Za izvrševanje zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list Republike Slovenije, št. 80/99 in 70/00) izdaja minister za notranje zadeve na podlagi šestega odstavka 322. člena zakona o splošnem upravnem postopku
N A V O D I L O
o obliki ovojnice za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku
1. člen
To navodilo določa, kako mora biti oblikovana ovojnica za osebno vročanje v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP), uporabo jezika, vročilnico, obveznosti vročevalca, barvo in sporočila o prispelem pismu.
2. člen
To navodilo morajo uporabljati za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku upravni in drugi državni organi, organi lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil, kadar v upravnih zadevah, neposredno uporabljajoč predpise, odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank.
Ovojnica za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku lahko zgoraj navedeni organi in nosilci javnih pooblastil uporabljajo tudi za vročanje drugih spisov v upravnem postopku.
3. člen
Ovojnica mora biti izdelana kot večslojna tiskovina. Del leve polovice zgornjega sloja služi kot vročilnica. V smeri izpisa mora imeti zgornji sloj podaljšek, na katerem vročevalec izpiše obvestili naslovniku o prispelem pismu. Na zadnji strani obvestila sta izpisani določili prvega in četrtega odstavka 87. člena ZUP, ki opozarjata naslovnika na posledice, če pisma ne bo prevzel v določenem roku. Eno od sicer dveh vsebinsko enakih sporočil ostane na kuverti.
Ovojnica mora glede velikosti imeti dimenzije, določene za standardizirano pismo v predpisih o poštnih storitvah.
Ovojnica mora biti z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.
4. člen
Levi del zgornjega sloja ovojnice zavzema vročilnica. Vročilnica ima obliko pokončnega pravokotnika, katerega robovi so oddaljeni 15 mm od horizontalnih robov ovojnice, 20 mm od levega roba, desni rob vročilnice pa poteka po vertikalni sredini pisma. Robovi vročilnice so po celotnem obsegu nakazani s perforiranimi nizi.
Na vročilnici mora biti zgoraj natiskano “VROČILNICA”, pod njim pa ploskev pravokotne oblike velikosti 60 x 18 mm, kamor se natiskata številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod tem pravokotnikom mora biti napis “ŠTEVILKA:”, pod njim napis “VSEBINA:” in pod njim napis “PREJEMNIK VROČILNICE”. Pod tem napisom mora biti pravokotna ploskev nakazana z vogalnimi črtami, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše (mehanografsko), kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov. Od zgoraj navzdol nato sledi črtna razpredelnica velikosti 80 x 17 mm, za vpis datumov in podpisa vročevalca ob neizvršeni dejanski vročitvi. Pod črtno razpredelnico mora biti napis “PREJEMNIK PISMA” in pod njim nakazana pravokotna ploskev z vogalnimi črtami, velikosti 80 x 27 mm, kamor se vpiše (mehanografsko), kdo je prejemnik pisma.
Črtna razpredelnica iz prejšnjega odstavka mora biti razdeljena na tri stolpce. Širina prvega stolpca je 14 mm. Preostanek širine črtne razpredelnice si v enakem deležu delita drugi in tretji stolpec. Po višini so stolpci enakomerno razdeljeni na tri vrstice. V zgornji vrstici srednjega stolpca mora biti natiskano ”Naslovnik obveščen o prispelem pismu”, v zgornji vrstici desnega stolpca pa ”Pismo vrnjeno pošiljatelju”. V drugi vrstici prvega stolpca je natiskan “datum”, v vrstici pod to pa ”podpis”, kamor se podpišeta vročevalec in delavec, ki vroča pismo pošiljatelju.
Na hrbtni strani vročilnice mora biti natiskano obvestilo:
"Potrjujem, da sem dne, ..................., prevzel-a" navedeno pismo.
Črtkani prostor je namenjen prejemniku pisma, da ročno z besedami napiše datum
prejema. Za tem mora biti prostor za podpis prejemnika pisma.
V naslednji vrstici so natiskane "PRIPOMBE VROČEVALCA:". in "
Razlog odklonitve sprejema:...................................................
Kraj, kjer je bilo puščeno pismo..............................................
..............................................................................
(dan in mesec z besedami) (ura)
Drugo:........................................................................
...........................
žig (podpis vročevalca)
.............. dne ................"
5. člen
Vročevalec mora na zadnji strani vročilnice za besedilom “Kraj, kjer je bilo puščeno pismo”, v prazen prostor nad črto napisati kraj, kjer je vročevalec pustil pismo kljub naslovnikovi odklonitvi sprejema, in sicer da je bilo pismo puščeno v naslovnikovem stanovanju, prostoru, kjer je zaposlen, na vratih naslovnikovega stanovanja, v naslovnikovem hišnem predalčniku ali na kakšnem drugem primernem mestu.
Prazen prostor za rubriko “Drugo” je namenjen vpisu vročevalca, ki mora na vročilnico poleg datuma vročitve napisati, tudi opombo, zakaj se prejemnik ni podpisal ali, da se ni znal podpisati. Če prejemnik noče podpisati vročilnice, se to napiše v rubriko “Drugo”, z besedami pa napiše tudi dan izročitve.
