Na podlagi prvega odstavka 40. člena in prvega odstavka 49. člena zakona o preprečevanju pranja denarja (Uradni list RS, št. 79/01) izdaja minister za finance Republike Slovenije

S tem navodilom se podrobnejše določa izvajanje nalog iz zakona o preprečevanju pranja denarja (Uradni list RS, št. 79/01; v nadaljnjem besedilu: zakon), in sicer:
– način izvajanja notranje kontrole v organizacijah iz 2. člena zakona (v nadaljevanju: organizacije);
– položaj pooblaščenca in namestnika pooblaščenca v organizaciji in njuna pooblastila;
– postopek priprave seznama indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij (v nadaljevanju: seznam indikatorjev) v organizaciji, revizijski družbi, pri samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, ter njegova uporaba;
– način vodenja evidenc o strankah in transakcijah pri organizacijah;
– način varovanja podatkov o strankah in transakcijah v organizaciji, revizijski družbi, pri samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja;
– strokovno usposabljanje delavcev in hramba podatkov o strokovnem usposabljanju v organizaciji, revizijski družbi, pri samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja.

Navodilo določa minimalne standarde za notranjo kontrolo, ki se nanašajo na njeno organiziranje in izvajanje, ter za izvajanje drugih nalog iz zakona. Podrobnejša pravila določi organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, v svojih notranjih aktih.

Notranja kontrola izvajanja nalog po zakonu je sestavni del kontrole poslovanja organizacije.
Organizacija zagotovi redno kontrolo izvajanja določil zakona, razen v primeru, ko ima organizacija zaposlene manj kot štiri delavce.
Namen kontrole je preprečevanje, zaznavanje in odpravljanje napak pri izvajanju zakona ter izboljšanje notranjega sistema odkrivanja transakcij ali strank, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja.

Notranja kontrola se nanaša na naslednje dolžnosti, ki jih ima organizacija po zakonu:
– dolžnost identifikacije, kadar organizacija za stranko odpre račun ali z njo vzpostavi trajno poslovno razmerje, pri opravljanju transakcije ali pri več medseboj povezanih transakcijah, ki presegajo vrednost 3,000.000 tolarjev, razen v primerih, ko je bila identifikacija opravljena že na podlagi odprtja računa ali vzpostavitve trajnega poslovnega razmerja s strankami, pri vsaki gotovinski transakciji ali pri več med seboj povezanih gotovinskih transakcijah, ki presegajo vrednost 5,000.000 tolarjev, v zvezi s posli življenjskega zavarovanja, ko posamezni obrok premije ali več obrokov premije, ki jih je potrebno plačati v enem letu, presega vrednost 200.000 tolarjev, ali ko plačilo enkratne premije presega vrednost 500.000 tolarjev, pri čemer se identifikacija opravi tudi v primerih, ko se posamezni obrok premije ali več obrokov premije, ki jih je potrebno plačati v enem letu, poveča ter preseže vrednost 200.000 tolarjev ter vsakič, kadar v zvezi s transakcijo ali stranko obstajajo razlogi za sum pranja denarja (5. člen zakona);
– dolžnost hranjenja podatkov in pripadajoče dokumentacije najmanj 10 let po opravljeni transakciji, zaprtju računa ali prenehanju veljavnosti pogodbe ter dolžnost vodenja evidenc o strankah in transakcijah iz 5. člena zakona (34. in 37. člen zakona);
– dolžnost sporočanja podatkov o vsaki gotovinski transakciji, ki presega vrednost 5,000.000 tolarjev, o več med seboj povezanih gotovinskih transakcijah, ki skupno presegajo vrednost 5,000.000 tolarjev, in dolžnost sporočanja podatkov, kadar v zvezi s transakcijo ali stranko obstajajo razlogi za sum pranja denarja (10. člen zakona);
– dolžnost začasne ustavitve transakcije za največ 72 ur po odredbi Urada Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja (v nadaljnjem besedilu: urad) in dolžnost ravnati se po navodilih urada o postopku z osebami, na katere se transakcija nanaša (16. člen zakona);
– dolžnost posredovanja podatkov, informacij in dokumentacije o strankah in transakcijah, o bančnih vlogah in o premoženjskem stanju določenih oseb ter podatkov o opravljanju nalog po zakonu na zahtevo urada (15. člen zakona);
– dolžnost imenovanja pooblaščenca in enega ali več namestnikov pooblaščenca, ki uradu sporoča podatke v skladu z 10., 11. in 15. členom zakona (12. člen zakona);
– dolžnost sestaviti seznam indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij (12. člen zakona);
– dolžnost varovanja uradne tajnosti v zvezi s sporočanjem podatkov in dokumentacije iz tretjega odstavka 10. člena, prvega, drugega in tretjega odstavka 15. člena, prvega in drugega odstavka 18. člena zakona ali da je urad na podlagi 16. člena zakona začasno ustavil transakcijo oziroma v zvezi s tem dal organizaciji navodila (31. člen zakona).

