Zveze pomorsko prometnih agencij je v soglasju z 12. členom pravil, ki jih je sprejela 21. marca 1997, sprejela

Članice zveze pomorsko prometnih agencij Slovenije, v nadaljevanju: zveze, sprejemajo ta pravila v soglasju s 15. členom zakona o Gospodarski zbornici Slovenije in 11. členom statuta Gospodarske zbornice Slovenije za izvajanje nalog in javnih pooblastil, ki jih ima GZS po 1. členu statuta GZS, na področju delovanja pomorsko prometnih agencij, in sicer zaradi izboljšanja poslovne učinkovitosti, kvalitete in standardov dela, poenotenja potrebnih pogojev za uspešno delo v mednarodnem prometu blaga in potnikov ter zaradi vključevanja v mednarodne organizacije sorodnih družb na interesni podlagi.

Polno ime zveze je: ZVEZA POMORSKO PROMETNIH AGENCIJ SLOVENIJE, ali v angleškem jeziku THE SLOVENIAN SHIP AND FREIGHT AGENTS ASSOCIATION. Uporabljata se tudi skrajšani obliki ZPPA in zveza.
Kakor to predvideva 11. člen statuta GZS, je zveza del drugih oblik organiziranja Gospodarske zbornice Slovenije. Deluje v okviru Območne zbornice Koper, ki zagotavlja zvezi administrativne storitve.
Na dopisih in drugih dokumentih uporablja zveza izpod svojega imena in logotipa, ki je v obliki zelenega lipovega lista, sredi katerega je moški vozel v rumeni barvi, še napis Gospodarska zbornica Slovenije in njen logotip.

Sedež zveze je na naslovu Ferrarska ulica 2, 6000 Koper, Slovenija.

Zveza ni pravna oseba. Računovodstvo zveze vodi finančno računovodska služba GZS.

Zveza ima žig, ki je ovalne oblike, na obodu je tekst: Gospodarska zbornica Slovenije – Zveza pomorsko prometnih agencij Slovenije, Koper. V sredini je logotip v obliki lipovega lista, sredi katerega je moški vozel.

Statutarne aktivnosti zveze so:
– Zagotavljanje profesionalnih standardov za izboljšanje organizacije dela in poslovanja članic zveze, še posebno na področju kakovosti in sodobnih tehnologij poslovanja.
– Oblikovanje in zagotavljanje ter spoštovanje dobrih poslovnih običajev.
– Zagotavljanje, določanje in spoštovanje sprejetih pravil obnašanja.
– Določanje in spreminjanje pogojev, ki jih morajo izpolnjevati članice za članstvo v zvezi.
– Objavljanje tarif agencijskih storitev ali/in priporočljivih cen agencijskih storitev, odvisno od zakonodaje.
– Redno medsebojno informiranje in oblikovanje ter uveljavljanje skupnih interesov članic v organih Gospodarske zbornice Slovenije in drugih krajevnih, regijskih, nacionalnih in mednarodnih združenjih.
– Posredovanje strokovnih in poslovnih informacij splošnega pomena za vse članice.
– Vključevanje in reševanje domače in mednarodne problematike prevoza blaga in potnikov.
– Sodelovanje in izvajanje skupnih propagandnih aktivnosti na domačem in tujem tržišču.
– Sodelovanje doma in v tujini s strokovnimi organizacijami in združenji z namenom pridobivanja informacij, svetovanja, pobud in izmenjave mnenj.
– Zagotavljanje plačila članarin mednarodnim organizacijam in združenjem, v katere je vključena zveza.
– Skrb za zagotovitev in plačilo osebja, prostorov in drugih potrebnih storitev, ki zagotavljajo uspešno in tekoče delovanje zveze in izvajanje njenih iz statuta GZS in pravil zveze izhajajočih obveznosti in pravic.
– Opravljanje drugih nalog skupnega interesa po dogovoru s članicami zveze.
Druge aktivnosti zveze so:
– Spodbujanje izobraževanja in organiziranje strokovnega izobraževanja.
– Nabava literature in druge oblike svetovanja.
– Tiskanje dogovorjenih potrebnih obrazcev za potrebe pomorsko prometnih agencij.
– Dobava raznega drugega blaga in storitev za pomorsko prometne agencije.

