podatkov, preden je zanesljivost elektronskega podpisa s časom zmanjšana v skladu s predpisi, ki urejajo elektronsko poslovanje.
Pri dokumentarnem gradivu, hranjenem v elektronski obliki in tehnološko zaščitenem pred dostopom (šifriranje in podobno), je potrebno sočasno, ločeno od gradiva, shraniti tudi podatke in sredstva za odstranitev takšne zaščite.
Minister, pristojen za upravo, na predlog vladne službe, pristojne za informatizacijo javne uprave, in po predhodnem mnenju državnega arhiva podrobneje predpiše način in postopke hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki.
Dokumentarno gradivo v elektronski obliki, ki predstavlja arhivsko gradivo, se hrani v elektronski obliki in hkrati natisnjeno na papir, če z navodilom iz prejšnjega odstavka ni določeno drugače.
Ne glede na določbe prejšnjih odstavkov, se mora dokumentarno gradivo hraniti v fizični obliki, če tako določa drug predpis.
67. člen
Hramba gradiva s tajnimi podatki
Dokumentarno gradivo, ki vsebuje zaupne oziroma tajne podatke, se hrani ločeno, in sicer tako, da je zavarovana njihova zaupnost oziroma tajnost.
68. člen
Vpogled v zbirko dokumentarnega gradiva
Vpogled v dokumentarno gradivo iz zbirke in kopiranje tega gradiva se sme omogočiti samo upravičenim uporabnikom ali za potrebe znanstveno raziskovalnega dela. Vsak vpogled in kopiranje je potrebno ustrezno evidentirati. Če ima uporabnik dovoljenje, da dokumentarno gradivo v fizični obliki odnese izven organa javne uprave, potrdi prevzem z reverzom.
Dovoljenje upravičenim uporabnikom izda vodja upravnega dela oziroma vodja organizacijske enote. Dovoljenje za uporabo dokumentarnega gradiva za znanstveno raziskovalne namene izda predstojnik.
69. člen
Izločanje gradiva iz zbirk
Iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva se najmanj vsakih pet let izloči ali izbriše gradivo, ki mu je potekel rok hrambe.
Dokumentarno gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva, se ne izloči iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva, temveč se hrani v izvirnikih, dokler se v skladu s posebnim predpisi ne izroči pristojnemu arhivu.
70. člen
Komisija za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva
Komisija, ki jo imenuje minister oziroma predstojnik, izloči dokumentarno gradivo in odbere dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva.
Komisija iz prejšnjega odstavka:
– določi, katero gradivo se izloči iz zbirke dokumentarnega gradiva, in o tem sestavi zapisnik;
– skrbi, da se ne izloči dokumentarno gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva;
– pisno obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva in navede, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo odbrala gradivo v skladu z navodilom pristojnega arhiva.
71. člen
Uničenje izločenega gradiva
Izločeno dokumentarno gradivo se po 15 dneh od dneva, ko je bil sestavljen zapisnik o izločitvi gradiva, uniči.
Komisija iz prejšnjega člena poskrbi, da se izločeno dokumentarno gradivo, ki vsebuje zaupne oziroma tajne podatke, tako uniči, da ga ni več mogoče prebrati.
O oddaji izločenega dokumentarnega gradiva v industrijsko predelavo oziroma o njegovem uničenju sestavi komisija zapisnik.
XI. NAVODILA IN NADZORSTVO NAD IZVAJANJEM TE UREDBE
72. člen
Izdajanje navodil in nadzor
Minister, pristojen za upravo, izda navodilo za izvajanje te uredbe.
Ministrstvo, pristojno za upravo, nadzira izvajanje te uredbe, v sodelovanju z vladno službo, pristojno za informatizacijo uprave, pa tudi uvajanje novih tehničnih in tehnoloških rešitev pri ravnanju z zapisi.
73. člen
Uvajanje novih rešitev
Ob uvajanju novih tehničnih in tehnoloških rešitev pri ravnanju z zapisi morata biti zagotovljeni dostopnost in neokrnjenost do takrat nastalega dokumentarnega gradiva.
74. člen
Usposabljanje delavcev
Vsi delavci organov javne uprave, ki opravljajo svoje naloge v skladu s to uredbo, morajo poznati pravila poslovanja organov javne uprave z dokumentarnim gradivom. Seznaniti se morajo tudi s predpisi s področja upravnih taks, hrambe arhivskega in dokumentarnega gradiva, ravnanja s tajnim gradivom, ter drugimi predpisi, ki zadevajo ravnanje z dokumentarnim gradivom.