Za vzpostavitev in organiziranje notranje kontrole sta odgovorna organizacija in njeno poslovodstvo.
Pri vzpostavitvi sistema notranje kontrole lahko organizaciji pomaga revizijska družba oziroma samostojni revizor.
V zvezi z izvajanjem notranje kontrole se v notranjem aktu organizacije določi in razmeji odgovornost med poslovodstvom organizacije, organizacijskih enot oziroma podružnic, pooblaščencem, namestnikom pooblaščenca in drugimi službami organizacije.

Organizacija mora sestaviti letno poročilo o izvajanju notranje kontrole in ukrepov v pisni obliki. Poročilo za preteklo leto mora biti izdelano najkasneje do konca meseca marca tekočega leta.
Poročilo iz prejšnjega odstavka mora vsebovati zlasti podatke o:
– številu sporočenih gotovinskih in povezanih gotovinskih transakcij nad 5,000.000 tolarjev;
– številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja, sporočenih uradu;
– številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja, sporočenih pooblaščencu, ki jih ta ni poslal uradu;
– pogostosti uporabe posameznih indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij v prijavah, sporočenih pooblaščencu;
– številu in ugotovitvah kontrol, ki so bile v skladu s tem navodilom opravljene v organizaciji (npr. o vrsti zaznanih in odpravljenih napak);
– ukrepih, ki jih je organizacija sprejela na podlagi ugotovitev kontrol;
– računalniški podpori v zvezi z izvajanjem zakona (npr. ali ta omogoča nemoten prenos podatkov uradu in centralno vodenje podatkov o strankah);
– obsegu in vsebini izobraževalnih programov s področja preprečevanja in odkrivanja pranja denarja, podatke o kraju in osebah, ki so izobraževanje vodile, številu delavcev, ki so se udeležili izobraževanja in oceni potreb izobraževanja v prihodnje;
– ustreznosti evidentiranja in hranjenja podatkov;
– ukrepih za varovanje uradne tajnosti v organizaciji;
– organizaciji sistema notranje kontrole in oceni njenega izvajanja.

Podrobnejše postopke, roke in način izvajanja notranje kontrole določi organizacija s svojim notranjim aktom ob upoštevanju določil zakona in tega navodila.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, sestavi seznam indikatorjev.
Seznam indikatorjev je namenjen delavcem v organizacijah, revizijskih družbah, samostojnim revizorjem in pravnim ali fizičnim osebam, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, za lažje prepoznavanje transakcij in oseb, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja.

Pri izdelavi seznama indikatorjev sodelujejo urad, Banka Slovenije, Agencija za trg vrednostnih papirjev, Agencija za zavarovalni nadzor, Urad za nadzor prirejanja iger na srečo, Slovenski inštitut za revizijo in organ, pristojen za nadzor nad opravljanjem storitev davčnega svetovanja.
Pri izdelavi seznama indikatorjev v organizacijah, revizijskih družbah, samostojnih revizorjih in pravnih ali fizičnih osebah, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, lahko sodelujejo tudi združenja in društva, katerih člani so zavezanci.