Članica zveze je lahko vsaka družba, pooblaščena za opravljanje pomorske dejavnosti pomorsko prometnega agenta, ki je članica Gospodarske zbornice Slovenije ter izpolnjujejo naslednje pogoje:
– Mora izpolnjevati pogoje, ki jih na podlagi 659. člena pomorskega zakonika predpiše minister.
– Družba mora biti registrirana pri enem od sodišč v Sloveniji.
– Družba mora imeti obratovalno dovoljenje.
Zveza vodi register članic. K registru je priložena potrebna dokumentacija.

Pri svojem delu morajo članice zveze:
– Spoštovati mednarodne konvencije, pozitivno zakonodajo Republike Slovenije in druge predpise, ki urejajo njihovo delo. Pri tem morajo članice voditi načela vestnosti in poštenja.
– Voditi razumno in pošteno finančno poslovanje in skrbeti za zaupnost sprejetega dela.
– Preprečevati in sodelovati z drugimi pri preprečevanju prevar v pomorskem poslovanju.
– Spoštovati in izvajati sprejeti memorandum o sporazumu med Carinskim uradom in zvezo o borbi proti tihotapljenju mamil.
– Zagotoviti zaposlitev takemu številu strokovno usposobljenih delavcev, da bodo lahko strokovno pokrile vsa področja svojega delovanja.
– Spodbujati svoje delavce za strokovno izpopolnjevanje, še posebno s tem, da jim bodo omogočile sodelovanje na strokovnih srečanjih, pomagale pri šolanju na priznanih šolah in podobno.
– Opravljati sprejete naloge po najvišjih strokovnih standardih s pravilno kontrolo vodenja in ustvarjanjem zaupanja v svoje delo.
– Delovati s stalnega naslova, kjer so pisarne opremljene z vso potrebno opremo, ki omogoča uspešno in strokovno delo.
– Zagotoviti morajo, da imajo za svoje delo vsa potrebna, po možnosti pisna pooblastila nalogodajalca, da bi se tako izognili nesporazumom. Pri nobeni dejavnosti ne smejo zavestno prekoračiti pooblastil.
– Pri zaključevanju morajo spoštovati načelo, da ponudijo ladjo čvrsto le enemu naročniku prevoza naenkrat in da bo tovor ponujen čvrsto le enemu prevozniku naenkrat.
– Ladijski prostor ali tovor ne smeta biti ponujena na tržišču brez čvrstega pooblastila lastnika ali zakonitega zastopnika ladijskega prostora ali tovora.
– Vsa predhodna poizvedovanja o možnosti posla morajo biti opravljena v dobri veri pred odločitvijo, da nekaj ponudijo na tržišču.
– V odnosu z naročitelji in strankami razvijajo profesionalni odnos, prevzemajo svoj del odgovornosti in čiste račune.
– Zagotavljajo take delovne pogoje, ki bodo omogočali varno delo in v zdravem okolju ter s tem omogočali tudi nižjo ceno in zagotovitev storitev naročiteljem.
– Posebna skrb bo upravljanje z denarjem naročitelja. Istočasno bodo zagotavljale zadostna obratovna sredstva za delovanje agencije. Letni pregledi računovodstva bodo opravljeni po predpisih Republike Slovenije.
– Za možne napake ali opustitve pri svojem delu morajo agenti imeti sklenjeno ustrezno zavarovanje s priznano zavarovalnico.
Za opravljanje statutarnih aktivnosti zveze ji morajo članice plačati letno članarino, ki jo določi izvršilni odbor. Letna članarina je plačljiva v dveh enakih obrokih, in to marca ter oktobra vsakega leta. V primerih, ko načrtovana članarina ne pokriva stroškov iz tega odstavka, lahko izvršilni odbor odloči o povečanju članarine za tekoče leto.
Z rednim plačevanjem članarine pridobijo članice zveze pravico sodelovanja v delu zveze, vseh njenih organih in občasnih skupinah; predstavniki članic pa so lahko izvoljeni na vse funkcije zveze.
Zveza lahko pridobiva druga sredstva tudi iz plačil za opravljene storitve, prispevkov ladjarjev po vsaki prispeli ladji, namenskih sredstev zainteresiranih članic in drugih storitev.
Članice zveze so solidarno odgovorne za vse zakonite nepokrite stroške zveze.

Članice zveze so dolžne zagotoviti zvezi vse tiste podatke o svojem delovanju, ki brez škode za lastne interese lahko koristijo skupnim interesom in so potrebni za dosego skupnih ciljev zveze.

Delo zveze je javno. Javnost dela se ustvarja s sodelovanjem pri delu skupščine in drugih organov zveze.