Delavci organov javne uprave, ki delajo na vodstvenih delovnih mestih, delavci v glavnih pisarnah oziroma na delovnih mestih, na katerih se opravljajo naloge glavne pisarne, ter drugi delavci, pooblaščeni za sprejem pošte, morajo opraviti poseben strokovni izpit iz poslovanja z dokumentarnim gradivom po ločenih programih glede na zahtevnost in naravo dela.
Ministrstvo, pristojno za upravo, organizira ustrezna usposabljanja, preizkuse znanja in strokovne izpite s tega področja.
75. člen
Ravnanje s specifičnim dokumentarnim gradivom
Evidence o zadevah in dokumentih po tej uredbi niso obvezne za specifično dokumentarno gradivo organov javne uprave v skladu s posebnimi zakoni.
Ministri in predstojniki organov javne uprave, ki hranijo v prejšnjem odstavku omenjeno dokumentarno gradivo, za ravnanje z njim določijo ustrezna pravila v skladu s posebnimi predpisi.
Za zbirke dokumentov, iz katerih organi javne uprave pridobivajo podatke za gradiva, našteta v prvem odstavku tega člena, se smiselno uporabljajo določbe te uredbe.
76. člen
Poročilo državnega arhiva
Državni arhiv ministrstvu, pristojnemu za upravo, enkrat letno poroča o izvajanju določb te uredbe, ki se nanašajo na pristojnosti državnega arhiva.
XII. POSLOVANJE V JEZIKIH ITALIJANSKE IN MADŽARSKE NARODNE SKUPNOSTI
77. člen
Na območjih z italijansko oziroma madžarsko narodno skupnostjo so vsi obrazci, prejemne štampiljke ter dokumenti iz uradnih evidenc sestavljeni in izpisani tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.
XIII. CELOSTNA PODOBA
78. člen
Vsi dokumenti organov javne uprave morajo biti pripravljeni v skladu z enotnimi pravili.
Minister, pristojen za upravo, izda priročnik celostne podobe državne uprave, ki vsebuje tudi vzorčne tipske dokumente. Priročnik ima pravno naravo podzakonskega predpisa – navodila.
XIV. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
79. člen
Z dnem uveljavitve te uredbe prenehata veljati uredba o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih organov javne uprave do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 72/94 in 82/94) ter navodilo za izvajanje uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 41/95).
Določbe te uredbe začnejo organi javne uprave izvajati na dan 1. januarja 2002, dotlej pa uporabljajo predpise iz prvega odstavka tega člena.
Organi javne uprave morajo uskladiti svojo notranjo organizacijo in poslovanje z dokumentarnim gradivom s to uredbo najkasneje do 30. junija 2002.
80. člen
Minister, pristojen za upravo, izda predpis iz prvega odstavka 72. člena te uredbe najkasneje do 1. decembra 2001.
81. člen
Preizkusa znanja ali strokovnega izpita iz 74. člena te uredbe ne opravlja delavec organa javne uprave, ki je opravil preizkus znanja po uredbi o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva ali strokovni izpit po pravilniku o opravljanju strokovnih izpitov in preizkusov znanja (Uradni list RS, št. 41/97).
Delavci organov javne uprave iz drugega odstavka 74. člena te uredbe morajo opraviti poseben strokovni izpit iz poslovanja z dokumentarnim gradivom najkasneje v 18 mesecih po uveljavitvi te uredbe.
82. člen
Šteje se, da delavci, ki delajo na delovnih mestih, ustreznih delovnim mestom vodje glavne pisarne, izpolnjujejo pogoj iz petega odstavka 5. člena te uredbe, če imajo na dan uveljavitve te uredbe najmanj izobrazbo pete stopnje in tri leta delovnih izkušenj na tovrstnih delovnih mestih.
Delavci, ki ne izpolnjujejo pogojev iz prejšnjega odstavka, lahko nadaljujejo z opravljanjem nalog vodje glavne pisarne, če v roku petih let po uveljavitvi te uredbe pridobijo zahtevano izobrazbo.
83. člen
Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 032-05/2001-1
Ljubljana, dne 25. oktobra 2001.
Vlada Republike Slovenije
dr. Janez Drnovšek l. r.
Predsednik