Pri sestavi seznama indikatorjev je potrebno izhajati zlasti iz načel poznati svojo stranko in njeno poslovanje.
Pri sestavi seznama indikatorjev je potrebno upoštevati zlasti ekonomsko ali pravno nelogičnost transakcij, neobičajen način poslovanja ali ravnanja stranke in okoliščine, ki so povezane s statusom ali drugimi lastnostmi stranke.
Seznam indikatorjev je potrebno tekoče prilagajati novim pojavnim oblikam pranja denarja.
Sestavni del seznama indikatorjev so tudi indikatorji, ki jih v skladu z zakonom predpiše minister, pristojen za finance.

Položaj pooblaščenca in namestnika pooblaščenca, njune naloge, pooblastila in odgovornost so določeni z zakonom, s tem navodilom in z notranjim aktom organizacije.

Organizacija mora za sporočanje podatkov uradu in za opravljanje drugih nalog, določenih v zakonu, imenovati pooblaščenca in enega ali več namestnikov pooblaščenca. Namestnik pooblaščenca nadomešča pooblaščenca v času njegove odsotnosti, lahko pa opravlja tudi druge naloge po zakonu, če je tako določeno z notranjim aktom organizacije.
Organizacija sporoči uradu podatke o imenu, priimku in nazivu delovnega mesta pooblaščenca ter namestnika pooblaščenca in vsako spremembo teh podatkov brez odlašanja, najkasneje pa v 15 dneh od dneva imenovanja oziroma spremembe podatka.
V notranjih aktih organizacije je potrebno jasno razmejiti odgovornost med pooblaščencem in namestnikom pooblaščenca oziroma njegovimi namestniki.
Ne glede na določila prvega odstavka tega člena organizacijam, ki imajo zaposlene manj kot štiri delavce, ni potrebno določiti pooblaščenca.

Delo pooblaščenca lahko opravlja oseba:
– ki ni bila pravnomočno obsojena ali ni v kazenskem postopku zaradi z naklepom storjenih kaznivih dejanj, ki se preganjajo po uradni dolžnosti, in kaznivih dejanj izdaje in neupravičene pridobitve poslovne tajnosti (241. člen kazenskega zakonika; v nadaljevanju besedila: KZ), pranja denarja (252. člena KZ), nevestnega dela v službi (262. člen KZ) ali izdaje uradne tajnosti (266. člen KZ), storjenih iz malomarnosti;
– ki je strokovno usposobljena za izvajanje nalog s področja preprečevanja in odkrivanja pranja denarja;
– ki dobro pozna poslovanje organizacije na področjih, kjer bi lahko prišlo do pranja denarja;
– na tako visokem položaju v organizacijski strukturi organizacije, ki mu omogoča kvalitetno in pravočasno izvajanje njegovih nalog.
Namestnik pooblaščenca mora izpolnjevati pogoje iz prve, druge in tretje alinee prejšnega odstavka tega člena.

Pooblaščenec opravlja zlasti naslednje naloge:
– skrbi za pravilno in pravočasno sporočanje podatkov uradu v skladu z zakonom;
– sodeluje pri pripravi in spremembah operativnih postopkov ter pri pripravi določb notranjega akta v organizaciji, ki se nanašajo na preprečevanje in odkrivanje pranja denarja;
– sodeluje pri izdelavi smernic za opravljanje kontrole v zvezi s preprečevanjem in odkrivanjem pranja denarja;
– sodeluje pri izdelavi programa za strokovno usposabljanje in izobraževanje zaposlenih v organizaciji na področju preprečevanja in odkrivanja pranja denarja.