Organi zveze so:
1. skupščina,
2. izvršilni odbor,
3. nadzorni odbor,
4. občasna delovna telesa,
5. predsednik.

Skupščina je najvišji organ zveze, ki opravlja naslednje dejavnosti:
– Voli predsednika, izvršilni odbor, predsednika nadzornega odbora in dva člana nadzornega odbora.
– Sprejema pravila in spremembe pravil zveze, tarife ali priporočljive cene agencijskih storitev, Dobre poslovne običaje in pravila obnašanja ter splošne pogoje poslovanja.
– Odloča o zadevah, ki so na dnevnem redu skupščine.
– Potrjuje poročila predsednika o delu zveze in drugih organov, ki jih je imenovala.
– Potrjuje poročila nadzornega odbora.
– Odloča o splošnih smernicah za uresničevanje ciljev zveze.
– Odloča na drugi stopnji o pritožbah članov zveze.
– Sprejema nove člane zveze.
– Sprejema letne načrte dela in finančne načrte.
– Odloča o prenehanju delovanja zveze.
– Razpravlja, sklepa in odloča o vsem, za kar meni, da je primerno.

Skupščina je lahko redna ali izredna.
Redno skupščino se skliče enkrat letno, najkasneje do meseca maja. Na redni skupščini se potrdi poročilo predsednika in program dela ter finančni načrt za naslednje leto, poročilo nadzornega odbora, v volilnem letu imenuje organe Zveze in opravi vse drugo, kar se izkaže za potrebno.
Izredno skupščino lahko skliče predsednik, izvršilni odbor ali vsaj ena tretjina članic, ki vložijo pisno zahtevo predsedniku zveze. Če predsednik zveze odkloni sklic skupščine, jo lahko skliče prvi podpisnik z liste ene tretjine članic.

Vabila za skupščino morajo biti poslana članicam vsaj osem dni pred dnevom skupščine. V primeru nujnega sklica pa vsaj tri dni prej.
Če je sklic po telefonu, je potrebno narediti uradni zaznamek, ki se pozneje priloži gradivu skupščine.

Vabilo mora vsebovati datum, uro in kraj ter dnevni red skupščine.

V vabilu na skupščino se lahko predvidi drugi sklic skupščine na isti dan in v istem kraju, vendar najmanj pol ure po določenem času za prvi sklic skupščine. Če v vabilu ni predvidena taka možnost, ni mogoče na isti dan izpeljati skupščine v drugem sklicu.

V prvem sklicu je skupščina sklepčna, če je prisotnih polovica vseh članic plus ena članica zveze.
V drugem sklicu je skupščina sklepčna ne glede na število prisotnih članic zveze.
Skupščina v drugem sklicu ne more voliti organov zveze in menjati pravil zveze ter splošnih pogojev poslovanja.

Članice sodelujejo na skupščinskih sejah posredno preko svojih predstavnikov, ki morajo predložiti pisno pooblastilo članice. Vsaka članica ima enega člana, ki ima en glas.

Volitve organov zveze, ki jih voli skupščina opravi volilna komisija. Komisija je sestavljena iz treh članov. Člane izvoli izmed svojih članov skupščina z javnim glasovanjem.

Voli se javno, in to z dvigom rok. Odločitve se sprejemajo z večino glasov prisotnih. V primeru enakega števila za in proti, se šteje kot odločujoči glas glas predsednika zveze, razen pri volitvah predsednika. Pri volitvah predsednika pomeni enako število za in proti, da predsednik ni bil izbran, in je potrebno ponoviti postopek.
Ena tretjina prisotnih članov skupščine lahko zahteva, da so volitve ali katero koli drugo odločanje tajne.

Izvršilni odbor je sestavljen iz štirih članov, ki jih voli skupščina. Po funkciji je dodatni član izvršilnega odbora predsednik zveze, ki je istočasno predsedujoči član izvršilnega odbora.

Člani izvršilnega odbora so izvoljeni za dveletno mandatno obdobje, pri čemer ni omejitve mandata. Člani so lahko ponovno izvoljeni tudi v naslednjem mandatu.

