Za izvrševanje 139. člena zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99 in 70/00) izdaja Vlada Republike Slovenije

Ta uredba določa način in roke pridobivanja oziroma posredovanja podatkov o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco državni organi, uprave lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil, kadar so ti podatki potrebni za odločanje v upravnih in drugih javnopravnih stvareh.

Uradna evidenca je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.

Podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, potrebne za odločanje v upravnih in drugih javnopravnih stvareh, pridobiva organ, ki vodi postopek (v nadaljevanju: organ).
Organ stranko seznani, da lahko osebne podatke, ki se nanašajo nanjo, predloži tudi sama, oziroma da lahko v skladu z zakonom organu pisno prepove pridobivanje teh podatkov.
Osebne podatke, ki se ne nanašajo na stranko, lahko organ pridobiva samo na podlagi zakona.
Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, lahko organ pridobiva samo na podlagi zakona ali izrecne pisne privolitve stranke, na katero se ti podatki nanašajo.

Organ pridobiva podatke z elektronskim ali fizičnim vpogledom v uradno evidenco ali na podlagi zahteve.
Podatki se zahtevajo in sporočajo v pisni (fizični) obliki ali po elektronski poti. Za pisno obliko se šteje tudi zahteva, poslana po telefaksu.
Če se podatki zahtevajo ali sporočijo po elektronski poti, mora biti zahteva varno elektronsko podpisana in podpis overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom oziroma mora biti na drug način nedvomno razvidno, da je zahtevo poslala pooblaščena oseba.

Kadar ima uradna oseba, ki vodi postopek, možnost sama vpogledati v uradno evidenco, si podatek priskrbi neposredno sama, o čemer je dolžna napraviti uradni zaznamek, ki je del spisnih podatkov zadeve, o kateri vodi postopek. V uradnem zaznamku navede ime uradne evidence, datum in uro vpogleda ter podatke, ki so bili pridobljeni z vpogledom.
Pravico do vpogleda dodeli upravljavec uradne evidence na podlagi zahteve organa tistim uradnim osebam, ki imajo pooblastilo iz četrtega odstavka 6. člena te uredbe. V zahtevi za dodelitev pravice do vpogleda mora biti naveden seznam teh uradnih oseb. Če upravljavec uradne evidence dvomi o obstoju pooblastila, to preveri pri organu, ki je posredoval zahtevo za dodelitev pravice do vpogleda.

Kadar uradna oseba, ki vodi postopek, nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, v kateri se vodijo potrebni podatki, pridobi podatke na podlagi zahteve.
V zahtevi iz prvega in četrtega odstavka tega člena mora biti navedena zadeva, za katero se pridobivajo podatki. Uradna oseba, ki pošlje zahtevo in uradna oseba, ki na zahtevo odgovarja, sta dolžni poskrbeti, da je zahteva evidentirana v skladu s predpisi o ravnanju z dokumentarnim gradivom. Uradna oseba, ki pošlje zahtevo, je dolžna tudi poskrbeti, da se evidentira odgovor na zahtevo, s posredovanimi podatki.
Uradna oseba si sme priskrbeti podatke iz uradnih evidenc, v katerih se vodijo podatki, ki štejejo za davčno tajnost, le na podlagi zakona ali izrecne privolitve stranke, ki jo je uradna oseba dolžna priložiti zahtevi.
Kadar uradno evidenco vodi drug organ, zahtevo za pridobitev podatkov poda predstojnik ali uradna oseba, ki ima po zakonu pooblastilo za odločanje v upravnih stvareh. Zahtevo lahko poda tudi uradna oseba, ki ima pooblastilo predstojnika za odločanje ali vodenje upravnega postopka oziroma le pooblastilo za pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc.
Pooblastili predstojnika iz prejšnjega odstavka obsegata navedbo podatkov, ki jih lahko uradna oseba pridobiva, in namen pridobivanja teh podatkov. Pooblastilo mora biti pisno.
Organ je dolžan upravljavcu uradne evidence posredovati seznam oseb, ki so pooblaščene za pridobivanje posameznih vrst podatkov. Upravljavec uradne evidence ne sme posredovati podatkov osebam, ki niso na posredovanem seznamu. Če upravljavec uradne evidence dvomi o obstoju pooblastila, to preveri pri organu, ki je zahteval podatke.
Upravljavec uradne evidence lahko posreduje le podatek, ki je bil zahtevan.

Upravljavec uradne evidence je zahtevani podatek dolžan sporočiti praviloma istega dne, ko je prejel zahtevo, najpozneje pa v 15 dneh, če ni v predpisu, s katerim je bila vzpostavljena evidenca, drugače določeno.

Če so podani razlogi, zaradi katerih bi organ zahtevo za izdajo ali pridobitev podatkov o dejstvih iz uradne evidence zavrnil s posebno odločbo, določeno v 179. členu zakona o splošnem upravnem postopku, mora o tem brez odlašanja obvestiti organ, ki je podatek iz uradne evidence zahteval.

Uradne osebe so s podatki dolžne ravnati v skladu z zakonom o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/99, 57/01 in 59/01 – popr.) in z uredbo o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01). S podatki, ki štejejo za davčno tajnost, so uradne osebe dolžne ravnati v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo to področje.

Ta uredba začne veljati en mesec po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.