Pooblaščenec je dolžan sporočati podatke uradu v skladu z zakonom in podzakonskimi akti.
Pri sporočanju podatkov o osebah ali transakcijah, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja (tretji odstavek 10. člena zakona), pooblaščenec sam oceni, ali v sporočilih, ki jih je prejel od ostalih delavcev v organizaciji, obstajajo razlogi za sum pranja denarja. V primeru, ko se odloči, da prejetega sporočila ne bo poslal uradu, mora o tem napisati uradni zaznamek in v njem navesti razloge za takšno odločitev.

Dolžnosti organizacije do pooblaščenca so zlasti:
– organizacija pooblaščencu na njegovo zahtevo omogoči dostop do podatkov, informacij in dokumentacije, ki so potrebni za opravljanje njegovega dela;
– organizacija zagotovi pooblaščencu tehnične in druge pogoje za izvajanje njegovih nalog;
– organizacija zagotovi pooblaščencu strokovno usposabljanje v zvezi z odkrivanjem in preprečevanjem pranja denarja;
– organizacija zagotovi, da vse službe v organizaciji pooblaščencu nudijo pomoč in podporo pri opravljanju njegovih del in nalog;
– organizacija zagotovi, da pooblaščenca v času njegove odsotnosti nadomešča eden ali več njegovih namestnikov.
V primeru, ko je zaradi velikega števila zaposlenih, obsega poslovanja ali drugih upravičenih razlogov trajno povečan obseg nalog na področju preprečevanja in odkrivanja pranja denarja v organizaciji, le-ta omogoči pooblaščencu, da svoje delo in naloge opravlja kot izključno delovno obveznost.
Dolžnost organizacije iz tretje alinee prvega odstavka tega člena velja tudi v zvezi z namestnikom oziroma namestniki pooblaščenca. Ostala določila prvega odstavka tega člena se smiselno uporabljajo v skladu z drugim odstavkom 12. člena tega navodila.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, hrani podatke in pripadajočo dokumentacijo v zvezi z izvajanjem zakona po kronološkem redu in na način, ki omogoča dostop v vsem obdobju, ko je v skladu z zakonom potrebna njihova hramba.
Podatke o transakcijah in osebah, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja, vodi organizacija v ločenih evidencah.
Dokumentacija o strokovnem usposabljanju v organizaciji, revizijski družbi, pri samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, mora vsebovati tudi dokazila o udeležbi posameznih delavcev na seminarjih ali drugih oblikah izobraževanja.
Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, podrobneje določi način hranjenja podatkov in dokumentacije, ki vključuje tudi prostor za hranjenje, v svojih notranjih aktih.

Organizacija, ki uradu sporoča podatke po elektronski pošti, hrani datoteke o aktivnostih v zvezi s prenosom podatkov še deset let po opravljenem prenosu.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, v svojem notranjem aktu določi stopnjo zaupnosti podatkov, ki jih po zakonu pridobiva, hrani in sporoča uradu, razen če zakon določa drugače.
Dostop do podatkov iz prejšnega odstavka tega člena je omejen. V notranjih aktih se določi, kdo ima poleg pooblaščenca in namestnika pooblaščenca dostop do navedenih podatkov.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, mora poskrbeti za redno strokovno usposabljanje in izobraževanje vseh delavcev, ki opravljajo naloge na področju preprečevanja in odkrivanja pranja denarja.
Strokovno usposabljanje in izobraževanje iz prejšnjega odstavka tega člena se nanaša na seznanjanje z določili zakona, podzakonskih aktov, notranjih aktov, s strokovno literaturo s področja preprečevanja in odkrivanja pranja denarja ter s seznami indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij in njihovo uporabo v praksi.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, mora pripraviti program strokovnega usposabljanja in izobraževanja na področju preprečevanja in odkrivanja pranja denarja, najkasneje do konca meseca marca za tekoče leto.

Organizacija, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, uskladi svoje notranje akte s tem navodilom najkasneje v 90 dneh po uveljavitvi tega navodila.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.