Izvršilni odbor je pristojen, da:
– Opravlja vsa dejanja, potrebna za izpolnjevanje ciljev zveze in za izvršitev sklepov in smernic skupščine.
– Poroča skupščini o vseh pomembnih stvareh, ki so se dogodile med dvema zasedanjema skupščine.
– Predlaga skupščini sprejem spremembe pravil zveze, tarif ali priporočljivih cen agencijskih storitev, dobrih poslovnih običajev in pravil obnašanja ter Splošnih pogojev poslovanja.
– Na prvi stopnji odloča o izključitvi članic in o pritožbi članic zveze.
– Predlaga skupščini sprejem novih članic zveze in izpis članic, ki so kršile pravila zveze.
– Predlaga skupščini načrt dela in finančni načrt.
– Določa višino letne članarine in druga plačila zvezi, da bi pokrili stroške, nastale v zvezi s sprejetimi sklepi, in za zagotovitev delovanja zveze.
– Spremlja izvajanje načrta dela in finančnega načrta.
– Po potrebi imenuje strokovne komisije in občasna delovna telesa ter spremlja njihovo delo.
– Odloča o imenovanju zunanjih sodelavcev.

Izvršilni odbor se sestane vedno, kadar je to potrebno po presoji predsednika ali vsaj dveh preostalih članov izvršilnega odbora.

Vsak član ima en glas. Glasovanje je javno. Za sklepčnost je potrebna prisotnost treh članov. Prisotnost predsednika ni obvezna. Izvršilni odbor sklepa z večino glasov. V primeru enakega števila glasov za in proti odloča glas predsedujočega.

V odsotnosti predsednika vodi izvršilni odbor član, ki postane predsedujoči po dogovoru med prisotnimi člani. Če dogovor ni mogoč, vodi sejo najstarejši prisotni član izvršilnega odbora.

Nadzorni odbor ima tri člane, ki jih izvoli skupščina. Voli se predsednika nadzornega odbora in dva člana. Nadzorni odbor je izvoljen za dve leti in ni omejitve mandata.
Nadzorni odbor preverja zakonitost delovanja organov zveze in kontrolira finančno poslovanje zveze. Poroča neposredno skupščini.

Izvršilni odbor imenuje občasna delovna telesa, da bi spremljala določeno področje dela ali opravila neko konkretno delo.

Sestavo, obseg nalog, obliko dela, predsedujočega in pogoje plačila, če je to potrebno, določi izvršilni odbor.

Zvezo zastopa in predstavlja predsednik zveze. Predsednik opravlja vsa opravila, ki so potrebna za delovanje zveze.

Predsednik nadzira spoštovanje dogovorjenih določil pravil in drugih sklepov ter dogovorov.

Predsednika se voli za obdobje dveh let in je lahko ponovno izbran, brez omejitve mandata.

V organe zveze se lahko volijo edino le lastniki in pooblaščeni predstavniki podjetij.

Vse funkcije v zvezi so neprofesionalne. Zveza lahko najame zunanje sodelavce za delo po pogodbi.

V primeru kršitve pravil, lahko izvršilni odbor zveze določi naslednje sankcije:
– opomin,
– opomin z denarno kaznijo,
– začasna izključitev za dobo od enega do treh let,
– izključitev.
Denarna kazen ne more biti višja od 100.000 SIT.
Članica je lahko izključena iz zveze iz naslednjih razlogov:
– če njeno delovanje škoduje zvezi ali ni združljivo s cilji zveze,
– če ne izpolnjuje več pogojev, določenih v teh pravilih,
– če ne plačuje redno članarine in ne izpolnjuje drugih obveznosti,
– če ne poravna denarne kazni ob prispetju izstavljenega računa, v takem primeru je avtomatično izključena iz zveze.
Skupščina zveze odloča na drugi stopnji o pritožbah članic na sklep izvršilnega odbora o določitvi sankcije zaradi kršitve pravil.

Zveza je članica Mednarodne organizacije pomorsko prometnih agencij in posrednikov FONASBA in njene ožje skupine članic Evropske unije in pridruženih članic ECASBA. Zveza je tudi član MABSA (področno združenje za Mediteran), ki deluje kot oblika delovanja FONASBE.
Skupščina zveze lahko določi, da zveza pristopi tudi k drugim mednarodnim zvezam in organizacijam.

Zveza se lahko razpusti, če se za to na skupščini zveze odloči več kot dve tretjini članic.

Zveza ima sedež v prostorih Gospodarske zbornice Slovenije, Območne zbornice Koper. Območna zbornica Koper opravlja za zvezo tudi določena tehnično administrativna dela pod nadzorom in po odredbi predsednika zveze.

Zveza posluje preko žiro računa Gospodarske zbornice Slovenije.

Ta pravila so bila sprejeta na skupščini Zveze pomorsko prometnih agencij Slovenije dne 6. maja 2002 in veljajo od dneva sprejetja.