Na podlagi 36. člena zakona o raziskovalni dejavnosti (Uradni list RS, št. 8/91-I) izdaja ministrica za šolstvo, znanost in šport
P R A V I L N I K
o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek za izbor prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov organiziranih v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: sestanki), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja organizacije sestanka.
2. člen
Ministrstvo, pristojno za znanost (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) sofinancira sestanke, na katerih je predvidenih najmanj 10 referatov oziroma vabljenih predavanj.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki je namenjen izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je tudi sestanek, ki je namenjen prenosu fundamentalnih znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj.
Mednarodni znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine.
Za kvalitetno organizacijo znanstvenega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor.
3. člen
Ministrstvo sofinancira sestanke z namenom, da omogoči pridobivanje novega znanja, prenos znanja iz sveta, mednarodno izmenjavo znanja in prenos raziskovalnih dosežkov v prakso.
4. člen
Ministrstvo sofinancira pripravljalna dela za organizacijo sestanka, krije stroške tiskanja vabil in povzetke oziroma razširjene povzetke referatov v knjižni oziroma elektronski obliki, najemnine dvorane in bivanja vabljenim predavateljem iz tujine.
5. člen
Ministrstvo zbira pisne vloge za organizacijo sestanka (v nadaljnjem besedilu: vloga) na podlagi javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: razpis).
Na razpis se lahko prijavi pravna ali fizična oseba, ki je vpisana v evidenco ministrstva. Prav tako se lahko prijavi zavod in društvo (v nadaljnjem besedilu: organizator).
6. člen
Postopek razpisa vodi komisija za vodenje postopka, ki jo imenuje minister, pristojen za področje znanosti (v nadaljnjem besedilu: minister). Predsednik komisije je uradna oseba, ki je na ministrstvu zadolžena za področje znanstvenih sestankov (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba). Poleg predsednika ima komisija še dva člana, ki morata imeti ustrezno strokovno izobrazbo in izkušnje s področja javnega razpisa.
7. člen
Za ocenjevanje vlog imenuje minister Komisijo za znanstveni tisk in sestanke (v nadaljnjem besedilu: komisija za ocenjevanje), ki je strokovno in ekspertno telo ministrstva. Člane komisije imenuje minister na predlog znanstveno-raziskovalnega sveta za posamezno področje in sicer po dva člana za vsako vedo. Komisija je imenovana za dobo 4 let. Predsednika in namestnika izvolijo člani komisije izmed sebe na prvi delovni seji v novi sestavi.
Komisija za ocenjevanje oceni prijave in pripravi prednostni seznam za sofinanciranje organizacije sestankov ter sodeluje pri vsebinskih in metodoloških vprašanjih vezanih na sofinanciranje organizacije sestankov.
Delo komisije za ocenjevanje določa poslovnik.
8. člen
Člani komisije za ocenjevanje so lahko razrešeni pred potekom časa, za katerega so imenovani.
Minister razreši člana komisije za ocenjevanje:
– če član sam zahteva razrešitev;
– če član pri svojem delu ne ravna po predpisih ali neutemeljeno ne izvršuje svoje naloge ali če zanemarja ali malomarno opravlja svoje naloge;
– če je imenovan za predsednika Nacionalnega znanstveno-raziskovalnega sveta;
– če je imenovan za predsednika znanstveno-raziskovalnega sveta na področjih posameznih ved.
II. IZVEDBA JAVNEGA RAZPISA
9. člen
Ministrstvo objavi razpis za izbor in sofinanciranje sestankov v Uradnem listu Republike Slovenije enkrat na leto.
10. člen
Objava javnega razpisa mora vsebovati zlasti:
1. naziv in sedež ministrstva;
2. predmet javnega razpisa z navedbo osnovnih pogojev in meril za sofinanciranje;
3. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
4. določitev obdobja sofinanciranja;
5. način, oblika in rok, do katerega morajo biti oddane pisne vloge;
6. datum odpiranja vlog za sofinanciranje;
7. rok, v katerem bodo organizatorji obveščeni o izboru in o višini sofinanciranja;
8. kraj, čas in osebo (tudi na internetu), pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.
11. člen
Organizator se prijavi na razpis skladno z razpisno dokumentacijo, ki jo pripravi komisija za vodenje postopka.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
1. prijavni obrazec;
2. navedbo zahtevanih podatkov o znanstvenem sestanku;
3. finančni predračun;
4. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za sofinanciranje;
5. način določanja deleža financiranja;
6. vzorec pogodbe;
7. navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora organizator predložiti kot dokazilo, da je upravičen do sofinanciranja;
8. navedbo meril za sofinanciranje.
12. člen
Organizator mora predložiti k prijavi na razpis:
– programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka;
– seznam članov programskega in organizacijskega odbora;
– seznam vabljenih predavateljev;
– seznam že organiziranih sestankov;
– redni izpisek iz sodnega registra, ki ni starejši od 30 dni.
13. člen
Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema vloge na razpis. Vsakemu organizatorju pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove vloge in datum prejema v roku 15 dni od prejema vloge.
Komisija za vodenje postopka mora sproti voditi zapisnik o odpiranju vlog, ki vsebuje predvsem:
1. naslov, prostor in čas odpiranja vlog;
2. predmet javnega razpisa;
3. imena navzočih predstavnikov komisije;
4. imena oziroma nazive organizatorjev, ki so vložili vloge;
5. vrstni red odpiranja vlog, ugotovitve o popolnosti vlog z navedbo tistih organizatorjev, ki niso dostavili popolne vloge.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.
