Izvršni odbor Notarske zbornice Slovenije je dne 11. 9. 2001 na podlagi drugega odstavka 459. člena zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 30/93, 29/94, 45/94, 20/98, 32/98, 37/98, 84/98, 6/99, 54/99, 36/00 in 45/01) sprejel in s soglasjem ministra za pravosodje Republike Slovenije, št. 012-50/00 z dne 13. 11. 2001 izdaja
P R A V I L N I K
o overitvi in vodenju knjige sklepov enoosebne družbe z omejeno odgovornostjo
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Notar overi knjigo sklepov enoosebne družbe z omejeno odgovornostjo na podlagi 459. člena zakona o gospodarskih družbah.
2. člen
Notar opravi overitev na zahtevo stranke, ki je edini družbenik ali poslovodja enoosebne družbe z omejeno odgovornostjo, lahko pa tudi pooblaščenec teh oseb, ki se izkaže s pooblastilom, na katerem je podpis edinega družbenika oziroma poslovodje notarsko overjen (v nadaljevanju: stranka).
3. člen
Zahteva stranke za overitev knjige sklepov mora biti na podlagi prvega odstavka 459. člena zakona o gospodarskih družbah podana pred vpisom družbe v sodni register.
4. člen
Knjiga sklepov se lahko vodi v fizični ali elektronski obliki.
II. KNJIGA SKLEPOV V FIZIČNI OBLIKI
5. člen
Obrazec knjige sklepov v fizični obliki založi Notarska zbornica Slovenije. Format knjige sklepov je A4. Sestavljena je iz najmanj petdesetih listov na katerih je znak Notarske zbornice Slovenije. Strani so označene z zaporednimi številkami. Listi knjige sklepov so prešiti z vrvico, oba konca vrvice pa sta pritrjena in zavarovana z nalepko, ki je določena v pravilniku o standardih notarskih listin.
III. KNJIGA SKLEPOV V ELEKTRONSKI OBLIKI
6. člen
V sodelovanju s Centrom Vlade Republike Slovenije za informatiko (v nadaljevanju: CVI) Notarska zbornica Slovenije vzpostavi posebno dokumentno bazo za vodenje knjig sklepov v elektronski obliki.
Dokumentna baza iz prejšnjega odstavka mora biti organizirana tako, da je mogoč vnos sklepov za vsako družbo iz prvega člena tega pravilnika posebej. V tako oblikovano elektronsko knjigo sklepov lahko družba zaporedoma vpisuje nove sklepe, bere in izpisuje že vpisane sklepe, ne more pa brisati ali spreminjati sklepov in drugih podatkov iz te knjige.
Oseba, ki nima dostopa do elektronske knjige sklepov, se mora identificirati s kvalificiranim potrdilom za varen elektronski podpis, ki ga izda overitelj CVI ali od njega priznan overitelj.
Notarska zbornica Slovenije ob tehnološki pomoči CVI upravlja z dokumentno bazo iz prvega odstavka tega člena.
IV. OVERITEV KNJIGE SKLEPOV
1. Izjava
7. člen
Pred overitvijo knjige sklepov mora stranka podati eno izmed naslednjih pisnih izjav (v nadaljevanju: izjava):
– da družba še nima overjene knjige sklepov,
– da so vse strani knjige sklepov v fizični obliki, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izpolnjene,
– da se je knjiga sklepov, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izgubila ali uničila.
Izjava se shrani v spisu, ki ga vodi notar pod zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo o overitvi knjige sklepov.
2. Overitev knjige sklepov v fizični obliki
8. člen
Notar overi knjigo sklepov v fizični obliki tako, da na zadnji strani vpiše naslednje notarsko potrdilo:
3. Overitev knjige sklepov v elektronski obliki
9. člen
Notar overi knjigo sklepov v elektronski obliki tako, da s pomočjo svojega kvalificiranega potrdila za varen elektronski podpis v dokumentni bazi iz 6. člena tega pravilnika vzpostavi novo elektronsko knjigo sklepov, družbo pa napoti, da pri CVI pridobi kvalificirano potrdilo za elektronski podpis, če ga še nima.
V. SEZNAM OVERITEV KNJIG SKLEPOV
10. člen
Notarska zbornica Slovenije vodi seznam overitev knjig sklepov enoosebnih družb z omejeno odgovornostjo (v nadaljevanju: seznam).