6. člen
Na desni strani prednje strani ovojnice mora biti levo zgoraj natiskano “ŠTEVILKA:”, pod njo “VSEBINA:” in pod njo napis “POŠILJATELJ:”.Temu sledi pravokotna ploskev, nakazana z vogalnimi črtami, velika 80 x 27 mm, kamor se vpiše (mehanografsko), kdo je pošiljatelj. Pod njim mora biti zagotovljena ploskev pravokotne oblike, velika 60 x 18 mm, kamor se natiskata številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod tem prostorom mora biti natiskan pravokotnik, velik 40 x 13 mm, v katerem je natiskana oznaka “AR”. Desno od pravokotnika je natiskana oznaka “OBVEZNO OSEBNO ZUP!”. Pod temi oznakami mora biti napisan “NASLOVNIK:” pod tem pa zagotovljena prazna ploskev pravokotne oblike, nakazana z vogalnimi črtami, velika 80 x 27 mm, namenjena za (mehanografski) vpis podatkov o naslovniku pisma.
7. člen
Podaljšek je namenjen sporočilu o prispelem pismu skladno z določili tretjega odstavka 87. člena ZUP in razdeljen na dva enaka dela. Med seboj morata biti ločena z vertikalno perforiranim nizom. Desno sporočilo o prispelem pismu je namenjeno naslovniku pisma, ki ga vročevalec pusti pri naslovniku v skladu s tretjim odstavkom 87. člena ZUP. Ob neizvršeni vročitvi se levo sporočilo skupaj z ovojnico vrne pošiljatelju.
8. člen
Na prednji strani sporočila o prispelem pismu mora biti natisnjeno naslednje besedilo:
“SPOROČILO O PRISPELEM PISMU
Pošiljatelj
Naslovnik
Obveščamo vas, da vam je bila dne.........................................................
poizkušana vročitev priporočenega pisma št................................................
št........................................................................................
Ker se vročitev po 87. členu zakona o splošnem upravnem postopku ni dala opraviti, lahko
navedeno pismo osebno prevzamete na pošti, sedežu organa ali pravne ali fizične osebe, ki
opravlja vročanje kot dejavnost (ustrezno obkroži).
..........................................................................................
.........................................................................................”
Predvideni prazni vrstici sta namenjeni natančni navedbi osebe in njenega naslova, kjer
čaka pismo.
“Danes od ...................do ................... ure, oziroma vsak dan v delovnem času.
Pismo lahko prevzamete v roku 15 dni, ki začne teči od dne................................
Po tem roku bo pismo vrnjeno pošiljatelju.
Sporočilo o prispelem pismu je vloženo v naslovnikov hišni predalčnik, nalepljeno na vrata
........................, puščeno na drugem primernem mestu ....................
(izpolni in obkroži).
.......................dne ............................ ...............................
(kraj obveščanja) (datum obveščanja) (čitljiv podpis vročevalca)
OBRNI!”
Na zadnji strani levega in desnega sporočila o prispelem pismu je besedilo, ki opozarja
prejemnika na vsebino četrtega odstavka 87. člena ZUP.
“OPOZORILO
Po določbi prvega odstavka 87. člena zakona o splošnem upravnem postopku se morajo odločbe
in sklepi, s katerimi je določen rok, ki se ne more podaljšati, vročiti osebno tistemu,
kateremu so namenjeni.
Če pisma ne boste prevzeli v navedenem 15-dnevnem roku, se po četrtem odstavku 87. člena
zakona o splošnem upravnem postopku šteje, da je bila vročitev opravljena z dnem preteka
tega roka.
Potrjujem, da sem v/na ..................................................................,
(kraj prevzema pisma)
dne .................................................... prevzel-a pismo.
............................ ..............................
(podpis prejemnika) (podpis vročevalca)”
9. člen
Razporeditev besedila na sporočilih o prispelem pismu mora biti takšna, da omogoča izpis variabilnih podatkov in lastnoročna čitljiva podpisa vročevalca in prejemnika.
10. člen
Na območju občin, kjer sta pri organu poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, mora biti besedilo na ovojnicii napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.
11. člen
Osnovna barva ovojinice mora biti modre barve (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanih podatkov na ovojnici modre barve (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake “AR”, ki mora biti rdeče barve (barvna skala Pantone Red 32 U, barva izpisanih variabilnih podatkov pa je črna).
12. člen
Po izpisu variabilnih podatkov in vstavljanju dokumentov se kuverta in podaljšek kuverte, na katerem so obvestila prepognejo vzgib, da se zadosti predpisom o poštnih storitvah.
13. člen
Ne glede na določbe 2., 3., in 4. člena tega navodila je lahko vročilnica in sporočilo o prispelem pismu na drugem mestu in manjše velikosti, kot je določeno v teh členih, vendar mora ovojnica in predtiskani podatki na njej izpolnjevati pogoje določene, v predpisih o poštnih storitvah.
14. člen
Z dnem uveljavitve tega navodila prenehajo veljati določbe navodila o obrazcih v upravnem postopku (Uradni list FLRJ, št. 16/57 in16/58), navedene pod št. 19, ki določajo ovitek za vročitev po pošti - za obvezno osebno vročitev (obrazec OU-12) v splošnem upravnem postopku.
15. člen
To navodilo začne veljati po preteku šestih mesecev od dneva objave v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 0103-10-33-06-3/01-13
Ljubljana, dne 18. januarja 2002.
Minister
za notranje zadeve
dr. Rado Bohinc l. r.