14. člen
V postopku izbora so upoštevane samo vloge, ki so pravočasno oddane v razpisnem roku in imajo vse elemente, zahtevane z razpisno dokumentacijo. Kolikor je kateri izmed elementov pomanjkljiv, predsednik komisije za vodenje postopka o tem pisno obvesti organizatorja in ga pozove, da ga v roku 14 dni dopolni.
Nepopolne vloge, ki jih organizator v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolni, se zavržejo.
III. EVALVACIJA IN IZBOR
15. člen
Ko komisija za vodenje postopka ugotovi, da vloga na razpis vsebuje vse podatke, zahtevane z razpisom in razpisno dokumentacijo, pošlje vloge komisiji za ocenjevanje.
16. člen
Komisija za ocenjevanje pri ocenjevanju znanstvenih sestankov upošteva naslednja merila:
– aktualnost tematike in pričakovana odzivnost sestanka;
– reference predavateljev;
– organizacijske reference organizatorja sestanka.
Prednost pri sofinanciranju imajo sestanki:
– ki imajo mednarodni značaj;
– katerih organizatorji so vpisani v evidenco raziskovalnih organizacij ministrstva;
– pri katerih je zagotovljena racionalnejša poraba sredstev.
Na podlagi izvedenega postopka ocenjevanja vlog, komisija pripravi prednostni seznam za sofinanciranje znanstvenih sestankov.
17. člen
Na podlagi prednostnega seznama za sofinanciranje znanstvenih sestankov določi dokončni seznam in višino sofinanciranja znanstvenih sestankov minister s sklepom.
Minister pri tem upošteva obseg razpoložljivih proračunskih sredstev in v tem pravilniku določene kriterije, za katerih uresničevanje je odgovoren ob upoštevanju nacionalne razvojne strategije in prioritet, ki jih je sprejela Vlada Republike Slovenije.
18. člen
Uradna oseba obvesti organizatorja, vsakega posebej, o rezultatih izbora vlog najkasneje v 45 dneh od zaključka razpisa (oziroma 30 dni po sprejemu proračuna, če ta ni znan pred koncem postopka za izbor). Obvestilo o rezultatih izbora za organizatorja vsebuje podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter predlog pogodbe.
IV. PRITOŽBENI POSTOPEK
19. člen
Organizator ima v osmih dneh od prejema obvestila o rezultatih izbora vlog pravico vložiti zahtevo za ponovno ocenitev vloge. V svoji zahtevi mora opredeliti razloge, zaradi katerih zahteva ponovno ocenitev.
Predmet zahteve za ponovno ocenitev ne morejo biti postavljena merila za ocenjevanje vlog.
20. člen
Zahtevo za ponovno ocenitev vloge uradna oseba pošlje komisiji za ocenjevanje v ponovno cenitev, ki pripravi pisno obrazložitev ocene vloge.
O zahtevi odloči minister na predlog komisije za ocenjevanje v roku 15 dni od dneva prejema zahteve za ponovno ocenitev vloge. Odločitev je dokončna.
V. IZVAJANJE SOFINANCIRANJA
21. člen
Ministrstvo sklene z organizatorjem sestanka pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Ministrstvo pošlje organizatorju predlog pogodbe in jih pozove k podpisu.
Organizator mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema obvestila iz 19. člena tega pravilnika, sicer ministrstvo odstopi od sklenitve pogodbe.
22. člen
Sestavine pogodbe so:
1. naziv in naslov ministrstva in organizatorja;
2. pogodbeni predmet;
3. višina dodeljenih sredstev;
4. namen za katerega se dodeljujejo;
5. terminski plan porabe sredstev;
6. način nadzora nad porabo sredstev;
7. določilo o sankcijah, če organizator nenamensko porabi dodeljena sredstva ali ne izpolni pogodbenega predmeta;
8. določilo, da mora organizator sproti obveščati ministrstvo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
9. določilo, da mora organizator obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev.
V pogodbi minister pooblasti uradno osebo za izvajanje določil pogodbe.
VI. SPREMLJANJE ORGANIZACIJE SESTANKA
23. člen
Organizator je dolžan v 8 dneh obvestiti ministrstvo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji drugačni od dogovorjenih, ministrstvo lahko spremeni ali odstopi od pogodbe.
Ministrstvo lahko odstopi od pogodbe, če organizator ni porabil sredstev skladno z namenom določenim v pogodbi.
Če ministrstvo odstopi od pogodbe, mora organizator vrniti ministrstvu že izplačana sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
VII. KONČNE DOLOČBE
24. člen
Z dnem uveljavitve tega pravilnika, preneha veljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov (Uradni list RS, št. 87/99 in 21/01).
25. člen
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati prva alinea 8. točke 11. člena in 3. točka 24. člena pravilnika o organizaciji in pristojnosti strokovnih teles za področje temeljnega in aplikativnega raziskovanja (Uradni list RS, št. 79/97, 69/98 in 21/01).
26. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 193/2002
Ljubljana, dne 11. aprila 2002.
dr. Lucija Čok l. r.
Ministrica
za šolstvo, znanost in šport