Seznam vsebuje:
– firmo in skrajšano firmo družbe,
– priimek in ime notarja, ki je overil knjigo sklepov,
– zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo,
– datum izdaje notarskega potrdila,
– matično številko družbe,
– datum vnosa v seznam,
– zaporedno številko vnosa v seznam,
– obliko knjige sklepov (elektronska ali fizična).
V primeru iz druge ali tretje alinee prvega odstavka 7. člena tega pravilnika, se podatki iz prejšnjega odstavka vpišejo v seznam pod zaporedno številko prvega vnosa overitve knjige sklepov v seznam.
11. člen
Pred overitvijo knjige sklepov družbe notar opravi poizvedbo pri Notarski zbornici Slovenije, ali je knjiga sklepov te družbe že vpisana v seznam.
Notar odkloni overitev knjige sklepov, kolikor stranka ne poda izjave iz 7. člena tega pravilnika ali, kolikor je overitev knjige sklepov že vpisana v seznam, razen v primeru iz druge ali tretje alinee prvega odstavka 7. člena tega pravilnika.
12. člen
Notar obvesti Notarsko zbornico Slovenije o overitvi knjige sklepov v roku dveh mesecev od vpisa družbe v sodni register.
V primeru iz 17. člena tega pravilnika, notar obvesti Notarsko zbornico Slovenije o overitvi knjige sklepov v roku osmih dni od izdaje notarskega potrdila o overitvi knjige sklepov.
Obvestilo iz prejšnjih dveh odstavkov tega člena mora vsebovati:
– firmo in skrajšano firmo družbe,
– zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo,
– datum izdaje notarskega potrdila,
– matično številko družbe,
– obliko knjige sklepov (elektronska ali fizična),
– v primeru iz druge ali tretje alinee prvega odstavka 7. člena tega pravilnika, mora obvestilo vsebovati tudi navedbo notarja, datuma ter številke predhodne overitve knjige sklepov.
VI. VODENJE KNJIGE SKLEPOV
13. člen
Družbenik vpisuje sklepe o vprašanjih iz 439. člena zakona o gospodarskih družbah v knjigo sklepov.
Če se knjiga sklepov vodi v fizični obliki, se sklepi vpisujejo na vsako stran knjige sklepov po časovnem zaporedju sprejema posameznega sklepa. Vpis mora vsebovati datum sprejema sklepa in vsebino sklepa.
Če se knjiga sklepov vodi v elektronski obliki, se sklepi s pomočjo kvalificiranega potrdila za varen elektronski podpis vpisujejo v dokumentno bazo na strežniku CVI.
Na glede na drugi stavek drugega odstavka tega člena, se šteje, da je sklep vpisan v knjigo sklepov v fizični obliki, če je v njej navedeno:
– opravilna številka ter datum notarskega zapisnika o potrditvi sklepov družbenika,
– ime in sedež notarja, ki ga je sestavil.
14. člen
Ko notar na podlagi drugega odstavka 450. člena zakona o gospodarskih družbah potrjuje sklep edinega družbenika družbe o spremembi akta o ustanovitvi družbe z omejeno odgovornostjo, v notarskem zapisniku o potrditvi sklepa lahko potrdi tudi, da je sklep o spremembi akta o ustanovitvi vpisan v knjigo sklepov.
Notar potrdi dejstvo, da je sklep o spremembi akta o ustanovitvi vpisan v knjigo sklepov le, če vpis v knjigo sklepov neposredno ugotovi.
VII. IZPISEK IZ KNJIGE SKLEPOV
15. člen
Notar sme na zahtevo stranke potrditi, da se prepis določenega dela knjige sklepov (izpisek iz knjige sklepov) ujema z izvirnikom.
VIII. NOTARSKA PRISTOJBINA IN DRUGI STROŠKI
16. člen
Za notarske storitve določene v tem pravilniku se obračuna pristojbina po notarski tarifi.
Stroški izdaje kvalificiranega potrdila za elektronski podpis, ki jih je dolžna enoosebna družba z omejeno odgovornostjo povrniti CVI, so določeni v veljavnem ceniku CVI.
IX. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
17. člen
Na zahtevo stranke notar overi knjigo sklepov tudi po vpisu družbe v sodni register, če so izpolnjeni pogoji iz prvega odstavka 7. člena tega pravilnika.
18. člen
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Določbe tega pravilnika glede vodenja knjige sklepov v elektronski obliki začnejo veljati šest mesecev po njegovi uveljavitvi.
Št. 808/2001
Ljubljana, dne 21. septembra 2001.
Predsednik
Notarske zbornice Slovenije
Bojan Podgoršek l. r.
